档案信息资源共享模式与运行机制

档案信息资源共享模式与运行机制

[摘要]现在，档案信息资源开发利用还是一个新领域。本文从档案实际出发，着重探讨了这一领域中档案信息及档案信息资源等有关概念以及以市级、区县级档案馆为主体实施构建的档案信息资源共享模式：档案信息咨询共享模式，网络档案信息资源共享总模式、网络档案信息资源共享分模式三种模式的实施，框架。以期对今后我国档案信息资源共享理论与实践的发展有所促进。

[关键词]档案信息资源共享模式

当今社会已经发展进入了信息社会，信息已成为了等同甚至超过物质和能源的重要资源，信息资源的开发利用已成为了经济、社会发展的重要一环。在这样的环境下，借助计算机，微电子和通讯技术等信息技术实行信息化改造也就成为了各行业发展的关键。同样，信息化也为档案发展带来了机遇与挑战。档案作为一种信息资源，以往要利用档案信息往往要翻阅其纸质载体，现在通过计算机输入，扫描，电子文档生成等多种方式可以使档案信息脱离纸质等实物载体而以电子信息的形式存在，这样就可以通过计算机对档案信息进行存储和检索，通过网络对信息进行传递，大大提高了档案信息的利用效率，另外如果电子信息的真实性得到了保证，对档案的发展将带来一次质的飞跃。目前，各档案单位、部门都在进行档案信息化工作，拥有了一定规模的档案信息资源，但相对独立，分散，如何更好的利用档案信息资源呢？档案信息资源共享就是一种有效的解决方法。下面作者将以保存档案，掌握档案信息资源的主体——档案馆为研究对象，探讨市级、区级档案馆（包括专业档案馆）的档案资源信息共享模式及运行机制。

一、档案信息资源及档案信息资源共享的描述

（一）档案信息资源的描述

笔者认为，一定数量的来源于档案内容的信息集合就构成了档案信息资源。这里讨论的信息是指以电子信息形式存在的信息，它由计算机存储与显示，通过数据库进行查询，通过网络进行传输。档案信息主要来自于档案数字化（计算机输入、扫描）后形成的电子信息，也可以是直接由计算机软件生成的电子文档。结合实际情况，档案信息主要有以下几种形式，

1。档案目录信息。它主要指描述档案信息的信息，主要是指档案的目录信息，如档案的案卷目录信息，文书档案的文件级目录信息等。它主要依托于以往的档案检索工具——案卷目录，文件目录。

2。档案专题信息。它往往以少量的档案信息就能反映档案的主要内容，这主要针对婚姻档案，执照档案等专业档案或是针对某一个专题内容而整理收集的档案信息，如知青档案信息，独生子女档案信息，满足人们对特定档案信息的利用需求。

3。档案全文信息。表现为包含档案大部分或全部内容信息的电子文件。如将文书档案内容通过打字输入电脑，文书档案经扫描后经过软件识别生成的电子文本文件，直接由电脑办公软件生成的电子文档等都是包含档案全文信息的电子文件。另外，笔者认为，照片、文书档案经过扫描生成的图象文件，录象档案经转换生成的影音文件等也都属于这一范围。

档案具有机密性，因此档案信息也具有机密性，按照信息的开放程度，笔者将它分为：

1。公开档案信息，主要是指向社会公众开放的档案信息，如年满30年开放档案的信息，公民都可以查阅。

2。非公开档案信息，需要依照查询者权限提供相应能够访问的信息。

（二）档案信息资源建设

首先，档案信息资源建设同档案资源的建设是分不开的，对于档案馆来说就是要优化馆藏，丰富馆藏内容。其次，就是做好档案资源的数字化工作，生成档案信息资源。可以通过扫描，打字输入等方式完成，必要时可以与专业信息公司合作。第三，就是要建立规范的数据格式标准，档案移交单位能将移交进馆档案的目录等电子数据同档案馆的数据库数据格式保持一致，档案馆数据库可以转化和导入，从而避免了重新输入。

