XX房地产公司法务工作操作规程

XX房地产公司法务工作操作规程

XX房地产开发有限公司

XX年XX月XX日法务工作操作规程（相关岗位作业指导书）诉讼案件起诉：公司层面的案件起诉由公司法务人员根据公司会议（包括例会、专题会等各类会议）会议纪要的决定，或根据相关主管副总以上级人员的书面或口头的指示，展开操作步骤：填写《案件立案起诉申报单》，单中详细载明起诉对象（背景）、事由、目的、希望的结果等事项；收集相关证据材料；同时对重大事项加附内部法律意见书，对案件我方的利弊、案件未来走向、结果进行判断及预测；经涉及部门负责人和主管副总签字同意后进行实务性操作。遇特别重大事项，需总经理签字后方可执行，这里特别重大事项是指单独具备或同时具备以下情形的事项：（1）诉讼标的100万元人民币以上或（2）含涉外因素或（3）诉讼对象具备重要社会关系背景或（4）诉讼对象为我司常年或重要合作伙伴或（5）诉讼目的指向为群体或（6）其他对公司经营管理有重大影响的。各部门或各业务口相关案件的起诉由各业务口主办人员填写《案件立案起诉申报单》，单中详细载明起诉对象（背景）、事由、目的、希望的结果等事项，经部门负责人签字同意后，与相关证据材料一并上报公司法务部门；公司法务部门接单后进行内部评议，认为可以起诉的，直接上报主管副总审批后进入实务操作程序，如认为存在问题，应书面反馈，并与相关人员协商后确定是否起诉及与诉讼相关的标的、目的等，在《案件立案起诉申报单》修订后进入主管副总审批程序，待批准后进入实务操作程序。对起诉申报阶段的证据准备工作，各部门要切实重视，认真执行。需向公司法务人员提交的基本证据材料包括相关合同、协议、双方往来信函及传真、双方或单方签署的其他文件、被起诉对象自然情况证明材料、起诉事项的详细经过说明、涉及该事项的其他内部资料、涉及金额的要提供金额具体数字及计算依据和方式。如法务人员认为需要补充的，各有关部门要根据要求即使补充。在这阶段提交的证据资料一律以复印件形式提供，并随附目录清单，清单上对每份证据要注明该证据发生的时间、是否有正本、保管部门、保管人。案件立案受理后，与案件相关部门要立即指定固定的专向负责人或联系人（视具体情况确定），负责配合公司法务人员对案件处理，包括涉及本部门资料的收集、案件简要情况的说明、案件进展的跟踪及向部门内反馈以及其他需要配合的事项，直至案件处理完毕。应诉公司负责收发信件的单位及个人在接到法院邮寄送达的信件后，要立即送交公司法务人员，遇法务人员外出情况，应立即将相关信件交总办秘书处保管，并由秘书即时通知公司法务人员。公司法务人员在接到法院应诉通知后，应及时与法院相关人员联系，了解情况后，展开应诉前期准备工作并详细填写《应诉案件通报单》上报审批；同时应立即对案件进行深入研究，针对需收集的证据及需配合的事项制作《案件应诉协办单》，分送相关的部门。整体操作时间不超过3个工作日。待应诉申请批准后，进入实务操作阶段。应诉工作阶段中关于所涉及相关部门责任、应完成的工作事项（包括证据、专向负责人、及其他应配合事项）等要求参见起诉阶段的相关规定。案件审理本阶段工作主要由公司法务人员承担，各相关部门根据法务人员的要求给予及时、必要的配合；公司法务人员应将案件审理过程中关键性问题制作法律意见书上报公司，同时针对情况进展择要书面通报。涉及调解：（1）公司法务人员应制作《案件调解意见申报单》上报审批；（2）涉及调解原则或方案，一般性案件报经涉案部门负责人、主管副总审批即可；重大案件需总经理批准后方可操作。关于结果：案件各审结案后，公司法务人员要即时将相关情况制作书面文件随附相关判决通报相关部门及公司管理层。涉及执行：（1）可立即执行的，由公司法务人员操作，各相关部门负责配合及跟踪；（2）不能立即执行的或需分期执行的，转由相关部门执行，总办负责配合及跟踪。（3）对方拒不执行的由相关部门发起和法务人员会签，进入申请强制执行程序。上述负责人认为强制执行可能产生重大影响或涉及其他部门业务的，可提起进入申报程序（填写《强制执行申

