公文写作-学校常用公文写作培训提纲

拓展模块培训之四--公文写作（TZ4

本部分主要针对电大在职教务人员特点，介绍常用的公务文书——行政公文和事务文书的写作知识。

[教学要求]

1、导学要求

熟悉内容（融会贯通）

明确特点（规范与程式）

教练结合（点评范文、病文）

2、自学要求

掌握写作知识，把握写作要领；

多读范文例文，增加感性知识；

勤于动笔动脑，强化有效训练。

第一章公文概述

一、公文的概念及特点

1、文书、公文及文件的概念

文书是人们在社会实践中，为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。包括行政公文、事务文书、公关文书、财经文书、法律文书和生活文书等常用文体。文书是公文、书信、契约的统称，外延最大。根据文体功用、行文方式及语言风格等方面的差异，文书可分为行政文体（公文）、财经文体、法律文体及科研文体等种类。

公文是党和国家机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织行使职权，处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是治理国家、管理社会的重要工具。公文是公务文书的统称，外延较文书小；从广义角度说，为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。从狭义角度讲，公文分为两大块：中国共产党的公文，中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。

文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。文件是具有特定版头的公文，外延小于公文。

2、公文的特点

公文具有如下几个特点：

法定性：公文是由法宝机关或组织制发，内容具有法定权威和法定效力；

政策性：公文是处理公务问题的工具，内容要符合党和国家各项方针、政策；

实用性：公文是为完成某项工作或者针对某公务活动而制发，为解决实际问题；

时效性：公文有严格时间要求，是制发机关的法定地位所赋予的特定现实效用；

规范性：公文不是可以任意撰写的文种，其文体、格式有统一标准和要求。

二、公文的分类

公文也即公务文书，概括地说，主要包括两大种类：一类为行政机关公文或行政公文，即国家有关机构与部门正式规定的公文文种，它又称法定公文或通用公文，：如决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等；另一类为事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，由于适用于不同的社会行业或领域，所以它又称通用文书或常用文书，如：工作总结、工作计划、调查报告、讲话稿和述职报告等。

我们可以从不同的角度，依照不同的标准，对公文进行分类。常用的分类法有以下三种：

1、按行文关系和行文方向分类

可分为上行文、平行文、下行文三种。

上行文是指下级机关向上级机关呈送的公文，如请示、报告等。

平行文指同级机关或不相隶属机关之间的行文，如函等。通知有时也可作为平行文。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。

2、按照紧急程度分类

可分为特急、急办和常规公文。

公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。

3、按机密等级分类

可分为绝密、机密、秘密和普通公文。

绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。

第二章常用行政公文

一、行政公文种类

按照国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关的公文主要有十三种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

学校常用的公文文种主要有8种：决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。

1、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

3、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问、议案。

5、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

6、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

7、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

8、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文写作常见问题

公文是开展工作、实施管理、做好服务，行使各种公务活动经常要使用的具有法定效力和规范体式的文字材料，是传达政策，发布规章，施行措施，指导、布置和商洽工作、交流经验的重要工具。从事任何公务活动，都离不开公文。在公文的写作和运转过程中，经常会出现这样和那样的问题，归纳起来，常见的问题有以下几种：

1．格式不规范问题

公文的格式具有规范性和确定性，在《国家行政机关公文处理办法》中对公文的格式作了规范性的规定。主要分为文头（眉首部分）、主文（主体部分）和文尾（版记部分）三个部分。

常见的错误主要有：

要素不全：如只有文头、主文，没有文尾。或者漏项，上行文不注明签发人；以领导签字代替公章；不加盖公章；公文标题不规范：三要素不全、文种不规范；数字使用混乱等现象。

2．不按隶属关系和职责范围行文

《国家行政机关公文处理办法》规定最基本的行文规则是：

一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。

除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。

二是按机关的职责范围行文。行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。

如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。

三是授权行文。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。

这里特别需要说明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。

3．越级行文的问题

指越过自己的直接领导或下一级部门，直接向更高一级领导或基层部门行文。不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。

一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，对越级公文，可退回原呈报机关，或不予办理或答复。

4．越权行文的问题

如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。一定要先会签有关职能部门，意见达成一致后再行文。

如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政

出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。

5．直接报送领导者个人的问题

“请示”直接报送领导者个人，其危害性大体上有四点：

一是未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；

二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；

三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，它破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱；

四是领导批阅后，给文秘部门修改带来麻烦。从公文运转流程看，领导签发后的公文是不能随意修改的。如果公文中有不规范的字、词、句子，文秘部门很难再作出修改。

6．向多个领导“请示”、多事“请示”问题

一是同一件事情向多个领导请示，不同领导不同的意见，造成工作上的被动，不知道按哪个领导的意见办理。应按层级请示，先听取主管领导意见，再向其他领导汇报的事情。因此，请示公文只主送一个机关。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。

