应用文写作备课笔记绪论

应用文写作备课笔记

各位同学，从这个星期开始，我们将用八次课来学习有关应用文写作的知识，既然选择了这门课，就希望大家不要白选，应用文写作这门课程的知识，以后是肯定要用到的，无论你从事什么职业，在什么性质的单位，都一定会用到应用文写作的相关知识。可能有的同学觉得，我不做秘书，我不进政府机关单位，我用不着写应用文，其实这是一种错误概念。应用文并不等同于公文，并不是指由行政人员才写的，在现在社会中，应用文的写作已经成为一项每个社会工作人员必备的一种工作技能，使用频率相当高。比如在一个企业里，无论你做什么具体工作，都要写工作汇报、工作总结，工作计划，跟人礼尚往来有时要写请帖、贺卡，单位开会要写会议纪要，向领导或者有关部门提要求要写申请或者打报告，最常见的，平时在单位里写请假条或者情况声明、通知布告等等，这些文字都属于应用文。

说到这里我想到一件事情，之前有同学到办公室去，说要领一份就业协议，我说你写个申请拿到系里去盖好章然后来领，于是他就写个申请，一大张纸，写上一句：我申请领一份就业协议，就这么一句话就要拿去盖章了。我说，你这是在学校里，你写这样的一张申请，老师不会怎么想，如果这是在企业里，领导看到你写这样的申请，估计心里就会想，堂堂的大学生，连最基本的应用文最基本的格式和写作规范都不懂。我不知道在座同学会有多少同学会把申请写成这样，最起码抬头居中要用大字写上“申请”两个字，然后下一行空两格先写事由，你为什么要写申请，“由于本人改签就业单位，原就业协议书作废，需要重新签订就业协议书，所以现在需要重新领取就业协议书一份”，而且申请这种应用文体有一个固定结尾，就是“特此申请。望批准”落款要居左边写上申请人某某某，，下一行写上申请日期。

那个同学就重新写了一份，但是他不理解，他说反正就是写一句话有这个意思就行，何必那么多规矩，应用文篇幅很短小，一般就两三句话，但是你的格式用语正确与否体现了你有没有这个常识，应用文看中的就是这个，讲究的就是规范。那个同学走了之后，我们办公室老师说让我开个应用文写作的选修课，让我们的学生以后出去上班了不要丢这样的人，不要让单位领导同事觉得我们学校出去的学生连这种最基本的素质都不具备，任何一个有教养有学识的现代大学生，都必须掌握一些基本的应用文体。我觉得这门课，如果你们认真的听一些东西，练习写一下，是会有收获的。

先来说明一下这门课程的考核方法。一百分，平时课堂考核50分，主要是看出勤，有事的话可以跟我请假，把理由说清楚，而且要求手写一篇请假条来给我，必须符合应用文中要求的请假条格式。我的办公室在行政楼513，请假条要来当面交给我，别人带假没用。凡是递交了请假条的同学允许请假三次，三次以上就属于不合格。没交请假条的同学如果无故缺勤，有一次就算不合格。

笔记占50分，笔记中有两块内容。一块是我上课的课件，大都是一些要点，你们要记下来。另一块，应用文写作是需要写的，我会在课堂上穿插一些小练习，让大家动动笔练习写，写就写在笔记上，最后我会把笔记收上来，连同课堂练习一起检查。好，前面的话说到这里，下面我们开始进入正式的课程内容。

绪论

第一节应用文的概念和分类

一、应用性写作与文学性写作的区别

要掌握应用文的写作，我们首先要搞清楚一个基本问题，那就是什么是应用文？我们平常接触到的有哪些属于应用文的范畴？第一节我就先对应用文的文体进行一下介绍，让大家了解一下什么是应用文，应用文有什么特点，应用文有哪些分类。

首先，我们先来探讨一下应用文的写作跟我们平常写的、看的那些文章也好，文学作品也好，有什么区别。写作，大家应该都知道是什么意思，写作是人类的一种精神性的文字创造活动，人类的这种写作活动，从大类上就分为两大类，一种是文学性写作，一种是应用性写作。

所谓的文学性写作，我们平时接触的比较多，就是人们为抒发感情、反映现实生活、映射某种精神和思想，而从事的艺术性创作，比如小说、散文、议论文、诗歌等等文学形式，这些都属于文学性写作；

