行政费用报销要求及模版月更新

行政费用报销要求及模板

——2016年7月——

一、邮件题目要求：

为方便搜索及查找费用审批邮件，请大家一定要在题目上标注出此次申报的费用总金额！

XXX（区域/城市）XXX分公司/营业部－XX费用报销/付款/借款申请－XXX元

举例如下：

天津和平营业部－**月份物业费付款申请－****元

石家庄鹿泉分公司－**月份日常行政费用报销申请－****元

山东济宁分公司－2016年暖气费用借款申请－****元

二、日常行政费用报销：

（一）模板：

您好，***营业部申请报销**月份日常行政费用共计***元，费用明细如下:

1、办公用品费用***元（当月在职**人）；

2、保洁费用***元；

3、名片制作费用***元（**元/盒，*盒/人，*人）；

制作名片人员名单：***、***、***、***（也可将名单上传于附件）

4、工牌制作费用***元（**元/盒，*盒/人，*人）；

制作工牌人员名单：***、***、***、***（也可将名单上传于附件）

5、打印纸费用***元（*包，平均**元/包）；

6、快递费用***元；

7、鼠标/键盘采购费用***元：

鼠标/键盘***元：**个，平均**元/个；

8、员工生日福利费用***元（**人，80元/人）：

9、其他行政费用共计***元：

（1）企业文化墙费用共计***元（均为品宣部下发样式模板）：KT板（长*宽）：**元/个，*个，**元；

洗员工照片（用于照片墙）：**元/张，*张，**元；

（2）维修费用共计***元：

维修卷帘门***元；

维修电脑（做系统/更换硬件）***元

（二）注意事项：

1、发票抬头及税号请见下文。无法开以微金总部名称为抬头的合规发票的，需要在相应费用后注明无法开票原因及准备了何类型票据作为

2一起

3、办公用品费用标准：10元/每人/月（每个营业部每月只可申报一次，不累计，建议于月底申报），需要在邮件正文中注明采购当月的在职员工人数，邮寄来时必须提供商家盖章的办公用品清单，也可在发票上直接打印出明细。如在超市买的，开发票时超市收回小票，可以提前拍照，邮件上传照片，邮寄时打印；如在文具小店购物没有发票的，请让商家提供收据并且写一个清单，然后附上抵票与报销单据一同邮寄。

4、打印纸费用标准：95元/箱，5包/箱，即均价不可超过19元/包，此费用不计在10元/人的办公用品费用之内。

5、保洁费用标准：300元/月（每个营业部每月只可申报一次，建议于月底申报）。

6、快递费报销，邮件正文要写清楚明细，寄来时在报销单后边要有发

票及写有金额的快递单，两者必须能对得上且缺一不可。快递费用自2016年1月起实行月报制度，每月只可申请报销一次，申请时上传《快递费用明细表》。每月快递费用累计较多营业部可自行与快递公司签署协议，保留好快递底单，并于《快递费用明细表》中作好记录，累计至月底统一结帐并开发票，此费用可申请报销，亦可申请对公付款。

7、名片费用标准：10元/盒（一线城市15元/盒），2盒/人/月，注明

制作人员名单。

8、工牌费用标准：10元/套，1套/人，注明制作人员名单。

三、差旅费报销申请：

（一）邮件题目及正文内容模板：

题目： XXX分公司/营业部－XXX（姓名）**月份出差***（地点）差旅费报销申请－XXXX元

正文内容格式：

您好，XXX（区域及城市）XXX分公司/营业部****（职级）***（姓名）因****（事由）于2016.**.**至2016.**.**到***（地点）出差，现申请报销差旅费共计****元，费用明细如下，请领导审批。

（如：您好，天津宝坻营业部经理郭文杰、业务主管杨光然、肖全共3人因参加华北大区工作会议于2016.4.8至2016.4.10到石家庄出差，现申请报销差旅费共计385元，费用明细如下，请领导审批。）

