整理术―如何有效建立个人资料库笔记

《整理术一如何有效建立个人资料库》笔记

目录：

chi整理的诀窍在于缩短检索时间一一［效率博士的整理术］

ch2充分活用人际关系的［人财录］――［人才资料的整理术］

ch3打铁趁热的资料处理法一一［报纸、杂志、笔记的整理术］

ch4和书坦诚相见一一［书架的整理术］

ch5获知公众资料的途径一一［资料来源的整理术］

ch6活用脑力和工具一一［文具的整理术］

ch7头脑清晰、资料自然井然有序 -------- ［头脑的整理术］

1.整理资料一旦介意别人的看法，效率绝对不高，只有彻底以自己的方便为考虑标准，才能缩短检索资料的时间。

2.别一开始就想完成所有工作。

3.在很多事情上，我都是用一面改良，一面慢慢地做出更好的东西的方法。

4.工作经过整理，就能够缩短检索时间。

5.当然，最初我就不认为能够做得很完美，所以一开始产生问题时，虽知有不完整的地方，仍然试着去做，为的是能早些知道问题症结所在

6.在世纪工作中，总会陆续产生一些手册未行，单也有犯错的地方，不论成功或失败，总是一种学习的机会，它给了我很宝贵的讯息，对于充实手册内容甚有帮助。

7?《办事手册》：公文应该简化到什么程度；政府机关什么时候最有空，最适合去办事；应该经由哪些管道等，这些都需要经过安排。有所不足或错误时，随时加以补充。

8.资料本来就是为了要用才收集的。即使为了达到心里所想用的某种目的而收集的。

9.记住一个基本原则：从广大的知识领域里，取出对自己有必要的那部分。

10.不要立【舍弃的标准】，应该立【选取的标准】。

11.资料要一边收集一边舍弃。

12.按自己的目的的意义来作整理和收集，而且等过一段事件，再进行合于目的的资料分类。到这一阶段后，就依这一分类收集资料。这么一来分类自然就变成选取的标准，也就不会有一大堆资料，却不知改如何舍弃的困扰产生了。

13.资料的取舍要速战速决

14.报纸杂志剪切到分类有用的部分就扔了。

15.书籍，重要的地方用原子笔做记号，需要的时候再取用。当然，如果是其中也可能只有某些部分可利用，那就将重要的部分影印下来，其余的若使用机会不多，便可扔了。

16.有些教人如何整理资料的书上常有这样的理论一一收集来的资料，应针对它的时效性予以取舍，不合时用的就丢掉。话虽如此，总有很多人知识习惯性的收起来，根本很少去看，结果资料都成了过时日历”所以最好还是乘早整理为妙。

17.《通讯录》：活页式卡片（名片大小），按姓氏笔画排列，一个人一张：姓名，住处，工作地点和电话号码。

第一行：住宅区号、住址和电话号码

第二行：上班地点的住址区号、住址和电话号（有传真的也写上号码）

第三行：写职务名、所属机关和头衔

第四行（last ）:人名或机关团体名

第一页贴长途电话区号一览表和国内国外信件邮资表

《人财录》：11个项目一一姓名、性别、出生年月曰、初遇、学历、职业、本籍、工作地点、现址、家属、备注。

18.交换名片后，在名片上补充：相遇日期、相遇地点、事件、介绍人等（当日交换当日处理）

19.名片的整理以行业别”为优先考虑

20.人才整理方法：通讯录、人财录、名片簿

21.收信的同时盖上日期章，应该予以分类

22.搬家、结婚、孩子出生、死亡日期都记录

23.剪报：信息+日期

24.在当今这个资讯化的社会，资料并不能单独存在，一定要跟其他的资料比

对、融会之后，才能具有其价值。

25.分类时，别忘了加个【其他】

26.做笔记的重点，并不在于写下多少，而在于能够灵活利用内容

27.笔记最上面一个是像【资料整理】这类大标题，中间是内容，最下面再写小标题

28.记下每日未完成的事或者新发生的事完成了画上红线一天一页活页然后保存下来

29.我有个习惯，一遇到令人担心或疑难的问题，会立刻拿出备忘录，稍把问题整理下。这种备忘录的运用，会牵涉到后面讲谈到的【头脑的整理】一项。

30.理想的备忘录是使受话人不必再查询，只要看备忘录就可以处理

31.把简洁明确的备忘录当做工作资料保存下来。【标题、日期、出处】

32.目录是书本内容的精华

33.红、黄、绿、蓝分别涂在一篇的篇、章、节、款

34.三种颜色书签：咖啡色是常参考的，黑色是最重要的，绿色则是正在阅读的部分

35.书签是减短查阅时间的秘密武器。

36.自己缝书签线

37.以颜色区别目录，立刻能发现重点所在。

38.索引另外放，养成查索引的习惯，查阅起来就不会那么痛苦。

39.在书的空白处写上所思所得，加上划线部分，一本书就有了最扎实的内容。

40.这么厚的书，如果是从头到尾一行一行的精读，实在太费力了，绝不能充分理解书中的内容。无论什么书，对读者而言，他们需要的是真正有用的部分，不太重要或根本不必读的部分，若始终用同样的精力去读，诚然是很没有效率的。

