私募基金档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为贯彻《中华人民共和国档案法》和国家档案管理工作的规章、标准，加

强公司（下称“我公司”）各类档案的收集、整理和管理工作，有效保护和利用档案，使其更好地为我公司的管理、经营等各项工作服务，特制定本办法。

第二条我公司的档案是指在经营、管理等各项工作中直接形成的对国家、社会和我公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是我公司知识产权凭证，我公司任何人都有责任和义务保证档案的完整性、准确性和秘密性。

第三条我公司各种门类、载体的档案实行集中统一管理的原则。

第四条我公司档案工作由综合部分管，档案室设在综合部，负责对档案工作实行统筹规划、组织协调、建立健全规章制度，在业务上进行监督和指导。

第五条综合部档案室负责管理文书档案、投资经营档案、声像档案、会计档案；财务部负责管理单台价值10万元（含）以上的设备仪器档案；综合部负责管理人事档案。

第六条各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入设备、经营、管理工作程序、工作计划和有关部门、有关人员的岗位责任制。

第七条没有办理归档手续或归档文件不完整、不准确的项目不予申报评优评奖。

第二章档案工作职责

第八条总裁办的职责

8.1 组织贯彻国家有关档案工作的政策和法规，把档案工作列入发展规划、年度计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供保证。

8.2 审查、批准本单位有关档案工作的规章制度、工作计划等。

8.3 定期检查档案工作，研究解决工作中存在的重大问题。

第九条综合部的职责

9.1 档案室：

9.1.1 贯彻执行总裁办颁发的档案工作法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作规章制度并组织实施。

9.1.2 负责统一管理文书、投资经营、会计等各类档案，为公司各项工作服务。

9.1.3 负责归档的各类文件材料的接收、整理、编目、保管、组织鉴定、统计和提供利用等工作。

9.1.4 把本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档工作纳入管理工作程序、工作计划和有关人员的岗位责任制，并对其工作进行考核。

9.1.5 对各部门文件材料的形成、积累、立卷归档等工作进行检查、指导和监督。

9.1.6 组织本部门学习、宣传档案法规和档案规章制度，增强职工的档案意识。

9.1.7 遵守国家关于保密制度的规定，保证机密和档案的安全。

9.1.8 基金相关材料要专项建档保管，保存期限应当在10年以上。

9.2 财务部：

9.2.1 负责财务部会计档案的立卷，按年度向档案室移交会计档案。

9.2.2 协助档案室管理公司会计档案。

9.2.3 完成建设项目财务决算，并将有关的各种财务资料归档。

第十条投资经营部（投资部、基金部、风控部）的职责

10.1 负责对外投资管理工作中所涉及的归档文件的归档工作。

10.2 提出建档计划，明确项目组成员形成积累有关项目文件材料的任务，在项目结束后组织收齐并系统组卷，做到归档质量符合完整、系统、准确的要求。

10.3 项目等结束后，审查文件材料是否完整、系统、准确，审查保管期限和密级，并签署意见。

第三章立卷与归档

第十一条我公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照归档范围，定期归档，并办理移交手续，集中管理，任何个人不得据为己有。因没有归档，而出现泄密或造成损失，要追究当事人责任。

第十二条文书档案由综合部按档案分类、编号、保存期限整理归档；项目由项目负责人主持立卷归档；设备由设备负责人主持立卷归档。

第十三条归档本院制成的文件必须是定稿，凡加盖公司印章的合同必须存正本，文件归

档原件。

第十四条整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。

不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和光盘等双套介质保存。

第十五条档案归档前要由立卷负责人整理好，填写移交清单一式两份，经双方按清单当

面核对，签字，各持一份备查。对不符合质量要求的档案不予接收，待补充齐全达到要求时再办理归档手续。

第十六条各部门主管要对存档档案的质量负责，做到审查手续完备，文件材料齐全、完整、准确。

第十七条归档时间

17.1 盖公司公章的所有原件即时归档。

17.2 文书档案在次年3月归档。

17.3 次年3月，投资经营部将上年度投资经营档案整理后，向档案室移交。

17.4 财务部当年形成的会计档案，暂由财务部保管一年。期满之后，于次年的3月移交

院档案室保管。

17.5 10万元（含）以上的设备仪器档案在办理入库手续时，即时归档。

17.6 声像档案即时归档。

第十八条保存期限

18.1 永久保存

公司章程、股东名册、各种规章、组织规程及办事细则、股东会及股东会议记录、财务表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证。

18.2 十年保存

基金资料、预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料。

18.3 五年保存

期满或解除之合约。

18.4 一年保存

结案后无长期保存必要者。

第四章管理与利用

第十九条档案必须分门别类进行整理，按国家标准要求，进行科学分类编号、排架，做到保管有序，便于查找利用。

第二十条设置专用档案库房，库房内配备适用的档案装具，并配备防火、防盗、防光、防虫、防尘、防高温等设施及用品。

第二十一条定期清点档案，检查档案保管条件和检索工具，对破损或载体即将变质的档案，按照档案保护的原则和方法，及时进行修补和复制。

第二十二条综合部档案室要做好档案统计工作，按时上报“档案工作基本情况统计年报”。

第二十三条积极开展档案提供利用工作，严格执行档案借阅流程，并根据工作需要，编制各种检索工具，开展档案编研工作，开发档案信息资源，更好地为经营、管理等各项工作服务。

