采购过程与采购合同管理

第七章采购过程与采购合同管理

回顾：采购程序

采购程序是指从提出和接受材料请购单起至到货验收与核付货款止的一系列采购业务活动。

采购程序包括以下流程：申购人提出申请→部门主管或部长审核、签批→大额向财务提出用款申请和采购清单→会计主审、查询库存→财务主管或部长审核、签批→总经理（或财务副总）批准→签订采购供货合同→采购人领取支票汇票→实施采购、运输到库→有关方会同物料质量检验→不合格办理退货或索赔；合格办理入库手续、搬运堆码。

以上是大额采购的程序，对于小额或易耗品采购，一般不需要这样繁琐的程序，一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后，就可以直送采购部主办询价或比价，进行采购活动。

一、要购

要购就是需要购买。

1、采购需求分析

在采购的初始阶段进行需求分析，确定采购需求。传统方法是采购部门收集的采购需求计划表和请购单，然后进行分类整理。还可以使用需求分析法，根据历史数据和生产计划找出其中的规律，根据需求规律预测客户将来的需求品种和数量，作为采购计划的依据。

2、编制采购计划

根据需求分析先要确定采购量及采购规格。采购规格可以根据行业或国家的标准来确认。采购计划是企业进行采购的基本依据，企业要根据采购需求、资金情况等来编制采购计划，并严格执行计划。采购计划可以控制盲目采购，做好现金流量图的一种有效方法。

3、提出采购需求

（1）、规格、图样和采购文件。这些东西可以准确地对所采购的产品做出规定，同时让供应商能准确理解采购方所做出的产品的相关规定。

（2）、对采购产品的要求。准确规定产品的类别、形式和等级，建立产品检验的流程和规范，选定质量体系标准（ISO9000、Qs9000、as9000）

QS9000是“QS9000质量体系要求”的简称，它是由美国三大汽车公司克来斯勒、福特和通用于1994年8月制定的对其供方的标准质量要求。QS900是以ISO9001为基础，增加了汽车行业的特殊要求。

ISO是一个国际标准化组织,其成员由来自世界上100多个国家的国家标准化团体组成,代表中国参加ISO的国家机构是中国国家技术监督局(CSBTS)。标准的内容涉及广泛,从基础的紧固件、轴承各种原材料到半成品和成品,其技术领域涉及信息技术、交通运

输、农业、保健和环境等。

（3）、明确主要控制环节。对规格、图样和采购文件的编制、审批、发放的环节。

（4）、提出完整的采购文件。合格的采购合同、图样、标准、样品和技术协议书等。

二、定购

指供应商调查、选择供应商、进行采购谈判，签订采购合同，并进行采购订单的管理。定购过程要监督供应商是否按照合约暗示供货，对供应商的延期供货要及时催货，对供应商的质量问题要及时提出和处理，以避免给生产造成重大影响。

1、供应商的调查：初步供应商调查――资源市场调查――深入供应商调查

2、供应商选择：

（1）、是分包还是总包。

总包――把整个任务交给一个供应商。

分包――把任务分成几个部分，分别交给不同的供应商，由采购方进行协调。

（2）、付款方式。

固定价格、一次付款――采购方会要求供应商必须在预定的时间内完成工作，同时以固定的价格一次性付款。

优点：①采购方确切地了解供应商的财务状况。

②由于供应商承担了所有风险，所以工作完成之后没有结算的

必要。

③具有严格的完工日期。

缺点：①采购方如果不熟悉供应商的成本分析，就会出现采购价格偏高的情况。

②需要足够的实践准备购货订单说明书，并进行正式招投标程序。

③事先不能预计那一个是理想的供应商。

采用成本补偿法――将要完成的工作特性和范围是实现不能确定的，采购方要求采用事先确定的单位时间内的费率来计算报酬，或预先安排的百分比来冲消管理费。

优点：①采购方了解整个工作的成本构成。

②采购方可以事先了解供应商，自由地选择供应商。

缺点：①没有事先确定的固定价格，采购方对财务成果不能肯定。

②由于供应商是按工时计价，因此他就没有加紧工作的动力，因为厌恶还可以向采购方收取费用。

③完成日期无法确定。

用于一些非重要的产品采购以及需要维修保养的活动。

（3）、实行招投标采购或询价采购等采购方式。招投标采购，按照招投标的标准程序执行。询价采购在供应商中挑选3～5家，收到报价单后，组织专家评估及分析，选择一个最适合本企业的供应商并与之谈判。

