采购部管理制度---很全面的

文件编号-----------------------景观工程有限公司

采购部管理制度

2013年月1日实施

采购部管理制度

采购制度严格按照公司的质量体系文件要求。采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本。

本制度主要包含以下六点：

一、采购计划

负责公司全部采购计划，接到采购计划并报分管副总、总经理批准签字后，组织实施，确保各项采购任务完成。其中包括工程采购、物资采购和工具采购等。

1、工程采购：

1.1建立工程采购档案：

将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理。每一年的工程合同与工程清单统一管理；工程询价单、直接采购清单、设备报价单统一管理；供应商合同根据具体工程统一管理；直接采购部分根据具体采购人直接管理。

1.2采购计划下达：

公司工程项目采购计划由具体工程项目经理下工程《请购单》，经预算部经理、分管副总、总经理批准后，统一下达到采购部。

1.3采购计划变更：

非该项目经理下达的采购计划概不采购。《请购单》中应标明：工程名称、产品名称、数量、规格、型号、及相关技术参数、备（推）选厂家等。采购部接到采购计划后，将采购计划与工程合同进行核对，如有更改之处，需经项目经理、预算部经理签字并报分管副总、总经理批准签字后才予采购（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）。如项目经理出差，可请示副总经理代签或发电子文档打印备案。

1.4采购时效管理：

所有的采购计划根据具体工程情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程工期进度的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购及时跟踪及时发货及时反馈现场收货情况及材料使用情况。

2、机械物资采购

获得工程项目部采购计划后，经初步调查确认。可行的采购由采购部报预算部、分管副总经理、总经理签字批准后，进行采购，统一管理备案。

2.1对于物资采购产品根据市场行情进行合理报价。

2.2对所报价产品进行及时的沟通，说明价格涨落的原因以及供货周期，对于工程项目部指定的、而市场面临淘汰的产品，应推荐新产品，若对方坚持应说明存在的质量问题以及保修问题，并尽可能有文字依据。

2.3按具体的发货通知单进行物资采购。如有更改之处需经项目经理、预算部经理签字并报分管副总、总经理批准签字后方可采购，到货必需有收货、验货记录。

3、工具、内耗物资的采购：

工具采购，由使用部门下《申购单》，经批准后进行采购，入库领料后由具体使用人保管；内耗物资采购，谁申请，谁下《申购单》，采购部见批复后的《申购单》组织采购并入库、出库。

4、采购手续流程

4.1采购单下达

收到具体经批准的采购计划即确认为采购任务的下达。采购部具体负责人根据采购任务单填写采购单，经签字批准即为采购单下达。采购单须包含以下信息：产品名称、规格型号、单价、金额、税金情况、及供应商厂家、具体联系人、联系电话（紧急情况联系电话）等信息。

4.2审批程序

确定采购的产品由采购负责人正确填写采购单后，由公司预算部经理、分管副总经理、总经理签字，确定同意采购的厂家以及价格和合同方式，同意付款采购。

《请购单》、《申购单》见附件1、2

二、采购（比价）

平时多熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：

1、询价：

询价可以通过多种方式，包括网络查询，面对直接供应商，供应商自我推销，展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。

2、比价：

对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。

3、议价：

在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压价（通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。

4、供应商管理：

通过寻找新货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整。合格、长期供应商要进行年度复核［查看生产能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等］。

《比价表》、《合格供方评定表》附件3、4

三、合同管理

负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、质保、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。

2、合同管理则按具体工程项目细分，直接采购部分按人头细分，跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。

3、工程合同管理：采购依据工程合同，工程合同归预算部统一管理。

四、验货

负责物资到货验收，所有采购的物资到货后必须详细查看、清点，做到发票与实物的数量、规格、单价一致。如因清点不详造成公司一切损失由采购员个人承担。如有必要，将填写《进货验证纪录》。直接由厂方发货到用户的需保存有厂家发货记录清单。

五、联动责任

1、采购部负责与预算部、财务部协调做好合同管理、出入库工作、发票清理和结款工作。

2、及时与技术部、工程部，了解项目进行情况和紧急情况变动。

3、售后服务，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、使用用户、返修时间、及联系方式等。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。

