(完整word版)公安消防执法档案管理规定

公安消防执法档案管理规定

公消【2012】336号

第一章总则

第一条为加强和规范公安消防执法档案（以下简称执法档案）管理工作，有效地保护执法档案，推进执法规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，制定本规定。

第二条本规定适用于公安机关消防机构在消防执法活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种载体历史记录的管理。

第三条执法档案管理应当遵循客观、科学、完整、安全、有效利用的原则，落实逐级责任制和岗位责任制，实行集中统一管理，定期和离任离岗移交制度。

第四条上级公安机关消防机构应当加强对下级公安机关消防机构执法档案管理工作的监督、指导。

执法档案管理工作接受主管公安机关、地方档案行政主管部门的监督、指导。

第二章档案归档内容

第五条执法档案包括消防行政许可档案、消防监督检查档案、消防安全重点单位档案、重大火灾隐患档案、火灾事故调查档案、消防行政处罚档案、消防行政强制档案、消防执法救济档案和消防刑事档案。

第六条消防行政许可档案分建设工程消防设计审核卷、建设工程消防验收卷、公众聚集场所使用/营业前消防安全检查卷。

（一）建设工程消防设计审核卷的归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、建设工程消防设计审核意见书及审批表；

3、建设工程消防设计审核申报表；

4、消防设计文件；

5、专家评审申报材料，包括：特殊消防设计文件，或设计采用的国际标准、境外消防技术标准的中文文本，其他有关消防设计的应用实例、产品说明等技术资料；

6、建设工程规划许可证明文件，城乡规划主管部门批准的临时性建筑证明文件；

7、建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件，设计单位资质证明文件；

8、建设工程消防设计审核申请受理凭证；

9、建设工程消防设计审核记录表；

10、集体会审、专家评审意见及有关记录和材料；

11、送达回证；

12、其他有关材料；

13、备考表。

（二）建设工程消防验收卷的归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、建设工程消防验收意见书及审批表；

3、建设工程消防验收申报表;

4、消防设计文件变更情况、消防设计专家评审会纪要及其他需要提供的申报材料；

5、工程竣工验收报告，有关消防设施的工程竣工图纸及隐蔽工程记录;

6、消防产品质量合格证明文件，消防设施检测合格证明文件；

7、具有防火性能要求的建筑构件、建筑材料（含建筑保温材料）、装修材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证；

8、施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件，建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件；

9、建设工程消防验收申请受理凭证；

10、建设工程消防验收记录表，现场抽样检查及功能测试、检测、综合评定等资料，不合格项目的整改证明资料;

11、集体会审意见；

12、送达回证；

13、建设工程消防监督管理移交记录；

14、其他有关材料；

15、备考表。

（三）公众聚集场所使用/营业前消防安全检查卷的归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证复印件/不同意投入使用、营业决定书及审批表；

3、消防安全检查申报表；

4、营业执照或工商行政管理机关出具的企业名称预先核准通知书；

5、依法取得的建设工程消防验收或竣工验收消防备案的法律文书；

6、消防安全制度、灭火和应急疏散预案、场所平面布置图；

7、员工岗前消防安全教育培训记录、自动消防系统操作人员取得的消防行业特有工种职业资格证书；

8、场所室内装修消防设计施工图，消防产品质量合格证明文件，装修材料防火性能符合消防技术标准的证明文件、出厂合格证；

9、消防安全检查申请受理凭证；

10、消防监督检查记录；

11、现场抽样检查、功能测试、检测等有关记录和资料，现场照片；

12、集体讨论意见；

13、送达回证；

14、其他有关材料；

15、备考表。

第七条消防监督检查档案分建设工程消防设计备案卷、建设工程竣工验收消防备案卷、单位消防安全监督抽查卷、举报投诉消防安全违法行为核查卷、大型群众性活动举办前消防安全检查卷和消防产品专项监督抽查卷。

（一）建设工程消防设计备案卷的归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、建设工程消防设计备案凭证；

3、建设工程消防设计备案申报表；

4、建设工程消防设计备案材料补正通知书；

5、建设工程消防设计备案材料，包括：建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件，设计单位资质证明文件，消防设计文件，施工许可文件，建设工程规划许可证明文件，城乡规划主管部门批准的证明文件，施工图审查机构出具的审查合格文件等；

6、建设工程消防设计备案检查不合格通知书、复查意见书、违法通知书及审批表，责令限期改正通知书；

7、建设工程消防设计备案检查记录表、复查申请、复查记录表；

8、送达回证；

9、其他有关材料；

10、备考表。

（二）建设工程竣工验收消防备案卷的归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、建设工程竣工验收消防备案凭证；

