外国语大学电子文件归档办法及管理标准

外国语大学电子文件归档

办法及管理标准

Prepared on 21 November 2021

北京外国语大学电子文件归档办法及管理标准

（试行）

第一章总则

第一条为加强北京外国语大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范（国家标准）》，特制订本办法。

第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。

第三条本办法以维护电子文件的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子文件的安全性和可利用性。

第四条基本术语解释

（一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。

（二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

（三）真实性

指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（四）完整性

指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。

（五）有效性

指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（六）逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

（七）物理归档

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（八）元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软

件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章电子文件归档的管理体制和职责第五条各单位应根据本标准，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。

第六条文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

第七条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

第八条归档的电子文件，实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能够被识别。

第三章电子文件的收集

第九条收集范围：

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：

（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

（八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。

（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。

（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第十条收集要求：

(一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。

（二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

（三）各单位应依据本标准以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。

第四章电子文件的归档程序

第十一条归档要求

（一）文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。

（二）归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

（三）电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，着录并填写《归档电子文件登记表》（见附录1）。归档电子文件应逐件编目。

（四）文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

（五）档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附录2）。

第十二条归档方法

(一) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。

（二）本标准推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

（三）存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等（见附录3）。

（四）信息组织结构

每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。

1．说明文件

（1）文件名：README

（2）文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。

（3）文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。例如：

八九级学生成绩单：英语系八九级50名同学四年的汇总成绩。

2．归档电子文件登记表

（1）文件名：REGISTER

（2）文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。

（3）文件格式：具体格式见附录1。

3．归档电子文件目录

(1) 目录名：DATA

(2) 目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。

4．对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

第十三条归档时间

逻辑归档随时归档，物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行。

第五章电子文件的归档标准

第十四条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载

体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：

（一）字处理文件

1．TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

2．WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD 文档同时存储。

3．对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（二）图像文件

1．TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2．其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

3．对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

4．由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

（三）图形文件

1．图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

2．归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。

（四）影像文件

1．MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

（五）声音文件

1．WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（六）多媒体文件

1．多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2．多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

（七）数据库文件

1．DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。

2．对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（八）超文本文件

1．超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

2．信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

3．超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。

（九）计算机程序

1．计算机程序可以作为电子档案直接存储。

2．计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。

（十）数据文件

1．数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

2．数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。

第十五条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

第十六条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。

第十七条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

第十八条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。

第十九条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。

第六章电子档案的保管、利用和销毁

第二十条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存（C），一套供查阅利用（Y）。必要时，复制第三套（S），异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。

第二十一条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。

第二十二条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：

（一）电子档案应存放于指定的服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。

（二）局域网内部要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

第二十三条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：

（一）归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形，防阳光直接照射。

（二）环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围：35%—45%。

（三）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。

（四）对磁性载体每满2年，光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

第二十四条电子文件存档时必须检查病毒、千年问题或其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。

第二十五条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，C、S两套电子档案应分开保管。

第二十六条电子档案的有效性保证：

（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。

1．存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。

2．电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。

3．复制后旧版存储载体应至少保留4年。

（二）刻录光盘时尽量采用整盘刻录方式，一般不使用多段刻录方式。使用通用的刻录软件。

（三）库存的电子档案每5年要依次进行有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案数据的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。

（四）检查、拷贝、转换电子档案时要做好登记。

第二十七条电子档案在提供利用时应注意以下事项：

（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）用来查阅电子档案的计算机的软、硬件配置应能够正确识别、运行和输出电子档案。

（三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管制度。

第二十八条电子档案的销毁：

（一）可重复使用的载体上的电子档案的销毁应确保电子档案及相关电子信息的不可恢复性删除。

（二）一次性使用载体上的电子档案的销毁应将载体彻底销毁。

第七章附则

第二十九条本办法由档案馆负责解释。

第三十条本办法自公布之日起施行。

北京外国语大学档案馆

二〇〇四年十一月

附录1

归档电子文件登记表(1)

归档电子文件登记表(2)

附录2

归档电子文件移交、接收检验登记表?

附录3

光盘载体档案装具标注格式

一、封面

每套封面分正面和背面（含盘脊）。

二、封面标注项目

（一）正面主要填写档案信息，包括目录号、光盘号、题名、时间、保管期限、件数；

（二）背面主要填写背景信息，包括光盘种类、文件类型、责任者、制作标准、制作时间、制作软件、制作设备、复制单位和复制时间；

（三）盘脊主要填写立档单位和档号。

三、填写要求

填写装具封面一律要求用碳黑中性笔，字迹要求工整，可用打印机打印。