房地产开发企业合同协议书管理规定
房地产开发企业合同协议书管理规定
文件编号TT-00-PPS-GGB-USP-UYY-0089
房地产开发企业合同管理制度
第一节概述
第一条为完善集团公司内部建设，加强合同管理，提高经济效益，根据国家有关法律、法规的规定，特制定本合同管理制度。
第二条集团公司和控股公司对外签订的各类经济合同、协议均适用本合同管理制度。营运总部为公司合同签约和履行的审核、监督管理部门。
第三条委托代理人对外签订合同时，必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得利用对外签订合同谋取私利，并做好合同保密工作。违反本合同管理制度的，公司将追究其责任并给予行政上或经济上的处罚；触犯国家法规的，依法追究其法律责任。
第四条合同的会签过程即是合同内容的评审程序。合同的会签部门及其会签人、审核人应当分别对合同的技术、经济、法律、文字以及决定是否签订等各方面负责。
第二节合同签订前的准备工作
第五条签订合同必须符合公司的业务范围需要和计划。合同合作供方必须是经集团公司或责任公司（部门）通过招投标或经比价后按程序批准的选择供方。
第六条凡负责对外签订合同的，必须是公司的法定代表人或持有公司法定代表人签署的授权委托书的委托代理人，委托代理人须对公司及其法定代理人负责，在授权范围内行使代理权。公司合同的代理签约人由行政（人事）总部根据总裁的指定，办理《授权委托书》。
第七条责任公司（部门）在合同签订前的准备工作应及时、充分，收集与合同标的相关的市场调查等信息，工程类招标项目合同文本起草由营运总部负责（非工程项目和责任公司比价项目由责任公司负责），控股公司合同由控股公司负责起草，合同条款必须严谨、细致、符合法律规定，合同相关条款由项目公司提出。严禁合同条款交由合同对方提供（除配套等垄断性行业）。已具有合同标准版本的项目应在标准版本的合同文本上进行起草、修订。合同责任公司在执行合同标准版本过程中的建议或碰到的问题需及时书面反馈给集团营运总部，由集团营运总部会同律师对合同标准版本进行必要的修改及完善。
第八条在签订合同前，合同经办部门必须仔细了解合同对方签约人的身份、权限，了解对方是否具有法人资格及其资信情况，同时，应查看对方的企业法人营业执照及签约人的授权书
（法定代表人除外），必须将对方的企业法人营业执照的复印件及授权书（正本）留档备查。在签订合同前，既要考虑公司的经济利益，也要考虑合同对方的实际履约能力，防止或避免签订无效合同，以免发生合同纠纷，损害公司利益。
第九条对项目单一、图纸明确、范围清楚工程，宜签订闭口合同，实行总价包干。
第十条对项目复杂、图纸变化因素多、周期较长不宜签订闭口合同的项目，实行单价总价合同，即单价包死，工程量按实结算。
第十一条对总承包工程等经批准可采用定额计价费率下浮方式。
第十二条对合同中有预付款项目，原则上在支付预付款前合同对方向公司提交同等额度的银行履约保函（战略性合作企业除外）。
第十三条合同双方当事人已经获得能够满足合同要求的相关技术资料。合同经办部门认为相关部门需参加谈判、签约的，应通知其参加。
第十四条合同应一律采用书面形式。如果合同的标的较大以及对公司前景影响重大的，在对外签约时还需聘请律师、公证人员公证、见证。
第三节合同的会签和审批权限
第十五条项目公司对五大类及标的在50万元以上（含50万元）的项目合同，除采用集团标准版本合同（无修改）外，必须按本合同评审程序组织评审后送集团公司行政（人事）总部，由营运总部（律师）审核，报总裁室批准。其它项目合同由项目公司按本合同评审程序组织评审，经总经理批准，送集团营运总部审核通过后执行。
第十六条若由项目公司、非项目类控股公司等负责签订的总价超过计划成本的合同，按项目成本控制管理办法规定的报批程序进行。
