前台接待操作标准及流程

工作项目程序和标准

一、班前准备

1、准时到达饭店（白班8:30,夜班18:00）

2、更换工装，整理仪容仪表，达到上岗要求。

3、接班（白班8：40，夜班18：10）交接班时，员工互相点关微笑致意。

接班内容：

①阅读交班记录，了解上一班未完成的事宜和当班应完成的工作；

②结清房态（包括磁卡）记录，VIP安排，留言记录等，了解一班预订抵达情况及当日预订情况；

③接清当日重大活动的安排（如会议、团队、特殊或突发事件等）

4、准时上岗开始工作（白班8：45 夜班18：15）

要求：上岗时要精神饱满、端庄大方、面带微笑、谈吐文雅，注意力集中。遇到宾客及饭店管理人员要主动点头问好、让路。上岗时，员工的私人物品不得带入工作岗位，当班时站姿端正，无任何小动作，不良举动，不谈论与工作无关的事情，不准佩带传呼、手机等个人通迅用品，不准打私人电话，不准会客，不准打堆、聊天，不准左顾右盼，不准在岗位上化妆。

二、准备种类客人登记表（包括国内客人登记表、外宾登记表及房卡，并随时保持台面整洁，早班整理好前日离店客人房单）。

三、办理排房工作：提前做好当日预订散客及团队的房间预排，仔细查看团队预订资料及团队接待标准，注意房间数及房间种类房费支付方式有无变化或特殊要求，如有疑问就随时同前台主管联系。

排房时应注意：

1、同时抵店两个以上团队时，应先预排级别高的团队，在排用房数多的团队；

2、同一团队尽量集中安排，克有困难的也应相对集中；

3、一时无房间预排时，可暂时等候，但最后应在客人找站前1小时排出房间，并尽量将该团对房号及团队领队，陪同房号通知楼层服务员备妥房间。

四、办理散客入住登记

1、当客人进入大厅，到达前台时，目视客人，向客人点头微笑致意：“先生/女士/小姐，您好！欢迎光临”

(Good morning/afternoon/evening,Sir/Madem/Miss,May I help you);

2、如当时接待员正忙碌

①接待员正在接听电话，需目视客人目光点头微笑，示意客人稍候；

②接待员正处理手头文件，应随时留意客人到达。当客人到达时，应向客人微笑：“先生/女士/小姐，请稍候”（Sorry,Sir/Madem/Miss,Wait a moment,Please）

③当接待员正在接待客人时，风到其他客人到，应向其他客人微笑：“先生/女士/小姐，请稍候”（Sorry,Sir/Madem/Miss,Wait a moment,Please）

3、接待员应尽快结束手头工作，接待客人。并再次致歉微笑：（Sorry,Sir/Madem/Miss,Sorry for keep yor waiting），手头工作一时难以完成时，应优先接待客人或示意其他接待员尽快接待。

（二）、确定预订

1、征询客人是否预订：“生/女士/小姐，请问您是否预订了房间”（Sorry,Sir/Madem/Miss,Do You have room reservation?）

2、如果客人预订了房间：

①请客人稍候，并根据客人预订时使用的姓名或单位核对预订单；

②与客人核对预订资料工查找是否有客人留言。

3、如果客人没预订

①若有空房，应向客人介绍可出租房间的种类、位置、价格等候客人选择，并回答客人询问；

②若已无可供出租房间，应向客人致歉，并向客人介绍附近宾馆，讯问是否

需要帮助。若客人提出协助要求，应负责帮助客人联络。

（三）入住登记及检验证件

1、手续入住登记表，将住宿登记表递给客人；

2、同时手持笔的下端，将笔递给客人，请客人填写住宿登记表；

3、立即通知楼层服务台做好准备；

4、再次向客人确定房间类型及价格；如客人提出异议，应根据房源情况进行调整；无发满足客人要求时，应耐心向客人说明并致歉。

5、核查住宿登记表是否填写齐全，如有缺项或不详的情况应语汇客人补充详尽；检查客人有效证件（护照或身份证）照片是否与持证人相符；核对证件号码和相关资料是否与住宿登记表填写内容。

