管理者如何高效运用时间管理

中层管理者的时间管理

中层管理者的时间管理

一、案例分析：张经理的半个工作日

【案例】

张经理于上班途中已经决定一到办公室,就着手草拟下一年度的部门预算。

9点整：张经理准时走进办公室，由于觉得到财务部门取数据比较麻烦，就暂时不想拟草案，于是就开始整理办公桌，以起到以身作则的形象。

张经理去扔垃圾的时候，遇到了总裁办公室的秘书小王。小王问道：“老总正在找财务部李经理，你看到李经理了吗？”张经理又给李经理打电话，告知老总正找他。

9点30分：张经理花了30分钟把办公室整理得有条不紊。他满足地想休息一下，随手掏出一支烟。无意中看到昨天没翻完的报纸上的图片很吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。

10点30分：当把报纸放回报架，已经10点半了。他稍觉心安，正襟危坐准备开始工作。

就在这时，一位客户打来投诉电话。张经理连解释带赔罪地花了20分钟时间，才让客户平息了愤怒。上卫生间回来又加入办公室同事的“上午茶”。

10点50分：回到办公室，他果然精神焕发，满以为可以开展工作，一看表：10点50分！距离开部门联席会议只有10分钟，于是决定将草拟的工作留待明天。

正准备锁门时，接到来出差的高中同学的打电话，说是中午设了饭局，请他务必参加，并请他帮买返程的机票。张经理答应了买机票的事，正在由于时，同学说：“中午12点半，××饭馆见。”他糊里糊涂地就答应了，最后锁上办公室的门，就朝会议室走去。

张经理的半天工作就结束了。

从案例可见，张经理半天的工作内容实在是不能以量化的指标来衡量，由于不善于做时间管理，导致计划的工作无法完成。

具体而言，可以从人缘角度和绩效角度分析其管理能力。

1.人缘角度

从某种意义上说，张经理与下属和同事的关系都不错，也具有较强的亲和力、合作力，从人缘角度来讲，应该算一个好人。

2.绩效角度

衡量企业成败的重要标准是利润，衡量管理者好坏的重要标准是工作绩效。所谓绩效，就是管理者为公司创造了什么成绩。

张经理的职位是部门经理，绩效考核里没有打扫卫生、帮助总经理秘书打电话、看报纸、喝咖啡。接客户的投诉电话在他的绩效考核里可能有，但是权重却有待争议。所以，尽管他没有迟到，但是做的工作没有绩效，也不能称为一个好的管理者。

时间是不可储存的，而且是单向的，在单一的时间里，完成一件工作就不可能完成另一件工作，案例中的张经理，把时间都用在不重要也不紧急，或不重要但很紧急的事情上，而重要紧急的事情却没有做，最终导致管理的失败和没有绩效。

二、时间管理之艾森豪威尔原理

作为管理者，如果没有为公司创造任何绩效，那么必定不是好的管理者。想要成为合格的管理者，一定要学习时间管理的原理。即使每个人的时间相同，但产出却不一定相同。在企业中比较常用的时间管理方法是：艾森豪威尔原理、打分确定任务的工具。

1.艾森豪威尔原理

图1是艾森豪威尔原理示意图。

图1 艾森豪威尔原理示意图

从图1可见，艾森豪威尔原理是一个坐标系，横坐标是事情的紧急性，纵坐标是事情的重要性，包括四个象限：很重要也很紧急、很重要但不紧急、不重要但很紧急、不重要也不紧急。

作为管理者，每天要处理的事情很多，想要确保取得最大的绩效，成为称职的管理者，就必须学会用这个坐标系。最根本的工作是先做坐标系上面的事，即做很重要也很紧急、很重要但不紧急的事，有时间再做坐标系下面的事情。

2.打分确定任务

对管理者来说，掌握艾森豪威尔原理非常重要，也可以通过打分确定任务的轻重缓急。

打分的具体步骤如下：

第一，把要做的工作罗列出来。

第二，按重要性打分。例如，非常重要的5分，重要的4分，不很重要的3分，不重要得2分，可有可无得1分。

第三，按紧急性打分。例如，非常紧急的5分，紧急得4分，不很紧急的3分，不紧急的2分，可以推迟的1分。

第四，汇总打分结果。

【案例】

李经理的工作表单

李经理确定任务的轻重缓急的具体操作：第一，罗列工作，确定重要性；第二，确定紧急性；第三，汇总打分结果。

第一，罗列工作，确定重要性。

表1是李经理X月X日任务重要性分数表。

表1 李经理X月X日任务重要性分数表

从表1可以看出，李经理X月X日要完成7件事情，这7件事情的重要性依次为：制定明天工作计划、到门诊部看病、给外地客户打电话、向总经理汇报工作、召开部门会议、接待老同学、与同事聊天。这7件事情的重要性次序是李经理的个人看法，别人的看法可能会有所不同。

