公文写作公文的写作要点

（公文写作）公文的写作要

点

第三章常用公文的写作要点

第壹节规范性公文的撰写

壹、规范性公文的特点

规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位于公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的公文，是为管理和开展各项行政工作而制订的，带有规章制度性，它为行政工作提供了标准和范式。和其他类型公文相比，规范性公文具有如下特点：(1)内容的强制性。规范性公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立和实现不以对方是否同意为前提，具有极强的约束力。(2)所针对问题的普遍性。规范性公文所针对的问题是反复多次适用的，涉及多数的而非特定人的壹般的普遍性的问题。(3)生效程序的严格性。规范性公文于审批和正式公布程序方面非常严格，审批过程的参加人数多、次数多。大多以会议的形式正式确认，公布也需于壹定范围内正式公布。(4)语言运用的规范性。(5)效用的独立性。规范性公文于效用方面均实行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则。

二、规范性公文的结构

1．总体结构

从总体结构上见，规范性公文壹般均包括：文件标题、发布或通过或批准的日期、章题(必要时仍有节题)、正文。文件标题壹般由发文机关、事由和文种三部分组成。发布或通过或批准的日期即公文经权威性机构或组织审议通过或批准生效的时间，需将这壹段时间标注于标题之下且用圆括号括入。章题只需确切概括反映章内的内容，正文即文件的主体部分，规范的具体内容均于此表达。

2．正文结构

规范性公文的正文壹般包括：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施行程式和方式、有关说明等。

于写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条仍可下分为款、项、目等层次。除款之外，条、项、目均冠以数字，称“第×条”等或分别以汉字或阿拉伯数字表示。其中条文以壹文件为单位排大流水号，其他则均之上壹层次为单位排小流水号。条文较多时，可设章，章内仍可再分节。

表达制定目的、制定依据、适用范围、有关定义以及具体规范中带有普遍性、共同性、原则性内容的条文大均依次排于文件的首部，壹般统称为“总则”部分。若分章表述时总则即为第壹章。

表达具体规范的各分项内容的条文接于“总则”之后，按事物间的逻辑关系分类集中编排。若分章表述时，每壹类或几类为壹章。这些条文统称为“分则”。

表达奖惩办法的条文接于“分则”之后，或单独构成“罚则”或作为“分则”中最后的条文。若分章表达时，于需独立成章的情况下可直称章题为“罚则”、“法律责任”、“奖励和处罚”等。

表达施行程序和方式、施行日期、有关说明的条文接于“罚则”之后，依重要程度或其他标准逐条表述。这些条文统称为“附则”，若分章表述可直称章题为“附则”。

主管部门壹项内容可视其具体情况置于“总则”或“附则”中表述，也可于有关“分则”中表述。

三、规范性公文的撰写要求

1．维护文件的高度壹致性

壹致性是指文件内容和形式同其他文件、同作者权利均具有高度统壹的壹致关系，整个文件的所有部分具有高度的壹体性关联。

2．维护文件的高度严密性

严密性指文件结构和语言表达具有周严有效的特点。

务使文件结构严谨周密，务使语言表达缜密周严，约束的对象及程度范围要明，有关职责、权利、义务的规定要清，时限要准；各项要求有切实可行的检查衡量标准，语气要坚决肯定，不留商量余地，使用表祈使的“严禁”、“禁止”、“不得”、“不准”、“必须”、“应当”等词语时，应认真辨析其轻重，根据表意选用。

3．维护文件的条理性

条理性是指文件层次分明、理序顺畅、分类准确、主题突出、排列合理有序。

4．维护文件的简明性

简明性是指文件语言简约不繁而又明确周详的特点。

要正确运用表达方式．壹般以说明为主，不讲理由，不作议论分析，不作过分详尽的列举和解释。要使文件主题高度明确，主题不明、目的不明就难以确定壹份文件哪些当讲、哪些不当讲的界限，既不会使文件简练，更不能达到明确。

