演示文稿PPT制作入门
演示文稿PPT制作入门
郭崇烈编
2012年5月30日
（本文所述为PowerPoint2003版本演示文稿）
演示文稿PPT由一组幻灯片组成，演示文稿的制作过程主要是“插入空白幻灯片”和“往空白幻灯片中插入图片、文字、音乐、视频和动画等素材（通称为幻灯片元素）”。
因此，在制作演示文稿之前，应该按照主题要求准备好相应的图片、文字、音乐、视频和动画等素材，并且将这些素材文件都存放在同一个文件夹中，最后制作好的演示文稿也保存在这个文件夹中。
本讲座中所需资料都存放在文件夹“PPT学习资料”中。学习时，请另外新建文件夹，将文件夹“PPT学习资料”中的图片、音乐素材拷贝到新建文件夹中，新建的PPT演示文稿也保存在新建文件夹中。
一、演示文稿制作的大致过程
⑴→新建演示文稿；操作：双击桌面PPT快捷键（或者：文件→新建）
⑵→选择幻灯片应用设计模板操作：格式→幻灯片设计
⑶→插入新幻灯片，选择幻灯片版式，版式是指幻灯片中各元素在页面上的排列方式；
操作：插入→新幻灯片；格式→幻灯片版式
⑷→插入图片；操作：插入→图片→来自文件
⑸→重复步骤⑶和⑷直至不再插入新幻灯片；
⑹→插入文字；操作：插入→文本框→水平（或垂直）
⑺→插入音乐；操作：插入→影片和声音→文件中的声音
⑻→插入视频；操作：插入→对象
⑼→插入动画；操作：使用控件工具箱插入动画
⑽→选择幻灯片切换方式，切换是指幻灯片进入当前播放窗口时的展示方式；
操作：幻灯片放映→幻灯片切换
⑾→插入背景；操作：格式→背景
⑿→添加视觉效果，效果即自定义动画，是指图片、文字和音乐等幻灯片元素播放时的展示方式；
操作：幻灯片放映→自定义动画
⒀→调整幻灯片的放映顺序，又称作“超链接”；
操作：插入→超链接，幻灯片放映→动作按钮⒁→保存为ppt格式并试放；操作：文件→保存，选默认保存类型（即ppt）
幻灯片放映→观看放映
⒂→调整和修改后，另存为pps格式。
操作：文件→另存，并选保存类型为pps 上述步骤⑵、⑻、⑼、⑾、⑿、⒀为任选项，根据主题要求酌情选择。
二、新建一个简单的演示文稿
范例：演示文稿“风景相册.ppt”和“风景相册.pps”。
素材：文件夹“风景相册”中存放着4张图片和1首音乐“春绿江南0054.mp3”。
制作过程：
1、新建演示文稿，制作封面幻灯片
操作：双击桌面PPT快捷键（或者：单击桌面开始→程序→ Microsoft Office→Microsoft Office PowerPoint 2003）打开演示文稿窗口，显示一张空白幻灯片，默认版式为“标题幻灯片”→在文本框中输入主标题“风景相册”和副标题“2011年5月”。
2、选择幻灯片模板
操作：单击菜单“格式→幻灯片设计”，在“应用设计模板”中选择模板Ocean.pot。
3、插入空白幻灯片，选择版式，插入图片和文字
操作3-1：单击菜单“插入→新幻灯片”，插入一张空白幻灯片；
操作3-2：单击菜单“格式→幻灯片版式”，在“应用幻灯片版式”中选择版式“只有标题”。(该版式上方为文本框，用户在文本框内输入文字；下方为图片插入区域) 操作3-3：单击菜单“插入→图片→来自文件”，选择素材“风景图片2.jpg”，单击按钮“插入”，图片插入到当前幻灯片中→调整图片在幻灯片中的大小和位置。
小知识：鼠标指针为十字型时，拖曳鼠标是移动图片位置。鼠标移到图片四周控制点上，变成双箭头时，拖曳鼠标是改变图片大小。
操作3-4：在当前新幻灯片的文本框中单击，框内出现一条竖线（称为插入点），在框内输入文字。文字内容见本文“附录一：《风景相册》设置”）。
小知识：打开文件“范例PPT文字.doc”，选中要输入的文字→单击菜单“编辑→复制”→再返回幻灯片窗口，单击文本框→单击菜单“编辑→粘贴”。可以省去直接输入文字。
操作3-5：重复操作3-3和操作3-4，继续新建3张幻灯片，分别插入“风景图片3.jpg”、“风景图片4.jpg”、“风景图片5.jpg”和文字。文字内容和格式参见本文“附录一：《风景相册》设置”）。