请单》），相关流程及审批参照案件初始阶段相关规定办理。二审基本处理程序及原则参照一审相关程序办理，可视具体情况对环节进行简化。案件的各个环节涉及经济指标的，特别是起诉和调解阶段，涉及相关数据指标计算的，由财务部门负责计算并将计算结果和相关数据提供给法律室，法务人员将以此作为案件审理中的依据和向法庭提交的相关数据证据。遇有不同意见特别是意见相反的情况，所有程序必须以总经理批准为最终意见。在案件举证期届满前，公司副总经理以上人员可根据情况决定召开协调会针对案件进行综合评议、决定策略（法务人员有建议权）；举证期届满后，除非特殊情况（指二审对策研究、调解方案、重大突发事件等），一般不需召开此类会议。特别重大案件必须在起诉立案前或接到应诉通知后7个工作日内召开专题会议。特别重大案件指：（1）诉讼标的100万元人民币以上或（2）含涉外因素或（3）诉讼对象具备重要社会关系背景或（4）诉讼对象为我司常年或重要合作伙伴或（5）诉讼目的指向为群体或（6）其他对公司经营管理有重大影响的案件。案件执行完毕后，方可视为案件终结，由公司法务人员整理案卷，归档保存。归档案卷内容包括：案件情况说明、应诉通知书、立案交费凭证、起诉状、答辩状、双方证据材料、传票、庭审记录、调解过程记录、涉案其他材料、代理意见、判决书（裁定、调解书）、重要节点工作记录、执行情况、案件分析、以及其他需保存的涉案资料（包括文字、音像资料、内部文件等）。对外法律文件审查对外法律文件是指以公司名义向公司系统外的任何一方或几方作出的涉及财产、公司商业秘密、知识产权、权利义务、要约承诺以及其他与公司财产、名誉、经营管理相关的会产生法律经济风险的书面文件。原则上公司对外法律文件在正式发出前，必须经公司法务人员审核，但以下情况除外：1、可选用公司已批准的格式范本的合同、协议，且重要条款没有实质修改的；2、按照固定程序向政府部门报批报建的文件，视情况一般不需审核；3、业务流程内一般性的通知、知会；4、与总部及其他兄弟公司之间一般性的往来文件通常不需审核；5、社交、礼仪性质的文书。公司采用的规范性格式范本合同、协议以及其他书面文件，必须事先经公司法务部门审查，并上报审批后方可执行。审核程序：1、一般先由经办部门拟制基本文件稿，由部门负责人初审并在修改后的文稿上签字，交由公司法务人员审核；2、公司法务人员审核修改后交由原经办人员修正定稿；3、如文件需经公司正式审批（如合同、协议等），则进入审批流程，如不需上述环节或没有相应的流程，则由经办部门负责人、公司法务人员（视情况决定是否经管理层相关人员签署意见）在正式确定的文稿上签字同意后即可申请盖章发出。重要文件的文稿可由法务人员拟订，经办部门要对相关情况进行详细说明，并根据拟稿人要求提供基础数据和资料。一般性文稿、普通合同、协议的法律风险审核不超过1个工作日，特殊情况不超过2个工作日；重大、复杂合同的审核一般不超过2个工作日，特殊情况下可延长，但最长不超过4个工作日；以上均指需审核文件在下午15时前提交审核，如超过上述时间，则前述时限规定自提交次日起计算。下列法律文件，法律风险审核应实行内部集体评议制，并视情况以公司法务名义作出详细的书面意见（法律意见书）：1、对补充协议条款进行变更的销售合同；2、土地合同；3、项目合同（包括合作意向书、合作协议、拆迁协议等及其补充协议）；4、建设工程总承包合同；5材料采购合同；6广告类合同；7、遗留问题处理协议；8、重大投诉处理的相关文件；9、公司合同及章程；10、其他与公司重大事项相关的文件。遇特别重大或复杂情况，经办部门必须由专人提供详细情况，应避免单纯文件审核的方式。遇有法务意见与经办部门意见不一致的情形出现，双方应采用小范围会议研究形式确定，必要时上报公司主管副总审批。咨询与协作公司任何法务人员均有义务解答公司内部各部门及公司管理层的涉及公司业务管理的法律问题咨询。对一般性问题的咨询，可以立即答复的应即时给予答复；无法即时答复的，应记录在案，一般不迟于第二个工作日给予答复。对重要咨询，解答人员要进行详细的记录，并跟踪答复结果的满意度以及执行结果，以上内容要记录在案（《咨询接待记录单》）。需公司法务人员配合的事项（包括参与执行、参加会议等）需提前一个工作日知