（三）档案信息资源共享的描述

从整个档案系统而言,同一专题的档案信息,可能会存在于不同地区的档案馆内,档案信息资源共享就是指打破地域限制,不仅实现馆际档案信息的互相利用,而且互相补充,互为完善,共同构成向社会开放的信息系统（摘自cnki学术定义[《谈数字化条件下的档案信息整合》《档案与建设》2005年徐佳]）这里笔者还认为，从利用目的出发，将同一专题的档案信息进行整合也是一种资源共享

的方式。另外，同一专题的档案信息也不仅仅局限于档案专题信息，如知青、婚姻档案信息等，还可以延伸拓展为拥有相同特征的档案目录信息甚至全文信息，如文书档案案卷目录信息，非典时期照片档案等，至于是否要共享这些档案信息则要取决于实际的档案需求。

档案资源共享系统还可以细化描述为一个以档案利用需求中心,以信息技术为基础,以档案信息资源的横向与纵向整合与共享为手段,以实现档案资源共享为目标的一种信息共享系统。

（四）档案信息资源共享的意义

1。解决跨区查询档案难的问题，准确定位所需档案。

笔者在档案接待利用工作中经常遇到所查档案属地含糊的利用者，如有的利用者需要查婚姻档案但是却忘记了办理地点，不得已只好到相关的区档案馆逐个查找。还有的利用者查阅知青档案，但是却不清楚知青档案所在的区县，查找全无头绪。如果将全市的知青或者婚姻档案信息资源全部整合共享的话，将极大的方便利用者，快速查到其所需档案所在的区县档案馆。如果以后电子信息有效性的问题得以解决，将可以为档案利用者提供一站式服务，档案利用者只要到一个档案馆就可以查询全市的档案相关信息，并得到有效凭证。

2。整合档案信息资源，方便统计、编研等工作开展。

如果整合了各档案馆的目录信息，全文信息（整合的标准、技术问题这里暂不讨论），例如整合了文书档案目录信息，非典、保持党员先进性教育活动档案等将有助于市档案局及有关机关部门及时进行档案统计，编研等工作。

另外可以和进一步与其他业务主管部门进行数据的新旧衔接。如市民政系统已经实现了全市婚姻登记联网，新登记的婚姻档案数据直接由网络数据库存储，但是旧的婚姻档案一般都已移交给档案馆，并大多由档案馆全部进行了数字化，如果将存储在各个区县档案馆的婚姻档案数据库整合并与市民政局的婚姻档案数据库合并的话，将使得整个上海市的婚姻档案变得完整，极大的方便婚姻登记机关开展婚姻登记审核等业务工作，提高工作效率。这将使档案工作与业务工作更紧密的联系起来，更好发挥档案服务的作用。

3。加强馆际交流与合作

通过档案信息资源共享系统各区县档案馆将可以开展跨区的档案交流与合作。

4。为今后建设档案信息资源网奠定基础

可以依据档案信息资源共享系统逐步建设档案信息资源网络，不光集中文书档案目录等信息还可以集中照片，声像等电子档案的多媒体信息提供公众、政府部门等单位利用，提高档案利用效率，增强利用者的档案利用需求，形成档案利用的良好循环。

二、档案信息资源及共享的现状

目前，上海市各区县档案馆都已经达到了市一级标准，而标准中就有案卷级目录数据覆盖馆藏全部档案，文件级目录数据覆盖馆藏全部永久、长期案卷的60%，纸质档案全文和照片数字化不少于60万页等要求。另外，各区县档案馆还建立了一定专题档案信息资源，如长宁区档案馆就有婚姻，知青，独生子女、历届区人大、党代会代表名单等专题档案信息，方便查询利用。由此可见，档案馆作为保存档案的中心已经掌握了一定规模的档案信息资源，它无疑也是档案信息资源开发和共享利用的主体。

