标准文件管理制度
新桥公司企业管理标准
XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度
修订页
注：本办法审批流程：编/修订部门→会签（公司各部门）→审核（总助）→审批（总经理）
廊坊新桥商贸公司标准文件管理制度编号：XQ/GL00—01—2010a
企业标准文件管理办法
第一条总则
1.1制订目的
规公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。
1.2适用围
本制度适用于适用于新桥商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。
1.3管理部门
综合管理部为本制度的管理部门。
1.4 解释权
本规定的解释权属综合管理部。
1.5制、修、废
本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。
第二条定义
2.1 企业标准文件归口管理部门：
综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。
2.2流程管理部门：
综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。
2.3 企业标准文件：
规定公司各部门运作流程和规的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使
用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核式，具有相对的稳定性。
第三条企业标准管理要求
3.1 企业标准文件通用控制流程
3.2 企业标准文件包括：
3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系文件；
3.2.2企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行；
3.2.3业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门；
3.2.4销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。
3.2.5物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部门。
3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档
3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。
3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。
3.4 企业标准文件控制要求
3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批
3.4.1.1综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作；
3.4.1.2企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要格依照《企业管理标准文件模板》编制及修订文件，填写企业标准文件修订页及文件审批流程；
3.4.1.3企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核，再提交综合管理部审核；
3.4.1.4综合管理部对企业标准文件的格式、容和审批流程进行审核。审核通过后，报公司总经理审批后实行；
3.5 企业管理标准清单/外批准发布的文件流程
3.5.1 企业标准文件的编号、发布、稽查
3.5.2.1 经审批后，综合管理部负责企业标准文件编号，原则按《企业标准文件编码规则》执行。文件正式下发后，各流程归口管理（起草）人员、综合管理部负责存档电子版。
3.5.2.2综合管理部负责组织相关人员稽查跨部门企业标准文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性；文件归口管理部门稽查本部门部文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性。3.5.2 企业标准文件的更改、新增和取消
3.5.2.1企业标准文件更改后须换版重新发布。
如文件的更改容仅涉及到格式的转换、文字的部分调整或增加、删减容对流程运作不产生实质性影响等更改，由部门提出申请，经综合管理部同意，对文件进行修订，修订后的文件须经综合管理部审核，但可以不再经相关部门会签、审批等，直接由综合管理部替换原文件。修订后的文件从修订再发布的实施日期开始生效；
3.5.2.2 文件新增和取消
若需新增或取消文件，则由相关部门申请并提交综合管理部审批后或由综合管理部直接提案，对企业管理标准文件清单予以新增或取消。新增的文件编号由原来的编号上不断累加，如原来的标准清单中某一类的文件最后一个文件是“XQ/GL00-01-2010a”，则新增文件编号是“XQ/GL00-02-2010a”；若文件不再适宜企业管理运作要求，需将文件取消或合并，则由相关部门提交申请或综合管理部提案，经综合管理部审核并报总经理审批后，对原文件撤消，其文件同编号一同撤消。
3.5.3文件评审和修订要求
文件归口管理部门每年至少对文件评审一次。在以下情况（但不限于）应组织相关部门对企业标准文件进行评审，必要时进行修订，并由授权人员确定其适宜性。
——组织结构发生重大调整时；
——流程发生重大调整时；
——法律法规有特殊要求时；
——管理评审决定调整时；
——相关部门提出流程调整申请时。
3.5.4企业管理标准文件的实施与稽查
3.5.
4.1分类统一发文
企业管理标准文件以综合管理部公布的版本为唯一有效版本，各部门须格按本标准编制发放企业标准文件，同时各相关部门要保证文件的使用处存有有效版本。
3.5.
4.2 存档
文件归口管理部门存档电子版本。综合管理部存档电子版并视情况予以共享。
3.5.
4.3 文件执行
实际业务部门操作流程要求要与企业标准文件规定相符。
3.5.
4.4文件修订
如业务流程调整，应及时与相关归口责任部门沟通，并对相关文件进行修订；在同一年度对现有文件进行修订时，文件标题不能改变（改变文件标题参照“文件新增和取消”），修订后的文件需重新进行审批，修订文件编号规则为：在不改变顺序编号的前提下，更新版本号。如“XQ/GL00-01-2010a”，修订后的编号为“XQ/GL00-01-2010b”。不在同一年度对现有文件进行修订时，可改变文件标题（改变文件标题参照“文件新增和取消”），修订后的文件需重新进行审批，修订文件编号规则为：在不改变顺序编号的前提下，更新版本号。如
“XQ/GL00-01-2010a”，修订后的编号为“XQ/GL00-01-2011a”。
3.5.
4.5标准文件的稽查公司文件稽查程序，按照相关文件的规定操作执行。
第四条效率表格控制要求
4.1表格的形式
——书面表格；
——电子文本表格；
4.2 效率表格的编号
各类效率表格的编号按《效率表格编码规则》原则进行编号；
4.2.2所有效率表格须在其右下角注明编码、版次、实施日期，如：行政管理类：“XQ-R01-2010a”；
4.3 效率表格的更改、新增和取消
4.3.1各部门根据实际运作情况，可对现行使用的各类效率表格提出新增、修改要求。新增、修改的样表经部门负责人签名认可后提交综合管理部审核，综合管理部对其确认并做好记录、编号、换版发布；
4.3.2效率表格不适用时，各部门文件管理人员可经部门负责人签名认可后向综合管理部提出取
消表格申请，经综合管理部确认后，取消原有的表格及表格编码；文件管理人员应及时（1天）通知各相关使用部门不再使用已取消的表格清单。
4.4表格的管理
4.4.1各部门负责部门部效率表格的备份与更新；
4.4.2 各部门对部门效率表格版面、编号的唯一性负责；
第五条附则
5.1附件
附件1：《企业管理标准清单》
附件2：《企业管理标准文件模板》
附件3：《企业标准文件编码规则》
附件4：《效率表格编码规则》
5.2颁布实施
本制度自2010年6月1日起施行。
附加说明：本制度由综合管理部制定并解释；
本制度主要修订人岩民；
本制度自签发后生效实施。