3、建设工程竣工验收消防备案申报表；

4、建设工程竣工验收消防备案材料补正通知书；

5、建设工程竣工验收消防备案材料，包括：工程竣工验收报告和有关消防设施的工程竣工图纸、隐蔽工程记录，消防产品质量合格证明文件，具有防火性能要求的建筑构件、建筑材料（含建筑保温材料）、装修材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证，消防设施检测合格证明文件，施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件，建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件等；

6、建设工程竣工验收消防备案检查不合格通知书、复查意见书、违法通知书及审批表，责令限期改正通知书；

7、建设工程竣工验收消防备案检查记录表、复查申请、复查记录表；

8、建设工程竣工验收消防备案检查的现场抽样检查、功能测试、检测等资料；

9、送达回证；

10、其他有关材料；

11、备考表。

（三）单位消防安全监督抽查卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、消防监督检查记录；

3、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书；

4、消防监督检查记录（复查），复查申请；

5、消防行政处罚等依法处理情况的文书；

6、责令停止施工/停止使用/停产停业的当事人申请恢复的申请，消防监督检查记录，同意或不同意恢复施工/使用/生产/经营决定书及审批表；

7、送达回证；

8、其他有关材料；

9、备考表。

单位消防安全监督抽查卷可以以被抽查单位为单位，以抽查时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。不能纳入其他执法档案的消防监督检查文书材料等应当纳入本案卷归档。对消防安全重点单位的历次监督抽查文书材料，纳入消防安全重点单位档案，不纳入本案卷。（四）举报投诉消防安全违法行为核查卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、消防安全违法行为查处情况告知举报投诉人材料；

3、＊受案登记表、＊接受案件回执单；

4、消防监督检查记录

5、＊询问笔录、证人证言；

6、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书；

7、消防监督检查记录（复查）；

8、消防行政处罚等依法处理情况的文书；

9、送达回证；

10、其他有关材料；

11、备考表。

举报投诉消防安全违法行为核查卷可以以每起核查案件为单位，以举报、投诉受理时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。对建设工程、消防产品质量的举报投诉，其归档内容可参照有关案卷归档内容进行适当调整。

（五）大型群众性活动举办前消防安全检查卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、消防监督检查记录；

3、公安机关治安部门通知检查材料；

4、其他有关材料；

5、备考表。

大型群众性活动举办前消防安全检查卷可以以每起大型群众性活动为单位，以公安机关治安部门通知时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。

（六）消防产品专项监督抽查卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、消防产品监督检查记录；

3、消防产品现场检查判定不合格通知书及审批表；

4、消防产品质量监督抽查抽样单；

5、消防产品质量检验结果通知书、复检结果通知书及审批表；

6、消防产品复检申请表、受理凭证；

7、责令限期改正通知书，消防产品监督检查记录（复查）；

8、消防行政处罚等依法处理情况的文书；

9、关于通报涉嫌违法生产/销售消防产品案件的函、关于通报涉嫌生产不合格消防产品的函、涉嫌犯罪的移送案件文书及审批表；

10、消防产品样品照片等证据材料；

11、送达回证；

12、其他有关材料；

13、备考表。

第八条消防安全重点单位档案归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、消防安全重点单位告知书、公告；

3、消防安全重点单位申报表；

4、单位的工商营业执照等身份证明文件；

5、单位消防安全基本情况材料，包括：消防安全责任人、管理人基本情况，主要建筑的消防基本情况，消防安全重点部位情况，专职、志愿消防组织及其装备情况，灭火和应急疏散预案，员工消防安全教育培训记录，自动消防系统操作人员取得的消防行业特有工种职业资格证书复印件，建筑消防设施维护保养情况；

6、单位总平面布局图、平面布置图、消防设施系统图等；

7、历次消防行政许可、备案文件复印件；

8、历次消防监督检查记录、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书、复查申请等；

9、历次消防行政处罚、火灾事故调查等依法处理情况的文书复印件；

10、其他有关材料；

11、备考表。

对消防安全重点单位档案每年至少应当进行一次归档检查，有关消防监督检查的文书以及消防行政处罚、火灾事故调查等文书复印件应当在执法活动结束后10个工作日内归档。

单位的工商营业执照等身份证明文件、消防安全基本情况等内容发生变化的，单位应当重新申报，公安机关消防机构应当及时审查、依法公告，在档案中补充相关内容。

档案历次调整、补充情况应当在备考表中注明。

第九条重大火灾隐患档案归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、重大火灾隐患整改通知书及审批表；