目前，档案馆间的档案信息资源相对独立，交流较少。比较常用方式的是档案馆之间通过电话进行档案信息的咨询，来确定利用者所需档案保存的部门。

三、档案信息资源共享模式

这里笔者着眼于档案系统内部及档案馆之间档案信息资源共享的实现，主要针对非公开档案信息资源的共享。主要有三种模式：档案信息咨询共享模式，网络档案信息资源共享总模式、网络档案信息资源共享分模式。档案信息资源共享模式的建立由各区县档案馆积极参与，市档案局统一协调组织实施。

（一）档案信息咨询共享模式

这种共享模式主要是档案馆工作人员通过电话，电子邮件等方式向其他档案馆发布档案查询申请，由档案馆相关人员查询馆藏后给出答复，从而达到档案信息共享利用的目的。这种方式构建简单，能够较快的定位所需档案的存储位臵，得到所需的信息数据，但是功能比较单一，适合于那些只需了解相关少量档案信息，而不需要提供档案凭证的档案需求。如说区机关单位填写统计表格，只需要知道市级机同意其成立的批文文号等信息。

档案信息咨询共享模式

1、档案信息交流网络的构建

联系档案馆实际，每个档案馆的档案接待处都配有电话，档案局（馆）也都设立了网站，拥有电子邮箱。因此信息交流的方式采用电话或电子邮件两种方式，具有可操作性。当然在实际建设中可以建设一个结合电话，电子邮件的交流平台。

（1）电话

各区档案馆一般都已建立目录，专题档案信息数据库提供查询，所以使用电话这种交流方式比较快捷，能够较快的知道查询结果。首先要建立档案馆咨询员网络，每个档案馆指定专人担当咨询员。一般可以由档案接待人员兼任，档案咨询只在咨询员之间开展，这样有利于档案信息的保密，相对他们对档案业务工作也比较熟悉。

其次，为了通过电话确认对方咨询员的身份，可以设臵相应的密码，只有在对方报出密码后才能进行相关非公开档案信息的查阅。

第三，咨询员联系方式，密码等信息的公布与定期更新。由市档案局将各咨询员的姓名、联系电话、密码等信息通过信件等方式传送，一旦某档案馆更换咨询员后，要及时告之市档案局，再由市局重新更新信息。

（2）电子邮件

相对于电话，电子邮件具有文字表达能力强，传送快捷，不受电话占线困扰，可以群发等优点，另外可以根据邮箱地址确定发件人身份。主要针对查询范围较广的档案查询。在实施上各档案馆只要指定专人负责咨询事项就可以了，邮件地址等信息的更改可以通过群发邮件来通知。

2。信息咨询服务的运行流程

（1）档案信息利用权限审核

各档案馆接受档案利用者（公众或机关企事业单位）提出的查档申请，如符合查档条件，如利用者查阅本人婚姻证明，并得到所需档案可能在其他档案馆保存的线索后就可以通过档案信息咨询网络进行查询。如果不能马上答复利用者，则留下其联系方式。

（2）档案信息查询

档案馆在接到档案咨询请求后通过数据库等方式查询档案，并可以通过电子邮件，电话，传真等方式传送档案信息，进行回复。

（3）咨询回复

档案馆在收到咨询回复后，及时通知档案利用者所需档案信息情况或根据需要提供档案复印件及档案电子全文信息等。

（二）网络档案信息资源共享模式

这种共享模式主要是通过构建网络平台，将档案馆的档案信息资源在网络上整合发布或分别提供利用，达到档案资源共享的目的。当今，网络、数据库等技术发展相对成熟，档案信息包括全文信息都能够存储在数据库中提供查询利用，并利用网络进行传送。这种方式无疑能更好的促进档案信息资源的共享，更好的开发利用档案信息资源。依据档案信息资源提供利用的方式来划分，可以分成网络档案信息资源共享总模式和分模式，两种模式可以同时存在，互为补充。下面先讨论档案信息资源共享系统网络平台的建设。

1、档案信息资源共享网络平台

（1）档案信息资源共享网络平台的描述

这个网络平台是以网站为外在表现形式，其后台的数据库包括了相关的档案信息资源数据，利用者可以通过网站的检索界面检索相关的档案信息资源信息，并通过这种形式来达到共享档案信息资源的目的。