6、上述事项均已确认后，在住宿登记表上注明房号、房价以及接待员姓名，并及时录入电脑。

（四）送客

与客人礼貌告别：微笑：“先生/女士/小姐，再见，祝您愉快！”

（SIR/MADAM/MISS，HOPE YOU STAY WELL）

（五）入住资料处理

1、对预订客人在完成上述程序后，在电脑预订单上点击入住，并将信息录入完整。

2、如遇酒店同行（部门经理级别以上的）旅游系统总经理入住的，应将住情况及时通知前台主管。

3、将客人房单资料输入电脑，交将房单准确放入房态控制盘内。

4、将内、外宾的资料输入“公安旅业系统”。

五、办理团队入住登记

（一）迎接客人

1、团队抵达时，应向团队领导和团员表示欢迎：（微笑：“先生/女士/小姐，您好，欢迎光临）；

2、根据客人住处核对团号，查找该团预订单；

3、根据预订单信息与客人核对以下内容：团员、人数、房间数、是否订餐等；

①内容不相符时，应与领队，陪同一道弄清情况后再开房：

②特殊情况增减房间或床时，在团队登记表上注明，请对方签字，然后电话通知服务中心作好接待及相应变更。

（二）难验证、分房

1、根据客人有效证件对住宿记表各项是否完全OK，未填妥之外应补填好；

a、外宾临时住宿登记内容：客人姓名、性别、国籍、出生年月日、护照号码、签证号码、签证有效期、入境口岩及签证种类。

B、内宾登记内容：客人姓名、性别、籍贯、身份证号码。

2、根据领队或全陪意图分配住房，填写房号并在团队登记表上签名，将IC 门卡交与领队。

（三）感谢客人光临，送客人入房

1、再次与团队陪同核对客仍关信息：膳食安排、叫醒时间等，并及时将有关信息通知餐厅、行李组、服务中心。

2、将已确认的带有房号的团队名单速交行李员完成行李分送任务；

3、向陪同和其他客人表示感谢，“XX先生希望您们在我饭店入住愉快”目送客人并请行李员引领客人入房。

（四）处理有关资料

1、及时将有关住处输入电脑。

2、向前台主管汇报团队入住情况。

3、如果客人有二次返回，则在团队预订单上登明日期并保存在“预订单”文件夹中。

六、换房处理

（一）与客人商量换房事宜

1、因饭店方面原因为客人更换房间：

A、提前为客人准备一间同类型房间或较好的房间。

B、告知前台主管处理换房事宜。

2、因客人方面原因为客人更换房间：

A、高度重视客人的换房需求，详细了解客人的换房原因。

B、努力为客人查找客人需要的房间类别、尽量满足客人的需求。如遇特殊情况不能满足的交前台主管处理。

（二）通知楼层和客人本人请行李员协助

1、通知客人已换房间的类别、房号、价格和大至位置，迅问客人是否满意。

2、填写换房通知单，将换房通知单第一联交行李员送至换入楼导值班员处，并请行李员协助。客人搬运行李。

3、在房态电脑表上注明。

七、续房处理

（一）接待客人

1、当客人本人或委托他人到前台或打电话要求续房时，热情接待客人，仔细聆听客人续房的原因和要求，尽量满足客人。

2、当客人入住时登记的离店日期到期时，应礼貌询问客人需要续房的时间，千万不可直接问客人退房时间。

（二）、查询房态

一、查询近期房态（根据客人续房的期限）

1、如果房态状况较紧张，接待员应立即请示前台主管同意后才回复客人。

2、如果无法满足客人，应向客人建议换房，共同商量解决办法。

3、根本不可能续房时，应向客人道歉，并建议客人住其它同档次宾馆，同时积极为客人联系订房，必要时为客人订下回来住的房间。

4、VIP 客人的续房要求必需满足，但要向主管汇报，以便对当日房态作调整。

二、如果团队要求续房时，仔细询问团队付费方式，并立即请示主管，同意后才办理续房手续。

（三）办理续房手续

1、确认能免满足客人要求时，礼貌告诉客人同意为其续房，由接待员为客人填写一式四联的续房通知单，注意姓名、时间、价格、日期、天数及接待员签名。

2、请客人到收银处预付房费。

