采购管理规范——原创版

采购管理规范

采购前—采购计划的制定及供应商的选择

首先，采购计划的制定

目的：

1、预估所需物资数量、使用期，使采购数量与物资使用时间完全配合，达到适时供应；

2、避免库存过多、资金积压、空间浪费，也同时避免因物资短缺而发生的临时性高价采购；

3、配合销售计划的顺利达成，增进营运效率、控制成本；

4、配合公司资金运转、周转；

5、指导采购工作，为相关部门汇编与核准预算数量作参考。

一、采购计划制定所依据的原则

1、适时：在最恰当的时候，购回经营所需物品，避免采购延迟或提前，造成库存积压或短

缺；

2、适质： a、根据申购部门的实际需要，考虑其经济与使用两方面的成本与价值；

b、在合理的时间内，以合理的价格获得充足的数量；

c、使采购费用继续维持在最低水平，已达到最大经济利益；

3、适量：以适量库存为基本要求，仔细计算运营需求、物资损耗、搬运和仓储费用等，制

定周密的采购计划，最终确定是一次性采购还是分批量采购，同时督导供应商按

预定数量交货；

4、适价：在满足数量、品质、使用期的前提条件下，用最合理的价格采购；

5、适地：从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性及降低采购成本等方面综合考虑选择最

佳供应商和最佳供货地点。

二、采购申请的提出

不论是计划内采购还是计划外采购，在填写采购申请时都应详细注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应商（参考）、交货期及送货方式等。