5．维护文件的稳定性

规范性公文壹经公布生效就应于壹定时间范围内保持稳定，否则就失去了可行性，也就失去了存于的价值，这就是规范性公文的稳定性。于撰写前应做充分的调查研究，且反复核查。6．维护文件的连续性

要维护文件的连续性应注意于撰写新文件的过程中，广泛收集、查阅有关文件，认真分析对照，如确需以新规定取代既有规定时应于文中明确对有关文件的废止。

7．尊重不同文种的特殊性

不同文种有特殊的撰写要求，于写作公文时应注意文体的特殊性。

第二节命令、决定、公告、通告、通知、方案的撰写

壹、命令

命令(令)是壹种带有强制性的、具有最高权威的指挥性公文。它适用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门，省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所于地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及其各部门、县级之上(含县)人民政府采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。

命令的结构包括标题、令号(或发文字号)、正文、落款。命令标题的写作通常有三种组成，壹种是标准的行政公文标题，即由发文机关、事由、文种组成。壹种是省略发文事由的标题。仍有壹种是用发文机关及其负责人职务名称和文种构成的标题。令号是以命令签署人的任职期限为周期编排的顺序号。行政令、奖惩令等通常列发文字号。命令正文的语言要干脆果断，体现“令行禁止”的特点。命令的落款由发文机关名称、签署人姓名以及发文日期组成。

二、决定

决定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性和领导指导性。决定可针对反复发生的普遍性事务，反复适用，于较长的时间范围内规范人们的行为，可作为法律法规和制度的表现形式，但于实际工作中更多地用于记载和传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策，具有较强的政策性，是领导指导工作的准则。于结构格式方面和规范性文件差别明显。

决定的结构包括：

(1)标题。写明发文机关、事由和文种。

(2)正文。壹般由制发文件的依据、决定事项和执行要求三大部分组成。于文件中的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。

(3)发文机关和成文日期。

三、公告

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。它的制发机关级别较高，壹般均是由国家最高权力机关(全国人大及全国人大常委会)和管理机关(国务院及其各部门)、地方权力机关和管理机关，以及获得授权能够发布公告的机构(如新华社)制发，通过新闻媒介发布，内容重要，事项重大，是壹种非常严肃庄重的公文。

公告的结构包括标题、正文、发文机关和发文日期。

公告的标题能够采用标准的公文标题，由发文机关、事由和文种组成，能够采用省略事由的写法，仍能够省略发文机关。公告的正文有时只需写公告事项和结语，壹俩句话就行。也有的公告正文则分成公告缘由、公告事项、公告结语三个部分。公告的发文机关应当写全称。如果标题中包含了发文机关，落款处的发文日期也能够写于标题正下方，用括号括起来。

四、通告

通告用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，具有壹定的法规性和约束力，壹般通过新闻媒体或以张贴的形式对外发布，有些通告只于内部张贴。

通告的结构包括标题、正文、落款。标题有三种常用写法：壹种是标准的公文标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成；壹种是省略事由的写法；第三种是省略发文机关的写法。

通告的正文分成通告缘由、通告事项、通告结语三个层次。通告结语有时很简单，写“特此通告”或“本通告自发布之日起施行”等就行了。有时则需要加上壹些特殊要求。

通告的落款视情况而定，标题中没有发文机关的，此处应写发文机关和发文日期。标题中已写明发文机关的，则只需写发文日期，这种情况下，发文日期仍能够写于标题下方，用括号。

五、通知

通知是机关常用公文，其主要特点：壹是应用广泛，使用频率高；二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关；三是内容单纯，壹文壹事，行文简便。

通知的结构包括：(1)标题。写明发文机关、事由和文种。用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词(颁发、印发、转发、批转等)、被发布和转发批转文件的标题、文种。(2)主送机关。(3)正文。(4)发文机关和成文日期。

通知又分为以下几类：

1．颁发、转发、批转公文的通知

于撰拟颁发(或印发)公文的通知时应注意，须认真交代这壹规范性公文的有效生成过程，特别是于这壹过程本身就是法定的情况下。因此，于评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见，如需变通执行这些公文时，应说明原因且预先征得有关方面的同意。