第十七条项目公司、非项目类控股公司以集团公司名义对外签署的合同，必须经过集团合同评审程序。
第十八条项目公司独立对外签署的非工程项目类合同，金额在10万元（含10万元）以上的，报分管副总裁、项目公司董事长审批，送集团营运总部备案；10万元以下的由项目公司总经理审批，送集团营运总部备案；
非项目类控股公司独立对外签署的合同，金额在10万元（含10万元）以上的，报分管副总裁、董事长审批，10万元以下的由控股公司总经理审批；凡设计、建设、营销（指企划、广告等和成本相关但不包括销售）类合同均需送营运总部备案。
第十九条合同评审程序如下（集团内或责任公司内流转）：
1、合同审办前，合同经办部门应当使用不退色的墨水笔，填妥公司制定的合同会签单，经该部门负责人审核后报行政（人事）总部流转。
2、行政（人事）总部收到《会签单》和合同后，由律师对合同条款在法务方面予以审核，并分发给相关部门会签。
3、相关部门应在接到流转合同的一个工作日内提出本部门意见和建议，并返回行政（人事）总部。
4、行政（人事）总部汇总合同会签意见后应尽快上报集团董事长。
5、集团董事长对会签的合同审定确认并指定签约人，转回行政（人事）总部；
6、行政（人事）总部将集团董事长审批意见转给合同经办部门。
第四节合同的签订
第二十条合同评审完成后，合同经办部门凭《会签单》、修订后的合同文本经集团营运总部复核后，交行政（人事）总部加盖合同专用章和法定代表人或者授权委托人签章，并由行政（人事）总部负责统一编号和分发。责任公司合同经董事长或责任公司总经理批准后由责任公司盖章和董事长或总经理签字。
第五节合同的履行
第二十一条合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门应严格履行合同所规定的义务。合同责任部门必须负责合同全过程的履行，发现问题应及时汇报。
第二十二条合同责任公司应根据合同的约定，做好一切己方所负责的合同实施前期准备工作。合同签订后3天内，合同责任公司营运总部组织合同责任公司、部门（人）及其他相关公司、部门（人）进行合同交底，合同交底主要内容包括：合同的主要条款、合同履行时的注意事项和样品的封存、移交等，合同交底要形成书面记录并保存。
第二十三条在公司各类合同的履行中，责任公司应根据合同及其实际履行情况安排提报用款计划，监督合同执行情况。
第二十四条对实施期跨度较长，执行阶段较复杂的合同，合同责任公司应根据合同的约定，合同的实际实施情况，以及合同对方当事人、委托的监理单位提供的相关资料，填制《工程实施进度报告》和《进度工程款拨付申请表》。
第二十五条由控股公司独立对外签订的合同，集团营运总部应定期或不定期进行检查和评价其条款执行情况，并报总裁室。
第六节合同的变更、解除
第二十六条合同在履行过程中，各部门应切实保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有困难而需变更、解除合同的，应在法律规定或合理期限内由责任部门提出，报集团营运总部与合同的对方当事人进行协商。双方当事人协商一致后，可以变更或解除合同。变更、解除合同必须采用书面形式，必须符合法律、法规之规定，并应按本办法规定的审批权限和会签程序执行。
第二十七条当可依照合同条款依法行使解除权时，应当按照公司合同签订审批程序办理审批手续后解除合同。
第二十八条合同对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司的合法权益出发，从严控制。营运总部将结果及时通知责任部门、财务总部等。
第七节合同的管理
第二十九条公司内部保留合同文本正本两份，副本四份。合同正式签订后，应将合同正本或副本由行政（人事）总部分送有关部门。合同责任公司财务总部负责办理印花税手续。
第三十条公司各部门都应认真做好合同管理的基础工作。具体分工如下：
