订单管理规程

订单管理规程

目的:为规范下单程序。减少订单出错。特制订此订单流程。

范围:适合公司所有客户订单、设计图、图纸等。

规程：

1．客户样品订单：

2．客户常规订单：

2-1.客户常规订单指公司的常规图册有的或客户展厅展示的或客户经常订购的，不需要确认生产后的效果的。

2-2.业务部根据客户书面下单资料下公司内部工作单，必须具备以下：生产结算编号是7位阿拉伯数字，从订单月初开始按顺序编制，前2位是年份后2位数，后2位是月份代码，最后3位是订单顺序号。生产结算编号由业务部经理按顺序指定编制。

2-3.业务编号前4位和生产结算编号一致，第5位的0-9分别编排给大客户，小客户由第5+6位的组成，第6位分别编制4和6和8，结合第5位区别小客户。

2-4.唛头是由公司给客户的客户代码，如果是公司的直属客户业务员一栏只填业务员，如果是市场部人员的订单必须写明市场部人员姓名，以便财务核对业务业绩。工作单必须经业务部仔细核对各个项目是否和客户要求一致，客户没写明的不允许猜测，必须经过客户确认，复核签字后可以交生产部，工作单的生产工厂由生产部填写。

2-5.公司内部工作单的红联蓝联必须写明价格和金额，和客户已经签订了合同价格的不经财务核对可直接将订单交生产部。

3-1.客户定做订单由客户提供图片或按公司图片客户更改了产品尺寸的订单。

业务部在接到设计订单时必须明确客户的目的，包括使用位置如地面、墙面、天花板，使用区域特性：水池、浴室、外墙、内墙等，能让客户书面表达的尽量书面表达。

3-2.业务部订单应先由财务部根据订单价格审核评级，分别凭

3-3.A级:完全按照客户和图册要求的生产。1.3

3-4.B级:进口材料的部分可以用国产非常接近代替。1.2

3-5.C级:进口材料的部分可以用国产类似的代替。1.1

3-6.D级:进口材料的全部用国产材料的代替。1.0

3-7.客户定做拼画订单没有对产品颜色和花形改变，只是对外形尺寸大小改变的可以不新出效果图给客户确认，客户有此要求的需要新出效果图给客户确认。客户定做拼画订单对产品颜色和花形改变必须新出效果图给客户确认。

3-8.业务部根据客户要求下达设计订单，在下单的时候要考虑到客户要求和使用位置特性并结合马赛克特点，设计订单经生产部和副总经理签字后交设计部，设计部设计好的经内部审核后交生产部和业务部审核通过后再交客户。

3-9.客户的非马赛克效果图不能作为客户确认的图片，即不能让客户将非马赛克效果图片做为验货标准。

3-10.客户对设计图不满意的地方应进行修改，在工作单注明客户修改的要求，重复前面的程序。客户对设计图确认后下达正式订单，图册拼画订单第一次由业务部按照图册图片的颜色标注小线图的颜色，设计部对1:1的线图在电脑上标注颜色，打印工厂用1:1线图的时候和标注的颜色一起打印。

①凡由业务部填写交货时间的工作单由生产部与工厂协商后，经确认才能正式

下达，不可单方面的要求交货期。

②涉及到报价时已经规定由某厂生产的产品，下单时必须填写好该工厂

③涉及上海厂材料的，应在生产工厂上注明“上海厂”。

④如系样品或是样本除外的产品，一定批注不准用1~2张板做，要多切几张板

子，做成混色，不能做成纯色（属代表性，规模供货的）。并要批注“留底”

或“拍照确认”。

⑤凡涉及有红阿拉、绿阿拉材料，批注先发超薄板做，进口料超薄的多，不优

先用掉会造成积压。

⑥凡标注卡拉白，未特别指定，一律改为东方白，意米一律改为新意米。

⑦如是补单或是展厅的样品，需注明是XXXXXX生产编号生产过，是否查阅原工

作单留底，并请工厂注意。需附上原生产的彩图，因每次的材料均有色差，以便尽可能达到客户的要求。

⑧此次订货以前生产过样品的需在工作单上注明“XXXXXX生产编号有提供过样

品”。

⑨下单是否核对《标准术语》、《大理石材料标准化规定》的品名及描述。

⑩市场部需下工作单时，业务员先查看客户是否备案，如未备案，应先到业务部主管处填写《新客户信息备案表》获得唛头，并附上客户名片、协议、订货单、合同等以便业务部核实及作为下单凭据，特殊情况下电话通知的，工作单下达后需在一日内补上相关凭据。（没有正式订单，指客户签字的，不能下单，除非其经办人说明情况并承担连带责任后方可下单。）

?扇形或是异形单片，分别以单片的面积为准来计算片数，而不能以外框尺寸来计算。

?如有更改工作单的情况，需更加严谨：业务员在更改处圈示并签名，写上更改日期。（可以电话提前通知，但一定要找到工作单亲自改单）。更改白单如果涉及到相关金额变动，需更改红单和蓝单。

?工作单已下达工厂后，如有取消或者暂停工作单的情况，需出书面通知（打印或手写都OK）告知生产部。

?样品工作单需在工作单包装一栏具体写清哪种包装要求：夹板包装、纸箱包装等或其它。（夹板包装时涉及到要带回公司检查，请注明不封胶带）

某些样品若为带回公司后粘贴在磊富标志提板上，不需包装需注明“不需包装”。

流程：下单前客户传真或电话通知订货后——不明之处与客户确认——业务员填写规范订单传真给客户（见范本）——客户确认后回传——工作单后必须附上客户的订单或传真件，如客户在外不方便传订单，可用发短信的方式进行订货，之后需尽快补上订单。

规定：客户所有的要求及更改均需书面形式为准

下拼画类工作单：下达设计出图单——填写工作单（见附表）标明颜色的彩图三份（业务部一份、生产部一份、工厂一份）——填写发货单（见附表），白单附工作单后交生产部、红单交业务部文员处——附上订单及客户所有的要求数据——在《生产结算编号表》上编写生产编号——交设计部主管标注图纸情况——交业务部主管审核签字——交生产部标注——交杨总审核——业务部文员取回红单、蓝单、标色彩图一份及客户订单并存档。

下单色类工作单：省去下达设计出图单一步，其他与下拼画类工作单一致。

市场部下单时可以根据情况合同情况缩短工作单交货期1/10，业务部下单时可以根据情况缩短工作单交货期1/10，生产部下单时可以根据情况缩短工作单交货期1/10，任何部门和人员未经副总经理批准不得超额缩短工作单交货期，避免造成工作单交货混乱和管理混乱。工厂达不到交货期的生产部缩短的1/10让出，生产部认定达不到交货期的业务部缩短的1/10让出，副总经理认定达不到交货期的市场部缩短的1/10让出。

马赛克使用区域特性：（客户坚持要求的除外）

?玻璃马赛克不适宜在温差大的环境使用。因为温差大玻璃易裂。

?板岩、砂岩不适宜做卫生间地面。因为吸水性强不容易清洁除臭。

规定：若因业务员未仔细填写所造成的损失，业务员承担75%的经济损失，主管承担25%的经济损失。