公司行政管理条例

行政管理条例

一、为加强公司行政事务管理，理顺公司内部流程关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制订本规定。

二、本规定指行政管理事务包过档案管理，印章管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理。

三、档案管理范围：

企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决策、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通知通告等具体参考价值的文件材料。

四、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，机密级档案必须保证安全保管。

五、档案的借阅与索取：

1、总裁办借阅非机密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2、借阅档案必须保持档案的整洁、严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属机密级档案，必须由总裁批准方可摘录和复制，一般内部档原因综合部经理批准方可摘录和复制。

第六、档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

2、若按规定需要销毁时，凡属机密级档案须经总裁批准后方可销毁，一般内部档案，须经综合部经理批准后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

七、公司印章由综合部制定专人负责保管。

八、公司印章的使用一律由主管部门副总经理签字许可后管理印章人方可印章，如违反此项规定造成的后果由直接责任专员负责。

九、公司所有需要盖章的介绍信、说明及对外开出任何公文、应统一编号登记，以备查询，存档。

十、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须

向公司汇报其介绍信用途，未使用的必须交回。

十一、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

十二、公司公文的打印工作由综合部负责办理。

1、总裁、总经理、各部门主管交由助理打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文书性质，如：传真、公函、内部文件及机密级别文案，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。

2、打印完毕后该助理先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办部门及经办人校正核对、签字

3、对外传真、公函该助理须复印存档。

4、文书处理过程中，未经同意该助理不得将受托文书传阅他人。

5、复印：

1）公司复印作业由综合部行政助理统一执行。

2）一般文件由各部门委托人员口头交予综合部行政助理。

3）客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件、机密级文档，需填写复印委托单（文件名、机密级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行。

4）行政助理、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）

十三条、各部门打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交综合部打印。十四条、公司各部门、办公室所有打印公文、文件，必须一式三份，交综合部和总裁办留底存档。

十五条、收发文件：

1）文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任和义务。

2）本公司对外文件收发责任者制定专人—综合部行政专员办理，她是各级文件管理的直接承担者。

3）该行政专员在收文后必须根据文件的分类及编号、登记，并在公文上附”公文处理单“，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在”收文签收登记薄“上签收，专员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。

4）公司的各类文件均属内部机密文件，该行政专员不得截留、泄露和私自外带，违者给予警告、经济处罚、除名或追究其法律责任。属于一般业务便函，只要在”收文登记薄“上登记即可，直接分送有关人员阅办。

5）文件传真的发文工作亦由公司指定专员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交综合部登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人，凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。

6）对一些机密文件，需在文件首页加盖印章，以防随意传播。

7）每月末，行政专员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的无使用价值的文、报刊可作一次销毁，报综合管理部备查，在每次销毁后都要在其后附上《档案资本销毁情况记录表》。

8）公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交行政专员分类归档，该专员必须做好登记造册工作。每月末，该专员应将收、发文整理装订成册。9）每半年将经各部门主管确认的无用文档、报刊可作一次销毁，行政综合部定期检查档案保管状况，对破损的档案进行修补、复制或作其他技术处理。

十六、用印

1）本公司以公司名义对外的行文由行政综合部负责盖印。

2）公司各部申请签章及总经理和董事长章印，应提出申请（汇签）经上级核准后交行政助理，由行政助理登记记录。

十七、客户档案

1）客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域

2）客户档案包过客户提供的各类资料，及公司在访问服务过程中制作的各类文档。

3）客户档案只可于公司内部借阅，当天归还，不得携带外出。

4）特殊情况需要复印时，必须填写复印申请报批。

5）服务结案前，由制定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任。

十八、访客接待

1）来本公司的宾客由行政助理负责接待。

2）接待来访宾客必须热情，大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。

3）行政助理做毕接待需做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约

定等事项并向有关主管汇报。

十九、办公用品

1）文具：由行政综合部负责办公文具的采购和签领登记，行政综合部必须注意随时检查复印纸、文本装订耗材及文件夹的存量，以保证公司业务程序的政正常进行。

2）茶水：由行政部负责茶水等日用品的采购和使用登记，定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序。