1、行政（人事）总部：行政（人事）总部负责统一管理公司的合同编号、合同流转、《授权委托书》的拟定和合同专用章的管理，并负责分发合同。行政（人事）总部应建立合同总台帐。控股公司合同由控股公司负责每一份合同的编号和保管，建立合同总台帐。
2、集团营运总部：为合同主要经办部门和最后汇总部门，建立合同台帐。根据建立责任部门和项目合同的分类台帐和总台帐。
3、集团财务总部：负责合同的纳税工作，监督合同执行过程与情况，负责合同印花税的粘贴及合同款项支付控制和反馈。
4、集团档案室负责合同和相关资料的存档工作。
5、集团各责任部门：健全合同档案管理基础工作。合同文本（包括附件）、《会签单》、《变更、解除合同的协议》（包
括电报、传真等），均应妥善保管，并应按公司文档管理制度的要求及时归档。
6、各责任公司应对合同履行情况定期进行自查并作好书面记录。
7、各工程类合同在实际履行（开工）后1周内、各材料设备采购类合同在货物进场后3天内，由责任公司营运总部在现场进行合同履行情况的检查。集团营运总部应会同律师不定期对合同责任公司进行项目合同履行情况的检查，及时弥补合同履行过程中产生的我方违约行为及其他漏洞，定期进行总结并出具书面报告报总裁室。
8、各责任公司（部门）应建立合同履行台帐，加强合同履行中的动态管理和过程控制。对合同供方的供货质量、数量、期限及施工进度、施工质量、安全等要严格按合同约定履行，如合同供方有违约行为的要保存书面证据。
9、各责任公司（部门）在合同履行过程中对往来函件等所有的合同履行依据都要进行存档、保存，各类往来函件的签署要确保其有效性（往来文件须由合同约定的履行代表进行签署），同时注意现场变更及现场签证的有效性。合同履行过程中的各类函件、变更及签证等如果涉及到合同内容和条款变更的，必须书面报营运总部备案。
10、在合同履行过程中如产生我方违约行为的，各责任公司（部门）要及时书面通报集团营运总部，由营运总部、律师会同各责任公司（部门）进行必要的弥补。如我方的违约行为对项目的开发进程产生较大影响的，由集团营运总部审查后呈报总裁室。
第三十一条由责任公司组织签订的项目合同，除分发内部有关部门外均需报集团公司营运总部备案。
第八节合同纠纷的处理
第三十二条公司对外合同在履行过程中如与对方当事人产生分歧、发生纠纷的，应按国家法律、法规及本办法妥善处理。合同的纠纷应首先由各责任部门提出处理意见，提交集团营运总部审核，上报行政（人事）总部提请总裁审批。
第三十三条处理合同纠纷的原则是：
1、坚持以事实为根据、以法律为准则。确保公司利益不受损害或少受损害。
2、以双方协商解决为基本方法。发生纠纷后，应视具体情况及时与对方当事人友好协商。在既维护公司合法利益、又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3、因对方原因引起的合同纠纷，应坚持原则，保障公司合法权益不受侵犯；因公司原因引起的合同纠纷，应尽量采取补救措施，减少公司损失；因双方原因引起的合同纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
第三十四条如发生合同对方履约不力或无力履约，合同责任部门应提出书面告知和警示，经集团营运总部和行政（人事）总部审核后用法律文书形式发函合同对方。
第九节合同的终止
第三十五条当合同当事人已经按照约定履行义务，合同的权利义务关系即终止。
第三十六条当发生合同解除、抵消、提存、免除、混同以及法律规定或者当事人约定的其他情况时，合同的权利义务关系终止。
第三十七条合同的权利义务终止后，合同经办部门、行政（人事）总部以及其他相关部门应当遵循诚实信用原则，根据交易习惯履行通知、协助、保密等义务，维护给付效果，妥善处理合同终止事宜。行政（人事）总部将合同终止情况及时通知相关部门。