二是一文一事。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。

三是同时抄送下级机关。请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。

7．“报告”中夹带请示事项

“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。

“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。

如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

8．自行发文，不经文秘机构统一办理

个别部门不按规范的程序办理，不经办公室同意或者领导授权，自行发文。任何公文的流转都要按正常的程序和渠道运转。

收文的流程：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办；

发文的流程：“发”由文秘机构统一核稿，修改，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发。分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。

这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。

9．语言不够简练、严谨，称谓混乱的问题

公文语言的特点：简练、庄重、生动。

简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。

例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望总务处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”

B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”

A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。

怎样才能使文稿简练呢？

一是要善于概括、归纳、提炼。

二是要开门见山，少穿靴戴帽。

三是少说空话套话假话。

四是少用数概修辞法。

庄重。指公文的语言端庄、持重、严肃。

公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：

A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；

C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；

D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。

生动。做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。

正确使用称谓：常见的问题是一、二、三人称混乱。全称、简称不规范。

公文常用的称谓词：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校．．．）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）

第三人称：该单位（部门、系、院、所．．．）、他、他们；

特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。

为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。

同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。

一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。

三、公文写作要领

1、写好公文的基础

(1)要有正确态度和奉献精神。

(2)要较好地掌握政策、法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上

级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作

硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。

(3)要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。

(4)要研究和掌握公文写作的基本规律。

学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。

学习和研究公文写作专著。

要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。

抓住“一个中心”和“三个基本点”。

写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”

每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前。

首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写。

其次，抓好三个基本点，或是“三部曲”。

对下布置工作的公文，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。

对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。

第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。

若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。

(5)要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、

政策之后。

(6)要注意“悟”，也就是通常所说的要创新。道理是悟出来的，要把别人讲的道理

变成自己的东西。

2、公文的形式与要求

公文写作最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有五部分：（1）导语要提笔入题。

“头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。。

目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下：原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对****的管理，对于促进****发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题．．．．．．根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据**通知精神(根据)．．．．．．

(2)正文要主题突出。

公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。

(3)表述要准确无误。

衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：

传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。

(4)篇章要条理清楚。

条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：

一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。

分段式。大多数公文采用分段式结构。

分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。

章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。

(5)结尾要当断即断。

所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。

四、通知的写作

1、通知的基本格式

标题

收文单位

发文缘由

通知事项

执行要求

结束语

发文日期

2、通知的一般写法

（1）通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。

在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”

（2）通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。

拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。

通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。

通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。

以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。

通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不再一一叙述。

3、通知写作的注意事项

（1）事项要明确、具体

（2）表述要清楚、直接

五、通报的写作

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

1、通报的分类

根据通报的具体用途的不同，可以将通报分为三类：一是表彰先进的表彰性通报（表扬通报），二是批评错误的批评性通报（批评通报），三是传达重要精神或情况的传达性通报（情况通报）。人们平时说的通报表扬、通报批评和通报情况，就是对这三类通报的用途概括。

2、通报的基本格式

标题

主送单位

正文（事实部分、分析及意见、要求与希望）

结束语

发文日期

3、写通报的注意事项

（1）要真实准确：要核对事实，恰如其分反映真实情况。

（2）态度要明确：通报为知照类公文，通过通报的内容表明发文机关的态度和主张。

（3）事例要典型：要选择典型事例，以便通报的内容具有普遍的借鉴或指导意义。

（3）发布要及时：要抓好时机，及时反映重要情况，以免时过境迁，失去作用。六、请示的写作

请示是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。

1、请示的分类

根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为两类：请求指示的请示和请求批准的请示。

（1）请求指示的请示

这类请示，一般是针对具体问题，向上级机关申明情况，请求予以答复和下达处理意见的请示。这类请示重点在情况陈述和问题的强调上。

（2）请求批准的请示

这类请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助费用、变更机构名称、新建改建办公设施等，提出本部门的处理意见，请求上级机关给予批准或表明态度。这类请示重点在意见、办法的说明上。

2、请示的基本格式

标题

主送单位

请示缘由

请示事项

结束语

发文日期

3、请示的写法

请示的正文主要包括请示缘由、请示事项和结束语三项内容。

请示缘由：目的在为请示事项提供充分的根据。一方面要讲清楚申请事项的必要性，另一方面也要讲清楚已经具备的条件及办理的可能性。

请示事项：请示的中心部分，要明确、清楚地写明要求指示、批准、解答的是什么事项。

4、撰写请示注意的事项

（1）应当一文一事

不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。

（2）不得越级请示

因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

（3）避免多头请示

请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。

（4）不得抄送平级和下级机关

请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。

（5）不得直接送领导者个人

另外，请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处。

“请示”与“报告”的区别：

第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。

第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。

第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。

因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。七、报告的写作

报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。

1、报告的分类

工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。

情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。

建议报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。

报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。

回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。

2、报告的基本格式

标题

收文单位

概述情况

详述情况

结束语

发文日期

3、报告正文的一般写法

报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。

概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。

详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）

结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。

4、撰写报告的注意事项

一是要坚持实事求是，内容要客观真实。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。

二是要突出中心，用途要合理明确。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。

三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。

八、会议纪要的写作

会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。

按照会议内容和功用的不同划分，会议纪要可以分为三类：指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要等。