而应用性写作作为我们学生来讲，平常接触得可能比较少，因为应用文的写作是为了解决人们在工作和生活中一些实际问题而创造出来的一种实用性、功能性很强的写作。比如说你看一篇散文，写得很美，你读了以后获得一种享受，或者看一篇小说，很有趣味，你获得了快乐，获得了想象的空间，这些文学性的写作使你得到的基本都是一

种精神上的满足或者升华，而应用文不是，应用文不会让你得到美的享受或者发生某种联想和想象，应用文就是要让你在读过之后明白清楚地知道某件工作中具体的事情，或者直截了当告诉你要去做什么，要去解决什么问题，简单明了，几句话，实用性强，都是为了某一实际问题而写的，不是凭空的。

那么文学性写作和应用文写作这种功能上的大不相同，就决定了它们在写作的语言风格上也有很大的差别，下面我们来看几则材料。

看材料一，是一部小说的选段，快速看看，有什么特点，是不是看着很有趣味，很形象啊？再看材料二，一篇散文选段，有什么特点，是不是用一些修辞方法，写得很美，很具有想象力啊？再看第三则，是一首诗歌，是不是有点抽象啊，很抒情啊？再看第四则，一篇通知。看了之后跟前三篇相比，是不是感觉截然不同？觉得从天上掉到了地上，是吧。一共两句话，简洁明了，说明白怎么回事，周六运动会延期，上午上课下午放假，多一句废话都没有，也没有任何的渲染、修辞或者想象，我们看了之后，怎么回事知道了，一切不用多想。

前三则材料属于文学性写作，后一则材料就是应用性写作，通过看这四则材料，我们可以总结出文学性写作和应用性写作的区别。

第一个是写作目的的区别。应用写作具有直接的功用性，它主要是用来办理事务、用来解决工作中的实际问题的。而文学写作不以直接办理事务为目的，以塑造艺术形象、表达情感反映社会生活为宗旨。

第二个区别是真实性上的区别。应用文是完全排斥虚构和杜撰的，要求所依据的材料真实、准确、内容实事求是。而文学作品，大家都知道，我们看的小说大部分都是虚构的，文学作品要求的是艺术真实，什么叫艺术真实，谁知道，来说说。即文学作品中的人物和事件只要能反映社会生活的某些本质方面或发展趋向，因而不要求写真人真事，可以大胆进行艺术虚构。

第三个区别就是双方在语言表达上的区别。应用文的表述要求准确、不产生歧义，简明精练，具有平实的特点，对修辞方式，如比喻、比拟、借代、夸张、衬托……等的使用是有一定限制的。而文学写作可以多用各类修辞的方式，以达到特定的艺术目的。

第四个区别是应用文写作在思维方法上更侧重逻辑思维，而文学写作侧重于形象思维。这个也很好理解。应用文要把事情说清楚，因果关系、理论根据都交代的很清楚，有时候写会议纪要或者工作总结之类的，会第一第二第三的很清楚，很有逻辑性。文学

写作我们看，往往是思维跳跃性很大，不一定是符合逻辑的。

再看第五个区别也是很大一个区别，就是格式规范上的区别。应用文多数有惯用格式，并且具有使用的稳定性，所以要求写作时根据各类应用文的不同，遵守各自的惯用格式和法定规范格式。而文学写作一般没有惯用格式。

通过两种写作类型的对比，我们可以给应用文下一个定义：

人们在日常工作、学习和生活中，为处理日常公私事务所使用的一种具有直接应用价值和惯用格式的文章的总称。通过这个定义，我们可以推理出应用文的几个特点。实用性也就是应用性，是应用文写作的一个本质特征，规范性包括格式的规范和语言的规范，这些我们会在后面的具体学习中作为重点来掌握，真实性就是要求实事求是，忌空话、大话、假话，忌虚张声势、哗众取宠等等，这个很好理解。时效性也好理解，所有的应用文都必须明确创作时间，是属于过期作废的一种文体。

