机关文件管理制度.doc

机关文件管理制度

为加强局机关公文管理，提高工作效率和质量，实现机关公文发文处理工作的科学化、制度化、规范化，特制定本制度。

一、发文处理

（一）发文审批程序。

1.使用XX报、XX专报、XX党组等文号的公文和报送市领导的简报材料，处室（支队）草拟——办公室初审和复审——分管领导审签——局长签发——机要室编号——处室（支队）印发。

2.使用XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文和XX工作简报，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——机要室编号——处室（支队）印发。

3.使用XX机委、XX审、XX团等文号的文件，相关处室草拟——分管领导审签——相关处室编号——相关处室印发。

4.业务性报表、资料、不编文号的文字材料以及拟以市级协调机构名义印发的文件，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。

5.政务信息，处室（支队）草拟——办公室审核——分管领导审签（分管领导根据情况确定是否呈局长签发）——办公室报送。

6.空白资料、表格、文书等印刷，处室（支队）草拟——分管领导审签——处室（支队）印发。

（二）发文审核职责分工。

1.公文起草处室（支队）负责把好公文法律法规政策关、程序关和内容关。

（1）严格审核办文要素。一是审核办文依据是否充分，是否与当前法律法规和上级政策规定保持一致。二是审核公文结构是否合理，表述是否严谨，逻辑关系是否自相矛盾。三是审核文件引用是否规范，引用文件标题、文号等要素应准确无误，且不得引用失效文件，主动公开文件中不得引用会议纪要、内部管理规定等非公开文件，非涉密文件不得引用涉密文件。四是审核公文是否需要按照规定履行征求公众意见、专家论证、公示等程序，是否按要求落实了。

（2）加强公文的保密审查。严格执行定密管理制度，按照承办——审核——批准三个环节定密，各处室具体承办人拟定密级、保密期限，确定印送范围和数量，处长（支队长）严格审核，分管局领导进行定密审批。

（3）准确把握信息公开属性。各处室根据公文的内容，对照有关法律法规和规章及保密审查要求，确定公开属性。属于不予公开、依申请公开的公文应写明理由，表述充分。

2.办公室负责把好规范性文件审查关、文风关、语言文字关和体

例格式关。

（1）加强行政规范性文件审查把关。严格落实行政规范性文件有关要求，行政规范性文件应标注有效期，有效期不超过5年，暂行、试行文件有效期不超过2年。

（2）严格按要求控制发文。严格执行市委办公厅市政府办公厅《关于进一步精简文件、简报和会议的实施意见》（XX办﹝2012﹞XX 号），切实做好限额发文工作，减少不必要文件的印发。

（3）认真落实严而又严、细而又细的要求。仔细审查语言文字、公文标题、单位简称、印送范围、印发时间等要素，力求文件精简准确，不出现差、漏、错等情况。

（4）切实提高公文规范化处理水平。严格按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）规定的体例格式要求进行审核。

（三）其他要求。

局领导签发后原则上应在3个工作日内印发文件。公文正式印制后，主办处室应组织人员对文件全文进行交叉审读后进行发送，确保准确无误。上行文须送办公室进行审读后发送。

公文印发完毕后，由公文起草处室（支队）负责发送。使用XX 报、XX专报、XX党组、XX发、XX办、成明电、XX函等文号的公文，由相关处室（支队）按照规定将公文的签发定稿、正本和有关材料收

集齐全，交由机要室存档。使用XX机委、XX审、XX团等文号的发文处室要以年度为限及时整理相关文档并于次年1月底前移交局档案室。个人不得保存应当归档的公文。

二、收文处理

所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理包括签收、登记、拟办、批办、分办、承办、督办、办结、归档、等程序。

（一）签收。

机要室每天接收或下载公文，查看党政网、涉密网、XX厅办公

平台等相关平台是否有上级交办公文；通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时签收、拆封、登记，交局办公室负责人阅签给局领导和各处室（支队）。

凡从上述渠道接收电子版公文后，作为正式公文先行办理；收到正式公文后，再将电子版公文办理过程中产生的有关材料并入正式公文，继续办理或者归档。

（二）登记。

1.凡接收的公文，除写明“亲收”、“亲启”或署有个人姓名的信件由本人拆封外，统一由机要室签收、拆封。

2.机要室按发文机关分类登记，涉密文件按照相关规定在专门的密件登记簿上进行登记，应注明密级、编号、份数、制作日期等信息；没有密级且属不须本局承办的阅知件、发给个人或无工作关系的抄件、

