银行信贷档案管理办法

**支行信贷档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强**州市商业银行**支行信贷档案的科学、规范管理，有效地保护和利用档案，防范信贷风险，根据《中华人民共和国档案法》和我行信贷业务有关管理规定，特制定本办法。

第二条**支行信贷档案是各业务经办行(部)在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映我行与法人、自然人间债权、债务关系的重要原始凭证和文件，包括客户提供和银行内部形成的信贷业务原始的，具有保存价值的文字、图表等基础资料。

第三条本办法所称信贷业务包括：贷款、票据承兑、贴现、保函、担保、贷款承诺等。

第四条本办法的管理对象为各类信贷档案。具体有公司、个人贷款业务档案、清收档案及信贷综合类档案。

第二章信贷档案的管理机构、原则

第五条信贷业务档案管理机构为支行的客户经理部。

第六条信贷档案的管理原则：统一领导、分级管理、分段管理、专人负责、按时交接、定期检查。

一、统一领导

在总行的统一领导下，对支行信贷档案工作进行规范、指导、

监督和检查。

二、分级管理

信贷档案根据其文件重要程度分两级机构进行管理，总行风险部负责集中管理一、二级文件资料，本支行负责管理三、四级及综合性文件资料。

三、分段管理

是指将一笔信贷业务形成的文件材料依据其执行状态，划分为执行中的信贷文件（简称“执行中档案”）和结清后的信贷档案（简称“已结清档案”）两个阶段。

“执行中档案”由本支行设专柜分别保管存放。

“已结清档案”按照五年期、永久和二十年期保管期限的划分与“执行中档案”分区保管。

四、专人负责

本支行设置专职或兼职人员（统称信贷档案员）负责本部门信贷档案的日常管理等工作。信贷档案员应相对稳定，且不得由直接经办信贷业务的信贷人员担任。支行要将信贷档案员名单报总行备案，并填写《信贷档案员备案登记表》（见附件二），信贷档案员工作变动时要办理好交接手续。

五、按时交接

业务经办人员应在单笔信贷业务受理、调查、审查、审批、签订合同后3个工作日内，按归档要求将信贷文件及时交信贷档案员整理立卷，双方履行交接手续，再由信贷档案员7个工作日

内将应移交总行的一、二级档案移交总行信贷档案员，同时履行交接手续；信贷业务执行过程中续生的文件业务经办部门随时移交信贷档案员。

六、定期检查

信贷档案管理工作由总行风险管理部组织部门共同监督与指导，支行应定期组织自查和整改。

第三章信贷业务档案分类

第七条信贷业务档案根据其文件重要程度、涵盖内容及管理需要分为两大类：信贷客户档案和综合类档案。

一、信贷客户档案分为四级，即：

1、一级文件（押品类）：主要指信贷抵、质押契证和有价证券及押品契证资料收据（见附件二）、押品契证释放申请表（见附件五）和信贷业务结清通知书（见附件六）。其中押品主要包括：存单、有价证券、保险批单、提货单、产权证或他项权证等。

2、二级文件（要件类）：指贷款发放过程形成的法律性文书及内部审批资料。法律性文书主要包括：合同、协议、对外出具的保函文本、制式申请、企业股东决议、个人财产共有人承诺、还款承诺、借据等用于证明信贷业务法律行为的基本要件，收款通知单及回单、催收通知和回执、贷款诉讼案件的判决书、裁定书、强制执行书等贷后形成的法律性文书；内部审批资料包括调查报告、审批表等。

3、三级文件（客户类）：指信贷客户的基本资料。包括客户及保证人、抵质押人提供的资格、证明文件、资信证明文件、财务报表等基本资料。

4、四级文件（贷后管理类）：指贷款发放后的后续资料，包括企业还款记录、贷款变更的有关资料、项目跟踪检查情况记录、企业贷后收集的月报、季报、年报资料，与贷款项目有关的重大问题调查报告及处理意见等。

二、综合类档案：

指银行内部管理资料。包括信用等级评定、信贷业务授权授信资料、五级分类及各种风险控制资料，各种合作协议等信贷专题管理资料文件、信贷分析、行业分析、调查检查、审计稽核报告、相关文件等各类业务管理专题资料，以及信贷统计报表等资料。

第五章信贷档案管理的内容

第八条信贷档案管理采用分类管理、逐户建档的原则，一年内，同一客户发生多笔信贷业务可共用“客户基本资料”。

“分类管理”是指“执行中”档案与“已结清”档案要分开保管；综合类档案以前年度与当年的分开保管；正在执行中的信贷业务客户档案及当年综合类档案按“公司法人客户档案”、“自然人客户档案”、“综合类”分类分区保管。

“公司法人客户档案”类别下又可细分为：1、流动资金贷款；

2、项目贷款；

3、承兑；

4、贴现；

5、保函；

6、贷款承诺

“自然人客户档案”类别下又可细分为：1、住房按揭贷款；

2、汽车消费贷款；

3、小额担保贷款

4、存单质押；

5、个人经营性贷款；

6、其它

“综合类档案”类别下又可细分为：1、信用评级；2、五级分类；3、信用分析等。

第九条业务经办人员在单笔信贷业务合同签订后3个工作日内将信贷文件进行整理，逐项填写移交清单（见附件七），一并移交给信贷档案员，信贷档案员应逐件核实并在移交清单上签收。