3、消防监督检查记录（立案前）；

4、重大火灾隐患现场照片；

5、立案前集体讨论、专家论证意见；

6、由所属公安机关给本级政府的报告，政府批复意见；

7、重大火灾隐患销案申请；

8、消防监督检查记录（复查）；

9、重大火灾隐患整改后的照片；

10、复查后集体讨论、专家论证意见；

11、重大火灾隐患销案通知书及审批表；

12、消防行政处罚、消防行政强制等依法处理情况的文书；

13、政府督办的有关材料；

15、其他有关材料；

16、备考表。

第十条火灾事故调查档案分火灾事故简易调查卷、火灾事故调查卷和火灾事故认定复核卷。

（一）火灾事故简易调查卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、火灾事故简易调查认定书；

3、现场调查材料；

4、其他有关材料；

5、备考表。

火灾事故简易调查卷可以以每起火灾为单位，以报警时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。

（二）火灾事故调查卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、火灾事故认定书及审批表；

3、火灾报警记录；

4、＊询问笔录、证人证言；

5、＊传唤证及审批表；

6、火灾现场勘验笔录，火灾痕迹物品提取清单；

7、火灾现场图、现场照片或录像；

8、鉴定、检验意见，专家意见；

9、现场实验报告、照片或录像；

10、火灾损失统计表，火灾直接财产损失申报统计表；

11、火灾事故认定说明记录；

12、消防技术调查报告；

13、送达回证；

14、其他有关材料；

15、备考表。

复核机构作出责令原认定机构重新作出火灾事故认定后，原认定机构作出火灾事故重新认定的有关文书材料等，按照火灾事故调查卷的要求立卷归档。

（三）火灾事故认定复核卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、火灾事故认定复核决定书/复核终止通知书及审批表；

3、火灾事故认定复核申请材料及收取凭证；

4、火灾事故认定复核申请受理通知书；

5、原火灾事故调查材料复印件；

6、火灾事故认定复核的询问笔录、证人证言、现场勘验笔录、现场图、照片等；

7、火灾事故复核认定说明记录；

8、送达回证；

9、其他有关材料；

10、备考表。

第十一条消防行政处罚档案分消防简易行政处罚卷、消防行政处罚卷。

（一）消防简易行政处罚卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、＊当场处罚决定书；

4、罚没收据；

5、其他有关材料；

6、备考表。

消防简易行政处罚卷可以以每起处罚案件为单位，以处罚时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。

（二）消防行政处罚卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、＊公安行政处罚决定书/＊不予行政处罚决定书/＊终止案件调查决定书及审批表；

3、＊受案登记表；

4、＊询问笔录、证人证言，鉴定意见、检测结论，＊检查记录，＊现场笔录，物证照片等；

5、＊传唤证及审批表；

6、与此案有关的消防监督检查记录、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书、火灾事故认定书等；

7、＊调取证据通知书、＊登记/先行登记保存证据清单等及审批、处理材料；

8、被处罚单位营业执照、个人身份证等身份证明材料；

9、＊公安行政处罚告知笔录；

10、听证申请，＊不予受理听证通知书/举行听证通知书及审批表，＊听证笔录，＊听证报告书；

11、重大行政处罚集体讨论意见；

12、责令停产停业报请政府审批文件、政府批复；

13、执行情况材料，包括罚没收据、＊执行回执、＊没收违法所得清单、＊责令停产停业/停止施工/停止使用后的现场笔录和照片等；

14、送达回证；

15、其他有关材料；

16、备考表。

第十二条消防行政强制档案分临时查封卷和行政强制执行卷。

（一）临时查封卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、临时查封决定书及审批表；

3、消防监督检查记录、＊询问笔录、火灾隐患现场照片等证据材料；

4、临时查封集体讨论意见；

5、＊现场笔录；

6、临时查封现场照片或录像；

7、解除临时查封申请；

8、解除临时查封前消防监督检查记录；

9、同意/不同意解除临时查封决定书及审批表；

10、送达回证；

11、其他有关材料；

12、备考表。

（二）行政强制执行卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、＊行政强制执行决定书/＊代履行决定书及审批表；

3、责令改正通知书、＊公安行政处罚决定书等文书；

4、＊催告书；

5、行政强制执行集体讨论意见；

6、＊现场笔录；

7、行政强制执行现场照片或录像；

8、送达回证；

9、其他有关材料；

10、备考表。

第十三条消防执法救济档案分消防行政复议卷、消防行政诉讼卷和消防国家赔偿卷。

（一）消防行政复议卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、＊行政复议决定书/＊行政复议终止决定书/＊行政复议调解书；