操作3-6：继续新建一张空白幻灯片，选择版式为“空白”，作为封底幻灯片。
操作3-7：在封底幻灯片中单击菜单“插入→图片→艺术字”，选择一种艺术字样式，输入文字“谢谢观赏”，仿宋、72，加粗。
4、插入音乐。
操作4-1：选择封面幻灯片（即第1张幻灯片），单击菜单“插入→影片和声音→文件中的声音”，选择音乐“春绿江南0054.mp3”→自动播放。
操作4-2：设置音乐播放效果。单击菜单“幻灯片放映→自定义动画”，窗口右侧显示“自定义动画”窗格。在“自定义动画”窗格中右击音乐对象→单击“效果选项”，显示“效果选项”对话框→在“效果”中设置从头开始播放，到第7张幻灯片后停止播放。在“计时”中设置开始：之前。在“声音设置”中勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”。
5、选择幻灯片切换方式
操作：单击菜单“幻灯片放映→幻灯片切换”，窗口右侧显示“幻灯片切换”窗格。在“幻灯片切换”窗格中的“应用于所选幻灯片”中选择“扇形展开”。在“速度”中选择“慢速”。在“换片方式”中勾选“单击鼠标时”。最后单击按钮“应用于所有幻灯片”。
6、保存为ppt格式
操作：单击菜单“文件→保存”，输入文件名“风景相册”，默认保存类型为“演示文稿(*.ppt)”，再单击按钮“保存”。
7、放映幻灯片
操作：单击菜单“幻灯片放映→观看放映”。发现问题，及时调整，每次调整后都要保存。
8、另存为pps格式
操作：单击菜单“文件→另存为”，在“保存类型”下拉菜单中选择“PowerPoint放映(*.pps)”,再单击按钮“保存”
附录一：《风景相册》设置
应用设计模板：Ocean
幻灯片切换：扇形展开，慢速，勾选“单击鼠标时”，应用于所有幻灯片。
音乐：插入在第1张幻灯片中。自动播放。之前。从头开始播放，到第7张幻灯片后停止播放。幻灯片放映时隐藏声音图标。
页码版式图片文字文字格式
1 标题幻灯片风景相册楷体，76，加粗，阴影，居中，墨绿色
2011年5月楷体，40，加粗，阴影，居中，白色
2 只有标题风景图片2 色彩缤纷的晚霞宋体，32，加粗，阴影，居中，深橙色
3 只有标题风景图片3 风景诱人的竹林同上
4 只有标题风景图片4 蓝天白云绿水青山同上
5 只有标题风景图片5 如诗如画中的日出同上
6 空白谢谢观赏艺术字，仿宋、72，加粗
三、从相册新建演示文稿
在“一、演示文稿制作的大致过程”中的步骤⑶和⑷可以通过新建相册的方式加以简化。
范例：演示文稿“多伦路文化名人街.ppt”和“多伦路文化名人街.pps”。
素材：文件夹“多伦路文化名人街”中有1首音乐“上海老歌0446.mp3”和文件夹“多伦路图片”，文件夹“多伦路图片”中有18张图片。
打开PowerPoint窗口后执行如下操作：
1、单击菜单“插入→图片→新建相册”，显示“相册”对话框。
2、在“相册”对话框中，单击按钮“文件→磁盘”。定位到文件夹“多伦路图片”，选择要添加到相册中的所有图片，再单击按钮“插入”。
图片插入后，可以调整图片的排列顺序。
3、在“相册版式”栏目，默认为“适应幻灯片尺寸”即图片尽量撑满幻灯片页面，也可以选择其他版式，例如每张幻灯片页面放置多张图片、带标题的图片、带相片框架的图片等。本例中选择默认为“适应幻灯片尺寸”。
4、单击按钮“创建”，进入PowerPoint演示文稿窗口。以下操作细节参见本文“附录二：《多伦路文化名人》设置”。
5、单击菜单“格式→幻灯片设计”，在“应用设计模板”中选择模板Slit.pot。
6、在每张幻灯片中鼠标向上（或向左）拖曳图片，在幻灯片下方（或右方）预留文字输入的位置。
7、选择第1张幻灯片，修改主标题和副标题的文字及格式。
8、依次选择第2张至第18张幻灯片，单击菜单“插入→文本框→水平（或垂直）”，按住鼠标在幻灯片页面上拖出一个矩形框（称为文本框）后松开鼠标，框内出现一条竖线（称插入点），在框内输入文字。
鼠标指向文本框边缘，指针为十字形时。按住鼠标移动文本框位置到图片下方（或右方）。
