【企业】程序文件记录控制程序范本

【企业】程序文件记录控制程序范本QP02 受控号

QMS程序文件 A 版本

修改码 , XX有限公司记录控制程序修订日期

1 目的

对记录进行有效的控制和管理，以保证能提供产品质量符合规定要求的程序和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。

2 范围

本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等作出了具体规定。

本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录和管理，包括来自供方的记录。

3 术语

本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系——基础和术语》和本公司《质量手册》中的术语及其定义。

4 职责

4.1 办公室负责记录的标识、归档管理工作，并指导各部门建立、保存和

管理有关的记录。

4.2 各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。 5 工作程序

5.1 记录的控制范围与分类

5.1.1 记录的控制范围包括:各质量管理体系文件中规定提供的记录，

以及在质量管理体系运行中形成的其他记录(包括声像记录、磁带、

照片、软盘、文字资料等)。也包括来自供方的记录。

5.1.2 记录的分类包括:各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测

量记录和各种报告等。

5.2 记录的填写

5.2.1 按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

5.2.2 填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。

5.2.3 记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写

件)，需使用复印件(顾客提供的记录部分除外)。

5.2.4 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测

量记录应随时整理，不得后补、伪造。

5.2.5 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保

其原始性。可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依

据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划

改”的形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、

刮方式改动的记录一律作废。

5.3 记录负责制的规定

记录原则上采用表格方式(特殊情况除外)，记录必须有规定的编号和顺序号，表格中一般应市制编制、审核、批准及日期栏目。各程序规定的记录表QP02 受控号

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格及各部门自用的记录表格均由办公室联系印刷，统一编号、备案。

5.4 记录的标识

5.4.1 各质量管理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量管理体系程序文件相对应。举列:如管理评审报告为:QR03-02-2001其中: “QR”代表记录;“03”为程序文件代号;“02”代表“该记录的

识别号”;“2001”代表“年代号”。其他记录表格的编号原则与上

述相同，均与相应的文件编号相对应。

5.4.2 记录的顺序号编制

5.4.2.1 各种记录应在表格的左上方标识“序号”。记录的“序号”的编写方法大致可分如下两种;

a) 按生产的时间编写顺序号，此种编写方法多用于发生频次较多的

记录，例如生产过程中的监测记录、生产记录等，顺序号的填写

可分三个部分，即“年、月、序号”，均用阿拉伯数字表示，月

采用二位数。顺序号从1、2依次按发生的先后顺序排列。例如: 2001-05-01

b) 按发生的顺序编写顺序号。此方法主要用于发生频次不多的记

录，大多用于管理部门，顺序号的填写可分成二段，即:“年、

序号”，均用阿拉伯数字二位数表示。例如:2001-01

5.4.2.2 对入库单、出库单等发生频次更多的记录，可按月份整理

汇总，按时间先后顺序整理装订成册，在其封面标出记录名

称、编号，共多少页，然后将顺序号用阿拉伯数字从1开始

顺序填写在每一页的左上角。

5.4.2.3 质量活动中形成的声像记录如磁带、照片及软盘等，在其

包装上标识该记录的名称内容、制作时间、制作人等相关信

息。

5.4.2.4 填写顺序号的要求

a) 如果记录的表格只有单页，直接在左上方填写顺序号;

b) 如果一种记录的表格需要填写多页，则将多面表格装订成一份，

在封面或首页上标出共多少页;在每一页上标出;共XX页第

XX页;

c) 记录的顺序号，一般由记录的填制人负责填写。

5.5 记录的收集和归档

5.5.1 各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责

填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。 5.5.2 各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理

活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。各部

门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。 5.5.3 每年3月底前，各部门将上年度的记录向办公室归档，办公室按

记录的编号分类归档。记录归档时，要填写“记录归档移交表”，

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5.5.4 移交手续。具体要求执行《档案管理办法》。

5.6 记录表格的汇总管理

办公室负责对本公司规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写“记录

控制清单”明确每一记录的编号、名称、填写部门/人员、保存部门/人员、保存期限、归档要求等内容。

5.7 记录的查阅/借阅

/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。与欲5.7.1 查阅查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。

5.7.2 原则上只限在保管处查阅记录，外借时须填写“记录借阅单”，经批准后方可借阅。

5.7.3 查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完

整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究其查阅/借阅者的责任。

5.7.4 顾客查阅记录时，需经记录保管部门经理批准后，方可输查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。

5.7.5 第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核

人员及时提供需要检查的记录。

5.7.6 出于法律证实、处理质量纠纷或由于其他目的的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。

5.7.7 记录的处理

5.7.8 记录保存期限通常为3年，如超过保存期限时，由办公室资料员

提出记录销毁申请，填写“销毁申请表”，办公室主任负责确认并

批准要销毁的记录，必须隔离存放半年以上，确认无利用价值后，

由办公室资料员招待销毁，办公室主任监销，具体执行《档案管理

办法》。

6 相关支持性文件

6.1 档案管理办法

7 记录表格

7.1 记录归档移交表。

7.2 记录控制清单。

7.3 记录借阅单

7.4 销毁申请表