第十条信贷档案员对接收的信贷文件卷进行整理，整理步骤包括：立卷、编号、建档、归档。

第十一条立卷

一、公司类信贷档案的立卷。每笔法人客户信贷业务档案按

1、“二级文件”（复印件）；

2、“一级文件”（复印件）；

3、“三级文件”（客户类—借款人）；

4、“三级文件”（客户类—担保人）；

5、“四级文件”（贷后管理类）顺序排列装订立卷归档，每类资料按目录顺序排列。单笔信贷业务资料较多的，可以按以上分类分别装订成册，按顺序编出卷号，并将目录置于每册档案资料卷首；单笔信贷业务资料较少的，可合订一册；对于经常发生信贷业务的法人客户，当年第一次发生信贷业务时，至少应将“三级文件”中借款人基本资料单独装订成册，当年再次发生信贷业务

时可重复使用，如资料内容有变化，则由档案员拆开装订线，将新资料加入原资料之后，再重新装订，并接原资料打号、登记目录后置于档案盒内。

二、个人信贷业务按目录顺序装订成一册。每册档案、资料必须逐页打号，并将页号登记到目录中。

三、信贷档案的各种复印件、报告、目录等统一使用A4纸。

四、信贷综合类档案管理。

1、综合类档案按专题或类别与其他档案资料分开保管。

2、业务专题资料够装订成册的，于专题业务结束后10个工作日内装订成册，不够装订成册的零散资料，应于业务行为结束后的当月内交档案员，信贷档案员设“临时档案”保管，于年底分类整理装订成册正式入档。

3、当年信用等级评定资料、法人客户内部（或对外公开）授信资料、五级分类资料、风险控制资料、行业调查及分析报告、信贷报表等综合资料，按类别的每一年度整理装订成册入档保管，一类或一个专题一年资料归一档。

五、一级文件（押品）的管理

1、一级文件由本支行接收后在规定时间内移交总行视同现金统一入库保管。

2、押品是信贷的重要物权凭证，在存放保管时应视同现金管理。本支行在移交总行风险管理部前应将押品放置在金库或保险箱（柜）中保管，总行风险管理部接交后应将押品放置金库保管，

指定双人分别保管，双人出库，形成存取制约机制。

3、押品由本支行接收后，填制押品契证资料收据一式三联，信贷档案员、借款人、业务经办人员三方各存一联。押品以客户为单位保管，并由信贷档案员填写押品登录薄（见附件四）。

4、信贷业务结清后，其抵（质）押品应退还借款人。借款人、业务经办人员和信贷档案员三方共同办理押品的退还手续。由业务经办人员会同借款人向信贷档案员交验信贷业务结清通知书及押品契证资料收据，借贷双方在押品契证资料收据上签字，信贷档案员在押品登录薄上注销，同时填制一式两联押品退还通知书，连同《信贷业务结清通知书》向总行申请办理押品退还，本支行信贷档案员及总行风险管理部信贷档案员各执一联，同时总行风险管理部信贷档案员在押品登录薄上注销。

5、业务经办部门押品保管员将押品契证资料收据第一联和信贷业务结清通知书移交总行风险管理部信贷档案员归档，同时本部留存一份复印件。

第十二条编号

编制项目顺序号（简称项目号），作为信贷档案管理标识。

公司类业务的项目号由五部分组成：机构代码（2位）＋年号（4位）+档案类别（1位）＋贷款种类代码（2位）+业务流水号（3位）。

个人业务的项目号由五部分组成：机构代码（2位）＋年号（4位）+档案类别（1位）＋贷款种类代码（2位）+业务流水号

（4位）。

综合类档案的项目号由五部分组成：机构代码（2位）＋年号（4位）+档案类别（1位）＋专题代码（2位）+业务流水号（2位）。

1、“机构代码”用本支行名称拼音前两个字母字母分别用大写代表，本支行用“RJ”代表。

2、“档案类别”1位，公司法人客户档案为G，自然人客户档案为Z，综合类档案为H。

3、“年号”以4位阿拉伯数字代表。

4、业务流水号为贷款年度下的发生业务的顺序号，公司贷款为3位流水号，从001编至999，个人贷款为4位流水号，从0001编至9999。综合档案业务流水号为综合类某档案在当年的信贷档案“综合类”中的建档顺序号，从01编至99。

