归档文件整理方法和步骤
归档文件整理
归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件
材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。
从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。
平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相
关的支持软件和数据等。（5）收集本单位工作活动中形成的业务、声像、基建、设备、实物等档案材料。
2、确定文件的归档和不归档。按照本单位制定的《文件材料归档与不归档范围》，把该归档文件保存起来，把不该归档的文件剔出。各机关团体按照国家档案局8号令要求，机关文件材料归档范围和不归档范围大体四个方面。
归档范围：
第一，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
第二，机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
第三，本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。
第四，其他对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
不归档范围：
第一，上级机关普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩、非本机关工作人员有文件材料，供工作参考的抄件等。
第二，本机关的重份文件、事务性、临时性文件等。
第三，同级机关不需贯彻执行，不需办理的抄送文件材料。
第四，下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。
3、件的确定。归档文件：即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不
论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。
“件”即归档文件的整理单位，整理单位应为“自然件”，即单份文件，以每份文件为一件。但有些文件关联性强，利用时经常需要相互查证，实体不宜分散。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位。
第一，文件正文与定稿一般应为一件。
第二，正文与附件一般为一件。
第三，正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批条等，应与文件作为一件。
第四，原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。
第五，转发文与被转发文应作为一件。
第六，报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
第七，来文与复文或去文与复文可为一件。
4、文件装订。
为了保证档案能够长期保存和有效地提供利用，在装订前必须对不符合要求的归档材料进行修整。
第一，修裱破损文件。
第二，复制字迹模糊或易退变的文件。
第三，超大纸长折叠。
第四，去除易腐性金属物。
4.文件装订，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起，它是归档文件整理的基础环节，也是为后续工作的开展提供条件。
一般顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。中文本在前，外文本在后；汉本在前，少数民族文本在后。文件处理单放在正文前底稿后，在文件的正中或偏右加盖归档章，以更好的保护正本的原始面貌。
装订采用左侧装订，应将左、下侧对齐。
装订方法。使用缝纫机装订。三孔一线装订。
5、分类。归档文件的分类，是指在全宗内将归档文件按照一定的方法分成若干层次和类别，以构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
分类方法。《规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。
年度分类法。就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用的最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类，可以反映一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。
运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。
第一，文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准，判定文件所属年度。
第二，跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活
动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成文件，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。上年度的请示，下年度的批复，请示应连同办理过程中形成的其他文件归入批复的年度。
第三，几份文件作为一件时，“件”的日期。应以装订时排在前面的文件的日期为准。
第四，文件没有标注日期。常见于内部文件，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
第五，有专门年度的分类方法。如教学年度，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。如1995年与1995-1996学年归入同一类。
机构（问题）分类法。机构分类法和问题分类法。
机构分类法。就是根据机关内部设置第一层机构（处、室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归到哪个处室。采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源的方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件。
鉴于机构分类法的上述优点，一般建议凡能按机构分类的单位，就应采用机构分类法。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，
形成的归档文件归入该类保存。
问题分类法。就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。
使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部机构的职能性质来设置类别；将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。
保管期限分类法。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。按保管期限分类是将档案划分为永久、定期（30年、10年）。
在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须分年度、保管期限。
我们现在通常用的分类方法为：年度—机构（问题）--保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下再按机构（问题）分类，不同保管期限的档案集中排列，便于实体的查阅。
分类方法与分类方案互为因果，相互制约。在选定分类方法的基础上，联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。任何一个单位都必须制定切
实可行的分类方案，并且尽量保持其相对稳定。
分类方案是进行分类工作的依据，一般分到三级类目，类目序号应是最低一级类目的序号。分类方案要科学实用，编制分类方案前，应做好调查研究工作，要了解立档单位的工作性质、职权范围、业务分工等。
例如：临沂市档案局档案分类方案
一、文书
（一）党务
综合
1、党组会议记录、纪要
2、民主生活会议
3、支部工作
4、党内统计、名册
5、其他
组织人事
1、机构设置、人员编制、启用印章
2、干部任免、专业技术职务聘任
3、人员考核、奖惩
4、人员调配、转正、定级、抚恤等
5、劳动工资，养老、医疗保险
6、人事统计、名册
7、其他
宣传
1、理论学习
2、精神文明
3、其他
纪检
工会
学会
（二）行政综合
会议
1、局长办公会议
2、综合性工作会议
3、其他
文秘工作
1、工作计划、总结
2、简报、信息
3、文书、档案
4、机要、保密
5、机构沿革
6、大事记
7、规章制度
8、其他
行政事务
1、后勤管理
2、车辆管理
3、接待
4、其他
（三）档案执法、业务指导
1、档案法制建设
2、档案执法检查