1、会议纪要的特点：

（1）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。

（2）指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。

（3）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。

2、写法

会议纪要一般分两大部分：

第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。

第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

（1）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

（2）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后加上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重

于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

（3）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

第三章常用事务文书

事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，由于适用于不同的社会行业或领域，所以它又称通用文书或常用文书。对于单位、部门或个人，还有一些事务性的文体需要经常用到，如：工作总结、工作计划、调查报告、讲话稿、述职报告和规章制度等。

事务文书共同特征是具有突出的实用价值和惯用的写作格式。其特点如下：

对象比较具体：针对性强，要切合读者对象的特点和需求。

格式比较固定：各类事务文书的构成要素及其写法都有一定规律。

写法比较实际：目的是解决实际问题，讲求实际效果。

时限比较紧迫：有时间要求，讲求时效性。

一、工作总结的写作

1、总结的概念及分类。

总结是一个单位或个人，事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况进行回顾、分析和评价时使用的文体。总结的目的是从中发现和归纳规律性的东西，明确经验和不足，以期对今后的工作进行指导。

通过总结，可以把获得的感性认识，经过分析和综合，抽象和概括，上升为理性认识，揭示事物的本质和内在联系，从而掌握规律，获得经验，指导今后的工作少走弯路。事实上，很多规律的东西都是通过总结活动来发现的。

从不同的角度，可将总结划分为不同的类型。按内容分，有工作总结、业务总结、学习总结、生产总结等；按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结；按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结、阶段总结等；按性质分，有综合性总结和专题性总结。

2、总结的基本结构及写法

标题

开头（前言部分）

成绩和做法（主体部分）

取得的主要经验或教训或存在的不足

结尾

开头部分即前言部分。总结的开头主要用来概述基本情况，做出基本评价。包括工作性质、主要任务、时代背景、指导思想等。作为开头部分，要注意简明扼要，开门见山，文字不可过多。

主体部分是总结的主要部分，内容包括成绩和做法、经验和教训等方面。这部分篇幅大、内容多，要特别注意层次分明、条理清楚。总结的主体部分很容易写得千篇一律、缺乏个性。当然，总结不是文学作品，无需刻意追求个性特色，但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的。要写出个性，总结就要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料。

结尾部分：今后工作努力方向或打算或整改措施。分析存在问题，提出今后方向。也有的总结将工作中存在的缺点和问题，写在正文中的有关部分，结尾针对存在问题，明确提出今后工作的努力方向。

3、总结写作的注意事项

（1）要充分占有资料，并实事求是地反映情况。

（2）要善于分析材料，并找出规律性的东西来。

（3）要深入研究问题，以写出特色。

（4）要合理地取舍内容，以突出重点。

4、综合性总结的具体写法

比较全面地对本单位在某一时期的所有情况进行全面反映和评析的总结。内容比较全面，涉及问题较多。但全面总结不是面面俱到，报流水账，而要把工作中主要成就和问题以及贯彻执行方针政策的经验和体会反映出来。

基本内容：

（1）概述基本情况，包括介绍工作过程、环境和基础，必要时交代一些背景情况；简要叙述工作进程、基本成绩、收获和总的认识等，给读者以总体认识。

（2）叙述主要成绩、做法和经验。叙述成绩表现在哪些方面，收获有多大，列出确切的数据和典型事例；概括基本做法，阐述成绩是如何取得的；也可归纳为若干条经验，进行深入的分析、论证，提到政策与理论的高度，从中找出规律性的东西。

（3）分析存在的问题和教训。在陈述成绩、总结经验的基础上，找出工作中的矛盾和差距，对存在的缺点和问题进行认真分析，找出原因，引出教训。

（4）提出改进意见和今后打算。针对存在的问题和工作中薄弱环节，提出切实可行的改进措施和意见，并根据当前形势和任务，提出今后的工作打算和努力方向。

二、工作计划的写作

工作计划是指某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成

的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。简言之，工作计划就是对某一单位、部门或个人某一时期内的工作作出打算和安排的文书。

1、计划的结构和格式

写计划没有固定不变的格式，一份计划，一般是由标题、正文、文尾三部分组成。

（1）标题

通常有以下几种写法：

第一种是由制定计划的单位名称、计划期限、计划内容和文种构成。

第二种是由计划期限、计划内容和文种构成。

第三种是由单位名称、计划内容和文种构成。

另外，如果计划尚不成熟或还未讨论通过，就需要在标题后面加括号注明“初稿”、“草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等字样。

