有限公司文件管理制度

********有限公司

文件资料管理制度

起草人：钟树生审批人：文件实施日期：

唐山**********有限公司（行政中心）发布

1 目的 (3)

2 适用范围 (3)

3 文件的换版说明 (3)

4 规范性引用文件 (3)

5 文件管理流程 (4)

6 文件层次架构及文件类别定义 (4)

7 文件起草的基本原则 (5)

8 文件资料各要素的基本要求 (5)

9 正文各要素层次 (9)

10 文件资料格式 (9)

11 文件资料编号 (11)

12 文件资料的审批 (13)

13 文件的发放 (14)

14 文件的更改、作废及销毁 (14)

15 文件资料的管理 (16)

********有限公司文件资料管理制度

1 目的

为了使企业适用范围

适用于企业各各部门、工段、处室所有文件资料的管理。 3 文件的换版说明本制度为2011年第一版文件。

4 规范性引用文件

GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》；

GB/T13017-1995《企业标准体系表编制指南》GB/T15496-2003《企业标准体系要求》

GB/T15497-2003《企业标准体系技术标准体系》

GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》GB/T19001-2000《质量管理体系要求》

GB/T24001-2004《环境管理体系标准及使用指南》GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》

GB/T22000-2006《食品安全管理体系要求》

5 文件管理流程

图1：文件资料管理流程图

6 文件层次架构及文件类别定义6.1 文件层次架构

企业文件框架

图2：企业文件框架

6.2 文件类别定义

程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，常称“程序文件”。程序文件是指导三级文件起草的依据。

技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的全方位管理。

管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的全方位管理。

工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。7 文件起草的基本原则

符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。

观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。

如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。必须使用国家法定的计量单位。

缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。

8 文件资料各要素的基本要求

文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。

文件分汇编

（1）汇编

成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。

汇编

——统编式（页码连贯式）：即汇编本封面

汇编本的文件必须设臵封面。“封面”要体现唐山市丰润区益嘉塑料制品有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审批人、文件实施日期（“分编式”结构编排的汇编

单份文件可根据实际需要可设臵封皮也可不设臵封皮。

8.2 目录

目录为可选项，但是汇编本的文件必须要设臵目录。目录所列的内容和顺序如下：6

（1）前言（为可选要素）

（2）章

（3）代有标题的条（为可选要素）

（4）附件

8.3 正文名称

为必备要素，名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，并能与其他文件区分，名称不应涉及不必要的细节。任何其他必要的说明都应在“适用范围”中描述。8.4 目的

为必备要素，它应臵于文件正文的起始位臵,语言应简练。

8.5 适用范围

“适用范围”为必备要素，应明确表明文件所涉及的对象及各个方面，同时还应体现文件适用的部门，必要时也可指出文件不适用的界限。范围不能包含要求。8.6 文件换版说明

“文件换版说明”为可选要素，当文件换版时必须体现文件换版说明，具体内容如下：

（1）管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息；（2）技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求，文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息，可通过如下表格体现：