（四）处理续房手续

1、将续房通知单收银联交收银处，请行李员将楼层联送至楼层服务中心，第一联由接待处留底，并联电脑中更改续房信息。

2、如果是团队续房，应通知主管或销售人员告诉其相关信息。

八、查询服务处理

（一）接受查询

1、当客人电话查询住房客人时：

（1）振铃三声以内接听电话讲：

“Good morning/afternoon/evening;Recetion,May I help you!m2 0v(您好，问询处)

（2）仔细聆听客人所查信息，中英文名字均要逐一核对，必要时简单记载，以便尽可能了解全部信息：客人的中英文姓名、客人何时抵达、团队或散客、接待单位名称等，以便能准确查找。

（3）查询时只满足知道客人姓名的查询要求，特殊情况除外。

2、当客人直接到达前台询处查询时：

（1）热情向客人部好：“Good morning/afternoon/evening Sir/Madam /Miss m2 0v(您好，先生/女士/小姐)。

（2）征询客人的查询要求。

（3）听不明白时请客人写在纸上。

（二）查询并通知客人

1、通过相关资料查找客人信息。

2、电话征询住馆客人是否接听电话或与访见面，同意后按要求办理。

3、客人不在房间时，礼貌征询访客是否需要留言或晚些时候再来查。

注：在问询人不知道客人姓名时，严禁将房号及客人资料告诉来访者。

4、当查找的客人是团队客人时，可与领队或陪同联系。

5、未查到所查信息时或客人要求拒查时，用敬语委婉解释：“对不起，XX 先生/女士/小姐没有住在我们饭店”。如遇紧急事件的话，可请问询人先留下联系电话，征求住客人同意后，再告之客人资料。

（三）其他问询：如果客人问询其他问题，道德仔细倾听客人要求并记载下主要内容，然后将掌握的正确资料，准确地告诉客人，对我们掌握资料范围外的问询，应给客人解释清楚，并约定时间给客人回复。

九、留言服务处理

（一）来访者留言：

1、接听电话

①振铃三声以内接听电话：“Good morning/afternoon/evening，Reception,May I help you?(您好，问询处)

②如果客人直接到问询处，当客人离台面2米距离时，值班员上前向客人部好：“Good morning/afternoon/evening，Sir/Madam/Miss,May I help you?（您好，先生/女士/小姐）

2、填写留言单

①礼貌询问受话人的姓名与房号，及时核对资料无误。

②填写留言单，内容详尽。

注：客人在时请客人自行填写留言单。

③向客人重复留言内容，确保准确，接待员在留言单上签字，记录留言时间，留言单一式三联，联由行李员送至服务中心，一联放入房态控制盘，一联总台留底查询。

④向客人表示留言信息将尽快转到客人手中。

（1）如果客人电话留言，待客人挂机后再挂机。

（2）如果客人亲自留言，目送客人离去。“很高兴为您服务，再见”。

⑤将留言住处输入电脑。

3、查询留言

①礼貌接待问询客人，先确定客人房号和姓名，再通过电脑调出客人有无留言资料，有留言的应准确、清楚的告知客人，有必要时将留言抄录下来转北朝鲜给客人。如有留言单的，在确认客人房号及姓名后，仔细查房态盘，确定无误后，将留言单转交客人，并说“很高兴为您服务，再见”。

注：如果来访者有物品转交住房客人，原则上来房者将物品寄放在行李寄存室，然后请来访者留下联系电话地址，并将上述资料转交住店客人，请其到行李房领了。

（二）住馆客人留言：

1、客人电话于问询处，讲

“Good morning/afternoon/evening，reception,May I help you? M/U(“Good morningafternoon/evening,Sir/Madam/Miss,May I help you?（您好，先生/女士/小姐）

