excel数据安全和保护技巧
第8节 数据安全和保护技巧
2.8.1 使用数据有效性设置来保护单元格
以下是保护Excel工作表中单元格的新方法，在添加保护后，其他用户将不能随意更改这些单元格。操作方法如下:
1.选择希望保护的单元格，最好记录下哪些单元格添加了保护，以便以后删除这些保护;
2.单击“数据→有效性”命令，在打开的窗口中点击“设置”选项卡（图1），设置以下限制条件:在“允许框”中点击“文本长度”，在“数据框”中点击“介于”，在“最小值”框键入10000，在“最大值”框中键入50000;
图1
3.点击“出错警告”选项卡（图2），确信选中了“输入数据无效时显示出错警告”选框。点击样式框中的停止，如果你希望在出错消息的标题栏中显示一个标题，请在标题框中输入标题文字。如果保留标题框为空，则标题为“Microsoft Excel”。如果希望显示出错消息文字，请在“错误信息”框中输入文字，最多可输入225个字符。在输入出错消息文字时，按下回车键可以换行。如果未在“错误信息”框中输入任何文字，则出错消息显示以下文字:“输入值非法，其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”。Excel仅当用户在该单元格中输入数据时显示该信息。要想删除数据的有效性设置，选中受保护的单元格，单击“数据→有效性”命令，在“设置”选项卡中单击“全部清除”按钮即可。
图2
2.8.2 自动修复错误
利用“检测并修复”功能可以修复文件错误，它的用法如下:
1.启动Excel时，将对核心程序和注册表自动进行检测和维护，报告哪一个文件丢失了，并自动从安装源恢复。
2.在“帮助”菜单中单击“检测并修复”命令，将显示“检测并修复”对话框（图3），单击“开始”按钮，将自动重新安装丢失和损坏的系统文件，还可以自动安装Excel中一些原来没有安装的文件，如字体和模板等。
图3
2.8.3 设置密码的技巧
1.从安全的角度来讲，谁也不会嫌密码短，对于普通用户来说，6位是最起码的。应视文件的重要性程度，设置足够长的密码来保护你的安全。
2.密码元素多样化:不要只用一种元素特别是不要只用数字!Excel密码支持字母(区分大小写)、数字、符号(区分全半角)。设置密码时尽可能的每种都用到，密码里每多一种元素，将给破解工作增加数倍乃至数十倍的工作量。
3.千万不要用英文单词、生日、电话号码之类的做密码，这样的密码即使不被人为猜出，也会很容易地被采用字典攻击方式的软件破解掉。
2.8.4 禁止自动运行宏
你可能遇到过可恶的宏病毒，其中有一部分是在打开文件时自动运行并产生危害。在打开一个Excel文件时，
可以很容易地阻止一个用VBA编写的、在打开文件时自动运行的宏的运行。在打开文件时按住Shift键，Excel将不运行VBA过程也就不会运行宏。同样，在关闭一个Excel文件时．也可以很容易地阻止一个用VBA编写的、在关闭文件时自动运行的宏的运行。单击“文件→关闭”命令，在点击“关闭”时按住Shift健，Excel将在不运行VBA过程的情况下关闭这个工作簿。按住Shift键同样适用于点击窗口右上角的关闭按钮，关闭工作簿时阻止宏的运行。
2.8.5 给Excel文件加密
如果我们不想让他人打开自己编辑的Excel文件时，可在保存时进行加密，具体方法是:单击“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，在该框中输入文件名，再单击“工具→常规选项”，将“保存选项”对话框打开，在“打开权限密码”中输入密码（图4），再按“确定”按钮，完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。
图4
2.8.6 隐藏单元格内容
单元格保护可以防止意外地在一个公式中输入数据，并防止未经授权的用户改变公式，甚至还可把单元格的内容隐藏起来不显示在编辑栏上。用以下方法可隐藏单元格的内容:选定要隐藏其内容的单元格，单击“格式→单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡，清除“锁定”复选框，选定“隐藏”复选框（图5），单击“确定”按钮，然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，在打开的对话框中设定好密码即可。
2.8.7 编辑被保护的工作表
如果你想使用一个保护了的工作表，但又不知道其口令，可以这样操作:选定工作表，利用“编辑”菜单下的“复制”、“粘贴”命令，将其拷贝到一个新的工作簿中(注意:一定要是新工作簿)，就可以重新对它进行编辑操作了。
2.8.8 保护工作表
保存Excel工作表时有3个非常好的选项，它们可以保护原始文件或限制进一步的修改。方法是:单击“文件→另存为”命令，在打开的“另存为”对话框中，单击“工具→常规选项”，出现“保存选项”对话框（图6），然后你可以选择以下操作:
图6
1.为避免覆盖工作表的早期版本，选中“生成备份文件”复选框。这样，每次打开或保存文件时，这个选项将原始文件进行备份复制;
2.使用“打开权限密码”或“修改权限密码”来锁定Excel工作表，这样使其他用户仅仅在输入指定的密码之后才能打开或修改文件;
3.为阻止用户对原始文件进行更改，可选择“建议只读”复选框。
2.8.9 对单元格的写保护
所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，有两种方法:
1.对单元格的输
入信息进行有效性检测
首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后单击“数据→有效性”命令，在打开的对话框中通过设定有效性条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合设定的条件。
2.设定单元格的锁定属性
这样做的目的是可以存入单元格的内容不能被改写，操作如下:选定需要锁定的单元格或单元格集合，单击“格式→单元格”命令，在打开的设置单元格格式对话框中选择“保护”选项卡，选中“锁定”。然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，设置保护密码。至此即完成了对单元格的锁定设置，当有人企图对被保护的单元格进行修改时，Excel会立即发出警告。
2.8.10 对单元格的读保护
读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制，有3种方法:
1.通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息;
2.用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如:使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，单击“格式→自选图形→保护”，在“保护”选项卡中选定“锁定”选项（图7），然后单击“工具→保护→保护工作表”命令，设置保护密码，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容;
图7
3.通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。
2.8.11 防止工作表被编辑
打开工作表，单击“工具→保护→保护工作表”命令，在打开的窗口中输入密码（图8），在下面的列表中选中需要保护的内容，然后单击“确定”按钮，再输入一遍密码即可。以后有人要对工作表进行编辑时，系统就会发出警告。
2.8.12 保护工作簿
方法与保护工作表类似，打开工作簿，单击“工具→保护→保护工作簿”命令，在打开的窗口中输入密码（图9），同时选中需要保护的内容，然后单击“确定”按钮，再输入一遍密码即可。以后有人要对工作簿进行编辑时，系统就会发出警告。