二、应用文的分类

应用文主要分两个大类，第一类是通用类，指人们在办公或办事中普遍使用的文书。通用类下又分两类，就是行政公文和事务文书。行政公文是指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。行政公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书，也就是我们平常所说的政府机关事业单位用的文书才可以称为是行政公文。常见的行政公文包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见等。这一类应用文，如果我们同学将来不到行政机关工作的话，用到的可能性比较小，但是作为大学生，我们起码应该具备一种能力，就是能够分辨这些行政公文，看到一篇公文至少要知道是哪一种文体，是上行文还是下行文，这是一种基本素质，所以对这一部分的公文大家以会看、能看懂、能分辨为学习目的。

通用类公文的第二种事务文书是应用最广泛的，你们以后到任何的企事业单位工作都避免不了要写这种公文，比如工作计划、工作总结、调查报告、工作报告、规章制度和会议纪要等。这部分的写作大家必须掌握，包括格式和语言，在后面将作为重点内容。

相对应通用类的应用文就是专用类的应用文，顾名思义，专用类应用文是主要应用于某一专业领域的应用文书，主要有1、科技文书：如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验报告等。2、财经文书：如市场预测报告、市场调查报告、经济活动分析报告及经济合同等。3、法律文书：如诉状、辩护词、公证书和判决书等。4、传播文书：如消息、通讯、广告等。5、职业文书：如简历、自荐书、述职报告等。6、礼仪文书：如

祝贺词、欢迎词、答谢词、开幕词、慰问信等。这些都比较好理解，我就不一一解释了。后面我会有选择性的讲几种常用的专用类。

以上就是对应用文的概念、特点、分类的一个简单介绍，大家应该对应用文这种文体有了一个初步的认识，下一节来讲一下应用文写作的一些基础知识，让大家对应用文的写作有一个有一个基本的认识。

第二节应用文写作的基础

应用文写作有五个基本要素，包括主旨、材料、结构、表达方式、语言。这一节我们重点就讲这个五个要素。

一、应用文的主旨

第一是应用文的主旨。主旨是指应用文的中心意思或基本观点，是作者的意图、主张或看法在文中的体现。主旨在应用文中起主导作用，是全篇的宗旨和灵魂，是衡量写作成功与否的主要依据，也是决定一篇应用文价值的首要因素。“凡作文之道，构思为先”，就是说，在写文章之前，我们要构思，也就是我们通常说的立意。俗话说文以意为主，意在笔先，就是说在提笔写之前，脑子里要先有意，这是文章写作中的一条基本原则，应用写作也不例外。

所谓立意，就是在提笔写作之前，我们要考虑为什么而写，写什么，怎么写等许多问题。应用写作常常是“受命而作”，就是写作的目标、要求已经确定，只要求执笔者用恰当的形式表现出来就可以了。应用文的主旨写作要求有六个字，就是客观、明确、集中。

客观有两层意思：一是指作者要明确写作目的，正确领会写作意图；二是指所确定的主旨必须真实地反映客观实际，按客观规律办事，切实解决问题。

明确，应用文是要别人照着做的，其主旨必须确切无疑，必须“一语道破真实情况”，要概念清楚，观点明确。

集中，指中心要突出，主旨单一，不能多中心。应用文一般都是“一文一事”，主旨集中，不要有“副产品”或“搭车的”。

二、应用文的材料

什么是材料呢？应用文的材料是指撰写者为表现应用文的主旨所搜集或积累的一

系列事实、数据或论据。所谓“言之有物”，这“物”指的就是材料。材料是支撑应用文的基础，是形成主旨的依据。写文章必须详细地占有材料，材料是文章的根基，没有材料，就不会产生文章的主题，也表现不了主题，文章便无从说起。

应用文材料获得的途径一般地说主要通过直接获取和间接获取两条途径。

直接获取：指作者亲自从现实生活中获取。即通过作者的观察、体验、感受直接得到的材料，如运用观察、实地调查等方法直接获取材料。

间接获取：指作者通过某种传播媒介所获得的材料。如通过各种报刊、书籍、网络查阅等方法获取大量的间接材料。

选择材料是指在搜集和分析材料的基础上，对具备候选资格的材料进行筛选、取舍。选择材料的原则：要围绕主题选择材料，按主旨和文种的需要来取舍材料。与主旨有关、适合文种的材料就取，否则就舍。