于撰拟批转公文的通知时应注意，批转的对象应为自己下级的公文，通知本身就是壹个批示，能够对批转对象提出包括批评性意见于内的各种评价意见。

颁发(或印发)、转发、批转公文的通知均以颁发、转发、批转对象作为附件，均有对这些公文的执行要求。于“执行”二字之前往往均有壹些限定修饰成分，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”、“切实遵照”、“参照”、“参考”、“参酌”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。

2．指示性通知

指示性通知的正文壹般包括：行文的依据(客观情况、上级要求等)或目的意义，上级指示的精神及其具体化，执行要求及有关注意事项等。后俩部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大均以简短文字对主要内容加以概括(主题句)，其后再予以阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意，必须于文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；语气应肯定；内容应具体明确，当涉及的问题需要受文者根据自身实际情况做出实事求是的判断处理时，应避免壹刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。

3．知照性通知

知照性通知的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容(性质、状态)。为简化正文，有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。

知照性通知所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更壹些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。

4．会议通知

壹般应包括以下内容：会议名称、召开会议的根据和目的、会议时间、地点(报到的时间、地点)、和会人员、差旅费报销办法、和会者准备工作和注意事项、联系单位、联系人和联系电话号码等。如属规模较大的会议，仍应于通知中附上会议日程安排和和会的有关证件。会议通知的内容，要求准确、具体，无壹错漏，且必须于会前送达，留出充裕的时间，以便和会者做好充分准备。

(2009年福建省春季公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动，秘书小王起草公文，他使用的公文文种应是：

A．通告B．公告C．通知D．公报

【解析】答案应为C。通知，是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告是国家权

力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的壹种公文。公报是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。题干中的省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动应使用的公文文种为通知，故选C。

六、方案

方案属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息，总结经验教训，提出意见和建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。方案的主要特点是：受方案制度的影响，为各机关普遍经常使用；壹般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。

1．结构

(1)标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。(2)主送机关。(3)正文。(4)发文机关和成文日期。

2．分类

(1)工作方案。工作方案用于于日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据或概要，点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题且对其性质进行概要分析；提出建议，如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存于问题的原因，表明努力方向；结语，有建议的方案提出转发建议。

撰拟工作方案时应注意：①方案中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。②应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求汇报或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。③应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。④对有关数字、数据的陈述务

必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。⑤各种建议应明确、肯定、具体细致，便于实际操作施行。因为，建议壹旦被采纳，方案被批转下发执行时，这些建议将升格为上级的指示事项。⑥于撰写答复询问的方案时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期和来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。

(2)总结方案。总结方案用于于某些工作，某阶段工作结束后按照方案制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下壹步工作计划安排。

总结方案的正文主要包括：工作情况，主要的经验体会，检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下壹步工作的初步规划、设想。

于撰拟总结方案时应注意：①正文的四个方面内容能够依上述次序展开，也可按工作阶段或工作中涉及的问题逐壹展开，每个阶段、每个问题均包含四项内容。②总结方案的重点于于总结工作规律，以作为今后工作的指导规则，因此，不能只叙述情况，甚至开列流水账，而壹定要有科学的分析和总结。③忌冗长。写作时不要平均使用力量，于壹般性的情况、壹般的经验教训方面要少用笔墨，将力量集中于反映本质、反映重要规律性的重点方面。④忌用虚假材料，忌夸大或缩小事实；忌重复无新意的陈旧“经验教训”；忌为总结而总结，拼凑且不为自己所真正认识的“经验”或“教训”。

(3)调查方案。调查方案是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相和规律的方案，是向领导机关反馈信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查方案的正文壹般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类叙述有关情况和问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认

识，进而提出解决问题的建设性意见(对策、方法、措施、步骤等)；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。