41.对于这类很厚的书，我会很快先浏览一遍，太复杂的解释或太细的资料，暂

时不去精读，先把整体读完再说，在浏览的过程中，遇到有所领会、难懂或者有必要再读一次的地方，各依其性质做上记号。

42.三角地方做记号，如做叉记号的地方是不需要再读的，三角形记号是有充分时间再读。依照这些记号再读上一遍，即使利用的只是零碎的时间，再怎么厚的书，也可以达到和精读一样的效果。

43.在书上盖上日期，可以了解自己成长的轨迹

44.为了在必要时能尽快找到以缩短查阅时间，有必要丢掉不要或不再读的书，将藏书量减到最低限度。

45.但是，每一本书或多或少有些价值，实在太不容易下决心丢掉。书可以说是爱书人的精神财产，不忍心是可以理解的，但是太优柔寡断，恐怕就很难发挥书的功效了。换句话说，如果无法有效活用书，也就失去了拥有的意义。一次最好想开一点，把不需要和不值得再读的书，当作消耗品扔掉。

46.简单一句，买了新书，在开读之际，发现不值得一读，就可以丢掉了，如果因为得之不易，而对没有什么趣味的书太慎重其事，那不只是金钱蒙受损失，更是浪费时间。不要觉得有义务把买来的书通通读完，只要好好去读那些自己真正喜欢而且真正有用的书就好了。

47.不必要读的书不买、不读、也不保存

48.我认为太花时间去仔细选择书籍实在没有什么意义，如果是很贵的书就另当别论，可是普通书籍的价格实在没什么，比较起来，难道浪费一整天值得吗？

49.总言而之，能不买不必要的书是最理想的，其次，如果已经买了，就应该赶紧判断有无读它的必要，若无必要就别读，如果已经读完了，也不要加以保存。

50.书架的选择与摆设决定书的效用

51.不管尺寸及样式，应该将相关连的书籍收在一起。

52.书柜的专格就是在书架上开出一块空间，专门容纳性质相类似的书籍。专格要预留空间。

53.活用纵面和横面资料

54.收集名人录

55.《国际资料辞典》：跨出第一步：所需要的资料在哪里？应该如何取得？指出进行方向和手段

56.了解图书馆的运作，再去制定相关计划去借书或读书

57.把常去的电话号码写在地图上，影印下来存档。

58.办事去某处：写下名称、电话号码以及负责部门和营业时间等

59.善用地图资料

60.文具：原子笔、自动铅笔、签字笔

61.四色原子笔区分资料

62.桌面整理最重要的不是外观而是效率。

63.每一件商品都有它的编号，根据编号订购

64.个人办公用品库存管理：【最低库存量】、【购买量】、【购买时库存量】

65.每月定一天为【用品盘点日】

66.无意中丢掉东西，不要着急去找，立刻拿出预备品。节约时间。从长远看，立刻那新的东西来用并不是浪费

67.选最顺手的文具使用

68.不要吝惜用好的工具

69.不只是文具，工具也一样，只要稍作改良比起已成不变地使用，要有效率而且好用得多。把某种用途的工具用在不同的用途上，有时也会有意向不到的效果。

70.市面上有很多创意商品，只要好用，就可以买来用

71.好用的文具陆陆续续的出现，请大家发乎好奇心，到处看看吧

72.索引表一览表查阅表

73.头脑的整理＞

当我遇到复杂的问题的时，我就立刻记录下来，顺便再头脑中做一番整理。

74.通常我们在工作上产生无法解决的问题的同时，又接受一些麻烦的委托，此时心里挂念着各种问题，不论是谁，都无法很快得理出头绪。这时候最笨的做法就是不断地思考，想找出解决之道。事实上，不如先把问题写在活页纸上，然后一一列举出..什么样才是最理

想的状况？应该怎么做才能达到那种状况？有多少时间可以运用？有谁可以一起商量？可以去哪里去找相关资料等，把想得到的都写下来。75. 一张备忘录除了

能舒缓混乱的思绪以外，有时也能导出意向不到的解决方法，大概是因为在写下问题的同时，也把解决方法写进去了吧！76. 77. 78.目的意识对大脑活用知识的重

要性放入无意识的问题，写下在备忘录后就不要再去想。因数分解法：细分化是解决复杂问题的关键79.确实，每一种资格考试都有其难关，不过看起来难以应付的考试，若能将重要知识分解到自己能理解的范围后，一一解决再进行组合起来，再怎么复杂的问题，也都能迎刃而解了。换言之，对象越大，越是由小的资料组合而成，这是绝对错不了的。80.细分化的另一武器一一系统树