或没有保存价值的公文，可不予登记；直送相关处室（支队）办理的公文，相关处室（支队）先签收后，即转机要室登记后再行办理。

（三）拟办、批办、分办。

签收的公文及简报等，一般应当在当日提出拟办意见，机要室根据局办公室负责人阅签意见，及时分送相关领导阅批或承办处室（支队）、承办人承办；紧急或有时间要求的公文随到随办，急件公文要及时通知承办人。

（四）承办。

机要室将领导阅批的公文，做好登记后及时转承办处室（支队）承办，要保证承办件及时办理，确保工作效率。承办处室（支队）、承办人需要原件的，到机要室办理相关手续后借出，公文办理完毕及时存档。

承办处室（支队）收到承办件后及时进行确认，对不属于承办处室（支队）职责的应迅速与局办公室联系，经局办公室负责人确认后转其他处室（支队）承办，不得积压或自行转办；各承办处室（支队）要按办理时限要求将承办公文的办理情况报相关分管领导，并定期进行自查，防止漏办或延误工作。公文涉及两个以上承办处室（支队）时，由主办处室（支队）负责牵头，相关处室（支队）密切配合，不得推诿。

（五）督办。

局主要领导批示要求承办处室（支队）提出办理意见、落实或研究处理的批示件，由局办公室跟踪催办，承办处室（支队）原则上在3个工作日内反馈办理情况。急件急办，领导明确签署时间要求的，以领导签批时限为准。情况复杂的，承办处室（支队）应将办理情况及时报告领导。涉及多个处室（支队）的，由主办处室（支队）牵头、沟通、协调达成一致意见后，在规定工作日内报签批领导。特殊情况的要向签批领导说明并报告办理进展情况，报告结果不得超过规定工作日或领导签批时限。

（六）办结。

凡请阅知的人员都已签字的，视为办理完毕。

（七）归档。

承办、阅办完的公文要及时退给机要室统一处理，由局办公室立卷归档（承办过程中形成的所有资料，原则按谁主办谁负责送归局办公室存档）；承办件办结后，承办处室（支队）将办理结果和承办件一并送局办公室存档。

三、公文处理责任及考核

各处室（支队）负责人为所发公文的第一责任人，具体拟稿人为具体责任人。公文质量纳入年度机关目标绩效考评内容，根据《XX 市XX局关于印发XX市XX局公文质量考核办法的通知》（XX办〔2013〕XX号）进行考核。

机关公文管理制度

一、上报、下发公文处理程序和规定

(一)起草公文的基本要求：

1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，并同现行有关公文内容相衔接；全面准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行；观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精炼；文种、格式使用正确；人名、地名、时间、数字、引文准确，公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准，计量单位和数字用法符合国家的有关规定。

2、公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1，第四层为“(1)”。

3、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（二）各股室（大队、站）拟制公文，应由股室（大队、站）负责人审阅把关，然后按公文审批程序处理。

（三）公文审批程序：

1、全局性工作、人事、财务方面公文，股室（大队、站）草拟—分管领导审核—局长签发--局办公室编号、打印、盖章。

2、业务性公文，股室（大队、站）草拟--分管领导签发—局长签发--局办公室编号、打印、盖章。

3、空白或者下达执行的执法类文书，环境监察执法大队或者法

规股草拟—法规股分管领导审核—局长审定签发--局办公室打印、盖章。

4、业务性报表、资料，股室（大队、站）草拟--相关分管领导审定签发--局办公室盖章。

（四）公文打印后，由公文拟稿人负责做好校对工作，公文印制必须做到准确、及时、规范、保密。

（五）公文寄发，原则上由公文起草股室（大队、站、）负责；需要在公文交换系统发文的，公文起草股室（大队、站、）负责提供受文单位名单，局办公室负责承办。

（六）公文印发完毕后，局办公室必须按照规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。

二、收文处理程序和规定

所有收文一律由局办公室统一签收登记和管理。收文办理一般包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、办结、归档、销毁、保密等程序。

（一）签收

局办公室文档管理人员每天接收或下载省、市、区及相关部门的公文；查看党政网、电子政务外网、市局网站等相关平台是否有交办公文；通过收发文件交换站、邮寄和传真的信函、邮件应及时拆封、