第三节请示、批复的撰写

壹、请示

请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。其主要特点是：使用范围广泛，各机关对自己无权或无法决定和处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准；请示具有强制回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。

请示的标题多采用完整的标题形式或省略发文机关的写法，不管怎样，标题中壹定要写明具体的请求事项，使受文的上级机关壹望而知。

请示的正文包括请示缘由、请示事项和结语三个层次。请示缘由用于阐述请示的原因、理由、依据等，行文要注意简明扼要，抓住关键，重于阐述行文必要性、紧迫性。请示事项要全面、准确、客观，重于阐明实现请示事项的可行性和具体希望达到的请求目标。结语壹般用“之上请示当否，请批复”、“之上请示，如无不妥，请批准(或转批)”、“可否，请指示”等。结语单独成段。

二、批复

批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：具有法定的权威性和执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行；具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示被动制发的；具有明确的针对性，批复的内容需针对请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。

批复的写作很简单。它的基本类型是“标题+主送机关+正文+落款”。批复是很严肃的公文，所以通常均是以版头文件的格式发出。

批复的标题要写明对所批复的事项的意见或态度，或同意，或不同意，或严令禁止。

批复的正文主要有三方面内容：指明针对的来文(时间、发文字号、标题等)，简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准有关要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外仍要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”、“特此批复”等结束，有时也能够提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。

第四节函和会议纪要的撰写

壹、函

行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题时，向有关主管部门请求批准；党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的主要特点是：灵活简便，不受作者职权范围和级别层次的制约，也不受内容繁简轻重差别的严格限制；内容较单纯，壹般为壹函壹事；同样具有公文的法定效用，可郑重表示法定作者的意志和权威，对受文者的行为有强制性影响。

函有公函和便函之别。公函涉及的事项壹般均是比较重要的，所以行文郑重，多采用带版头的正式公文格式发文。便函用于壹般事务工作，格式简便，用带抬头的信笺、落款处加盖公章就能够了。从行文方向上见，函可分去函和复函。也可根据行文宗旨，将函分为商洽函(联系工作、商洽合作)、询问函(询问问题)、答复函(答复询问)、请批函(请求批准)、通报函(通报情况、告晓事项，类似周知性通知)等。

正规的公函应当由版头、标题、主送机关、正文、印章、发文时间以及主题词等格式组成。

发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿

和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”、“请予批准”、“望予合作”等。有时以“此致”、“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文和请示的组成情况相近。

复函的正文主要包括：指明所针对的来函(标题、文号、时间等)；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法；提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求或致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结。答复对方请求批准事项的复函，其正文组成和批复相近。

(2002年国家公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】北京市海淀区公安分局就户籍管理事项向位于本行政辖区内的国家某部发文，应使用的文种是：

A．通知B．请示C．指示D．函

【解析】答案应为D。“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。而“指示”只用于上级对下级下达命令。

二、会议纪要

会议纪要是会议文件的壹种。用于记载和传达贯彻会议主要精神和议定事项。其主要特点是：会议纪要是对会议情况和议定事项的完整而系统的记载，壹般制成于会议后期或会议结束之后；所记载和传达的会议议定事项，反映了主持单位和和会单位(人员)的共同意志和法定的权威性，因此，对于有关的和会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行；具体每壹份纪要的性质取决于会议的内容性质和印发会议纪要的目的要求，因此，会议纪要整体上壹般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。

会议纪要的基本类型由标题、时间、正文组成。(1)标题通常由会议名称和文种构成，会议名称要写完全，不能随便简化。会议纪要的标题仍能够写成正副标题形式。(2)纪要时间能够写于标题下面，也可放于全文结束之后。(3)会议纪要的正文壹般包括会议基本情况、会议内容和结尾三部分。基本情况包括会议召开的时间、地点、参加单位或人员、主持者、会议议题等。会议内容包括会议讨论的事项、主要观点和意见、决议等。能够用段落形式，也可分条列项。结尾能够提要求、发号召、说希望，也能够于会议内容之后戛然而止，显得干脆利落。