1、车票费用共计***元：

（1）火车票费用共计***元：

16.**.** ***至****火车票动车/高铁*等座 ***元/张 **人共***元；

16.**.** ***至****火车票动车/高铁*等座 ***元/张 **人共***元。

（2）长途汽车（大巴车）费用共计***元：

16.**.** ***至**** ***元/张 **人共***元；

16.**.** ***至**** ***元/张 **人共***元；

2、打车费用共计***元：

16.**.** ***至**** ***元；

16.**.** ***至**** ***元。

3、住宿费用共计***元：

16.**.** ***（城市）***（酒店）住宿**天 **间 ***元/天共***元。

4、餐饮费用共计***元：

（二）注意事项：

1、出差费用应先经由谁审核：

如出差申请单及费用报销单上有出差人直属上级领导签字的，可直接提交报销邮件；如无法签字只能走邮件审批的，需要将出差行程及费用明细都发给出差人的直属上级领导一同审批，如有需要分摊其他营业部的情况，也需要在邮件中注明，待其上级领导同意后再将邮件转发给行政对接人进行审批，否则无领导同意邮件不予报销。

如：营业部在职人员出差，则只要营业部经理在报销单上手签字即可；营业部经理出差，由于直属上级领导为城市经理或区域经理，不在身边无法在报销单上签字，则必须先发邮件让领导审核费用。

2、费用归属：题目与报销单右上角营业部名称应一致

城市经理以上领导出差，到哪个营业部出差，差旅费就应归属到相应营业部，则报销单右上角亦应填写此营业部，邮件题目上最前边亦应为此营业部，三者必须一致；若是到自己管辖的上级区域或其他区域出差，则费用为区域内营业部分摊，报销单右上角可写“****区域分摊”，请上传费用分摊表（出差领导本人签字），并在邮件正文写明分摊费用详细（或正文放置分摊表截图），一同交于其直属上级审批。

3、《达飞－费用报销制度》差旅费用标准审核对照程序：

（1）先看第5页最上边的职级解释的表，从右边找到出差人员所属职务，对照左边的职级解释进行标准定位；

（2）第5页下边的表为交通工具标准，按照刚对应出的职级解释定位，查找出差人可乘坐的交通工具；

（3）查看第6页的城市列表，查询出差城市为几类城市；

（4）再回到第4页，根据对应的职级解释，查看在出差的几类城市里出差的标准，费用不可超出此标准。

4、开车自驾出差路费如何报销：

开车自驾，易出事故且费用不好衡量，因此不建议开车自驾出差，行政亦不报销加油费。

如因特殊情况只能开车出差，则须在邮件正文说明情况，费用采用“孰低原则”（即按火车票往返费用总合，与1.2元/公里费用相比较，以其较低费用为报销标准），同时需要写明行车路线及每段公里数，包括出差地市区内行车路线及公里数。

城市经理以上领导区域内开车巡店，费用则按1.2元/公里报燃油费。

5、住宿费用：

①住宿标准是根据出差人的职级进行评定的，集团要求一同出差的同性别人员必须住同一标间，此标间的价格标准以职级较高一方人员的标准为准，但不可以两人标准相加后的金额作为其住宿标准。如，营业部经理在一类城市的出差住宿标准为350元/间，则表示此营业部经理只能住宿单价标准在350元以内的房间，即使两位营业部经理同住此房间，也只能按照350元/间的标准进行审核；若是一位营业部经理与大区总监在一类城市出差同住一标间，则审核时将以大区总监500元/间作为二人住宿标准。请各位内勤转告营业部经理，并于出差前提醒。

②酒店住宿需要发票及盖章酒店水单（两者缺一不可，且两者印章上公司名称应相同）。住宿费水单中若含有其他附加小商品费用，则不在差旅费用报销范围内；食品或餐费，请单独开具餐饮票及明细，不与住宿费混计，则可以差旅伙食标准报销。

6、差旅发票问题：

差旅相关发票日期应与出差区间对应。如有票据丢失等特殊情况，请于邮件中说明情况，并用同类型发票作为抵票，否则不予报销。

四、团建费预算申请、报销申请：

详见邮件审批流程图：

1、申请

提交申请）：

您好，

2、报销）

题目改为：***营业部－**月团建费报销申请－****元

正文内容格式：

您好，***营业部于**月**日已开展团建活动，实际花销金额为***元，附件已上传《团建活动费用报销申请表》、《报销申请单》、相关票据及活动照片，请批准报销，谢谢。

