WPS表格“数据有效性”在数据录入中的妙用(Word)

WPS表格“数据有效性”在数据录入中的妙用

利用WPS表格强大的制表功能，我们能够很轻松完成表格制作，数据的统计分析等任务。但是在数据录入的过程中难免会输入一些错误的数据。比如重复的学号、身份证号，超出正常范围的无效数据。另外，怎么样快速输入一些有特定范围并且重复输入的数据。这些问题我们都可以利用WPS中“数据有效性”这一工具很好的解决。

输入前设置“数据有效性”避免错误

案例一：

在WPS表格中输入数据时，有时会要求某列或者某个区域的单元格数据具有唯一性，比如学生的学号，员工的ID，身份证号等。我们在输入时有时会出错导致数据重复出现，而且这种错误又很难检查。我们就可以利用“数据有效性”来解决这一问题。

1、打开工作薄，如下图1，

图1

2、选中“学号”一列，点击“数据”菜单，选择“有效性”，如图2，

图2

3、打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”（不包括引号），如图3，

图3

4、切换到“出错警告”填写标题和错误信息，单击“确定”，如图4，

图4

5、下面我们开始输入一些数据检验一下效果。输入不重复的数据时，可以正常显示，如图5，

图5

当输入重复数据时，弹出错误警告对话框，要求要求用户检查后输入正确数据，如图6，

图6

注：=COUNTIF（A：A，A1）=1 意思是,在A列每个单元格只能出现一次,当第二次出现时因为函数值,COUNTIF（A：A，A1）=2,将会出现错误提示. =COUNTIF（A：A，A1）>1 意思是,在A列当一个单元格的内容在该列是第二次,第三次……出现，单元格变变成红色。

案例二：

我们在使用WPS表格处理数据时，很多情况下输入的数据是有一定的范围的，比如输入学生的各科成绩时，一般是百分制，分数的范围是0—100之间的小数。超过范围的就是无效数据，我们可以输入数据之前设置数据的有效范围避免出现错误。

1、选中要设置数据有效性单元格范围，如图7工作表中选取的表格区域：“C2:E8”

图 7

2、点击“数据”菜单，选择“有效性”，在设置选项卡下，设置允许的条件是“小数”，范围是介于最小值0和最大值100之间，如图8，

图8

3、点击“输入信息”选项卡，填写标题和输入信息。这样，用户在输入数据时可以提醒用户有效的范围，如图9，