（2）档案信息资源共享平台构建

在笔者的构想中，这个档案信息资源共享平台是在市档案局（馆）的统筹领导下建立，各区县档案馆积极参与。网络平台主要由以下几部分组成：a。通过数据专线将各个档案馆与市档案馆相连，建立档案信息内网。各档案馆可以通过数据专线上传档案数据库，查询市局档案网站上的档案信息等。通

过专线要比通过internet 网络传输要稳定、安全得多，档案网站、数据库也更加安全。这也是笔者推荐这种联网方式的原因。同样这也是其他机关系统普遍采用的方式，如全市民政系统，工商系统等。

另外笔者再

提供一种联网方式，仅供读者参考。各个档案馆可以通过internet 网络与市档案局档案档案信息资源共享网站相连，但设臵成只有特定IP 地址的计算机（这些计算机都位于区档案馆内）才能访问市档案局网站，或者拥有口令加u 盘密匙才能访问的模式。这种实现方式同前一种相比容易实现，成本较低，但有一定的危险性。

b 。档案信息资源共享网站。网站与后台数据库相连，提供档案数据检索服务，另外还可以建立留言、交流论坛、档案信息索引等功能模块。

2、网络档案信息资源共享总模式

总模式主要是指由市档案局（馆）确定档案信息资源整合的项目，由各个区县档案馆分别将本馆掌握的这部分档案信息资源数据库上传市档案局，由市档案局有关部门将数据整合后在市档案局网站上设立查询界面提供利用。一方面可以通过档案内网供档案部门，有关机关单位查找，一方面将经过审核可以让公众查阅的档案数据库放在市档案局外网上提供查阅。

网络档案信息资源共享总模式

（1）网络档案信息资源共享总模式运行流程

a．档案信息资源调查

各区县档案馆进行档案信息资源调查分析，了解馆藏档案信息资源及数字化情况，包括数据存储格式和数据库类型，通过了解档案信息资源利用情况知晓档案利用者的利用需求，然后上报市档案局汇总。以后可以定期上报档案信息资源变化和利用的情况。

b。调查档案利用需求，确定档案信息资源共享的项目，建立档案信息资源共享计划。

市档案局依据区档案馆上报的档案信息资源调查分析，综合各区不同档案信息资源的利用情况，同时还可以通过网上档案需求调查，机关档案利用需求调查等多种方式确定档案信息资源共享的项目，对于各档案馆档案信息资源数字化程度的不同可以建立一个档案信息资源共享计划，统一协调各档案馆的档案信息资源数字化进度，保证知青，婚姻等专题档案信息资源能够及时提供利用。

（3）上报档案数据库，整合数据。

依照规定的数据格式，各区县档案馆将确定共享的档案信息资源数据库上报市档案局，由市档案局统一整合数据，建立相应的网络数据库。

（4）档案信息资源数据发布，提供检索利用

市档案局将整合完毕的档案数据上网，提供相应的档案信息资源信息检索界面。各档案单位可以根据权限来访问档案信息内网档案信息资源。如果档案信息资源如知青档案等可以向公众开放的，则通过市档案局internet网站统一提供检索。

3、档案信息资源共享分模式

现在，各区县档案馆也都形成了一定规模的档案信息资源数据库，各自可以通过相应的档案软件进行查询。基于此，笔者认为各区级档案馆可以在档案信息内网上建立网站，并将自身可以共享的档案信息资源数据库上网，提供查询服务。同时可以通过市局档案网站发布档案信息资源信息及提供链接地址。这样，有关档案部门，机关单位就可以通过档案信息专用网络查询到其他区县的档案信息资源信息。这种模式实现起来相对容易，避免了数据转换整合步骤，可以是总模式的良好补充形式。

