档案管理与保密制度
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第六章档案管理及保密制度
第一条:总则
1.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重
要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案
由人才交流中心代管)。公司对档案实行集中管理。
第二条:档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管,并设有综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各部门设兼职档案管理员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、
整理和移交工作。
第三条:档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)项目文件
2.工程技术类
1)开发档案
2)预算合同档案
3)工程档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
第四条:归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各部门以工程项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责
移交至公司综合档案室归档。
3.各部门按要求建立档案,做好档案登记目录,经部门负责人审签后,及时交送公司综合档
案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的,应与公
司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条:归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类整理、编目。(登记目录见附表1)
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门+案卷号
如:2004/市场/001
2)工程类档案:年度+工程项目+档案分类+案卷号
如:2004/回龙观/工程/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不
能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。
1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条:档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则上不外借其他单位,如确需外借,需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续(档案借阅单见附表3)。档案需妥善保管,不得私自涂
改、拆卷、复印及转借他人。
3.各部门只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将
档案移交表填写清楚。(附表4)
第七条:保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄
密。
4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
第八条:附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
附表1
档案目录
借阅档案登记薄
附表4
档案移交接收登记簿
移交人(签字): 接收人(签字)