三、采购计划的管理

1、采购计划由行支部根据各门店审批后的采购申请表制定，采购计划需由行政部总监、财

务总监签字，并呈报总经理批示；

2、采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排；

3、采购专员应审查各部门申请采购的物品是否能由现有库存满足，或有无可替代的物品，

只有现有库存不能满足的申购物品才能列入采购计划；

4、申购部门下达给行支部的《采购申请表》，应分类列表，且必须是经过汇总、计划后的物

资清单；

5、对于无法于指定日期内完成的《采购申请单》，须及时通知申购部门。

6、对于已申请的采购物品，申购部门若需要变更规格、数量或撤销采购申请时，必须立即

通知行支部，以便及时根据实际情况更改采购计划；

7、未列入采购计划的物品不能进行采购。如确属急需用品，应填写《工作联系单》或《固

定资产申购单》，由部门负责人审核，报公司副总经理核准后才能列入采购范围。

其次，供应商的选择

目的：为保证采购物品满足需求，对供应商的资质和能力进行评定，以加强对供应商的管理。

一、供应商信息收集的途径

1、通过从现有的供应商中甄选，分析并了解其在品质、使用期、价格及服务等方面是

否符合要求；

2、通过参加相关行业的产品展示会、展览会、发布会等收集所需供应商信息；

3、通过工商名录、黄页等，了解所需产品的种类、价格、订购方式、折扣价格等信息，

对供应商作进一步的评价和定位；

4、与当地行业协会保持关系，从协会提供的会员供应商名录中，获取所需商信息；

5、通过行业期刊、杂志等途径丰富采购人员的信息量，及时了解市场情况，关注可替

代物资及更新；

6、通过业内人士介绍，了解包括：供应商的地址、分支机构数、从属关系、出售的物

料、物资、设备及是否具有良好资信、产品是否满足我公司所需要求等；

7、供应商主动通过电话、E-mail向企业传递信息，采购人员应积极搜集这些信息，为

寻找合适供应商提供参考；

8、利用网络搜索、查询、比对。

二、供应商选择评定的原则

1、选择规模和层次与己方实力和所需相当的供应商；

2、不断更新评估的标准、标杆对比的对象以及对评估新技术的学习；

3、收集约2—3家同类物资供应商，且要有具体明细及主次分类；

4、全面深入的了解供应商的生产状况、商业信誉及交货能力等；

5、购买常规物资时，所购数量不得超过供应商产能的50%。

三、供应商选择评定的标准

1、是否具有合法的经营许可证和必要的资金能力；

2、予以按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商优先权；

3、对于关键物资，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考察，考查要求包括：

a、进料的检验是否严格；

b、生产过程的质量保证体系是否完善；

c、产品的出厂检验是否符合我公司要求；

d、生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好；

e、考察供应商的历史业绩及主要客户，检视其产品质量是否长期稳定、合格、信誉较高，

其主要客户是否是知名的大中型企业；

4、是否具有足够的生产能力；

5、紧急订单需能紧急处理；

6、有具体的售后服务措施；

7、同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近；

8、样品通过使用且合格。

四、产品询价

是指采购方对三家以上供应商提供的一次不可更改的报价进行比较，以确保其价格具有竞争性的采购方式。

1、采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，对所询价物品的配置咨询要做到准确、

详细、规范，严把供应商资格审查关，对一些初次参加询价的供应商应进行考察摸底，审核其经济实力、履约能力、商业信誉及售后服务等内容，避免出现法律纠纷，通过资格审核，可以筛选掉不合乎询价要求的供应商，选择一批符合我公司申购要求的供应商，有利于建立起规范的供应商数据库，从而提高工作效率，确保询价采购效果，最大限度地降低采购成本。

2、当申购特定物资时，采购人员需向初步选定的供应商询问价格，包括所申购物资的产

品名称、品牌、材质、规格型号、技术性能及技术图纸、数量及其他基本要求内容等，对于有特殊要求的设备，必须在配置中详细说明其特定要求；

3、采购人员填制《采购询价记录表》，将询问得到的价格信息资料进行记录，整理、分

析后，分别与各供应商做进一步商谈；

4、二次商谈后，采购人员需填制《询价结果一览表》呈报相关人员进行审核；

5、采购人员根据审核意见或建议，继续与价格可接受的供应商洽谈质量、售后、结算等

细节；

6、根据洽谈结果，选择价格最优、相关条件最好的供应商；

7、行支部经理和总经理对采购人员最终选择的供应商情况进行审核和审批。

五、产品比价

产品比价是在询价的基础上，结合《供应商基本资料表》与《询价结果一览表》中所记载信息，对供应商报价进行全面分析和比较，从而确定一个最优的性能价格比。比价时，报价的供应商需超过三家，比价的最低价格须低于采购人的预算，同时比价数额不可过大。