第二十四条按照档案保管期限表的规定，定期进行档案鉴定销毁工作。

第二十五条按照国家标准，用计算机管理档案，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理，提高档案管理水平。

第五章附则

第二十六条本办法由综合部负责解释。

第二十七条本办法自发布之日起执行。

附件：

1.文书档案归档范围；

2.投资经营档案归档范围；

3.设备仪器档案归档范围和要求；

4.会计档案的归档范围和要求；

5.人事档案的归档范围；

6.声像档案。

附件一文书档案归档范围

文书档案是指我公司有关政治生活、行政事物和管理活动中形成的具有保存价值的文书材料，包括上级下发文件，公司对外发出的各类文件，公司对内自行制定的各类规章和形成的各种总结、计划、报告等，各部门上报的有保存价值的请示、报告等。

文件材料的归档范围：

1.上级机关的文件材料

（1）上级机关下发的各种文件和对我公司的批复文件。

（2）上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件。

（3）报刊转载我公司情况的文件材料。

2.我公司形成的文件材料

（1）我公司向上级机关上报的请示、报告、汇报等文件。

（2）工作会议文件。

（3）我公司下发的决定、条例、制度、规定、办法等各种文件。

（4）各部门汇总的统计报表和统计分析资料。

（5）各部门向总裁办和综合部呈报的有关报告。

（6）各类简报、会议纪要。

（7）我公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映我公司重要活动事件的荣誉证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、音像材料。

（8）干部任免（包括备案）、调配、培训、考核、奖励、聘任，各类干部、专员的年度统计报表。

（9）有关财产、物资的交接凭证、清册。

（10）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

（11）外事活动中形成的重要文件材料，如与外国签订的协议书、协定、合同、请示、报告、计划、考察总结、重要简报、工作来往文件、信件、会议纪要、记录等。

（12）诉讼纠纷和非诉讼纠纷案件材料。

附件二投资经营档案归档范围

归档范围：

1.国家和上级机关关于公司、企业投资和经营问题的法规和各种指导性文件。

2.控股、参股公司和有限责任公司形成的文件材料

（1）公司创办的申请报告、可行性报告和主管部门批准文件。

（2）公司章程。

（3）公司营业执照正、副本复印件，法人代码证书复印件。

（4）资产评估报告、股权证明、验资报告。

（5）公司董事会、监事会人员名单。

（6）历次股东大会、董事会、监事会会议纪要及公司的指令性文件。

3.全资公司形成的文件材料

（1）创办公司的批复；总经理、副总经理的任命文件。

（2）公司章程。

（3）公司营业执照正、副本复印件。

（4）验资报告。

（5）与外单位签订的具有法律效力的各类合同、协议。

（6）税务、工商注销文件（已注销公司）。

4.重大项目论证材料。

5.对外投资的合同、协议、章程、批复、房屋租赁合同、广告证。

附件三设备仪器档案归档范围和要求

一、外购设备归档范围

1.设备档案登记表。

2.申请外购设备的报告、批复、合同。

3.随设备来的全部图纸、装箱单、说明书。

4.安装调试、运行记录、性能检测报告及交付使用验收文件。

5.操作维护规程。设备缺陷及隐患记录。

6.重大设备事故的分析报告及处理意见。

7.重要设备报废鉴定书、申请报告、批复。

二、归档要求

1.凡是外购设备，单台价值达到10万元（含）以上的，须于办理入库的同时，交财务部一份档案（原件或复印件），并自留一份档案（原件）。

2.报废设备的档案，使用单位在财务部办理报废手续后，交财务部，由财务部统一销毁。

3.各二级单位的设备管理员负责本单位设备档案的建立和保管工作。

4.本办法下发前外购且目前在用的设备，要将相关原始资料整理补齐并建档，单台价值在10万元（含）以上的设备档案应同时交财务部留存一份。

附件四会计档案的归档范围和要求

一、归档范围

1.会计凭证类：记账凭证和各种原始凭证。

2.会计账簿类：总账、现金日记账、银行日记账和银行对账单、辅助账簿、各种分类的明细账。

3.财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，工资汇总表和发放明细表。

4.发票类：院财务部保管期限超过5年的发票。

二、归档要求

1.财务部门每年形成的会计档案，须按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。已实行会计电算化的单位，应形成纸质和光盘等双套介质材料归档保存。

2.档案室按照财务部编制的移交清册接收会计档案。

3.会计档案和设备仪器档案需经财务部领导批准，才可借阅，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.保管期满的会计档案，需要销毁时，由综合部档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。财务部、综合部负责人在会计档案销毁清册上签字。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

附件五人事档案的归档范围

1.履历材料。

2.自传材料。

3.鉴定、考核、考察材料。

4.学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）。

5.政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）。

6.参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。

7.奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）。

8.处分材料。

9.录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、离退休、退职材料及各代表会代表登记表等材料。

10.其他可供组织上参考的材料。

附件六声像档案

1.公司组织的重要活动、重要会议、外事活动的资料。

2.其他有保存价值的资料。

档案索引表

档案明细表

档案调阅单

编

号：

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