9、选择最后一张幻灯片，选中其中图片，鼠标拖曳图片四周控制点来缩小图片。添加文字和日期。
10、插入音乐。选择封面幻灯片，单击菜单“插入→影片和声音→文件中的声音”，选择音乐“上海老歌0446.mp3”→自动播放。之前。从头开始播放，到第20张幻灯片终止播放。重复—直到幻灯片末尾。勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”。
11、单击菜单“幻灯片放映→幻灯片切换”，设置幻灯片切换。
12、单击菜单“文件→保存”，以文件名“多伦路文化名人街.ppt”保存。
13、单击菜单“幻灯片放映→观看放映”。发现问题，及时调整，每次调整后都要保存。
14、单击菜单“文件→另存为”，以文件名“多伦路文化名人街.pps”保存。
附录二：《多伦路文化名人》设置
应用设计模板：Slit.pot，应用于全部幻灯片。
幻灯片版式：除封面幻灯片外，所有幻灯片版式都为空白。
幻灯片切换：中央向左右扩展，慢速，勾选“单击鼠标时”与“每隔00:10秒”，应用于所有幻灯片。
除了封面及封底幻灯片外，所有幻灯片的文字格式与效果如下：
文字格式：宋体，24，左对齐，白色。
横排文字效果：进入，颜色打字机。之后，0.08秒。动画文本：按字母，50%字母之间延迟。
竖排文字效果：进入，挥鞭式。之后，非常快。动画文本：按字母，10%字母之间延迟。
以下编号为幻灯片页码。编号右侧为该张幻灯片要插入的图片文件名。自编号2起，编号与图片编号对应，即编号2插入多伦路图片02.jpg，编号3插入多伦路图片03等等。
1．
幻灯片版式：标题幻灯片
文字：多伦路[文化名人街]。宋体，66，加粗，下划线，居中，米黄色。效果：进入，擦除，之前，自左侧，中速。
文字：《台湾深情写意博客第330集》。宋体，32，居中，白色。效果：进入，飞入，之前，自右铡，中速。
音乐：上海老歌0446.mp3。自动播放。之前。从头开始播放，到第20张幻灯片终止播放。重复—直到幻灯片末尾。勾选“幻灯片放映时隐藏声音图标”。
2．多伦路图片02.jpg
幻灯片版式：空白（从本幻灯片起直到最后一张幻灯片的版式都是空白）。
文字：走進這高四公尺、寬三點八公尺的上海石庫門建築風格的牌坊，就走入了虹口区多伦路名人一条街。
……（各张幻灯片中插入的文字内容请打开文件“范例PPT文字.doc”参阅）
19．多伦路图片19.jpg
本页幻灯片切换：中央向左右扩展，慢速，勾选“单击鼠标时”，撤消“每隔00:10秒”。
文字：谢谢观赏。宋体，60，加粗，居中，米黄色。效果：进入，渐变式缩放，之后，中速。
多伦路图片019.jpg。效果：进入，线形，之后，中速。
文字：2010年02月18日。宋体，32，加粗，居中，白色。效果：进入，渐变式缩放，之后，中速。
四、控制幻灯片的放映顺序—幻灯片超链接
范例：演示文稿“多伦路文化名人街-超链接.ppt”和“多伦路文化名人街-超链接.pps”。
素材：演示文稿“多伦路文化名人街.ppt”
当幻灯片张数较多，而其中内容又可划分为若干段时，可以在封面页后新建一张幻灯片作为目录页，在目录页中输入目录，并将目录与后面的幻灯片建立超链接，从而控制幻灯片的放映顺序。例如，演示文稿“多伦路文化名人街.ppt”可以划分为“多伦路的中国近代文化名人”、“多伦路的名人故居和洋楼”和“多伦路的家藏博物館”三段，可以任选某一段幻灯片播放，并且在播放完后返回目录页。
制作过程：
1、双击演示文稿“多伦路文化名人街.ppt”，在PowerPoint演示文稿窗口打开“多伦路文化名人街.ppt”。
2、在窗口左侧选中第1张幻灯片，单击菜单“插入→新幻灯片”，此幻灯片即为目录页。设置版式为“标题和文本”。
3、在目录页标题中输入“多倫路文化名人街”，在文本中输入“1、多伦路的中国近代文化名人”、“ 2、多伦路的名人故居和洋楼”、“3、多伦路的家藏博物館”和“
4、退出”，字体取默认值。