3、机关档案
4、企业事业档案
5、专门档案
6、档案年度考核
7、档案信息开发奖励
8、其他
（四）档案教育
1、在职教育
2、继续教育
3、岗位培训
4、职称工作
5、其他
（五）档案征集管理
1、档案征集
2、档案接收移交
3、档案管理
4、档案信息化建设
5、现行文件利用工作
6、其他
（六）档案编研
（七）档案技术保护
二、基建档案
三、设备档案
四、会计档案
1、会计凭证类
2、会计帐簿类
3、会计报表类
4、其他会计资料类
五、声像档案
1、照片
2、录像
3、录音
4、磁性材料
六、实物档案
1、奖旗
2、奖杯
3、奖牌
4、奖状
5、证书
七、电子档案
6、确定档案保管期限。参照本单位制定的文书档案保管期限表对每份文件确定保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。
永久：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列入永久保管。
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为定期保管（30年、10年）。
7、归档文件的排列。是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，如按“保管期限--年度—机构（问题）”时，“机构（问题）”为最低一级类目。
归档文件排列的原则：即是按事由排列的原则。
事由原则：即同一事由的相关文件应当排列在一起的原则。按事由原则来排序反映了文件之间的有机联系。事由可指一件事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。例如：一次请示或报告，批复收到后，就可以视为一个事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由。
事由与“按问题分类”中的“问题”不同，“问题”是指一类相同性质的事情，如财务工作、人事工作等，由若干个不同事由组成。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。一个事由的文件集中存放在一起，存取也比较方便。
在实际工作中，具体的排列方法。一般是按事由结合时间、重要程度进行排列。
另外，信息、简报可按编号或期数排列。
8、归档文件的编号。归档文件的编号就是将以“件”为基本单位的归档文件在全宗中的位置用符号加以标识，并以归档章的形式在归档文件上注明，使归档文件在全宗中的位置得以确定。
按分类方案的排列顺序进行编号，在同一保管期限内每
年从“1”开始进行编号（永久、30年、10年每年分别编流水号）。
归档章的项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、盒号等有关分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合。
归档章：
编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，归档章的作用是用以明确归档文件在全宗中的“坐标”位置。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料。（现在一般先用铅笔填写）。
归档章一般应盖在归档文件首页上居中的空白位置。
9、归档文件的编目。
编制归档文件目录。编制目录时应按照确定好的件号顺序编制归档文件目录。
归档文件目录设置内容有件号、盒号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、备注等。
归档文件目录按保管期限编制，分别装订成册。
10、归档文件的装盒。就是将归档文件按件号顺序装入
档案盒。
装盒要求：一是不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。二是不同保管期限的档案，不应装入同一盒内。三是不同机构（问题）形成的文件不应放在同一盒内，某些机构（问题）形成的档案数量少，装不满一盒时，几个类别可合并装盒，到装满盒为止。盒内归档文件的首页之前附一份盒内文件归档目录。
归档文件要按照排列的先后顺序装盒。
11、填写盒内备考表。备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括：文件情况说明、整理人、检查人和日期。例如：
12、填写档案盒的封面、脊背：
档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构？（问题）起止件号和盒号。例如：
档案盒的制成材料。档案盒应采用无酸纸制作。
13、整理完装盒的归档文件在橱架的排放：一般是按先上后下、先左后右顺序进行。
档案归档及维护流程
档案归档及维护 1范围 适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规，收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料
2控制目标 2.1确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 3主要控制点 3.1档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2公司档案主管部门经理审核档案销毁清单，并上报档案局备案 3.3档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 4特定政策 4.1档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法 律法规 4.2分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产 品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类，具体执行请参见国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作，及 时交部门兼职档案员管理 4.5党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产 技术管理类档案资料，要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备 仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时，由有关部门通知档案室参加，随时归档
4.7会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会 计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料 要按照归档范围的规定，及时交本部门兼职档案员管理，再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5档案归档及维护流程C-15-03-001
文书档案(归档文件)整理方法
文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订
一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。
归档文件整理十步骤
归档文件整理十步骤 2010-04-22 17:36:08| 分类：默认分类| 标签：|字号大中小订阅 （适用于纸质文书档案） 第一步：确定归档和不归档范围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局2006年12月18日发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定归档的范围。 第二步：分年度 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。 第三步：确定分类法 第一步骤可视机关的大小决定档案的分类方法。机关大，内设机构多的可采用保管期限——年度——机构（问题）分类法，如区国税局、区教育局、区卫生局等。机关小，内设机构少的可采用保管期限——年度分类法，如区档案局、区 总工会、区妇联等。 第四步：划分保管期限 这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局2006年发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永 久、定期（30年、10年）保管期限。 第五步：归档文件的排列 归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：请示——批复、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出 发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 第六步：盖归档章及填写其项目 归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。各机关单位还可根据各自的情况和需要在归档章上增加其他选 择项目，如：页数、盒号等。 盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，