网络档案信息资源共享分模式

4、网络档案信息资源共享子系统

以档案信息资源共享网络平台为基础，以某专题档案信息资源为研究对象以满足实际利用需要为目的进行的数据存储与功能模块开发的系统。各个专题档案信息因其内容的不同从而相应的人们利用需求也各有侧重，最好的办法就是针对每个专题档案的实际进行“量体裁衣”。如知青档案，各区档案馆都存有反映本区居民插队落户情况的知青档案，格式大同小异。而利用者多为群众，使用知青档案也主要用于办理户口入沪，办理居住证等手续，只要证明他的知青身份并说明插队时间就可以了，所以知青档案信息资源子系统适宜采用数据集中整合的方式（网络档案信息资源共享总模式），提供internet网络查询。又如文书档案案卷目录信息子系统，各档案馆的目录信息可以整合汇总，但是它不仅需要提供查询服务，根据市档案局相关部门的工作需要还可以开发统计等功能模块。总之，根据各类档案信息的实际情况开发与之相适应的档案信息资源共享子系统，才能更好的满足档案利用需求，所以档案信息资源共享系统的实现也就是要建立各个专项档案信息资源共享子系统。

四、档案信息资源共享模式运行机制

（一）依法调控机制

档案信息资源共享是一个系统工程，所涉及的档案信息管理领域也是一个较

新的领域，还有很多问题需要解决，如档案信息资源的查阅权限，不同的档案利用者可以获得的档案信息范围也是不同的，如何划分；档案信息的元数据，数据类型，存储数据库标准等，这些都是涉及各个档案馆，具有共性的问题，虽然有的档案馆用自己的方法解决了相关的一些问题，但是涉及到整个档案系统相关问题的解决，这些方法缺乏通用性。所以，档案信息资源共享模式的实现就必须依靠相关的法规、标准来统一，协调内部关系。而相关法规、标准的制定就需要广大档案工作者对相关领域进行积极探索研究，由市档案局调研，汇总制定。

（二）档案信息需求调查机制

档案存在的目的是为了利用，是为了满足档案利用者的需要，为了围绕国家政治，经济建设中心工作，提供服务。档案信息服务要更好的发挥作用，就必须及时了解掌握公众，国家机关、企事业单位的档案利用需求。如何了解档案利用需求呢，有以下几种途径。

1。档案利用情况分析。各档案馆根据定期的档案利用接待情况，统计、分析档案利用需求，及时发现把握档案利用需求，并及时上报档案利用需求分析表，由市档案局汇总分析，制订、调整相关档案信息资源开发方向及有关工作重点。

2。定期开展调研活动，以公众，机关企事业单位的利用需求为研究对象，进行有重点的调查研究，可以分发调查问卷，开展有奖建议等方式，探讨档案及时提供利用的途径、方法。

3。建立档案需求收集系统。设立能接收反映利用者建议，需求的信箱和电子邮件，网站上设立留言版、论坛等模块，及时回答利用者的问题，接受建议，了解档案需求。最好能结合街道社区建立档案信息节点或者与街道的社区工作相结合，利用档案信息资源帮助居民查阅相关的档案信息，告之查询档案的办理部门和手续，进行档案宣传，同时也作为一个公众档案利用需求的收集点，及时了解群众档案利用需求。

（三）有序的组织领导机制

构建档案信息资源共享系统，涉及的机关单位较多，涉及的资金、人员配备，

技术等方面也不少，要成功实施这一系统，离不开各级领导的重视、支持，要形成各级政府主管部门，市档案局对各档案馆档案信息资源建设和档案信息资源共享系统的指导、管理和协调运行机制。只有各级领导重视档案信息资源共享工作、关心和支持档案信息工作，才能在队伍建设和硬件配备上给予加强和支持，为档案信息资源共享工作打下一个良好的工作基础。

（四）档案信息资源建设、协调机制

各个档案馆掌握的档案资源不同，开发的档案信息资源的程度也各不相同，假如有个别档案馆对确定共享的某专题档案资源还未进行或者还未完成数字化，那么相应专题的全市范围的档案信息资源共享就会受到影响。为此需要市档案局制定相关的协调机制，督促各个档案馆将相关档案信息资源建设列入工作计划，逐步有序地完成相关档案信息资源的采集，整理工作。另外在开发新的档案信息资源时，可以将其他档案馆好的做法，经验加以推广。