5、个人贷款项目号中设贷款种类代码，为个人业务贷款的分类代码，以2位阿拉伯数字代表，如住房按揭贷款为01、汽车消费贷款为02等。

例：RJ—2004 —G（01）—001表示：**支行2004年发放的第1笔公司法人客户流动资金贷款。

第十三条建档

信贷档案使用统一的档案盒、案卷封面封底。

档案盒的填写见附件《档案盒、封面填写说明》，包括贷款种类、项目名称、目录号、项目号、保管期限、合同起止日、贷款

期限、卷内件数等项目。卷盒背应标有经办部门、借款单位、贷款种类、贷款期限、项目名称、项目号等项目。

第十四条归档

1、档案应按户编号，按项目号顺序编，并将客户名等登记《信贷档案管理登记薄》（见附件九），按编号顺序排列，入柜保管。

2、总行风险管理部集中保管全行一、二级信贷档案。

第五章信贷档案归档要求

第十五条未结清信贷档案的归档要求

一、本支行在规定时间内向总行移交一、二级信贷文件的所有原件，同时支行留存一套复印件和其他文件留本支行一并归档，移交时双方履行移交手续。

二、在信贷业务结清其抵（质）押品退还借款人后，其一级文件即押品契证资料收据第一联及信贷业务结清通知书应移交总行归档。

第十六条已结清信贷档案归档要求

一、已结清信贷档案是指已结清信贷业务的文件材料，经过整理立卷形成的档案。

二、依据信贷业务的偿还期限，将信贷档案的保管期限划分为五年期、二十年期和永久三种。

三、信贷档案员要在贷款档案结清（核销）后20个工作日内完成该笔信贷业务文件的立卷工作，形成“已结清”档案。立卷

步骤是：

1、划定保管期限，按保管期限分区保管，依次排架。

2、编制卷内文件目录，置于首份文件前，填写卷内备考表（见附件十五），置于末份文件后。

3、填写档案贷款封面标签（见附件十四），注明“已结清”字样。

4、本支行按年度填写本部“已结清”信贷档案案卷目录一式两份，一份留本部，一份交总行风险管理部备查。

第六章信贷档案的借阅管理

第十七条建立信贷业务档案调阅制度，完善档案调阅手续。信贷业务档案调阅必须填写《信贷档案借阅申请表》（见附件十），经借阅部门负责人及档案保管负责人共同签批同意后，才能办理借阅，并在《信贷档案借阅登记簿》（见附件十一）上进行登记。

第十八条信贷业务档案原则上只能现场调阅，信贷人员如遇特殊情况需借出原件，应经主管行长同意后，方可执行。非信贷人员需要调阅信贷业务档案的，经得行长签字同意。司法、公安、审计等检查部门需要调阅信贷业务档案时，必须持有单位证明和法律文书，经主管行长同意，由专人陪同，方可调阅。

第十九条押品在贷款结清前，原则上不允许借阅。如遇债权、债务重组及法律诉讼等情况确需借阅，必经由该项目经办人员填制《档案借阅申请表》，经借款部门负责人、档案保管负责

人及行长共同签批同意后，才能办理借阅。

第二十条借贷业务档案调阅人员不得涂改、拆换、损毁、遗失档案，借阅完结后，档案员要对档案进行严格检查，发现有损坏、涂改、丢失文件现象按规定追究其责任。

第二十一条责任

对损毁、遗失擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，造成损失的，责令赔偿，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第七章信贷档案的保管期限和销毁

第二十二条信贷档案的保管期限。从贷款本息全部还清后次年的1月1日开始算起。

第二十三条依据信贷业务的偿还期限，将信贷档案的保管期限分为五年期、二十年期和永久三种，其中：

五年期：一般适用于短期信贷业务，结清后原则上再保管五年。

二十年期：一般适用于中、长期信贷业务，结清后原则上再保管二十年。

永久：经风险管理部和本支行认定有特殊保存价值的这永久保管。

1、个人信贷业务的保管期于结清后原则上再保管五年。

2、综合类信贷档案（除各种报表的年度汇总表为永久保管外），其保管期限为20年。

3、信贷业务档案销毁清册为永久保管。

第二十四条信贷档案的销毁。

1、本支行提出销毁申请，编造信贷业务档案拟销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案应保管期限、已保管期限等。

2、本支行拟销毁的档案清册应由总行风险管理部鉴定，并由业务经办行（部）、风险管理部及行长三方负责人在正式清册上审批签字；总行风险管理部拟销毁的档案清册由总行风险部、主管行长及风险评审会三方审批签字。

3、销毁时，支行、风险管理部各指派一人共同监销，最后由监销人员在销毁清单上签字。信贷业务档案销毁清单一式二份，支行、风险管理部和留一份备查。

第八章附则

第二十五条本办法由**州市商业银行**支行负责解释、补充、修改，并以总行相关规定为准执行。

第二十六条本办法自印发之日起执行。

附件：一、各类信贷业务的归档内容

二、信贷档案员备案登记表

三、押品契证资料收据

四、押品登录薄

五、押品契证释放申请表

六、信贷业务结清通知书

七、信贷文件移交清单

八、信贷档案卷内文件目录

九、信贷档案（卷）管理登记薄

十、信贷文件（档案）借阅申请表

十一、信贷文件（档案）借阅登记薄

十二、信贷档案销毁清单

十三、信贷档案（卷）封面

十四、信贷档案卷盒封面标签

十五、卷内备考表

十六、档案盒、封面填写说明

附件十七：

信贷档案机构代码及档案类别编号列表一、构代码列表

二、档案类别编号列表