（二）注意事项：

1、团建活动不可为聚餐形式，且发票不可全为餐票，否则不予以报销；

2、如无法提供发票需要用抵票的情况，请在《团建活动费用报销申请表》中写明；

五、办公电器固定资产采购申请

（一）模板：

1、新营业部采购电脑及其他办公电器设备等固定资产申请格式：

您好：

******分公司为新成立营业部，目前在职人员共计***名，人数已经区域人事审核通过：其中营业部经理1名、职能端内勤1名、业务端人员**名，目前部门业务人员扔在不断扩充。现按集团标准申请在******公司采购营业部经理用笔记本电脑1台****元、台式电脑**台*****元（均价****

元/台，职能端内勤1人配置*台、业务端**人配置**台），其他办公电器设备*****元，费用共计*****元，均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为：请向先商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。

2、老营业部采购电脑申请格式：

您好：

因******公司已由原在职**人增加至**人，人数已经区域人事审核通过：其中营业部经理1名、内勤1名、业务人员**名，目前部门业务人员扔在不断扩充，原有电脑**台配备使用情况如下：

（1）笔记本1台——营业部经理1名，

（2）台式电脑1台——内勤人员1名

（3）台式电脑**台——业务人员**名

根据集团采购台式电脑业务端3:1的比例，**位业务人员应用**台电脑，现共用**台电脑，已无法满足工作需要，故现准备于******公司增加采购**台台式电脑******元（含税单价平均****元/台），均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为：请向先商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。

3、老营业部采购其他电器类固定资产申请格式：

您好：

******公司现因******原因急需采购以下电器类固定资产，准备于

******公司采购，费用共计*****元，采购明细如下，均在集团标准范围内，现申请于法务审核通过的合同上盖章。我部准备先行垫付购买，待收到发票后邮寄进行报销（或为：请总部先向商家支付采购款，待收到发票后邮寄进行冲抵），区域审核已通过，请领导批准采购/付款。

（二）注意事项：

1、固定资产采购，须先申请后执行，如未经同意擅自采购，则不予报销。

2、采购空调请写明营业部放置空调的空间面积、空调的适用面积，以作为采购空调数量的参考；

3、电脑采购申请表例子：

4、财务电器类固定资产清单必须填写SN码?，每台电器SN码均不同，故一台电器对应填写一个SN码；“使用人”填写应按“责任到人”、“谁使用就写谁”、“谁保管就写谁”等原则填写，如公用则请写营业部经理姓名（注意一定要写姓名）；

5、行政固定资产申请单需要在名称处粘贴实物图片。

6、采购电脑必须写明在职总人数、内勤及业务人员详细人数，根据集团职能端1:1比例、业务端3:1比例写明申请明细，营业部经理审核通过后，交由区域人事对所写人数进行审核，再经区域经理、大区总监层级审核后再向行政部报审。

7、如有合同约定分批次付款的情况，则需要在最初就写明付款总额及每批次付款比例及金额，经层级审核后再到行政，否则在申请第二付款时还需要重新进行层级审核。

六、房租及税费：

房租原则上要求必须开具发票（具体比例等情况可与财务沟通后确定），如需后期到税务局代开，则需要在房租申请邮件中说明如开票金额、发票抬头等情况，还需说明是否拆分合同，其产生的税费可单独走费用付款或报销流程。

七、水电、物业费：

如果是物业代缴的，不能开具总公司抬头的发票的，需要提供盖有物业公章或财务章的收据、缴费通知书和物业缴费总发票的复印件；如可由物业开具发票的，发票抬头实在开不了公司的名字，就开房东的名字或者门牌号（需要证明与营业部店面相对应），但需要邮件正文说明情况；如果房东不是物业而是个人，无法盖章，则需要房东出具按手印的收据/收条，及其身份证复印件，并在邮件正文说明情况。

