办公室管理考试复习资料

1、坚持一切从实际出发，不能轻视理论的指导。

2、办公室必须坚持整体观念的原则

3、办公室工作的准确性，涉及的方面很多，简单地说，办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。

4、一切要办的事，欲达目的，都有两个要素，一是准确，二是时限。

5、办公室的任务，总的来说就是参与政务，管理事务，搞好服务

6、办公室的理想声强值为20~30分贝

7、优质服务应主要把我三点：（1）平等（2）及时（3）严格

8、办公室人员除了日常的工作之外，还要根据自身分工的不同和形势发展的需要，掌握一些特殊的技能。

9、兴趣对人的活动具有指向性

10、考核内容归纳起来可分为德、能、勤、绩四个方面

11、从办公室主任的工作关系来看，他在同一层次的各个职能部门中占据特殊地位。在领导机关与职能部门的联系中，办公室主任是承上启下的“中介者”

12、办公室主任“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等

13、办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”

14、工作定额是办公室工作人员实行定量考核的一个标尺或衡量工具

15、素质是形成能力的基础，能力是素质发挥作用的体现

16、定性就是对人的素质、智能和绩效进行评定

17、要素是构成事物的基本因素，在人员测评工作中，要素就是构成人员功能的基本因素

18、时间管理的实质就是自我管理

19、人们创造了从时间中去找时间的切实可行的方法有：（1）并列运筹法（2）交叉轮作法（3）定期“盘点”法（4）遇事三问法

20、散步是脑力劳动者一种有效的休息方法

21、精神集中最根本的一条，是进行工作的欲望

22、日程表是帮助你决定现在做的具体工作以达到长期目标的逐日计划，也就是说，长期计划及目标的确定，需要以短期的计划——日程表补充。

23、现代计划同传统计划的主要不同是：传统计划把目标作为外部给定的，不需要考虑其价值选择；而现代计划不局限于外部给定价值和目标，它本身也考虑这些前提

24、从计划的操作角度来看，办公室工作计划又可以分为战略层，政策层与战术层三类。

25、为重复行动定的计划常称作持续性计划

26、计划实施作为贯彻执行计划目标的过程是具有阶段性的。一般认为，计划实施可以分两步进行，即实施前的准备阶段和实质性的工作阶段。

27、构成统计总体的个别事物，称为总体单位。简称个体

28、抽样调查是指按随机原则，从总体中抽取一定数量的单位作调查，根据调查结果，从数量上推断总体的一种非全面调查。

29、统计整理包括审核调查资料、统计分组、统计汇总和编制统计表四个步骤

30、统计分组的关键在于选择分组标志和划分各组的界限

31、选择分组标志，要根据办公室统计工作的具体目的，根据对事物内部矛盾的分析，结合具体的时间、地点等条件，选择合适的分组标志。

32、茶水和点心一齐端出时，则先上点心，再上茶水。

33、弹性包含两方面内容，一是指办公室人员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松；二是早期安排的约见，时间不能太确定

