档案管理与保密制度

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第六章档案管理及保密制度

第一条:总则

1.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重

要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案

由人才交流中心代管)。公司对档案实行集中管理。

第二条:档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管,并设有综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各部门设兼职档案管理员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、

整理和移交工作。

第三条:档案分类:

1.文书类档案

1)政府部门各类文件

2)公司对外、对内各类正式发文

3)法律公文

4)项目文件

2.工程技术类

1)开发档案

2)预算合同档案

3)工程档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

第四条:归档工作流程

1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各部门以工程项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责

移交至公司综合档案室归档。

3.各部门按要求建立档案,做好档案登记目录,经部门负责人审签后,及时交送公司综合档

案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的,应与公

司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条:归档要求

1.归档文件必须完整齐全。

2.归档文件必须按规定分类整理、编目。(登记目录见附表1)

3.档案编目

1)文书类档案:年度+(项目)部门+案卷号

如:2004/市场/001

2)工程类档案:年度+工程项目+档案分类+案卷号

如:2004/回龙观/工程/001

3)财务类档案:会计年度设置

4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不

能归档。

5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。

1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条:档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则上不外借其他单位,如确需外借,需经公司主管副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续(档案借阅单见附表3)。档案需妥善保管,不得私自涂

改、拆卷、复印及转借他人。

3.各部门只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将

档案移交表填写清楚。(附表4)

第七条:保管和保密制度

1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄

密。

4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

第八条:附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

附表1

档案目录

借阅档案登记薄

附表4

档案移交接收登记簿

移交人(签字): 接收人(签字)

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