4、单击菜单“视图→幻灯片浏览”，查看全部幻灯片，确认第3张到第10张为第1段，第11张到第15张为第2段，第16张到第19张为第3段，第20张为最后一张幻灯片。单击菜单“视图→普通”返回原窗口。
以下步骤5至8设置目录页中四行文字与四张幻灯片的超链接。
5、在目录页中选中文本“1、多伦路的中国近代文化名人”，单击菜单“插入→超链接”→在“超链接到”中选择“本文档中位置”，在“请选择文档中的位置”中选择“3.幻灯片3”→单击按钮“确定”。
6、在目录页中选中文本“2、多伦路的名人故居和洋楼”，单击菜单“插入→超链接”→在“超链接到”中选择“本文档中位置”，在“请选择文档中的位置”中选择“11.幻灯片11”→单击按钮“确定”。
7、在目录页中选中文本“3、多伦路的家藏博物館”，单击菜单“插入→超链接”→在“超链接到”中选择“本文档中位置”，在“请选择文档中的位置”中选择“16.幻灯片16”→单击按钮“确定”。
8、在目录页中选中文本“4、退出”，单击菜单“插入→超链接”→在“超链接到”中选择“本文档中位置”，在“请选择文档中的位置”中选择“20.谢谢观赏”→单击按钮“确定”。
以下步骤9至11添加返回按钮。
9、选中第10张幻灯片，单击菜单“幻灯片放映→动作按钮→动作按钮：上一张”，鼠标在当前幻灯片右下角拖曳出一个按钮，松开鼠标，弹出对话框“动作设置”。
10、在对话框“动作设置”中打开“超链接到”下拉菜单→单击“幻灯片”→单击“2.多倫路文化名人街”→单击按钮“确定”→单击按钮“确定”。
11．分别选中第15、19张幻灯片，参照步骤9，添加动作按钮。
小知识：选中第10张幻灯片中的动作按钮，单击菜单“编辑→复制”，分别选中第15、19张幻灯片，单击菜单“编辑→粘贴”。
12．为阻止不必要的幻灯片切换，必须修改第2、15、19张幻灯片的切换方式。选中第2张幻灯片，单击菜单“幻灯片放映→幻灯片切换”，在“应用于所选幻灯片”中选择“无切换”。在“换片方式”中撤消勾选“单击鼠标时”和撤消勾选“每隔00:10秒”。注意：不能单击按钮“应用于所有幻灯片”。
13．分别选中第15、19张幻灯片，参照步骤12，设置无切换。
14．为防止音乐播放提前结束，在第1张幻灯片的“自定义动画”窗格中右击声音动画项→单击“效果选项”→将原来的“在20张幻灯片后”修改为“在100张幻灯片后”（或者更大数字），选择“重复”为“—直到幻灯片末尾”。
15、单击菜单“文件→保存”，以文件名“多伦路文化名人街-超链接.ppt”保存。
16、单击菜单“幻灯片放映→观看放映”。发现问题，及时调整，每次调整后都要及时保存。
17、单击菜单“文件→另存为”，以文件名“多伦路文化名人街-超链接.pps”保存。
五、介绍一些常用操作
1、文本框的两种状态。
当文本框围线为斜线时是在文本框中输入文字。当文本框围线为直线时表示选中了文本框内全体文字。
2、字体放大缩小的快捷操作。
按1所述选中文字后，按“Ctrl + [”缩小字体，按“Ctrl + ]”放大字体。
3、对齐同一张幻灯片中多个图片。
右击幻灯片空白处→单击“网络和参考线”→勾选“对象与其它对象对齐”。这样在幻灯片中移动图片时，当图片移动到其它图片附近时，该图片就会自动对齐其它图片。
4、多页幻灯片之间图片的统一对齐。
右击幻灯片空白处→单击“网络和参考线”→勾选“屏幕上显示绘图参考线”。在幻灯片页面的中心显示纵横两条交叉虚线，称为辅助线。还可按住Ctrl键多复制几根辅助线。这些辅助线在所有幻灯片页面上都会在相同位置显示。因此，借助辅助线可以精确定位图片。
5、插入幻灯片编号。
操作：单击菜单“插入→幻灯片编号”，在“幻灯片”选项卡中勾选“幻灯片编号”，同时撤消勾选不需要的项目→单击按钮“全部应用”。
6、调整同一张幻灯片上的各元素之间上下叠加关系。
操作：右击要改变叠加关系的幻灯片元素→单击“叠放次序”，在“置于顶层”、“置于底层”、“上移一层”和“下移一层”之间选择。
7、对一组幻灯片设置相同的幻灯片切换。
