浅析商务英语信函写作中礼貌原则的运用技巧

摘要: 商务英语信函是一种比较正式的文体, 普遍应用于国际商务交往中，对商务交际是否能够顺利进行起着不可或缺的作用。在商务英语信函写作的过程当中, 如何合理有效的运用礼貌原则, 语气得当，措辞讲究，直接影响到贸易双方能否建立贸易关系，最终达成合作的目的。

关键词：礼貌原则商务信函写作技巧

商务英语是英语的一种功能性变体，既体现了基础英语得全部特征，又在具体应用上有其自身的特点，属于商务英语当中的实用性很强的一大门类。随着社会的发展和科技的不断进步，商务交往的方式也得到了极大的发展，比如电话会议，互联网的广泛应用等等，商务英语信函写作也是商务交往当中所必须的方式之一。全球经济一体化推动了我国对外贸易的发展，商务信函的沟通在国际商务交往中扮演着极其重要的角色，其成功与否关系到能否促进和发展同客户的关系，而信函写作中的礼貌原则是一个必须考虑的重要项目，这是由国际商务交往的特点决定的。礼貌的商务英语信函能够重视读者的观点,尊重读者的愿望和需要,迎合读者的心理,有益于在读者的心目中树立起文化修养良好的职业道德形象，令

对方愿意合作，促成和扩大贸易往来。本文主要谈一下礼貌原则在商业英语信函写作当中的实际运用技巧。

1 商务英语信函的写作原则

商务英语信函是一种具有公文性质的信函，主要涉及到磋商公务、表明当事双方得意向和责任、记载商业活动等等的一种比较正式得书面语体。因此，在表达上要注意准确、规范、朴素，并且要主题突出、中心明确。谈及礼貌原则，首先我们有必要重述一下主要的写作原则。一般来讲，“7C”原则是现在普遍认同的写作原则，即: 完整性原则( C o m p l e t e n e s s ) 、简洁性原则(Conciseness)、体谅性原则(Consideration) 、具体性原则(Concreteness) 、清楚性原则(Clarity)、礼貌性原则(Courtesy)、正确性原则(Correctness)。商务信函写作目的性强，而

且通常会关系到双方实际的利益，因此在实际写作当中，要时刻谨记各个原则，融会贯

通，切实的从词汇、句子、修辞等方面予以重视。这是养成良好的信函写作习惯的基本要求。在实际运用当中，由于信函交往双方并不能面对面的进行交流，文字本身又很容易让对方产生理解的

偏差，甚至造成误会，影响正常和谐的商务交往氛围，因此很有必要予以重视。作为其中一种非常重要的写作原则，它将直接影响到商务交往的成败与否。

2 商务英语信函的礼貌原则

商务英语信函是一种有明确写作目的的信函格式，旨在与商务交往伙伴之间成功有效地沟通信息，最终达成贸易合作伙伴等贸易关系。而礼貌则是一种最基本的要求，如何将礼貌体现在文字上加以传输则显得尤为重要，同时也应该讲求一定的技巧。这一点，很多语言学家都曾经提出过，比如英国著名的语言学家Geoffrey Leech, 他认为在语言交际当中,说话人和听话人之间应尽量地表示出礼貌，并尽量减少一些不礼貌的语言表达方式。这一原则对商务英语写作具有特别重要的意义。在此，有必要明确一下被广泛认可的礼貌原则，一般可分为以下六大类，即:

策略准则( Tact Maxim)，宽宏准则(Generosity Maxim)，赞扬准则(ApprobationMaxim)，谦虚准则(Modesty Maxim)，赞同准则(Agreement Maxim)，同情准则( Sympathy Maxim)。各个原则有不同侧重点，但有一个共同的作用和目的，

也就是如实传输笔者的信息，同时让对方易于接受观点，意见和建议等等，这些礼貌原则的合理运用能够很大程度上提高信函写作的质量。

3 礼貌原则在商务英语信函写作中的具体运用技巧

信函写作过程当中应时刻谨记礼貌原则，因为在撰写商务英语信函时，把握好礼貌原则可能会影响整个商务活动。礼貌的表达可以帮助客户之间增进友谊。为了建立和促进双方商务合作关系, 礼貌原则的作用不容忽视。以下是一些有关礼貌原则的比较实际的写作技巧。

3.1 语气委婉，避免使用带有强迫语气的词语

语气是指信函中带有感情色彩的内容，可正式也可以非正式，每一种语气都有相应的语用场合和交际效果。那么在在商业中，特别是有分歧产生的时候，为了不因为说话直接而冒犯他人, 就应该用一些温和委婉的语言。例句：

You have to replace the damaged records.

We will appreciate it if you replace the damaged records.

从例句不难看出，前一个句子显得直接生硬，不够礼貌；而后一个则语气委婉，充分体现了礼貌

原则的应用。

3.2 适当使用被动语态

在有些情况下，可以适当使用用被动态,使意思表带更加清楚,避免产生歧义,同时用了被动语态的句子在一定程度上会比主动语态的句子更加礼貌，例如：

You did not open your L/C in time.Your L/C was not opened in time.对比可以看出，后句比前一个更容易让对方接受,前者会令读者有一种觉得自己犯了错误的心理感觉,这当然就会影响到双方的融洽关系。

3.3 适当使用疑问句

信函写作本身具有很大的灵活性，适当的时候使用一些疑问句可能会有更好的效果。比如当我们要求对方做一些与贸易相关的事情时, 用疑问句更好一些，句子听起来更礼貌，易于接受。例如：

Make payment by confirmed irrevocableL/C We request you to make payment by confirmed irrevocable L/C

Could you make payment by confirmed irrevocable L/C?

第一句显然不合适,祈使句有命令的语气，不适合商务交往中运用。第二句语气稍缓和，但是同样比较生硬，在礼貌方面也不妥当。而最后一句以疑问句的形式提出建议，实际上是一种要求，但是明显体现了礼貌原则的运用,表示了对对方的尊重。

3.4 转换否定为肯定的语气

在恰当的时候转换否定为肯定语气，写信人可以通过友好、肯定的语气,显示对读信人的礼貌,进而表达自己对读信人的良好愿望,以此对建立业务往来打下良好的基础。有些时候,即使在表达不好的消息的情况下,也最好以肯定的语气来表达。这种写作方式可以在

语言上令对方觉得更礼貌,得到充分的尊重，效果更理想。例如:

W e c a n n o t a c c e p t y o u r recommendation.

可以稍加改动变为为:

I wish we were able to accept your recommendation。

3.5 使用积极的措辞

这一点同样是信函中礼貌原则的表现。恰当运用