选择真实可靠的材料，能反映应用文主旨的本质和事物规律性的材料。选择典型的材料，典型材料就是具有代表性的材料。

材料的使用：使用材料时一定要分清主次，根据主题的需要，按照一定的组织形式，安排材料的先后顺序。

三、应用文的结构

结构的含义：所谓结构，就是文章的内部的组织构造，通常也称篇章结构。它既是文章内容的重要表现形式，也是作者思路在文章中的具体表现。

这里引出一个概念，就是谋篇。谋篇就是布局，就是如何安排文章的结构。它是作者按照文章所反映的客观事物的外部表现和内在联系，对材料所做的组织安排。应用文的结构安排得是否合理，将直接关系到应用文的质量。人们通常把主旨称作应用文的灵魂，材料称作应用文的血肉、衣服，那么结构就是应用文的骨架。一个人如果骨架有问题，其形象可想而知。同样，结构若安排不好，应用文同样也是“立”不起来的。

应用文很多是一文一事，因此，在安排结构时，要求中心突出，线索分明，层次清楚；布局合理；详略得当，浑然一体。

谋篇的原则主要有四点：文章的篇章结构要正确反映事物的发展规律和内在联系。文章的篇章结构要服从表现主题的需要。文章的篇章结构要体现不同文体的特点。文章的篇章结构要做到：严谨、自然、完整、统一。

谋篇的具体操作主要从三个方面着手，首先是开头与结尾。

开头。一篇文章的开头在全文中起着“定调”的作用。“调”定好了，全文就会顺利展开并引起读者的兴趣；反之，就会文不达意，让人无法理解事情的脉络，人家也不爱读。应用文的开头一般起句发意，下笔入题，文风朴实，有助于主体部分自然展开。常用有如下方式：