2、填写留言单

①得知客人需要留言时，询问客人房号，并与电脑核对，然后尊称客人“姓氏”以示确认。

②填写留言单，内容详尽。

注：所有留言均由客人填写，特殊情况例外。

3、向客人复述留言内容，确认无误，接待员注明留言时间并签名。

4、向客人表示将其按其留言内容办理。

（1）如果客人电话留言，待客人挂机后再挂机。

（2）如果客人新自留言，目送客人离去。“很高兴为您服务，再见”

5、处理留言

①将留言资料输入电脑。

②电话通知相关服务占（服务中心、总机）作好同时留言，注意记录值班员姓名。

十、预订服务处理

（一）电话预订：

1、接听电话、回答客人问询。

①振铃三声以内接电话：将：“Good morning/afternoon/evening,room reception,May I help you?”（您好，订房中心）

②根据客人提出的有关问题耐心回答，抓住机会向客人推销。

A、仔细聆听客人的订房要求，迅速查询有否客人需要的房间类别，确认后回答对方。

B、如不能满足客人，可建议客人提高等级，选择折中方法，直至满足客人要求。

C、确定不能满足时，征求客人可否列为候补，做Waiting list处理。

2、填写订房申请表

根据订房申请表的每项内容逐一登记，堵塞后向客人重复一遍，核对无误后注明订房日期并签名，必要时，应收取订房定金或确认保留时间。

①对客人的特殊订房要求，要在备注栏内记录清楚。

②如有“接机”服务的要求，应告诉相应费用，并请客人发传真认，然后将该资料和信息交有关部门处理。

3、向客人道谢

①告诉客人预订已经OK，并告诉客人自己姓名。

②感谢客人来电话，欢迎其光临饭店。

4、处理预订资料

将订房申请表内容输入电脑后按要求入进资料夹。

（二）直接订房：

1、迎接客人

①当客人走近前台，接待员一个目视客人，微笑向客人致意：“早上好/下午好/晚上好，先生/女士/小姐“（Good morning/afternoon/evening,room reception, Sir/Madam/Miss,May I help you?

②如当时接待员正在忙碌。

A、接待员正在接听电话，需目光注视客人，点头微笑，用手势示意客人稍等。

B、接待员正在接待其他客人时，应点头微笑：“先生/女士/小姐，对不起，请稍候”。

C、接待员应尽快结束手头工作，接待客人，并再次致谢。

D、手头工作一时完不成时，应优先接待客人或示意其他员工尽快接待。

2、介绍客房

①根据客人需求，主动推荐较高档次客户。

注：如果客第一次如住饭店，应送上房间图文资料，请其选择。

（1）客人指明房间种类时，应推荐该种类中最好的房间。

（2）客人未密个确房间种类时，应推荐符合其身份的最好房间。

3、填写订房申请表

①请客人自己填写订房申请表。

注：一般由客人填写订房申请表，特殊情况除外。

②检查已填写的订房申请表，并逐项向客人重复，确认后签字，有必要时，应收取订房定金或确认保留时间。

③如果客人要求事先确认房号，在查寻预订资料及当时房态表后给出房号，并在预订单及房态表上注明。

4、送别客人

①告诉客人自己姓名和房间预订已接受，向客人讲解抵店后的登记手续。

②感谢客人选择我们饭店：“再见，感谢您的光临！”向客人礼貌道别。

5、整理资料

将订房申请表内容输入后按要求放进资料夹中。

十、投诉处理

1、接受客人投诉

①仔细倾听客人投诉经过，有必要进记录主要内容。

②同情、理解客人，将一些“很抱歉”的话以安慰客人。

2、处理投诉：

请客人稍候，迅速通知前台让管处理投诉，如果前台主管不在，立即通知部门经理或值班经理。

十二、交班工作

提前15分钟准备交班工作

1、交班前应整理房态和楼层对出准确房态后做出交班房态。

2、将未完成的事宜，依项填写交班记录（重大活动安排、VIP安排、留言等）

3、清点预订单并分类（已到预订和未到预订）。

4、清洁、整理台面，将退房单依楼层整理归类。

5、交接班，交班时间内容应简洁、清楚、准确。无特殊原因下班后不得无故逗留。