档案管理流程及制度
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
归档文件整理规则2015
归档文件整理规则DA／T22-2015 前言 本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。 本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改； ——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； ——调整归档文件分类方法； ——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； ——增加归档文件档号结构和编制要求； ——将室编件号、馆编件号统一为件号； ——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。 本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌 本标准于2000年12月6日首次发布。 归档文件整理规则 1 范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他
特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.2 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.3 件 item 归档文件的整理单位。
纸质档案整理工作步骤(精)
纸质档案整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。 一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况 1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件： ①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。 2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，
复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。 3、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。 4、跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。 5、几份文件作为一件时，“件”的日期 按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为
档案归档 流程
档案归档整理流程 一、收集 收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。 1、文件判断。文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。 2、期限期限。根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。 二、分类 归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。 三、编制页码 注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。 四、装订 用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。 五、排序 对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。 六、档号标识 对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号
的自然连续性。 七、着录 着录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，着录是为了满足检索查找提供利用的需要。 八、装盒 即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。 案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。 九、打印目录 包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。 十、编制检索工具 对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。 档案归档整理流程图
档案归档文件整理的基本方法
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法
保管期限－年度分类法 这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列
档案管理业务流程
单位名称人事部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导人事部员工 节点 A B C 1 2 3 4 5 7 提供材料开始 收集员工 人事材料 9 编制明细 目录 标识 编号 审批 结束 身份证明 学历学位证明 各类证书 招聘资料 试用转正文件 奖惩文件 绩效评估报告 劳动合同及附件 离职文件 各类人事通知单 归档 入库 8 6
任务名称节 点 任务程序、重点及标准时限相关资料 材料收集 程序 1、《员工登 记表》、 2、《个人简 历》 3、《相关材 料》 B2 由人事部建立公司员工的人事档案，档案材料包 括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核 奖惩材料、录用材料、其他材料等 每月1次 C2 员工应积极提供材料即时 统一装订1个工作日 重点 材料收集 标准 真实、严密、完整 档案编号标识 程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览 表 1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点 档案编号，并做出标识 标准 准确、合格、严密 档案归档入库 程序 人事部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档1个工作日B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点 档案归档入库 标准 准确、合格、严密
档案管理制度 节选公司《人事管理制度》第十章人事信息管理 1．人事信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司人事部组建人事信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。 1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。 1.3公司将借助现代化的人事管理软件，逐步实现人事管理信息化。 2．人事档案管理的基本要求 2.1公司人事部负责人事档案工作的归口管理。 2.2 人事档案管理必须严格确保材料保密。 3．确立两级档案管理制度 3.1 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料； 3.2 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料 4．人事档案分类 第一类：履历材料； 第二类：自传材料； 第三类：鉴定、考核、考察材料； 第四类：学历和评聘材料； 第五类：政治面貌材料； 第六类：奖励材料； 第七类：处分材料； 第八类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 第九类：其他可供组织上参考的材料。 4.1一般文档管理 4.1.1人事部文件 (1) 人事部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册; (2) 人事工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各经办人归口管理、保存。年终根据内容价值酌情归档; (3) 薪资福利类保密文件由人事部经理自行建档保存。 4.1.2公司文件 新峰集团制造事业本部及集团公司发文、请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档。 4.1.3 外部文件 包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务