3）公司举办培训、讲座等大型活动时，行政部应该及时了解情况，备足茶水杯用品，以保证活动的正常进行。

二十、固定资产管理

1）行政综合部对公司所有的固定资产进行登记注册

2）固定资产因价值减损以报废或闲置而无再使用价值物品，由使用部门或填制关于固定资产的废旧物资处理申请单，一式二份，注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财务部填入购买金额、累计折旧、残值后，以核实权限送至签办。

3）固定资产申请单都要一式二份，经核准后，由使用部门分送入如下：第一份送至财务部；第二份送至行政部。

4）财务部收到“公司废旧物资处理申请单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关单位核准或证明文件，在据以转账及更改财产目录，如果为出售则暂时存档。

5）行政综合部收到“公司废旧物资处理申请单”后，应依核准程序处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额（出售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“公司废旧物资处理申请单”存档。

6）固定资产如遭盗窃或破损，行政综合部门应该提出损失清单及向公安机关单位报案办理。

二十一、公司福利

1）公司员工福利事项由行政综合部进行执行和管理。

2）公司员工有遇生日、婚假等喜庆日子，行政综合部应该以公司名义安排祝贺。3）行政综合部主管参与福利基金管理及各项奖金分配和讨论。

4）公司员工本人及家庭如遭遇重大经济困难，得向行政综合部申请补助和救济。5）办理补助程序：申请人填具申请书并经部门主管核准后呈现汇报与行政综合部，并经总经理签核后转知财务部支付。

二十二、礼仪纪律

1）行政综合部对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项必须全面责任监督；

2）行政综合部主管发现不当现象，可签发“警告处分单”以提示警告，并报备于有关部门主管；

3）行政综合部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；

4）对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出建议。

二十三、工作计划与报告

没有计划的工作是无效率的，公司强调对公司、部门、员工、分公司的工作行为要求有计划性的安排，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的流程和计划表格的制作，来呈现和实践工作计划的确立、执行和考核评估。

二十四、会议

会议是公司决议的产生、工作明确、意见交流的正式方式和场合，公司会有区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时到场参与，制定人员做好会议记录，与人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。

二十五、会议安排

1）公司内会议由行政助理安排，部门内部会议由各部门自行安排；

2）会议主持人前一天需向行政助理告知会议安排、会议纪要内容

3）行政助理必须提前八个小时工作时间以上书面通知与会议参与人地址、时间、内容

4）行政助理负责安排与整理

5）开会期间，行政助理负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案

二十六、办公设备

1）行政部根据公司文件类别监理完整清晰的目录及子目录系列；

2）根据保密原则需要，由行政综合部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码；

3）员工在所属部门目录下设立个人子目录

4）员工不得私设电脑密码。

二十七、办公用品的够发

1）每月月底前，各部负责人将该部门所需要的办公用品制度计划提交总经办；2）总经办制定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要由计划的分发给各部门，由部门主管签领；3）除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品需要经得总经办核准后方可领用；

4）公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

5）负责购发办公用品的人员必须建立账本，办好入库、出库签领手续。出库一定要由领取人员签字；

6）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

7）办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办理，不允许非工作人员进入库房。

二十八、劳保用品的购发：劳保用品的配给，由总经办根据各部的实际工作需要统一购买、统一发放。

二十九、库房管理：

1）库房物资的存放必须按跟分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。

2）采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符合，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

3）物资入库后，应当日填写帐卡。

4）严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库清单，经公司综合行政部经理批准，办理外借手续。

5）严格管理账单资料，所有账册、账单需要填写整洁、清楚、计算准确，不得

随意涂改。

6）库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

三十、公司行政综合部负责各部门邮件，信件发送。

1）私人信件，一律实行自费，交行政综合部或自己发送。

2）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；3）控制各类挂号信件凡因公需要挂号者，必须经得总部门主管批准，总经办登记后方可邮发。

三十一、本规定如有未尽事宜或随着公司发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见或交由总经办研究并提至总经理批复。

三十二、本规定解释权归总经办所有。