3、＊行政复议提交答复通知书、行政复议申请书/＊行政复议申请笔录；

4、答复意见；

5、＊责令履行行政复议决定通知书/＊行政复议意见书/＊行政复议建议书/＊行政复议具体行政行为停止执行通知书；

6、被复议的消防执法行为原案卷材料复印件；

7、其他有关材料；

8、备考表。

（二）消防行政诉讼卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、法院的判决书或裁定书；

3、起诉书、答辩状；

4、被诉的消防执法行为原案卷材料复印件；

5、其他有关材料；

6、备考表。

（三）消防国家赔偿卷归档内容及装订顺序如下：

1、卷内文件目录；

2、＊行政赔偿决定书；

3、赔偿申请书/＊国家赔偿口头申请笔录；

4、＊国家赔偿申请收讫凭证、＊国家赔偿申请补正告知书；

5、有关消防执法行为的调查、认定材料，判决书、复议决定书、调解书等；

6、＊国家赔偿金支付申请书；

7、有关消防执法行为原案卷材料复印件；

8、送达回证；

9、其他有关材料；

11、备考表。

第十四条消防刑事档案的案卷归档内容和装订顺序，按照公安机关有关规定执行。

第三章档案的建立与管理

第十五条公安机关消防机构的主要负责人是执法档案管理第一责任人，应当履行下列职责：

（一）组织建立健全执法档案管理制度，落实人员、经费、场所、设施；

（二）积极采用先进的档案管理技术；

（三）组织检查、鉴定、销毁档案。

根据需要，公安机关消防机构主要负责人可以明确由分管负责人具体组织实施执法档案的管理工作。

第十六条消防执法人员应当履行下列职责：

（一）对所承办的消防执法活动的有关资料进行收集、整理；

（二）按照归档内容及装订顺序立卷，确保案卷材料齐全完整、真实合法，符合规定；

（三）按规定时限向档案管理人员移交执法档案；

（四）严格保管案卷材料，严防遗失；

（五）严禁弄虚作假、私自留存或损毁案卷材料；

（六）调离本岗位时，移交所承办或保存的案卷材料。

消防执法人员向档案管理人员移交执法档案前，应当按规定整理立卷，填写案卷封面（目录号、案卷号除外）、卷内文件目录，并在备考表中立卷人处签名。

第十七条公安机关消防机构应当明确专、兼职档案管理人员。档案管理人员应当履行下列职责：

（一）指导、监督消防执法人员对案卷材料立卷、归档；

（二）接收移交的执法档案，履行检查、签收手续；

（三）按规定对执法档案进行分类、编号和存放；

（四）做好执法档案的收进、借阅、移出、销毁等情况登记和台帐管理工作；

（五）不得擅自复制、翻拍、抄录、抽取、销毁、涂改或伪造执法档案，严防丢失、损毁；

（六）做好档案室（柜）管理工作，严格遵守安全保密制度，确保安全。

档案管理人员接收执法档案时，应当对其合法性、规范性进行检查，对符合规定的，填写案卷目录号、案卷号，并在备考表中检查人处签名，登记归档；对不符合规定的，提出检查意见，登记后退回立卷人在10个工作日内完善。未经档案管理人员检查、签名，执法档案不得登记、归档。

第十八条消防执法人员应当在消防执法活动完结后30个工作日内立卷并移交档案室（柜），法律、法规、规章和本规定另有规定的除外。

公安机关消防机构负责人、消防执法人员离任离岗时，应当将执法案卷材料归档情况纳入工作交接内容。档案管理人员离岗时，应当移交全部执法档案和台帐，办理工作交接手续。

第十九条消防执法人员按照实际发生的消防执法活动收集、整理、建立执法档案，卷内归档内容应当根据执法活动的实际发生情况收集、归档。

单位营业执照、个人身份证、资质资格证明文件等证明材料，以其复印件存档。同一文书、证据材料涉及两个以上案卷的，应当按照刑事案卷优于行政处罚卷、行政处罚卷优于其他具体行为卷、具体行为卷优于其他案卷的原则存放原件，其他案卷存放复印件。复印件应当逐页经提供人签名并注明日期，由收件人现场核对与原件无误，加盖“与原件核对无误”章；法律文书复印件可由文书制发机关加盖公章确认，多页文书可只加盖骑缝章。

第二十条建设工程消防设计审核、消防验收及备案档案中图纸较多时，可将图纸另立分册装订，并注明总册数，集中存放；有条件的地方，可以电子档案的形式保存图纸。

执法档案归档内容中有声像材料的，应当按有关案卷装订顺序要求在卷内相应位置列明，并随案卷一并归档、移交。有条件的单位，应当按照公安声像档案管理的要求，根据不同载体，使用专门装具分别整理、编号，妥善保存和管理，并在执法档案中注明声像档案编号。第二十一条除本规定另有规定的外，执法档案以案（人、单位、事等）立卷，按类别集中存放。