3、签订采购合同

不同的行业，合同的内容、条件及附加条款有所不同。

合同具有法律效力，合同上规定签约者应履行和应获得的权利和义务(不能列入与法律相抵触的条款)，受到国家法律的承认、维护和监督，违反时要受到法律的制裁。因此，签订合同既是一种经济活动，同时也是一种法律行为，经济合同制是管理经济的一种有效的经济办法，也是一种依据法律办事的法律办法。

签约双方之间达成的一致意见的各项条款构成经济合同的内容。经济合同的内容一般包括：合同的标的，标的数量和质量，价款和酬金，履行的地点、期限和方式，违约责任，合同附则与签署等。因此，零售企业采购合同的条款，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：（1）、交货价格和条件

采购方愿意采用固定的价格，这个固定价格是通过采购方和供应商谈判达成的，是双方都可以接受的。对合同运作过程中可能出现的各种风险在合同里要有明确的规定。

固定价格加奖励：供货及时、质量优良，用奖金的形式奖励。

成本加利润

成本补偿合同：以设备或人工的固定计时工资为依据。

价格调整合同。

（2）商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出；必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。

(3)商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商或凭样订(交)货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的方法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积，重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。

(4)商品的价格和结算方式

合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。

(5)交货期限、地点和发送方式。

交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

（6）、付款条件

以供应商履行合同的情况为基础。例如：当工作完成25%时，付总货款的20%。而最后的5%~10%的货款在可定设施能够正常运转的情况下，供应商的工作完全满足采购方的需求后财进行支付。

以银行担保的方式抵补。有利于供应商履行承诺。

（7）、罚款条款和保证条件

合同中要求供应商提供的货物必须满足三个方面的要求：

1、产品的质量优良，和合同中的要求以致，能够使用。

2、产品必须是全新的，无缺陷，产品的制造必须使用适当的原材料和良好的技术和管理。

3、产品要满足供应商所在国的法律法规，产品的使用不会对人员、财产和环境造成任何的影响和损失。

产品的保质期12个月，规定开始生效时间---是货物投入使用的日期，获交货期。还要保证维修和提供备用件。

如果没有达到合同中的规定，首先考虑纠正措施，不齐作用的时候采取罚款措施，要求供应商补偿采购方的成本损失。或者退货。

(8)违约责任

签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金；

1．不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

2．不按合同中所规定商品质量标准交货；

3．逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

(9)合同的变更和解除的条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下

不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

4、其他协议

包括保险和安全规则，权利和义务的转移，向第三方转包，交货条件等。

（4）、定购和发出订单

采购合同就是购货订单。

采购订单分两种：一种按照传统采购方式，发放采购订单。另一种企业如果使用ERP或MRP系统会根据产量、库存量确定一个需要量，制定物料需求计划，提出什么时候定什么货，订多少。

订货单上要有：订单编号、产品简要说明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。

（5）、采购完成

<1>、供应商跟踪管理

供货过程中，对供应商跟踪管理很重要。实际执行过程中还是会出现质量不合格、交货不及时、数量差错等问题，这些问题供应商不会重视，因此采购部门要采取相应的措施。对过程中的问题要积极的向供应商提出，采取补货、退货、扣款等相应措施。

跟踪和催货的方法有：

订单跟催—安订单预定的日期提前一段时间进行跟催。有联单法，安日期拍理好，提前一定的时间跟催；统计法，奖订单统计成

报表；跟催箱，30格的箱子，安日期顺序排放，每天跟踪相应的订单。

定期跟催—固定时间内，奖跟催的订单整理好，打印呈报表跟催。

物料要是落后于进度，采购人员即使采取措施：与供应商联系，得到确定的进货时间，通知物料控制人员，告知准确的供货时间；与技术人员和无聊控制人员商量，找替代品；改变生产计划。