34、要根据工作的需要，依必要性和可行性原则，量力而行。

35、不可为邀请而邀请，也不可无视自己的财力、物力随意邀请，更不可超越权限越级邀请。

36、外事接待工作总体上由礼宾礼仪、参观游览、生活保卫三个部分组成

37、到达机场（车站、码头）时间一般在外宾抵达前15~20分钟

38、会见时，座位安排通常为半圆形

39、会谈时一般用长方桌子，宾主相对而从，以进门为准，右为客，左为主，或对门为客，背门为主。

40、桌次的安排：只有一桌，可安排在房间中央突出的位置

41、信息沟通就是信息的交流、联系和传递

42、如借助人的感觉器官把听到、看到的各种情况、材料反映到大脑中，就是在收集信息

43、信息沟通的结构模式大致有四种，它们是：聚联式、单联式、互联式、分联式

44、语言室静态的，实际是动态的

45、人际规则：（1）趋同性规则（2）互补性规则（3）互利性规则（4）回报性规则：主要有两种：①积极性型回报②消极型回报

46、良好的办公室人际关系能力主要指办公室人际感受能力、办公室人际适应能力和协调处理办公室人际关系的能力等三大方面的有机结合

47、办公室人际关系能力如何，首先取决于办公室人际感受能力的水平。它是办公室人际关系能力的基础结构部分。

48、办公室工作人员的人际信心是相当重要的

49、一个好的办公室应布置得庄重得体，环境清洁卫生，桌面整齐有序，文件堆放合理，物品放置得当。

50、信息更是生命

51、柬帖是请柬、请帖的总称，是礼仪文书中最常用的一种

52、节奏、音量与语气是属于表达上的技术性问题，但也是体现礼仪的一个重要方面，应予以相应的重视

53、面部表情是人体表情最为丰富的部分，它表达了人们内心的思想感情，表达人的喜怒哀乐，对人们所说的话起解释、澄清、纠正或强调的作用。

54、知识是文献的基本要素之一，是文献的主要内容

55、文献检索的过程一般包括用户提问分析与检索式编制，查找满足提问要求的文献以及编辑输出三个步骤

56、文献收集方式方法也有很多，一般可以把它们概括为两种主要方式：付费方式和免费方式

57、文献储存是文献检索的基础和前提，而文献检索则是文献储存的目的和归宿

58、《中国法》出版后，得到了国内外图书馆界的高度重视

59、打电话时，听筒拿得过高或过低都不合适。正确的拿法是：保持听筒为垂直状态或略有倾斜，口腔与送话器的距离以10厘米左右为宜

60、较为复杂一点的电话内容，都应写在专用电话记录单上

61、信件实际上就成了一个组织作风、风格的阐述者

62、电子邮件系统是建立在通信网络上的。它为网上的用户分别建立各自的电子信箱

63、办公室的安全工作是办公室的一项重要工作内容，它主要涉及办公室的环境设施安全（如防火、防盗）、人员安全、资料和信息的安全（如防失密、泄密）等多方面的内容

64、国家秘密、根据对国家安全和利益的密切程度，分为绝密、机密、秘密3级

65、保密工作一般包括两个主要环节，一是积极防范，千方百计预防失密事件发生，保住国家秘密。二是对窃密活动以及内部各种失密和泄密现象进行坚决的斗争

66、文件保密室办公室工作人员保密工作的重点

67、办公室保卫工作具有其特有的性质，主要有：（1）预防性（2）针对性

68、起草文稿，一般包括交拟、拟议、起草三个程序

69、二校一般由总核稿员进行

70、会议记录的要求是：快、全、准

71、照相机的主要部件有镜头、快门和后背组成

1、对办公室人员的基本要求有哪些？

办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是政治可靠、谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。

2、办公室主任的工作原则可以概括为

（1）实事求是（2）追求效率（3）公私分明（4）严守秘密

3、民主作风：这是群众路线在领导工作中的具体体现。办公室主任在工作中的民主作风，主要表现在：

（1）密切联系群众，遇事同群众商量

（2）要注意发挥群众的积极性

（3）妥善处理好民主与集中的关系

4、计划的内容常用六个“W”来表示：

Why—为什么做？原因与目的；What—做什么？活动与内容；Who—谁去做？人员Where—在什么地方做？地点；When—在什么时间做？时间How—怎么做？手段和安排5、常见的沟通障碍主要有：

（1）个人因素（2）人际因素（3）结构因素

6、如何与上级相处

与上级相处时，要注意以下几点：（1）尊重上级的职权（2）维护上级的威信（3）尊重上级的工作业绩（4）理解上级工作的甘苦（5）对上级提出批评要讲究技巧

7、交谈的程序一般有以下几种：

（1）介绍与寒暄：交谈的第一条程序便是介绍与寒暄，即人们通常讲的“开场白”

（2）交谈转入正题：介绍与寒暄后，交谈就转入正题，这时要注意三点：一是注意尊重对方的原则，即交谈中目光一定要注视对方；二是注意讲究实效的原则；三是注意时间观念的原则。

（3）尾声的处理：尾声的处理应包括两部分：一部分是双方应重复一下今天交谈的成果；另一部分是主客双方送客与告别

8、办公室防盗工作的具体要求有哪些？

对办公室防盗工作的具体要求是：（1）各科、室要落实安全责任制（2）贵重物品的保管责任要落实到人，要有严格的使用登记制度（3）要严格门卫值班制度，对外来人员要严格登记，建立会客制度（4）对出入办公室的贵重物品要有出入手续，建立持出物登记制度（5）下班要关好窗、锁好门，保卫人员要逐房间检查一遍；下班后进入办公室的内部人员，门卫值班人员应有登记制度。

一、如何有效的利用时间（如何提高工作效率）（需展开）

作为一名办公室工作人员，必须在以下几方面特别要注意讲求效率：

1、提高说话的效率：可以从以下几方面注意：（1）准备在先（2）言简意赅

2、跳出“会海”：（1）站着开会（2）限定会议时间（3）午餐前开会

3、缩短交际时间，应掌握以下原则：（1）想回去就立即告辞（2）到说“不”的时间不说“是”（3）要节约等候时间

4、正确处理文件

二、办公室接待工作包括哪些要素？为什么说接待工作是一种潜在的生产力？

1、一般来说，一项接待工作包括五个要素：（1）来访者，即接待对象，可以是来访个体，也可以是来访团体。（2）来访意图，即来访者企望达到的目的。（3）接待者，即对来访者进行接洽招待的办公室人员。（4）接待任务，即根据来访者情况而确定的接待方针和安排，多由接待计划来体现和确定。（5）接待方式，即接待的规格，程序，方法等。

2、从某种意义上说，接待工作已成为一种潜在的生产力：（1）搞好接待工作可以使单位改善外部环境（2）可以使单位扩大对外影响（3）可以使单位获得大量信息（4）可以为单位树立良好的形象（5）接待工作是联系合作的桥梁（6）便于领导工作的开展

三、处理办公室来信的基本程序有哪些？其基本方法又有哪些？

办公室处理来信的基本程序是：初步分拣、及时拆封、详细阅读、如实登记、认真处理、负责复信；基本方法：重要来信、一般来信、检举揭发信、批评信、反动信件、匿名信件