各类执法档案应当做到归档材料齐全完整，制作规范，字迹清楚，并采用具有长期保留性能的笔、墨水书写或打印。

卷内材料，除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外，应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号，页号从“1”编起，为流水号，不得重复和漏号。

档案装订前要拆除金属物，对残缺破损、小于或大于卷面的材料，应当进行修补、裱贴和折叠，不得有压字和掉页情况；装订时应当采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。案卷材料较多时应当分册装订，每册不宜超过200页。

第二十二条公安机关消防机构应当设立能够保障执法档案安全的档案室，建立健全档案管理制度，建立执法档案台帐，落实档案管理措施，保证档案的真实、完整、有效和安全。没有条件设立档案室的，可以设立档案专柜。

第二十三条公安机关消防机构除按照本规定建立纸质执法档案外，还应当按照消防执法信息化的要求建立公安消防执法电子档案，并进行物理归档，将保存载体与纸质档案一并移交档案室管理。

公安机关消防机构在推行办公自动化系统和编制消防监督业务管理软件时，应当设立电子文件的归档功能，实现文档生成与归档一体化，逐步实现档案计算机数据管理、整理编目、检索查询、安全保密功能。

第二十四条公安消防执法电子档案应当符合有关规定，其归档范围、内容、保管期限应当符合本规定。

公安消防执法电子档案应当采取严格的管理制度和技术措施，确保不被非正常签发、修改和删除，保持其真实性、完整性和有效性。

第二十五条档案管理人员应当严格落实执法档案借阅、查阅制度，为消防工作服务。

查阅、摘抄、复制执法档案，应当经公安机关消防机构负责人批准，并严格遵守档案管理有关要求；涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不予批准的，应当说明理由。

第二十六条执法档案保管期限分为永久、长期和短期。长期为16年至50年，短期为2年至15年，具体期限如下：

（一）消防行政许可档案长期

其中公众聚集场所使用/营业前消防安全检查卷 16年

（二）消防监督检查档案 16年

其中建设工程消防设计备案卷长期

建设工程竣工验收消防备案卷长期

（三）消防安全重点单位档案 16年

（四）重大火灾隐患档案 5年

（五）火灾事故调查档案长期

其中火灾事故简易调查卷 5年

较大以上火灾事故调查卷 50年

（六）消防行政处罚档案长期

其中消防简易行政处罚卷 16年

（七）消防行政强制档案长期

（八）消防行政救济档案长期

（九）消防刑事档案永久

第二十七条公安机关消防机构应当每年组织对保管到期的执法档案进行鉴定。对属于公安机关归档范围的执法档案应当按照公安机关综合档案部门的要求定期移交归档；对不属于归档范围的其他执法档案，且经鉴定确实无继续保存价值的，应当经公安机关消防机构主要负责人审批后按规定销毁。

第二十八条违反本规定，有下列行为之一的，对有关责任人员给予通报批评；情节严重的，依照有关规定给予处分：

（一）未建立执法档案室（柜），未明确档案管理人员，或未建立档案管理制度的；

（二）未按规定立卷归档，或未按规定时限移交、完善执法档案的；

（三）私自留存、损毁、丢失、涂改、伪造案卷材料或执法档案的；

（四）擅自提供、复制、翻拍、抄录、公布、抽取、销毁执法档案的；

（五）未按规定对执法档案进行分类、编号、存放，或未落实收进、借阅、移出、保密等管理制度的；

（六）未落实离任离岗时执法档案或案卷材料移交工作的；

（七）其他不履行执法档案管理规定，玩忽职守的行为。

第二十九条公安机关消防机构应当定期组织对执法档案管理情况进行检查，并将其纳入执法质量考评内容。

对执法档案立卷归档和管理工作成绩突出的，应当予以表彰奖励。

第四章附则

第三十条本规定中案卷归档内容中的文书统一使用公安消防行政法律文书、消防产品监督管理法律文书式样，其中文书前加“＊”的，使用公安行政法律文书、公安行政复议法律文书、公安国家赔偿法律文书式样。

第三十一条执法档案的案卷编号及案卷封面、卷内文件目录、备考表等，应当执行公安机关档案管理的有关规定，可由省级公安机关消防机构在公安机关档案管理部门指导下，根据公安机关档案管理工作的相关规定统一规范。

第三十二条本规定自2013年1月1日起施行。2010年7月印发的《公安消防执法档案管理规定》（公消〔2010〕209号）同时停止执行，此前的执法档案维持原状。