1、对于采购重要物资和金额较大的物资，要综合考虑价格、质量、交货期及订货批量

等因素，要要求供应商提供所需物资各分类成本的报价，以便公司分开核价后，进

行综合成本分析；

2、对于必须经常大量购买的物资，成本偏高者、经常发生质量问题者、设计开发比较

复杂者，应进行性能价格分析，寻求采购技术的改进，更低价的供应，简化作业方法，引进新材料或替代品等；

3、对于大型机械设备的采购，要进行生命周期分析，以采购设备的有效使用期间的总

拥有成本为准；

4、对于市场垄断、独家代理、专利产品等物资的采购，包括总体采购金额在100元以

下的采购，可由采购人员与供应商谈判，获得最合理的价格。

六、实地查证

在采购重要物资时，必须在签订采购合同前，明确要求对供应商进行实地查证，并约定实地查证的时间；

实地查证的内容包括：

ⅰ、机械设备情况：包括机器设备基本信息、使用年限、生产能力、维护状况等。

ⅱ、材料供应状况：包括原材料供应来源、供应渠道是否畅通、品质是否稳定、来源发生困难时，是否具备应变能力。

ⅲ、生产质控能力：包括品管组织是否健全、品管制度是否完善、检测仪器是否配备、运营维护是否良好、原材料检验及成品检验的流程和标准是否规范、品质异常处理

是否流程化、品质记录是否系统化及员工熟练程度等。

ⅳ、技术研发能力：包括员工素质、技术人员的研发能力、新产品开发及更新能力等。

ⅴ、管理规范制度：包括工厂组织架构、管理制度是否系统、工作指导规范是否完备、管理人员工作经验是否丰富等；

ⅵ、财务状况：包括注册资本、产值、销售额、来往客户、发展前景等。

七、打样封样

1、对符合要求的供应商，如需打样，需和供应商确定是否能完全按所需材料打样，如

材料不全，报公司确定配件及辅料是否能用替代材质。

2、经公司决定后，行支部需向供应商提供采购物资的技术图纸及质量要求。

3、行支部通知供应商打样或提供建立在报价基础上的样品（视产品具体情况而定）如

我公司提供样品，可要求供应商根据样品复样。样品数量要求充足（视具体产品而定），以便挑选可做封样。

4、确定供应商已收到打样信息，跟踪打样时间，如需开模，跟踪开模时间。

5、收到样品后需做到以下几点：

a、由行支部及申购部门根据报价单要求一一对样品的材质、性能、尺寸、品质进行

检验，颜色比对色卡。

b、若样品不符合要求，则应立即与供应商沟通原因，根据具体情况选择是重新打样

或择其他供应商打样。

c、样品应建立样品管理档案，对样品进行拍照留存，并在吊牌或贴签上注明供应商

名称、日期、对应的项目编号等。注意保留每次样品修改记录。

d、申购部门负责对样品进行判定检验和测试，并将测试结果反馈给行支部。

e、行支部将样品信息记入供应商档案。

f、样品确认无误后，挑选作为封样，封样注意以下几点：

ⅰ、封样需用MARKER笔或标签进行标注，以示区分，注意签字及日期。

ⅱ、封样需一式三份，一份返还于供应商，一份留存我公司，一份备用。

g、确定合格供应商名单，报领导审批。

采购中—合同签订与生产管理

一、合同的签订

（一）供需双方经过询价、报价、议价、比价最后由企业的法律顾问针对合同的合法性和法律保障性提出相应的意见，并配合行支部拟定采购合同。

采购合同中所列及的条款须包括：

1、数量与品质条款；

a、数量条款：即需在合同中明确标注成交物品的数量及计算单位。当成交物品的数

量需以重量计量时，还需明确计量的方法，有时还需规定交货数量的机动幅度；

b、品质条款：即需在合同中注明所需商品的名称、规格和等级等，或说明样品的编

号和日期，否则采购方有权拒绝收货，甚至撤销合同。

订立此项条款还应注意：

ⅰ、根据产品的特性，确定统一的表示方法；

ⅱ、用以阐述条款内容的语句须简单、具体、明确；

ⅲ、条款内容应符合有关国家或相关国际组织的标准。

2、价格及支付条款；

a、价格条款：包括物品的单价和总值两项内容。