会全体法务人员，根据内部工作分工及当时工作安排，统一安排并在接到通知2小时内将相关安排反馈该事项组织者。对参与的事项内部要作好记录（《常规事项记录单》），并对效果进行评价，必要时征求相关部门的意见。前条所属事项如属紧急事件或需要在会议即时发表意见的，组织部门应提前一个工作日将相关情况或相关资料提供给公司法务人员。除开庭或与其他公司事项冲突，人员确无法安排的情况外，公司法务人员必须按组织者要求准时保质参加；在上述除外情况下，公司法务人员也应即时与组织者联系，研究其他参与途径。信息交流及传递公司法务组织建立并负责维护公司法律信息库；信息库内容包括：常用法规库：收集与公司业务相关的常用法律法规；实用案例库：收集公司案例、其他公司案例、业内其他典型案例。内容涉及销售、物业、项目开发、工程、售后服务等方面的诉讼及非诉讼案例；即时法律信息：将最新的法律动态即时反映；法务工作月报：向公司部门负责人以上以及集团总部定时通报法务工作信息；重大法律事项通报：保证对重大信息传递的及时性公司法务人员负责公司内部相关法律知识的培训工作，尤其对新颁法律法规的培训，遇与公司重点业务环节相关的新法律法规出台，必须组织相关人员参加的学习培训。同时应有效利用内外部资源，针对部门业务需要，展开专项法律培训。每年保证普及型培训1~2次，针对性培训2次以上。合作伙伴公司法务合作伙伴的选择由公司法务部门负责考察，出具专业意见，并上报主管副总审核，最后报请总经理批准。选择标准：规模中型以上，执业的专职律师不少于5人；专业能力强，负责公司业务的主办律师学历不得低于本科，从业时间在5年以上；综合能力强，具有广泛深入的公共关系基础；取费标准合理（与地区同等水平及规模的同业比较）；具有稳定的发展前景。上述标准为常年伙伴选择的参考标准，在具体执行中要根据公司现实的需要综合判断。另针对个人能力超强的律师个体，如公司确有需要，可申请特批，与常年伙伴互为补充。建立常年合作伙伴关系，需签定《法律顾问合同》，合同期限最长不得超过3年，费用每年结算，在每个工作年开始时一次性支付当年的全部顾问费用。（其他方式双方协商后，报公司总经理批准。公司常年合作伙伴确立后，应由双方确定1-2名固定律师负责公司的业务。公司顾问律师应按照公司的要求提供准确及时的法律服务。公司法务部门负责对公司法务合作伙伴及顾问律师的管理、工作衔接及业绩考核。每年年终，公司法务部门要根据合作伙伴的工作情况，向公司管理层提交相关的工作报告及考核评定。公司内部各部门通过以下途径均可获得顾问律师的法律协助：重大事项咨询：通知公司法务部门，并根据需要提供相关的资料和情况介绍；公司法务部门指定专人与律师事前沟通，认为需面谈的根据事情的急迫性约定时间。反馈时间一般不超过半个工作日。需律师参与的重大事项（难度及耗时尚未达到专项收费业务）：至少应提前2个工作日通知公司法务部门，由法务部门指定专人与律师预约，相关的情况说明和基础材料视情况要同时提供。特别重大事件经公司批准后应作为专项业务处理（付费），经办部门和法务部门均要指定专人与律师配合，共同处理。对于重大疑难问题或公司专项处理的问题，视情况由顾问律师出具书面的专业意见，对于一般性问题，不再由顾问律师出具书面意见，由公司法务人员出具内部的法律意见书。其他事务公司法务人员按照公司的要求，根据自身能力特点，积极参与公司各项业务活动，以达到预防法律风险的目的。公司法务人员对公司各项经营、管理业务中可能出现的法律风险有预测、监督、提醒、防范的义务，并应通过恰当、及时、有效的方式反馈和执行。公司法务人员负责建立维护相关的公共关系，逐步形成良性的运作模式。与物业公司的合作物业公司的法务工作原则上独立开展；公司法务部门对物业公司的法务工作具有指导的义务；遇有重大疑难事项，经物业公司提出或经公司决定，公司法务部门可以主办或协办相关的事项。相关流程及有关费用依主办或协办的不同情况确定。公司法务部门应定期与物业公司相关部门及人员进行交流。物业公司的法务工作应定期形成书面信息，并通报公司法务部门。在双方所掌握的外部资源的利用上，应本着资源共享、互利互惠的原则进行；对形成专项事务的工作，应参照另一方与其外部资

源惯常的做法及已订立的协议的相关约定履行，但要适度考虑地产与物业的关系。本规则作为公司处理法务工作的基本原则，同时也是公司法务人员从事本职工作的指导性文件，具有制度性的约束力。本规则经公司批准后，自发布之日起生效。本规则生效前未完的相关法律事宜继续办理，自本规则生效后，相关的法务工作事宜按照本规则的规定办理。