总经办工作办法

总经办

工

作

手

册

二OO六年八月

目录

第一节总则------------------------------------------------------

-----5

第二节总经办职能与治理架构-------------------------------------------5

一、总经办职能------------------------------------------------------5

二、治理架构--------------------------------------------------------5

第三节要紧岗位职责与任职要求------------------------------------------6

一、总经办主任------------------------------------------------------6

二、行政助理--------------------------------------------------------7三、文档主管--------------------------------------------------------8四、职员车司机------------------------------------------------------9

第四节治理制度-------------------------------------------------------10一、会议制度--------------------------------------------------------10二、总值班经理治理制度

----------------------------------------------16

三、档案治理制度----------------------------------------------------17

四、酒店印章和介绍信治理规定----------------------------------------23

五、酒店呈文治理规定------------------------------------------------24

六、酒店公务接待的有关规定------------------------------------------25

七、VIP接待规格-----------------------------------------------------26

八、关于请示报告制度------------------------------------------------27

九、关于参观酒店的规定----------------------------------------------28

十、公文处理规则----------------------------------------------------28

十一、文件治理制度---------------------------------------------------33

十二、安全保密制度---------------------------------------------------34

十三、总经理接待日制度-----------------------------------------------35

十四、档案室治理制度-------------------------------------------------35

十五、车辆治理暂行方法-----------------------------------------------36

第五节工作标准与程序-------------------------------------------------39一、收发文件/报告处理程序-------------------------------------------39

二、公文制作程序

----------------------------------------------------39

三、印章使用程序---------------------------------------------------40

四、总经理访客接待程序---------------------------------------------40

五、公务接待程序---------------------------------------------------41

六、《来宾意见书》处理程序-----------------------------------------41

七、文件、资料存档程序---------------------------------------------42

八、信息汇编程序---------------------------------------------------43

九、电话接听和转接程序---------------------------------------------43

十、会务操作程序---------------------------------------------------44

十一、文书立卷程序---------------------------------------------------44

十二、档案借阅程序---------------------------------------------------45十三、礼品收发程序---------------------------------------------------45

十四、车辆维护保养及维修程序

-----------------------------------------46

第六节常用运行表格---------------------------------------------------47一、文件公函处理单

-------------------------------------------------47二、文件呈批单

----------------------------------------------------

-47

三、总经理、总值班经理检查通知单

-----------------------------------48

四、待办事项表

----------------------------------------------------

-49

五、公章使用登记表

-------------------------------------------------49六、酒店参观通知单

-------------------------------------------------50七、来电记录表

----------------------------------------------------

-50

八、传真收发登记表

-------------------------------------------------51九、公关餐券申请单

-------------------------------------------------51

十、打字复印登记表

-------------------------------------------------52十一、访客接待记录单-------------------------------------------------52十二、来访人员登记表-------------------------------------------------53十三、收文登记表----------------------------------------------------

-53

十四、来文处理登记表-------------------------------------------------54十五、发文登记表----------------------------------------------------

-54

十六、接收传真处理单-------------------------------------------------55十七、公务接待申请单-------------------------------------------------55十八、编号文件发文登记表---------------------------------------------56

十九、档案借阅申请单-------------------------------------------------56二十、档案借出登记表-------------------------------------------------57

二十一、文件资料借阅登记表------------------------------------------57

二十二、办公用品领用登记册------------------------------------------58

二十三、会议记录----------------------------------------------------

58

二十四、投诉记录单--------------------------------------------------59二十五、酒店介绍信--------------------------------------------------59二十六、酒店内部用车申请单------------------------------------------60

二十七、车辆油料申领单----------------------------------------------60

二十八、车辆行驶记录表----------------------------------------------61

二十九、车辆维修申请单----------------------------------------------61

三十、车辆出入记录表-----------------------------------------------62

三十一、汽车钥匙使用登记表------------------------------------------63

三十二、临时通行证

--------------------------------------------------63

第一节总则

总经办是总经理的日常办事机构。要紧任务是协调各部门关系、督促总经理指令的执行情况、行政事务治理以及重要公文的草拟、审核等，起着总经理的参谋和助手作用。

第二节总经办职能与治理架构

一、总经办的职能：

1、依照总经理的指令，统筹酒店行政治理工作；

2、协调酒店各部门的相互关系，沟通酒店与社会各方面的联系；

3、督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况；

4、治理酒店的文书、档案和资料、为总经理提供文秘服务、以及草拟并审核重要公文；

5、做好接待来访工作；

6、负责酒店行政办公区域的治理工作，以及办公用品的申购与治理；

7、传递和整理酒店经营治理信息，为总经理制定经营治理决策提供依据，当好总经理的参谋和助手。

8、拟定酒店行政治理制度，为总经理提供各种信息，保证总经理室各项工作的顺利开展。

9、负责职员班车的治理。

10、负责酒店内部宣传报道工作。

二、治理架构

第三节要紧岗位职责与任职要求

一、总经办主任

报告上级：总经理

直接下级：行政助理、文档主管、职员车司机

联系部门：酒店各部门、总公司相关部门、政府、同行相关部门

岗位职责：

1、依照酒店经营治理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求，组织和起草打算、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作；