ⅰ、单价：由计量单位、单位价格金额、计价货币和贸易术语四个组成部分；

ⅱ、总值：指单价与成交物品数量的乘积，即一笔交易的货款总金额。

b、支付条款：即合同中应规定货款的交付方式和结算期限。

货款的交付方式一般包括以下三种：

ⅰ、现金采购；

ⅱ、月结或年结；

ⅲ、预付订金。

3、包装与交货条款；

a、包装条款：即物品包装的方式、材料、规格、标志和费用等内容；

注：此条款中还需明确包装由哪一方提供，包括由供应方提供、由供应方提供并收回或由采购方提供等；

b、交货条款：即注明交货时间、地点和方式；

交货方式可为现场交货、工厂交货或采购方自提商品等。

4、检验条款；

检验条款包括检验的时间、地点、检验机构、检验证书、检验依据、检验方法、复检等内容。

a、明确检验的时间和地点，可确保检验工作顺利进行；

b、所选检验机构可以是专业性的检验部门或检验企业，也可由供需双方自己检验；

c、检验证书是货品检验后的证明文件，是确定供应方所提交货物符合规定的凭证，

也是采购方向供应方或其他关系人提出异议和索赔的法律依据；

d、检验依据即成交的样品、标样合同、信用证等、

e、采购方可自行行驶复检权，合同中应明确规定复检的期限、机构及地点等内容。

5、保险条款；

交易货物的保险由供应方负责，保险条款应明确规定保险的金额和险种。

6、仲裁和不可抗力条款；

a、此条款包括仲裁地点的规定、仲裁机构的选择、仲裁程序法的适用、仲裁裁决的

效力、仲裁费用的负担等内容；

b、不可抗力包括战争、水灾、台风和地震等因素。

7、违约条款；

在签订合同时，应明确规定，以下三种情况下，供应商应付予违约金或赔偿金：

a、未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

b、未按合同规定的商品质量标准交货；

c、逾期发送商品。

另，采购方如逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，也应付违约金或赔偿金。

（二）合同管理中心审阅起草后的采购合同，核查合同条款，对需要修改的合同应返回相关人员进行修改；

（三）法律顾问审核采购合同，核查合同条款，对合同中需要修改的条款应及时通知合同管理中心相关人员进行修改；

（四）经总经理审批后，合同管理中心汇总相关人员的意见和建议，对合同中存在问题的条款做更进一步的修改；

（五）采购合同编制完毕后，行支部应安排人员对合同主体资格进行审查，并安排与供应商签订采购合同的相关事宜；

对合同主体资格的审查包括：

1、对对方基本情况的审查

若对方当事人为自然人，审查主要针对当事人是否具有完全民事行为能力；

若对方当事人为法人，则需要审查其是否具有《企业法人营业执照》。

2、对对方履约能力的审查

审查其履约能力状况时，需注意以下几方面：

a、对其经营状况的审查。

包括企业的性质、产品所处的市场阶段、人员构成、营业额等；

b、对其注册资本及净资产的审查。

c、对法定地址的审查。

d、对其公司账号的审查。

此项是保障企业在发生纠纷时确定对方资产的最有效的途径。

3、对签约人资格的审查

合同经法定代表人签字加盖单位公章即生效。因此，必须确定签约人具有法定代

表人的资格或公章具有法律效力。

（六）签订采购合同时还需注意：

1、合同的起草需由行支部、合同管理中心、财务部、法律顾问等相关人员共同参

与；

2、合同的双方当事人必须均具备法人资格；

3、合同必须合法；

4、合同的签订须坚持平等互利、充分协商的原则；

5、当事人应以自己的名义签订合同，委托别人代签的，须出具委托证明；

6、采购合同须采用书面形式；

7、采购合同格式应统一；

8、合同条款用词应简洁、明了，条款之间不存在相互矛盾的地方；

9、签字、盖章同时进行，只签字或只盖章的合同在法律上属无效合同。