（2）正文

通常由前言、主体、结语构成。

前言：前言通常要简明扼要地交代清楚三方面的内容：一是计划的指导思想，即有关的方针政策和上级指示，实际工作发展的要求；二是计划的总目标、总任务，即开展什么工作，解决什么问题，达到什么效果等；三是对基本情况的总分析，即分析计划单位的各种主客观条件，有关的经验教训等。

这部分是计划的总纲，具有统率全文的作用。语言文字力求准确鲜明，简洁凝炼，以使人们清楚明白地了解执行计划的必要性、可行性和完成计划的可能性。这部分的内容，并不是每份计划都必须全部包括，而是要根据计划的目的、范围等情况的不同，酌情取舍，灵活掌握，适当安排。因此，具体情况要具体分析，应分别予以不同处理。

主体：计划的核心部分。明确提出任务、指标和具体要求，主要步骤、方法、措施、分工及注意事项等。体现计划的三要素：目标、措施、步骤。

目标，写明总任务是什么，达到什么指标。下面还可以有分任务，应尽可能明确具体地写出任务的数量和质量要求。

措施，制定计划时一定要将措施和办法考虑周到、详尽、具体，不得自相矛盾。为了保证完成任务，应职责分明，由哪位领导人主管，什么单位负责，哪些单位既合都要清楚明白。以便执行和检查。

步骤，为达到目标，每一程序都应有明确的时间要求，以使执行者既产生紧迫感，又能有条不紊地进行工作，如期完成预定目标。

主体部分是计划写作的重点，每份计划都要将以上三个要素的内容写清楚，不过详略重点可有所不同。主体部分要力求具体明白，逻辑性强，语言要简洁洗炼，干净利落。

结语：它是计划的辅助、补充部分。根据实际情况，有的用一段简要的文字，进一步强调计划的重点；有的在最后强调一下注意事项；有的写一段希望和号召，以鼓舞士气。

如计划不长，主体部分写完全文就结束，不再加结语部分，应结合具体情况，灵活运用。

（3）文尾

文尾部分，应在正文的右下方，写明制定计划的单位名称，或个人姓名，如果标题中已注明单位名称，此处只写年、月、日即可。有的计划，在落款后面还要写出报、送单位以及有关人员。

此外，凡是与计划有关的材料，在正文表述不便时，可用附表和附图，如基建和财务计划中的指标和数字等，都可作为附件，放在最后。这些附表、附图及有关说明文字，同样视为计划的重要组成部分。

2、计划的写作要求

一要把握方向，贯彻政策。

计划是政策的具体落实，是本单位工作的指南和努力的方向。因此，制定计划必须和学校的工作重点、指导思想相一致。只有这样，才能指导本单位在今后一个时期的工作沿着学校指明的的工作重心前进和发展。

二要实事求是，调查研究。

在制定计划前，一定要进行广泛的调查研究，要召开专门的会议，听取有关人员和专家建议。只有集思广益，才能使计划有根有据，有群众基础，经得起实践的检验，才不致于半途而废。千万避免文秘人员自己拍脑袋、应付了事。

三要积极稳妥，切实可行。

计划的制定，要本着积极稳妥的指导思想去确定所要达到的目标，以保证计划的付诸实施。目标定的太高，难以实现，会大大挫伤积极性，从而失去信心。目标定的太低，忽视客观条件，目标轻易就可以达到，也难以激发群众的积极性、创造力，反而会使工作松松散散，组织纪律涣散，单位缺乏活力。

四要全面兼顾，突出中心。

每个单位或每个学期，工作虽然千头万绪，但总有其工作重点。因而，制定的计划必须反映当前工作所要解决的主要问题，做到中心工作与一般工作相结合，全面兼顾，突出中心，才能相辅相成，相得益彰。

五要分工落实，留有余地。

计划中的各项任务都要落实到人，使所有人员都能各在其位，各尽其能，各司其职，各负其责。计划还要有一定的弹性，留有余地。计划虽然制定前经过周密的调查研究，但在执行中，仍然会遇到意料不到的不利因素，必要时可以根据实际情况补充或调整有关内容。

六要明确要求，便于检查。

计划中提出的任务、指标、措施、责任、时限等内容必须具体明确，以便于具体执行和检查。切忌写得含混不清，模棱两可，产生歧义，以免造成责任不明、互相推诿，难以落实，难以检查的现象。

3、总结与计划的区别

时间前后不同：总结事后写，计划事前做。

表达方式不同：行文和内容都不相同。

回答问题不同：总结是工作后的分析和经验凝结，计划是工作前的目标指向。