2、参加每日晨会和组织安排酒店经营治理工作会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理；

3、做好酒店的对外联系，建立与酒店业务单位的友好关系，做好酒店的公关工作；

4、负责酒店的信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人

向总经理的投诉，并将处理结果上报总经理；汇总整理总值班经理工作日志，上交总经理阅示。

5、负责总经理来访客人的接待；

6、负责与酒店其他部门的沟通，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈汇报；

7、促进酒店各部门的沟通协调，对各部门的文秘工作进行指导改进；

8、组织开展经常性的调查研究工作，收集与分析信息，学习法律法规，做好治理咨询和治理决策参谋工作；

9、负责酒店印章保管和使用的治理；

10、对酒店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店重要证照和酒店的重要合同进行申办及保管治理；

11、负责酒店总值班经理的排班与调班；

12、负责总经办的治理工作，制定部门规章制度，对下属职员进行培训和督导，提高工作效率；

13、负责行政办公区域的治理及卫生安排；

14、负责酒店办公用品的治理；

15、负责职员班车的治理；

16、负责酒店重大活动记录及整理；

17、负责酒店广告宣传品制作的对外联络，以及酒店宣传橱窗的治理与出刊；

18、完成总经理交办的其他工作。

任职要求:

差不多素养：躯体健康，相貌端正，年龄适当，28~45岁左右；大学专科学历或同等学历以上文化程度；同意过酒店文秘工作的高级培训；具有良好的沟通与协调能力；良好的文字和公文写作能力。

工作经验：至少3年的四星级以上酒店治理工作经验，两年以上的酒店办公室主任工作经验；

专门要求：了解酒店治理、服务方面的系统知识；熟悉经营、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律知识，并具备较高的英语听、

讲、读、写的水平。

二、行政助理

报告上级：总经办主任

联系部门：酒店各部门

岗位职责：

1、草拟酒店有关行政治理制度及酒店打算总结等文稿；

2、记录、传达总经理、副总经理领导指令，撰写有关总经理、副总经理的文稿、信函等；

3、记录、保管酒店的公关宣传品及来访人员、各级治理人员呈交的礼品；

4、协助做好上传下达、催办等工作；

5、负责酒店办公用品的申购与治理；

6、负责酒店总值班经理的排班与调班；

7、负责各类文件报告的接收、外发等传递；

8、收集有关信息、资料，以供总经理、副总经理参考；

9、负责印制酒店治理人员名片；

10、代表总经办主任接待和会见非重要客人，处理一般的来访来信；

11、协助总经办主任组织和安排各种会议，做好会议记录及草拟、落实会议纪要；

12、收集、整理部门每月打算与总结并及时上报；

13、负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作。

14、对各类证件性资料按到期日期或需换发日期分类、做好统计，及时续签或换发，保证票证类文件有效；

15、负责广告宣传品制作的对外联络；

16、及时收集、采访酒店内外重要活动、信息、知识、好人好事，主动策划宣传报道内容，出刊《XX之窗》橱窗；

16、完成总经办主任交办的其它工作。

任职要求：

差不多素养：具有大专以上文化程度；掌握酒店资源收集、整理

能力；具备较强的英语听、讲、写技能；能熟练操作各种办公自动化设备；沟通、协调能力及应变能力强；心理承受能力强。

工作经验：有2年以上4星级酒店文员及一定的治理经验，熟悉酒店各部门的工作程序，熟悉酒店行政事务。

专门要求：与酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力较好，适应加班。

三、文档主管

报告上级：总经办主任

联系部门：酒店各部门

岗位职责：

1、为总经理、副总经理提供有关资料，档案的秘书性服务，如文字打印、复印、传真等。

2、负责行政文件、档案、信息、资料的收集、整理、归档、保管工作，编写并登记文件号码索引；

3、编写《酒店重要事项备忘录》，并报总经理；

4、负责协调接待和电话转接工作；

5、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用。

6、负责编写酒店经营治理《大事记》；

7、负责总经理、副总经理的设备保管，维护正常运行；

8、负责总经理、副总经理办公室的办清洁卫生、文档整理等内勤服务工作；

9、做好档案材料的防火、防盗、防潮和防虫等档案安全治理工作；

10、完成报刊、书籍等有关资料的征订和发放工作，负责书籍和刊物的分类、编号和保管工作；

11、严格执行档案保密制度和文件治理制度；

12、负责部门内部行政事务及部门内部清洁卫生；

13、负责记录酒店重大活动（即《大事记》），以作为酒店历史资料便于查询。

14、负责各类记录；

15、负责部门内部物资领用及治理；

16、负责酒店办公用品的申购及治理；

17、负责《XX之窗》橱窗的组稿、审稿；

18、完成总经办主任交办的其它工作。

任职要求：

差不多素养：具有高等院校大学专科以上文化程度；掌握酒店档案治理规范和档案资源收集、整理、保管能力；具备较强的英语听、讲、写技能；能熟练操作各种办公自动化设备；沟通、协调能力强；较强的应变能力和心理承受能力。

工作经验：有2年以上4星级酒店文秘和档案治理的经验，熟悉各部门的工作程序。

专门要求：与酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力较好，适应加班。

四、职员车司机

报告上级：总经办主任

工作职责：

1、负责职员车保养、检修和年检工作，确保班车运行安全；

2、负责职员车配套物品申请、补充、保管工作；

3、负责做好职员车有关费用预算及节约操纵；

4、认真及时作好出车记录表；

5、确保依照酒店安排及部门临时用车的出车任务；

6、做好职员车的卫生；

7、重要事项应及时向上级领导汇报；

8、做好领导交办的其他事项；

任职要求：

差不多素养：躯体素养好，能吃苦耐劳，能适应加班，有熟练的驾驶技巧和能力。

工作经验：五年以上驾驶经验；持B照以上的驾驶执照。

专门要求：心理承受能力强，应变快；

第四节总经办治理制度

一、会议制度