概述式----即用叙述的方法，概括地写出基本情况、问题，或写出基本的过程。这种写法多用于报告、总结、决定、决议等。

目的式----这种开头通常以简明的语言说明公文的目的，或开头概述情况，而后引出主旨。这种写法多用于通知、通告、决定、条例、规则等。

缘由式----即以上级文件、领导指示或有关法规、规定作为行文的依据和出发点，多用于通知、通告等。

直述式----即开宗明义，直接切入正题，这种形式大都用于批复（答复）。

结论式----先对情况或工作进行总结，做出评价，提出看法，然后再分别加以论述。这种开头多见于总结、报告等。

提问式----先提出问题，然后引起下文。这种开头方式易引起读者的注意和思考，常见于调查报告的写作。

寒暄式----开头问候，祝贺，传情达意，然后再转入正题。这种开头常见于信函和祝酒词。

写好开头，一要注意“开门见山”，避免背景交代过详、虚语套话过多，引据过多或缺乏概括的毛病；二要紧扣全文；三要概括凝练。

结尾。结尾应根据行文需要，“止于所当止”，有话则说，无话则止。常用的方式有：自然结束----一件公文要阐明的问题说完了，全文也就自然结束。

提出请求----这种结尾都用于上行文，如请示、报告、函。

指出方向，发出号召或提出要求----多用于通知、通报、决定。

总结全文----对全文主旨作以简要的概括和总结，肯定成绩，找出差距。常用于调查报告。

交待说明----在文章的末尾交代说明有关问题和注意事项，以提起读者的注意。

强调意义----对事物的性质和行文的意义在结尾处进行强调说明，以引起读者的重视。

呼应开头----开头揭示主旨，结尾与之呼应

提出建议----结尾针对文章主体部分论述、分析的情况，提出解决的意见和相应的措施以及贯彻、处理的要求。这种结尾方式在揭露问题反映情况的调查报告中极为常见。

祝愿式----结尾处表示祝愿、祝贺或慰问，常见于信函、唁电、祝酒词等公关礼仪文书中。

结尾要精炼实在，有针对性，有新意，要避免那种喊口号、唱高调的“豪言壮语”式或一般口号式的结尾。

第二是段落和层次。

段落是组成文章的最基本单位，是按照表达层次划分出来的一个个小的结构单位。在形式上，段落是明显的换行标志。

层次是文章思想内容的表现次序，它反映了作者的思维过程。层次的表述方法有：用小标题表示、用数量词表示、用表示顺序的词或词组表示。

安排结构层次时常见的顺序有：以事件的时地为序，以逻辑发展为序，总分顺序。

第三是过渡和照应。

过渡指的是层次之间、段落之间的转换、衔接，起承上启下的作用。一般过渡方式有，用关联过渡词、过渡句、过渡段和序列自然过渡等。

常用的照应方式有：

首尾照应。开头和结尾关联密切，有什么样的开头就应有什么样的结尾。

前后照应。文章后面的内容要与前面的内容照应，如果前面提到的问题后面断了线，这篇文章就不严密了。

题文照应。应用文的内容，特别是开头，要照应标题；标题则要照应主要内容，做到题文一致。

四、应用文的表达方式

表达是应用文写作过程的重要一环，主要体现在如何恰当地运用表达方式方面。应用文一般很少或不使用描写或抒情，而主要运用叙述、议论和说明三种表达方式。

首先来看叙述。叙述是把人物的经历、事件的发展和事情的变化过程表达出来的一种方式。这是一种最基本的、使用频率最高的表达方式。运用叙述方式时，要注意的两个问题是人称和顺序。

一篇文章中，叙述的人称就是作者在叙述时的立足点、观察点。应用写作一般多用第一人称，但一些反映客观事件的文种，如调查报告、消息、通讯等则倾向采取第三人

称。同时要注意，在文章中，叙述的人称必须统一，如果需要转换，必须交代清楚，以免造成混乱。

叙述的方式常见的有五种，顺叙、倒叙、插叙、补叙、分叙，其中顺叙在应用文中用得最多。

再来看说明。什么是说明？说明，就是用简洁明了的语言对事物的性质、形状、用途、成因、结构、功能、特征等加以解说和介绍。应用文的说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用写作中，说明这种表达方式往往占主导地位。

常见的说明方法：定义说明、分类说明、举例说明、数字说明、引用说明、图表说明。

议论。议论就是说理和评判，就是作者通过事实材料及逻辑推理来明辨是非、阐发道理、表明见解的一种表达方法。

在写作中单一运用某一种方式的不多，往往是以某一种表达方法为主结合运用其它方式。

议论就是作者对客观事物进行的评论。

在议论文中，议论是一种主要的表达方式。议论文论述事理的文体，因为作者要把自己从实践中形成的某种认识传达给别人，必须通过论证来以理服人。

议论的三要素大家应该都很熟悉，就是论点、论据、论证。

论证方式这个大家可能陌生一些，包括三种演绎论证、归纳论证、比较论证，在逻辑学里面是基础的知识。。

演绎论证，就是用普遍性的论据来证明特殊性的论点的论证方式。金属是可以导电的，铁是金属，所以铁能导电。

归纳论证，是用特殊性的论据来证明普遍性的论点的证明方法。铁能导电，铜能导电，银能导电，钠能导电，再举出一大堆能导电的金属，最后推论出一个结论就是所有金属都能导电，一个普遍性的结论出来了，这就是由特殊推出普遍。

比较论证，用特殊性的论据来证明特殊性的论点的证明方式。甲比乙高，乙比丙高，所以甲比丙高。

五、应用文的语言

在写应用文的时候很重要的一点就是要注意应用文的语言，与一般的文学性写作不同，应用文的语言有他自己的特点，很多时候掌握不好这种特点和语境，会闹出很多笑

话。

首先，应用文的语言要准确。一是用词要准确,不能出现语义模糊和语义两歧的情况。所谓语言模糊,就是语言表达的意思不明确,不能准确地表达概念。所谓语义两歧,就是语言表达的意思不定,一句话有两种甚至多种解释。二是要注意语言得体。

第二个要求是简洁。所谓简洁,就是要字斟句酌,做到要言不烦,“意则期多,字唯求少”,避免语言的罗嗦重复。要使言辞简洁,应做到以下几点:一是要去掉文中赘余的部分，一句话能说清楚不要用两句话。二是要力戒堆砌，比如形容词并列几个。三是不要苟简。应该说的话不说,应该用的词不用, 单纯追求文字少,损害了语言的表意功能,这种情况就是“苟简”。四是适当使用文言词语。文言词语的固定保留用法是公文语言简洁的一个特色。比如：请予、兹因、承蒙、“奉”、“悉”、“经查”、“届期”、“兹就”、“如期”。