(档案管理)机关文书档案的整理归档方法和要求
机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。
（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。
归档文件整理方法和步骤
归档文件整理 归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。 做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。 “归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件
材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。 归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。 平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。 从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。 平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相
归档文件整理十步骤
归档文件整理十步骤（适用于纸质文 书档案） 第一步：确定归档和不归档围 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按国家档案局第10号令《企业文件材料归档围和档案保管期限规定》确定归档围。 第二步：分年度 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；三是在整理归档时已收到的跨年度的复文一般应与来文或去文一道归入复文的年度。 第三步：确定分类法 按问题分，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类，如果党
群工作类资料少，还可将党群工作类和行政管理类合并为一类。 第四步：划分保管期限 这是归档文件整理的核心，正确区分文件价值，划定保管期限是归档文件整理工作质量优劣的关键所在。我们应该认真学习国家档案局第10号令《企业文件材料归档围和档案保管期限规定》，准确划定本单位文书档案的永久、定期（30年、10年）保管期限。 第五步：归档文件的排列 归档文件应按照“事由原则”排列。所谓事由原则排列就是将同一事由、同一保管期限的相关文件排列在一起。如：批复——请示、转发文——被转发文、一次会议、一次活动等。同一保管期限，不同事由的文件，可按时间的先后顺序，也可按问题的重要程度，责任者级别的高低进行排列。从档案利用和管理方便出发，不宜按收发文顺序排列归档文件。 第六步：盖归档章及填写其项目
归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。 盖归档章和填写其项目应用耐久字迹 材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成的年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化。保管期限应填为“永久、30年、10年”。室编件号即归档文件的顺序号，在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限条件下采用大流水号，用阿拉伯数字填写。机构或问题为选择项，归档文件进行分类才填，可填简称。馆编件号不填。 第七步：装订 归档文件按“件”装订。何谓“件”呢？《归档文件整理规则》（以下简称：规则）规定：“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件（批复在前，请示在后），来文与复文可为一件。
档案归档整理流程
文书档案（归档文件）整理流程 第一步：收集文件材料； 第二步：分年度； 第三步：确定归档范围； 第四步：整理单位“件”的确定； 第五步：“件”的装订； 第六步：划分保管期限； 第七步：归档文件的排列； 第八步：盖归档章和编号； 第九步：归档文件的编目； 第十步：装盒、填写备考表与上架。
会计档案整理流程 （会计凭证档案整理流程） 第一步：收集会计凭证档案材料； 第二步：分年度； 第三步：组卷并装订（含包角） 第四步：案卷的排列； 第五步：加盖归档章。在每本凭证封面上方加盖归档章和保管期限章； 第六步：编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号，并填入归档章。 第七步：编制案卷目录； 第八步：装盒并上架。
会计档案整理流程 （会计账簿、报表、其它档案整理流程） 第一步：收集会计账簿、报表、其它档案材料； 第二步：分年度。将每类材料按年度分开。 第三步：组卷 1、每本自然形成的表、账、册为一卷； 2、编页码。以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。 3、填写案卷封面和卷内备考表； 4、装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。 第四步：案卷的排列；按总分或保管期限类型相对集中进行排列。 第六步：编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号。 第七步：编制案卷目录； 第八步：装盒并上架。
业务档案整理流程 第一步：收集业务资料； 第二步：分业务档案类型； 第三步：分年度； 第四步：确定归档范围； 第五步：划分保管期限； 第六步：编页码。以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。 第七步：编卷内目录； 第八步：填写案卷封面和备考表； 第九步：装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。 第十步：归档上架。
(档案管理)纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。 一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况 1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件： ①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。 2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为： ①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报
请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。 3、文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。 4、跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。 5、几份文件作为一件时，“件”的日期 按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，①正本与定稿为一件，以正本为准；②正文与附件为一件，以正文为准；③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；④
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
档案归档流程大纲纲要.doc