（七）企业代表签订合同后，将采购合同交予合同管理中心相关人员进行存档；合同管理中心相关人员将采购合同及与采购合同有关的资料进行建档、归档。

二、生产控制

（一）跟单与催货

目的：保证采购物资的质量，保证供应商按时交货。

1、事前规划

a、行支部对申购、采购、供应商准备、运输、质量检验、入库等各项采购作

业环节所需要的时间进行客观的预测及合理的规划，避免要求的供应时间

过短；

b、行支部需准备充足的物资供应来源，确保在单个供应商不能如期交货时，

能及时找到替代的货源；

c、行支部在与供应商签订采购合同时，要明确要求供应商编制《计划供应进

度表》和《实际供应进度表》，以此监督供应商按时交货；

d、对于按时或提早交货的供应商给予一定的奖励，如优厚的付款条件；且在

采购合同中，要尽可能的加重对供应商违约或单方面解约的惩罚。

2、生产跟踪

a、在签订采购合同时，须根据物质的需求状况决定跟单监视的程度；

b、对非重要的采购物资进行一般监视；

c、在采购重要物资时，必须在采购合同中，明确要求对供应商进行生产前的二

次实地查证，并约定实地查证的时间。

二次实地查询时需注意：

ⅰ、关注生产线和生产能力，观察作业流程和工序，找到生产瓶颈，计算生产周期。

ⅱ、留意各生产设备是否符合生产需求，是否已报废。

ⅲ、注意供应商目前已有订单的排期。

ⅳ、注意供应商的生产线上的质量控制方式。

ⅴ、留意生产线上的产品品质。

ⅵ、直接向生产线一线人员沟通各项环节所费工时，计算真实生产产量。

ⅶ、了解供应商目前在岗人员是否稳定，以及地区劳动力供需情况。劳动力因

素对交货期有一定影响。

ⅷ、工厂外观、生产工序拍照留存。

3、注意事项

a、相关人员在跟单催单的过程中，必须注意自己的言行举止，自觉维护本企业

的良好形象；

b、跟单催单人员必须尊重供应商。

（二）采购物资质量检验与验收

一、根据采购合同的相关规定，行支部接到供应商发货通知单后准备接收货物，且

对生产初期第一批流水出来的成品应做生产初期检验。

检验前准备：

1、带齐所需资料和工具，如产品图纸、质量要求、验货标准、卡尺、相关表

格等。

2、熟悉产品质量要求，熟悉检验标准和检验重点。

3、对容易出现的疵点问题，做到心中有数。

4、准时到达工厂。

二、行支部采购专员依据采购合同、请购单等，与供应商的送货单进行核对，并查

点实物数量；

三、清点核对中若没有问题，则采购专员组织质量管理部或申购部门的相关人员进

行质量检验，看是否符合合同要求及工艺技术要求等，质量检验完毕由采购专员出具质量检验报告，报送行支部经理；

质量检验的方法为：

1、根据供应商提供封样，检查成品，记录发现的主要问题，及时与供应商沟通。

2、按照生产工艺流程，每道工序依次抽检半成品，尤其关注生产问题的工序。

3、检查内容仍然包括成品和半成品的尺寸、颜色、LOGO、表面处理效果、使用

功能等。检验时应按照封样和检验标准严格执行。金属类产品如检查是否存在毛刺。焊接点是否光滑，是否存在流漆、橘皮等。服装类产品检查车缝质量、色差，印花产品应检查是否有脱落爆裂现象，绣花产品应检查绣花针数是否和封样一致等等。

4、注意配件的品质，木质配件应关注木材是否达到烘干标准。金属配件注意防

锈处理。

5、特殊物资应按特殊要求进行检验，如产品承重测试、拉力测试、水洗测试等。

四、若检验报告显示，货物存在质量问题，则由采购专员根据合同规定提出具体解

决办法，报行支部经理审核、总经理审批后，与供应商一起追溯发生的各种疵点的源头，督促供应商立即整改不符合质量要求的产品，并严格要求返工，且须要求供应商封存此批产品，避免混进大货。若供应商提出无法改善，则应立即进行退换货处理及赔偿事宜等；若在货物数量的清点核对阶段，账实不符，采购专员也应根据合同规定提出解决办法，及时联络供应商；