八、新成立营业部开业费用要求：

【开业经费标准】：费用包括前期开业采购办公用品、保洁用品、礼仪费用等，

合作加盟营业部开业经费额度：10000元

公司直营营业部开业经费额度：3000元

【开业招待费用标准】：开业招待费用标准为20桌以内（含20桌），直接发给行政对接人审核；如超出标准桌数则按照营销费用管理办法，报销时需同时发给行政对接人与营销费对接人，营业部按照计划外费用报销流程进行上报逐级审批，每月业务管理部根据相应费用金额冲抵超出部分，由营业部营销费用先行扣减。

报销开业招待费时，需提供开业活动照片，邀请客户数量、桌数及用餐照片。

一、二线城市： 1800元/桌（含酒水）

三、四线城市： 1300元/桌（含酒水）

（一）模板：

您好：

******区域/城市******营业部为新成立直营/加盟营业部，职场位于****市（为*类城市），现申请报销于****年**月**日开业经费****元、招待费用****元（平均****元/桌，共**桌），共计******元，费用明细如下，采购明细、相关单据及开业照片均已上传至附件，请领导批准报销。

一、开业经费共计****元：

1、开业当天布置及礼仪费用****元；

2、开业前期办公用品费用****元；

3、开业前期保洁用品费用****元；

二、开业当天招待费用*****元：

共计**桌，平均****元/桌（含酒水）。

邀请人员共计***人，名单：?***、***、***、***、**、***、***、**、**。

（二）注意事项：

1、申报开业费用前，不可单独申请报销办公用品及保洁用品费用，开业费用只可申报一次；

2、因费用额度标准不同，请说明是直营还是加盟营业部；

3、请说明营业部所在城市，以便于审核招待费用标准。

4、注意所有采购物品，若发票上无明细的，则需要商家盖章明细；

九、备用金借款的申请及冲抵：

（一）模板：

1、申请格式：

您好，******区域/城市******营业部上月备用金结余****元，现申请**月备用金借款****元，则可用额度共计2000元，本月备用金预算费用明细如下，请领导批准支付：（请插入备用金预算表截图）

2、冲抵格式：（请参照日常行政费用报销内容模板）

（二）注意事项：

1、新营业部未申报开业费用的，不予申请备用金借款；

2、备用金仅限于支付可开出以“达飞微金商务咨询（北京）有限公司”为抬头合规发票的日常行政费用，特殊费用、无合规发票费用、固定资产等不在备用金支付范围之列；

3、备用金借款每营业部每月可用额度共计2000元，应于月初申请、月底冲抵，每月申请借款应为2000元减去上月结余后的金额；

4、备用金申请借款时务必说明上月结余，并于申请预算表中写明上月冲抵明细及本月预算明细，当月冲抵后剩余款项金额较多则下月只可冲抵而不可再申请借款；

5、备用金的借款及冲抵都应先由营业部经理批复后再向行政部申请；

6、备用金冲抵时，“（预支）费用报销单”填写与其他冲抵填写不同，借款项填写金额应与备用金冲抵金额相同，结余应为0；

7、借款单收款人只能是营业部经理以上领导，员工、股东等其他人均不可为借款收款人。

十、其他注意事项：

1、所有费用，开不了发票的：需要按手印的收据及店主身份证复印件、同额发票抵票，并在邮件正文写明无法开发票的原因，并写明准备了哪些类型票据作为抵票，如无注明，默认抵票为同类型发票。如有其他特殊情况，请与财务沟通后，于邮件正文注明经财务认可。

2、付款只能对商家对公付款，借款只能打款给营业部经理的帐户！

3、需要与其他营业部分摊的费用：在填写并上传报销单时，自己做一个分摊表（尽量有相应营业部经理签字，实在无法签字的则让区域经理签字，同时邮件要抄送给各相关营业部经理）上传至附件，并与报销单据粘贴一起邮寄；没有做分摊表的费用则默认归属到报销单右上角归属部门。

4、向总部申请借款或付款的费用，邮件必须至少有营业部经理审核方可申报。

十一、付款单电子单白格涂黑：■