第三个要求是朴实。应用文语言要求朴实,就是要用实实在在的语言直接明白地把事物的本来面目反映出来,不需要太抒情或者太形象。体现在在语词的选用上，要避免使用那些带描述性的词语，要多用陈述句，不用或少用描写句。

比如，在商调函中，讲调动理由时，就不能使用如“鸳鸯分飞”、“双方感情受煎熬”、“这实在是现代生活的一幕悲剧”之类的词句，而应该只用陈述性的词语如实陈述理由。

有一位大学生写学习总结时这样开头：“我来到校园，依偎着参天杉树，打开《邓小平文选》，一缕红黄色的光，温柔地穿过浓密的树叶洒在书上……”这段文字虽然语言优美，但违背了“总结”这一应用文的语体特性，所以读起来很别扭。

再来看这个例子。一篇公文中写道:“当前全县工业园地万紫千红、百花争艳,县人民政府希望工业战线广大职工借这股强劲的东风,象园丁一样,开动脑筋,群策群力,辛勤地耕耘我县的工业园地,努力工作,力争超额完成今年全县工业生产任务”。这一段文字要表达的意思无非是:“当前,全县工业蓬勃发展,县人民政府希望工业战线广大职工群策群力,力争超额完成今年全县工业生产任务。”两相对比,前者过多的渲染给人华而不实、哗众取宠之感,后者则以朴实的语言,表明了制文机关的意图。

应用文语言的第四个特点就是规范。体现在每一种应用文体都有他规范的格式和一些专门用语。这些规范格式和专门用语将是我们学习应用文写作的重点知识，把这些东西掌握好，才能写出像应用文的应用文。

所以第二大点，我来简单给大家列举一下应用文的一些专门用语，首先大家明白三个概念，就是上行文，下行文，平行文。这三个概念是行政公文的特有概念，行政公文在前面应用文的分类里面提到，属于通用类应用文的一种，主要应用于国家机关、社会组织和团体办理公务的。

在行政公文里有上行文、下行文、平行文的说法，通俗的来说，上行文就是写给上级的公文，比如说写给上级领导的请示啊、报告啊之类的，下行文就是写给下级部门的公文，比如批复、命令等等，平行文就是同级别单位或者部门之间互通的公文。好，明确了这三个概念，我们来具体看应用文的一些专门用语。

第一个是称谓词。称谓词就是表示称谓关系的词。在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“××同志”、“××先生”。

如果要用指代称谓，一般用下列专门用语：第一人称用“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等，就说本部或者我部。第二人称多用“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文。第三人称一般用“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。

第二种，领叙词，是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。常用的有：根据按照为了接……前接或近接……遵照敬悉惊悉……收悉为……特…………现……如下

应用文的领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。

第三种，追叙词，追叙词是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。如：前经、均经、业经、即经、复经、迭经。在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。

第四种，承转词，又称过渡用语，即承上启下使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有：为此据此故此鉴此综上所述总而言之总之第五种，祈请词，又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：希即希敬希请望敬请烦请恳请希望要求。使用祈请词的目的在于造

成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。

第六种，商洽词，又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有：是否可行妥否当否是否妥当是否可以是否同意意见如何。这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用。

第七种，受事词，受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：蒙承蒙

八、命令词，即表示命令或告诫语气的词语。用以增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。

表示命令语气的语词有：着着令特命责成令其着即

表示告诫语气的词语有：切切毋违切实执行不得有误严格办理

九、目的词，即直接交待行文目的的词语。

用于上行文、平行文的目的词，还须加上期请词，如：请批复请函复请批示请告知请批转请转发

用于下行文的词语，如：查照办理遵照办理参照执行

十、表态词，又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应应当同意不同意准予备案特此批准请即试行按照执行可行不可行迅即办理

在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。

十一、结尾词，结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。用以结束上文的词语。如：特此报告(通知批复函复函告) 特予公布此令此复

再次明确行文的具体目的与要求的词语。如：……为要……为盼……是荷……为荷

表示敬意、谢意、希望的词语。如：敬礼致以谢意谨致谢忱

使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。