五、在检查生产线质控情况方面

A、检查并要求工作每次进料都必须抽查批次质量，并做好记录保存。如面料类

产品尤其应关注不同批次，不同缸号的面料是否存在色差，裁剪2′×2′的布样留存比对。

B、检查操作人员是否按照操作标准生产。

C、检查工厂是否每道工序都配备品控人员。

D、检查每道工序是否都有样品供操作人员比对。

E、检查操作人员是否依照规定的项目进行自检、互验。

F、检验工序内产生的疵点是否用贴条标明并注明出现问题，返工处理。

G、检查是否设立现场检验设备，服装类产品应配备检针设备和检针作业工序，

避免出现残线断针等情况。

H、检查半成品和成品是否有专区进行存放，存放环境是否整洁干净。

L、检查每道工序半成品是否按合格区和返工区分开存放。对于各工序质量不合格产品必须要求返工，避免成品返工困难。

J、加强对重点工序或得难度较高的工序的质量检查。

K、检查工人工艺的操作技能，关键工序或难度较高的工序尤应关注，避免次品率增加。

六、检查包装情况

A、督促内盒外箱的进度，生产初期如包装箱未做好，应打包装术试装。如内

盒外箱做好，应检查尺寸和印刷内容是否正确，纸板厚度及克重是否符合

要求，印刷图案是否清晰，纸箱是否牢固，对外箱有要求的应试装并做摔

箱测试。

B、检查包装配件的品质，如胶袋的品质（厚度、透明度、清洁度）、吊牌、瓦

楞品质等。

C、检查包装成品是否折叠或摆放整齐，装箱搭配是否按照合同要求。同一箱同

款同色产品不能出现色差。

D、检查随箱单据是否完整，检查产品、尺码与吊牌、内盒、外箱是否一致。

七、其他需留意的地方：

A、关注生产线和生产能力，观察作业流程和工序，计算生产周期。

B、进接向生产一线人员沟通进度等，了解真实产量。

C、留意供应商是否外发。

八、注意关键点拍照，如厂房、设备、工艺、在线产品、在线检验、包装、仓库管

理等。

（以上仅为常规检验项目，根据生产情况及需求，应适时相应增加不同物品的质量要求）

（三）采购结算管理

经质量检验，若所购物资不存在质量问题，则填写检验报告书，并让供应商签字确认，一份留供应商处，一份公司备档。且由各门店负责入库，填写《入库单》等，并与财务部协作进行账务处理。

采购后—供应商关系管理（SRM）

目的：建立企业与供应商之间的伙伴关系现已成为许多企业对资源的获取、供应链上产品与服务传送的主要模式，供应商关系管理（SRM）能够帮助企业和供应链

解决许多以前无法解决的问题。如：

1、实现需求、采购和制造部门间的协同运作；

2、提供外包业务管理功能，缓解财务压力；

3、实现企业内部及外部协同运作，缩短所需物资补给时间，促进公司各部门计划、

需求和采购等信息的共享；

4、提供了用于取得准确、无杂质、有组织和经常需要补充的物资/项目和供应商数

据的基准，使这些数据可通过各种搜索标准进行检索，搜索标准随各部门的职能

变化而变化；

5、SRM将需要共享的关键数据包含在通用数据模型内，从而可实现跨部门的决策、

分析和优化；

6、合并不同的信息源，可按组织机构、时间、商品或供应商快速地检索信息，使

企业能够更好的了解货源组织和商品利用方面的机会以及供应商的表现和履约

情况；

7、有助于收集供应商的知识、了解其业务轨迹，加强整个扩展供应链的协作关系，

也有益于电子商务的运作，并未企业创造在全球范围内进行采购的新机会。

方法：

1、在确定符合公司战略特征的供应商时，对所有供应商进行评估，并将所有供应

商资料及表格进行分类存档，以便针对不同类型的供应商，制定不同的管理方法，实

现有效管理；

其中需存档资料包括：

a、供应商（现行的、过去的、潜在的）基础资料，包括组织、人员、联络方法、

地址、交通等；

b、有关供货品种、价格、品质、周期等方面的信息；

c、供货状态与历史数据，实际采购、供货情况的详细记录；

d、潜在的供应品种、生产能力等；

e、审核及评估记录、改进记录等；

f、重要的沟通或事件处理（例如联络、退货、争议等）记录；

g、双方合作的项目、未来的发展计划；

h、双方交流的文件（例如合同、变更、设计资料、品质标准等）；

i、供方的其他信息（例如设计能力、进度、相关计划安排等）；

j、对状态趋势的预测能力等。

2、采购方在建立双向交流的的过程中向供应商学习，从供应商处取得宝贵的意见，

获得持续性的改善，并通过与供应商共同制定质量方案，确定合作目标，获得

高度整合；

3、双方互相公开和分享企业的人员、流程、成本等方面的信息，达到真正的信息

资源共享，以减少信息资源的重复建设和浪费，同时，合作伙伴共同参与制定

计划的过程，最大限度的发挥了参与到供应链的每一个成员的才能和优势；

4、采购方公司与供应商深度沟通，了解对方在管理、技术、开发、应用等方面的

决策，共同制定有利于双方持续性发展的战略联盟目标；

5、与供应商建立联合的绩效标准及数据跟踪系统，进行合作财务分析（包括成本

分析和利润分析），共享利益以及分担风险；

6、灵活处理与供应商的关系，鼓励自己的供应商伙伴开拓更多的市场

其目的：

a、若维持少量供应商，并与其保持长期、稳定的合作关系，可最终降低成

本。但对一些关键、紧缺的物资，须准备2-3家可提供相关物资的审核

后的供应商备案，因为任何一个供应商发生问题，都会对企业运营造成

损害；

b、开发新的供应商，能带来新的思想、新的技术，对企业的创新会起很大

的作用。