档案档流程 收集、分整理： 参考《档部代、分号表》、按照《北力大学各档案档范及保管期限表》 将本部的文件材料收集全。分年度、分、分、分保管期限。矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔。 1、先将文件材料按其形成或的年度分开。 一般文件入文件形成年度。跨年度的示与批复，入批复年度，无批复的示入示年度。跨年度的 划、划，入文件内容的第一个年度。跨年度的、告，入 文件内容的最后一个年度。跨年度的会文件，入会开幕的年度。法性文件， 入公布或批准年度。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測。 2、将分年度的文件材料按十大分开。 3、将分的文件材料按其内容所反映的、事物分开。 4、最后将文件材料按照保管期限分开。 二、立卷合 立卷合一般以主，兼其它特征，使之系密，便于找利用原。同一内 容的文件材料成一卷或数卷，每卷不超200 。残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒。 三、排列卷内文件材料（按重要程度或序）： 批复、批示在前，示、告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 件在前，被件在后； 上通知在前，上材料在后； 文字材料在前，表在后； 非案件性材料在前，依据性材料在后； 基建按的序号排列； 其它文件材料按序排列。 四、修整文件材料 在装以外有字迹或破的文件材料要行加、修和裱糊。大的表格，要适当 地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲、、大等金属 物。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭。 五、写号 用笔卷内文件号，无面或双面只要有字迹，均一面写一个号。号的位 置在每面材料非装一的下角，正面右下角，反面左下角。每卷文件材料一个流水号， 即1、 2、 3??N。彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑诒尔。 六、著 1、以卷位，根据本卷文件内容写各著目: 档号 :档号是档案的存址代,固定档案的物理位置,具有唯一性。档号由全宗号+ 年度号+ 分号+ 流水号成中用“-” 接。如：3-2010-JX1422-001謀荞抟箧飆鐸怼类蒋薔點鉍。 案卷名 :案卷名即案卷，由立卷人自。案卷名明确切，构完整，一般不 超 50 个字。其常用构：作者--(内容 )-名称 (文种 )。作者一般指卷内文件主 要任者，要写出全称或通用称，不得称“本校”、“上”等。名称 (文种 )按重要程 度序注几种主要文件文种。除会文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不 得用“XXX来往文”。厦礴恳蹒骈時盡继價骚卺癩。 如: “ 北力大学2010 年度教工人名册” 1 / 2
《归档文件整理规则》办法
浙江省实施《归档文件整理规则》办法 浙江省实施《归档文件整理规则》办法 1.引言 1.1 为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。 1.2 本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。 1.3 本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。 1.4 本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质材料。 1.5 归档文件整理的单位是件。一般以自然件为一件，逐件整理归档。 1.5.1 单份文件，一份为一件。 1.5.2 文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。 1.5.3 报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。 1.5.4 同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。 2. 归档文件整理原则 2.1 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.2 归档文件整理原则 遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。 3.归档文件质量要求 3.1每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 3.2 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。 4. 归档文件整理方法 4.1 装订 4.1.1 归档文件应逐件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 4.1.2 使用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。每件归档文件可用缝纫踏线（沿装订线或左上角斜角踏线）或使用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。装订应不影响归档文件的阅读和复制。 4.2 分类 分类方案可以结合年度、保管期限、机构（问题）制定。同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本办法前保持一致，以保证分类方案的稳定。 4.2.1 按年度分类 将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。 4.2.2 按保管期限分类 将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。 4.2.3 按机构分类 将文件按形成或承办的机构分类。 4.2.4 按问题分类 将文件按其内容所说明的问题分类。 4.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作（活动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。
纸质档案归档文件整理工作步骤(精)
纸质档案归档文件整理工作步骤 某高校纸质档案归档文件整理工作步骤 根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定,从2001年1月1日起,立档单位对应归档的纸质文件以"件"为单位进行整理.为了确保归档档案的质量,规范我校归档文件的整理方法,现确定我校十大类档案均为以"件"为单位进行整理归档.所谓"件"的概念,即:一个事由(问题)或一个项目的材料可视为一件. 一,归档文件在进行整理时,首先必须明确几种情况 下列文件或文本在实体装订时,可作为一件: ①正本与定稿作为一件;②法律法规等重要文件的历次修改稿(包括定稿)可合为一件;③正文与补充说明正文的文字,图表,数据等附件,原则上为一件(附件页数多,也可各为一件);④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;⑤原件与复印件或手抄件,应作为一件;⑥转发文件与被转发文件,应作为一件;⑦报表,名册,图表类文字材料按其原装订方式,一册(本)作为一件;⑧请示与批复,报告与批示,问函与复函等来往文书,原则上作为一件.如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件,也可各为一件,并在"归档文件目录"的备注栏中加以说明. 以"件"为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为: ①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,复制件在后;④转发文在前,被转发文在后;⑤回复性文件在前,报请性文件在后;⑥结论性材料在前,依据性材料在后;⑦汉文本在前,少数民族文本在后;⑧不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件处理单放在文件前面. 3,文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度. 4,跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度.如:①跨年度的会议文件材料,统一归在闭幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;③跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的,应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;④回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;⑤法规性文件,归入公布的年度;⑥跨年度的计划归开始年;⑦跨年度的总结归最后一年,等等. 5,几份文件作为一件时,"件"的日期 按照规定,正本与定稿,原件与复制件,来文与复文等也可作为一件,这时判定"件"的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准.具体地说,①正本与定稿为一件,以正本为准;②正文与附件为一件,以正文为准;③转发文与被转发文为一件,以转发文为准;④来文与复文为一件,以复文为准;⑤多份文件(如组织关系,工资关系,行政介绍信,学籍材料等)作为一件的,可标起止时间. 6,无落日期的文件要标注日期 此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容,制成材料,格式,字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类. 7,专门年度的分类方法