在幻灯片窗口左侧选中一张幻灯片，按住Shift键再选中窗口左侧另一张幻灯片，这就选中了一组幻灯片。然后在“幻灯片窗格”中设置切换效果、换片方式等。但不能单击按钮“应用于所有幻灯片”。
8、循环播放幻灯片
单击菜单“幻灯片放映→设置放映方式”，放映类型为“演讲者放映”，放映选项为“循环放映，按ESC 键终止”，单击按钮“确定”。ESC 键位置在键盘左上角。
9、自定义放映（选择一部份幻灯片播放）
操作：单击菜单“幻灯片放映→自定义放映”→“新建”→在对话框左面选中要放映的幻灯片，单击“添加”，被选中的幻灯片进入右面窗口→在“幻灯片放映名称”中命名→最后单击按钮“确定”。
单击菜单“幻灯片放映→自定义放映”→选中刚才命名的自定义放映名称→单击按钮“放映”。
10、插入视频（文件类型为avi、mpg、mp4等）
操作：单击菜单“插入→对象”，显示“插入对象”对话框→在“对象类型”中选中“Windows Media Player”，单击“确定”，幻灯片中显示影片播放窗口→右击影片播放窗口，单击“属性”，显示属性列表→在属性列表名称“URL”右侧空格输入要播放的影片文件路径和文件名→关闭属性列表。
11、插入Flash动画（文件类型为swf）
操作：单击菜单“视图→工具栏→控件工具箱”，显示“控件工具箱面板”→单击“控件工具箱面板”最后一项“其它控件”→在弹出的下拉菜单中单击“Shockwave Flash Object”，鼠标指针变为十字型→鼠标在幻灯片窗口拖曳出一个矩形框→右击矩形框，单击“属性”，显示属性列表→在属性列表名称“Movie”右侧空格输入要播放的Flash动画文件路径和文件名→关闭属性列表。
12、获取帮助（已联网）
操作：单击菜单“帮助→ Microsoft Office PowerPoint 帮助”→在“搜索”栏中输入关键词，单击箭头“→”开始搜索。
六、观摩
范例：演示文稿“梅花.ppt”、“梅花.pps”和“东林寺.ppt”、“东林寺.pps”。
范例技巧之一：使用gif格式图片作为背景。
Gif格式图片是一种简单的动画文件，梅花.ppt的封面幻灯片中以gif格式图片“蓝天白云.gif”作为背景，增添了封面的运动观。
范例技巧之二：在一张幻灯片中控制多个图片自定义动画出现的时序
梅花.ppt的第四张幻灯片中有4个图片都设置了自定义动画。播放时按照它们在动画窗格中排列次序自上而下执行。通过“效果选项”中“开始”与“延时”的设置来控制这些动画出现的时间间隔。
范例技巧之三：自定义动画的三个时间点：进入幻灯片、强调和退出幻灯片
对幻灯片中的同一元素（如图片）可以在三个时间点上分别自定义动画。梅花.ppt的封底幻灯片中展现王安石所写梅花诗时，在文字进入幻灯片页面时使用了“颜色打字机”动画，使文字逐个展现。在文字退出幻灯片时使用了“缩放”动画，使文字慢慢收缩而消失。
范例技巧之四：设置声音播放时间。
为避免声音提前结束播放，在声音的效果选项中，设置停止播放在幻灯片总数加1的数目（或更大数目）上。设置计时的重复项为直到幻灯片末尾。
如果需要前后插入两首歌曲，例如前一首歌曲在幻灯片第1页至第12页播放，后一首歌曲在第13页至第20页播放。操作为：在第1页幻灯片中插入前一首歌曲，在声音效果选项中设置“从头开始”播放，在“12张幻灯片后”停止播放；在第13页幻灯片中插入后一首歌曲，在声音效果选项中设置“从上一位置”开始播放，在“8张幻灯片后”停止播放（20 –13 + 1 = 8）。
范例技巧之五：灰色图片慢慢显示为彩色动画图片。
一张幻灯片中叠放了两张图片，它们的内容相同，但是一张是彩色图片，另一张是对该彩色图片去色后得到的灰色图片。叠放在后面的是一张彩色图片，放置在前面的是灰色图片。对前面的灰色图片设置动画渐变，之后，慢速。在播放时首先显示的是灰色图片，随着灰色图片慢慢消失，下面的彩色图片逐渐显示出来，形成了鲜花绽放的效果。
这种播放效果特别适用于播放花卉，也适用于营造一种朦胧的影像。东林寺.ppt在多张幻灯片中使用了上述动画效果，增添了佛堂的神秘和庄严。