备用金及个人借款管理实施细则

中交第二航务工程局有限公司

备用金及个人借款管理实施细则

第一章总则

第一条为加强财务监督，规范公司备用金及个人借款使用管理，根据国家财经法规和公司内控要求，制定本实施细则。

第二条本办法所称备用金是指公司各单位拨付给部门或员工备作经常性差旅费、零星采购、零星开支等用途的款项。个人借款是指公司各单位支付的、用于公司员工临时性差旅费支出、零星采购、零星开支等符合公司费用开支范围用途的款项。

第三条备用金管理原则：限额拨付、专人负责、及时报销、定期清理。

第四条个人借款管理原则：临时支取、及时报销、前账未清、后款不借。

第五条本办法适用于公司及所属分公司、全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）。

第二章备用金管理

第六条日常现金使用较频繁的部门或人员，经批准可申请领取保证工作需要的一定限额的备用金。备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。

日常现金使用较频繁的部门或人员是指：物资采购人员、后勤采购人员、司乘人员、办公室主办人员、从事市场开发工作的人员，以及其他确实需要拨付备用金的部门或人员。

第七条备用金实行定额管理制度。

各类人员备用金核定金额不超过如下标准：物资采购人员5,000元，后勤采购人员10,000元，司乘人员5,000元，办公室经办人员、从事市场开发工作的人员10,000元。

部门备用金原则上不超过5万元。对已拨付部门备用金的部门员工，不得另拨付个人备用金；部门备用金应指定专人妥善管理，日常使用时记录明细开支，以备核查。

备用金拨付超标准、超范围的，应报上一级单位财务部门审批。

第八条公司和分子公司总部人员需要借支备用金时，由业务经办人填写《备用金借款单》，注明借款的性质及用途，经部门负责人、分管领导完成业务审批，由会计部门经办人员审核后，交财务部门负责人、财务负责人完成财务审批后借支。

项目部等基层单位人员需要借支备用金时，由业务经办人填写《备用金借款单》，注明借款的性质及用途，经部门负责人、分管领导和财务负责人审批，报单位负责人批准，会计部门经办人员审核后借支。

第九条会计部门负责备用金管理的人员根据审批后的《备用金借款单》填制会计凭证，出纳根据复核后的会计凭证，向借款人支付款项。

以现金支付的，经办人应在会计凭证上签收；采取银行转账支付到借款人银行账户的，应将银行回单作为凭证附件。

第十条借款人应于备用金发生开支当月内办理报销，会计部门按报销金额补足备用金。

《备用金借款单》是会计账务处理的依据之一，借款人报销费用时备用金借款单不予退还；归还备用金时，会计部门需开具收据给借款人。

第十一条会计部门备用金管理人员应每季度复核备用金，对不再需用的备用金应及时收回。每年末对备用金进行清理，在12月31日前收回全部备用金。

第三章个人借款管理

第十二条单位员工因差旅费支出、零星采购、零星开支等临时需要，或员工因病住院的，可申请个人借款。其他因私一律不允许借款。

第十三条借款人应填写《个人借款单》，注明借款的性质及用途。

1、公司和分子公司本部。个人借款金额在1万元以下的，公司和分子公司经部门负责人审批，由会计部门经办人员审核后，交财务部门负责人审批借支。

个人借款金额在1万元（含）以上、3万元以下的，公司和分子公司经部门负责人、分管领导审批，由会计部门经办人员审核后，交单位财务负责人审批借支。

个人借款金额在3万元（含）以上的，公司和分子公司经部门负责人、分管领导、单位负责人审批，由会计部门经办人员审核后，交单位财务负责人审批借支。

2、项目部等基层单位。个人借款金额在5万元以下的，经部门负责人、基层单位负责人审批、财务负责人审批后交会计部门经办人员审核后借支。

个人借款金额在5万元（含）以上、10万元以下的，经部门负责人、基层单位负责人、财务负责人审批后，报分子公司财务部门负责人批准借支。

个人借款金额在10万元（含）以上的，经部门负责人、基层单位负责人审批、财务负责人审批后，报分子公司财务负责人批准借支。

3、员工因病住院借款的，审批流程中的部门负责人为医保（或医药费管理）部门负责人。负责医保（或医药费管理）的部门应指定专人经办员工因病借款、报销事项。

第十四条申请住院费借款的，在借款时应按借款金额交纳10%的押金。

第十五条借款人原则上应在借款事项办理完毕后，3个工作日内将原始单据交会计部门办理报销，结清借款。会计部门开具收据给借款人，原借款单不予归还。

第十六条会计部门个人借款管理人员应督促借款人及时报销，归还借款。原则上在已有借款未结清前，不得新借。个人借款的归还期限自借款之日起不超过2个月。

第十七条项目部未开立账户前，因工作需要办理临时借款的，项目部应指定专门人员到上一级会计部门办理借款手续。借款人员应在项目部财务部门正常开展工作一周内，及时报销并归还借款。借款审批流程按照本细则第十三条第5款的规定办理。

第四章日常管理

第十八条现金借款金额在5,000元(含)以上的，应提前一个工作日通知会计部门。

第十九条人力资源部门办理人员调动、离职、内退或退休手续，应经会计部门会签。凡备用金或个人借款尚未结清的人员，在内外部调动、离职、内退或退休前须足额归还备用金和个人借款。

第二十条会计部门经管备用金、个人借款的人员应于每月末将借款分类汇总编表，报会计部门负责人。会计部门负责人应督促经管人员加强本单位员工借款清理。

第二十一条会计部门经管备用金、个人借款的人员应于每月末打印各部门员工备用金、个人借款明细表，交借款人所在部门负责人。借款人所在部门负责人应及时落实会计部门的清收要求。

第二十二条对未结清借款的离职人员，会计部门经管人员应去电或去函催收；对长期占用备用金及个人借款，经催收仍不归还的，会计部门应报本单位总经理办公会议决。

第五章附则

第二十三条本办法由公司财务部负责解释。

第二十四条本办法自发布之日起执行。