重要供应商经常出现问题，则要考察供应商的生产情况，甚至重新审核供应商。

<2>、进货验收

收获时必须进行验收。

设备验收：装运之前的供应商的生产现场进行的验收测试；交货后在采购方的安装现场的验收测试；设备第一次投入运行之前的验收测试。

产品验收：免检—某种物料的质量长期幼稚稳定。全检—交织很高和关键的物料；抽检—前提是生产过程稳定，从整批产品中随即抽取的一些样本，根据赝本的情况来判断整批产品的质量情况。

需要合格的检验人员，适当的检验工具。（检验文件—重要一句，包括物料的名称、规格、型号、计量单位、抽样方案等；若通过ISO9000的认证，所有原材料的检验报告嗾使质量记录。）付款并结清票据。付款是供应商关心的问题。是财务部门的工作，采购部门也要协助。结算和支付工具是票据，包括汇票、本票

和支票，以汇票为祝。支付的方式有：汇付、托收和信用证。付款方式有：预付、活到付款和月结30天等。

第二节采购表格

一、请购单

2、订购单

采购部门要协助使用部门进行物料需求预测。使用部门应及时、准确尽早提供需求预测，尽量少采用一些紧急订单和特殊订单。

订购单要对采购的产品有准确的描述，此外还包括交易的条款，如交货期、质量、不良品处理、以及其它有关人员的签名等。

在交给供应商之前，采购部门要进行最后的审核。

3．其他辅助性单据

包括：采购计划表、进料验收单，外协加工成本核算。

第三节采购的监管与控制

控制好企业的采购环节是实现企业经营计划目标的重要手段，也可以说，控制好企业的采购环节就等于控制住了企业生产的起点和源头。采购活动是一项很重要的工作，做得好与坏影响企业各项工作的正常进行，所以有必要对采购的全过程进行监督和控制，以此来降低采购风险。

一、采购监控的内容

目的：保证实现采购的目标和完成采购计划。

依据：采购计划。在采购过程中，实际工作和采购计划往往会出现偏差。

内容：采购人员的控制、采购流程的控制、采购资金的控制、采购信息的收集与使用以及采购绩效的考核。

1、采购人员的控制

采购人员必须具备与工作复杂性相适应的素质和能力，要通过专业化的工作和能力培训达到甚至超过与企业和市场要求相适应的水平。

作为现代企业来讲，好的采购人员应该具备品德、知识、能力三个方面的素质。

（1）、品德方面

正直、不贪婪，具有道德素养

职场论坛上有一篇贴子，写的是老板在招聘员工时使出的种种

“试金石”，其目的是测试员工在专业技能之外的职业操守，其中排在第一位的便是采购。

根据网友的交流内容，腐败大多出现在采购与销售环节，几乎所有在大企业里做营销和采购的人都对拿回扣的行为见怪不怪。商业界时不时上演经理人因个人职业发展而离职的乔段，采购部门走马灯似的换将，美国国会颁布的《反海外腐败法》也没法保证美国企业的中国业务部门独善其身。为此，一些公司甚至还列出了一些土规矩，比如把业务人员薪酬收入的百分之多少当作职业道德保证金暂扣，无违规行为年终统一发放。由此可见，职业道德已成为企业考核员工的主要标准。

在采购经理所有的必备素质中，很高的道德素养是被排在第一位的。一些在行业中做得顶尖的采购经理大多具备很高的道德素养以及严谨的工作态度。这包括：保持对企业的忠诚；不带个人偏见，在考虑全部因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购；坚持以诚信作为工作和行为的基础；规避一切可能危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象；拒绝接受供应商的赠礼；不断努力提高自己在方式方法、材料、和影响采购工作的作业流程上的知识；在交易中采用和坚持良好的商业准则等。）

具有敬业精神

虚心、诚心、耐心。

（2）、知识方面：

采购管理专业知识（实际采购技术能力。采购人员应该是精通