第二，确定紧急性。

表2是李经理X月X日任务紧急性分数表。

表2 李经理X月X日任务紧急性分数表

接待老同学、到门诊部看病、召开部门会议、给外地客户打电话、制定明天工作计划、与同事聊天、向总经理汇报工作。当然紧急性也是相对的，工作中可以根据实际情况重新排列。

第三，汇总打分结果。

表3是李经理X月X日任务次序排列表。

表3 李经理X月X日任务次序排列表

从表3可以看出，李经理把任务的重要性和紧急性进行汇总，把重要性作为行，把紧急性作为列做成一个表单。在非常重要的栏里，有到

门诊部看病、制定明天工作计划；重要的是给外地客户打电话；不很重

要的是向总经理汇报工作；不重要的是接待老同学、召开部门会议；可

有可无的是与同事聊天。

这个表单一目了然，李经理X月X日只需找到非常重要的和重要的事情，一行一行往下做，找到非常紧急的和紧急的事情，先做前面的，

再做后面的，就能确保好的工作绩效。

从案例可见，打分确定任务的轻重缓急是很重要的管理工具。中层管理者如果能够熟练地掌握管理工具，就不需要再画表单，只需要通过思考，通常就可以有明确的时间管理观念。

三、警惕“偷盗”时间的三大“高手”

在日常工作当中，有些管理者经常花很多时间，但工作绩效却不高，就需要警惕几个偷盗时间的“高手”。

1.会议

会议是管理者进行管理的重要部分，其中开工作会议的时间、会前准备都是非常重要的。

安排好会议时间

一般来说，星期一上午和星期五下午都不太适合开工作会议。因为星期一上午大家都很有斗志，适合处理比较难做的事情，星期五下午就有点人心涣散。

需要动脑筋的、创新思维的会议最好安排在上午，而且时间不要拖得太长。一般性的会议不要超过两个小时，一个小时是比较合适的。理智性的会谈或者是了解情况、做沟通不做决断的会议可放到下午一上班就开。

会前准备比会议讨论更重要

例如，所有部门的管理者都要参加一个关于年终奖金分配问题的会议，如果会前不做准备，仅发一个通知，会议的时间必定会以“马拉松式”的形式召开，如果会前经过充分酝酿，会议上就不会浪费时间。

2.电话

电话是比较占用管理者时间的，管理者可以把手机设置为来电保，等有了时间再集中打过去，比零打碎敲更有效，也是节约时间的好办法。另外，有些事情可以委托下属去做，避免占用自己过多时间。

3.访谈

管理者要恰当处理好客人的访谈，以免被访谈者占用过多的工作时间。

管理者要学会根据访谈的内容决定访谈的时间，重要的内容就深入交谈，不重要就要学会用一些婉转的拒绝，或者安排手下的人去做。

四、学会摆脱时间不够用的困扰

1.询问原因

作为职业经理人，当自己忙得不可开交、焦头烂额的时候，应该思考以下四个问题。

为什么非做不可

管理者越是感觉时间不够用，越要思考为什么非要做这件事情，能不能不做。

企业中的每个岗位都有一些可以不做的事情，把这些能够不做的事情删掉，就不会忙得焦头烂额。

为什么非我不可

管理者时间不够用时要学会委托，自己只做一些不可替代的事情。例如，买出差的机票、打扫卫生、打电话等事情都是可以委托的。

为什么要在这个时候

管理者时间不够用时要思考为什么非要在这个时候做这件事，能不能推迟做，如果不是非常紧急的就要往后推一推。有些事情往后推一推，通常会出现新的情况和条件，会更有利于问题的解决。

为什么要用这种方式

管理者要思考自己为什么非要用这种方式，换一种方式会不会有利于问题的解决。很多工作做得特别辛苦的原因，多半是方法不正确。

要点提示

忙得不可开交时必须思考的四个问题：

①为什么非做不可；

②为什么非我不可；

③为什么要在这个时候；

④为什么要用这种方式。

2.摆脱痛苦的两个法宝

拒绝干扰

人的精力是有限的，作为管理者，要去掉一些干扰性的事物，能不做的事情尽可能不去做，尽量只做有价值的事情。

充分授权

在实际工作中，时间和自己的产出都是由自己掌控的。管理者要学会充分授权，能不做的就不做，能委托的就委托，尽可能把时间用在消费和储蓄上，做下属无法替代的事情。