4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司。如发现采购人员索贿受贿情况，根据情节轻重，扣除1-3个月工资，给公司造成重大损失的，解除劳动合同并依法追偿损失。

5、做好各部门及本部门内的工作协调。

6、树立公司形象，不断学习，不断进步，体现自我价值，为公司创造更多效益。

7、以上采购标准超出2000元以上的需报公司批准，由公司采购部统一安排采购，2000元以下由项目部现场自行采购。

附：

园林苗木采购管理办法

第一条为降低园林工程建设成本，保证苗木质量，提高公司园林建设和施工资金的使用效益，有效调控苗木的供求平衡，根据集团招投标管理办法和物资采购的有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司园林基地种植苗木和外接园林工程所需苗木的采购。

第三条各级职责

（一）采购部职责

1、负责苗木采购信息的收集、汇总、上报；

2、负责建立苗木采购信息库；

3、负责苗木采购的招标和询价比价；

4、负责苗木采购洽谈；

5、组织订购苗木的开挖和运输；

6、负责按合同约定支付苗木采购资金；

7、完成总经理安排的其他苗木采购工作。

（二）预算部职责

1、负责苗木采购工作的监督；

2、审核和管理苗木采购合同；

3、审核苗木采购价格和票据；

4、负责苗木采购相关资料的报批；

5、办理苗木运输审批手续。

（三）公司领导职责

1、全程参与并监督苗木采购过程；

2、组织苗木采购招标和询价比价；

3、负责苗木采购的洽谈；

4、审核苗木采购合同；

5、审核苗木采购价格和各类票据；

6、协调组织验收采购、种植的苗木。

第四条苗木采购的方式包括：

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判（议标）；

（四）单一来源采购；

（五）询价比价采购。

具体采购方式由采购部根据苗源和园林工程、公司园林基地建设需求自行确定，并报总经理批准后实施，但公开招标和询价比价采购应作为苗木采购的主要采购方式。

第五条公司园林基地种植所需苗木主要采购生苗和有市场潜力的圃苗，重点是山区和各农户种植的，未经移栽的自然苗木以及外地苗圃价格低但市场潜力大的苗木，主要采取询价比价和竞争性谈判相结合的方式进行采购。

第六条外接园林工程所需苗木重点是在各园林苗圃采购圃苗，主要采取公开招标、邀请招标和询价比价相结合的方式进行采购。

第七条苗木招标采购的程序。

公开招标要严格按照集团有关规定，体现公开、公正、公平和择优、诚信的原则，达到“优质、高效、降低成本”的目的。

（一）拟制《苗木采购招标书》，《标书》需对苗木质量、投标者应具备的条件，投标、开标、评标办法等作出明确规定。对特定及紧缺的苗木，如

需要采取邀请招标、议标等其他采购形式的，要提出申报，按照审批权限逐级报经分管副总、总经理和董事长批准。

（二）审核投标人资格并收取投标保证金。

（三）成立评标、监督机构。邀请集团行政部和公司主要领导，成立评标、监督小组。

（四）组织开标。在经过对投标人苗木报价、苗木质量、信誉承诺、经营业绩等综合因素公开评议后，方可确定中标单位，中标决定书按集团招标管理办法报批后方可与中标单位签订相关合同协议。

第八条其他方式采购程序流程及注意事项。

（一）收集苗木供应信息，编制苗木供应信息统计表。

（二）按照集团招标管理办法的规定，成立采购领导小组，领导小组成员应当有公司领导1人、采购部负责人和经办人、预算部1人，大宗采购还应报请集团行政部或审计部派人参加。

（三）分析市场行情。由采购领导小组组织对拟采购的苗木进行市场行情分析，提出市场同类苗木的基本参考价格。

（四）采购谈判。由领导小组负责与出售单位和个人进行谈判，参加谈判的人员不少于3人，其中1人必须是公司领导，大宗采购谈判必须邀请集团行政部或审计部参加。

（五）签订合同。按照谈判的内容拟制采购合同，小型采购可采用公司格式合同，大宗采购必须拟制专门合同。

（六）苗木采购注意事项。

1、苗木采购要考虑区域性和适应性，掌握第一手信息资料、苗木价格