某某某公司机要文件管理办法
某某某公司机要文件管理办法
1 目的
为进一步加强某某某公司（以下简称“某公司”）机要文件的管理，落实国家保密法规等有关规定，防止机要文件丢失、泄密，特制定本办法。
2 定义
本办法中的机要文件是指中共中央、国务院，国务院各部门，各级政府机关，国家军事机关，总公司集团公司，分公司公司印发的带有秘密、机密、绝密等级的文件。
3 适用范围
本办法适用于某某某公司所属各单位对机要文件的接收、发送、传阅、保管、销毁等管理工作。
4 管理职责
4.1 机要文件管理部门职责
4.1.1机要文件执行统一管理，分级负责的制度。办公室是机要文件的管理部门，负责外部机要文件的接收、处理和某公司机要文件的审查和制发。
4.1.2办公室负责某公司机要文件的接收、制发和管理。
4.2 机要文件管理人员职责
4.2.1要选派政治可靠、立场坚定、坚持原则、认真负责
的同志担任机要文件管理人员，并保持机要文件管理人员的相对稳定。
4.2.2 机要文件管理人员因公外出或请长假时，应由主管领导指定专人代理工作并通知办公室备案，不得擅自找人代理。机要文件管理人员因工作调动或需要长期离职时，必须办理正式的交接手续。
4.2.3 机要文件管理人员要认真遵守保密纪律，严守国家秘密和企业商业机密，认真执行《某某某公司保密工作管理制度》的有关规定。
5 管理要求
机要文件管理包括外部接收机要文件管理和内部制发机要文件管理。
5.1外部接收机要文件管理
外部接收机要文件管理主要包括机要文件的接收、传阅、保管、销毁等程序。
5.1.1 外部机要文件的接收
各级党委、政府，总公司集团公司、分公司公司发至某公司的机要文件，由办公室根据文件发放范围负责向厂领导、所属各单位发送；所属单位派专人直接到办公室领取机要文件，经认真核对后在机要文件领取登记簿上履行签收手续。
5.1.2 外部机要文件的传阅
5.1.2.1 机要文件传阅要严格按照文件规定的范围和厂领导的批示进行，不得拖延积压。
5.1.2.2县、团级的机要文件，由办公室负责组织厂领导成员传阅，不得自行扩大机要文件的传阅范围。
5.1.2.3严禁使用普通电话机、手机或其他通讯工具交谈机要文件的内容。机要文件不得用普通传真机传递，也不得在办公区外口述。
5.1.2.4不得在未采取数据保护和网络安全保密监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。
5.1.3 外部机要文件保管
5.1.3.1要设立机要文件管理人员和机要室，配备专用保险柜。机要文件要存放在保密柜内严格保管，不得遗失，不得带回家或带到公共场所。
5.1.3.2 需传阅的绝密文件应当天阅后当天归还，特殊情况需要留用时，需经办公室同意并存放在保险柜内，严加管理，及时归还，不得携带绝密文件离开办公区。
5.1.4 外部机要文件的销毁
5.1.4.1 机要文件必须定期进行清理、清退和销毁。
5.1.4.2每年３月份对上一年度不需要归档保存的秘密级、机密级文件，按照传阅范围组织清理、核对，核对无
误后填写机要文件清退目录（一式二份，一份留本单位备查，一份交公司文件管理部门备案），连同文件一起交办公室。
5.1.4.3 需要集中销毁的机要文件，经保密工作委员会审核批准后，由办公室按有关规定销毁，并指定专人负责监销。
5.1.4.4 接收的绝密级文件，由办公室负责按照有关部门的要求清退、销毁，并将有关清退、销毁记录留存备查。
5.2 内部制发机要文件的管理
内部制发机要文件的管理包括机要文件的起草、印制、发送、销毁等程序的管理。
5.2.1 内部机要文件的制发
5.2.1.1 某某某公司制发机要文件要严格执行《某某某公司保密工作制度》和《某某某公司行政公文处理办法》进行起草和制发，由机要文件管理人员按照机要文件制发流程采取走签的方式逐级审批，尽量减少涉及人员范围。
5.2.1.2 机要文件保密程度按照《某某某公司保密工作制度》的有关规定确定秘密、机密等级。
5.2.2 内部机要文件的发送
5.2.2.1 机要文件发送要严格履行登记、签收手续。严格控制在指定范围内，不得自行扩大机要文件的传达范围。
5.2.2.2 分公司公司制发的机要文件由某公司机要文秘到机要室领取；某公司上报的机要文件由机要文件管理人员送达分公司公司机要室。
5.2.2.3 机要文件严禁翻印、复制。因工作需要确需复印的，须请示发文单位同意或按照文件制发单位的规定办理；复印件按正式文件管理。
5.2.3 内部机要文件的销毁
5.2.3.1办公室负责对制发的机要文件进行跟踪管理，于每年3月份按照登记册认真清点、核对后进行清退、销毁。
5.2.3.2 清退工作根据机要文件保密期限，经保密委员会同意，由办公室对需要清退的机要文件按照发放范围组织进行，并填写《机要文件清退目录》（一式二份，一份留本单位备查，一份交文件管理部门备案），连同文件一起交制发单位办公室。
5.2.3.3 销毁工作由办公室经保密委员会批准，按有关规定进行。要指定专人负责监销，同时填写《机要文件销毁目录》和《机要文件销毁清单》存档备查。
6罚则
6.1 发现机要文件丢失，当事人和有关部门要迅速查明情况，同时向厂领导和保密工作委员会或领导小组报告，由保密工作委员会或领导小组组织进行调查，向上级部门进
行报告，并提出处理意见。
6.2 对泄露国家秘密情节严重的，依法处置。
7 附则
7.1 本办法自发布之日起施行。
7.2 本办法由办公室负责解释。
公司文件资料归档管理制度73061
公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文
公司文件管理规定
公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使文件管理制度化，使各类文件规范、准确、及时、安全，以提高行政效率和质量，特制定本办法。 第二条各部室及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本公 司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。 第三条文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。 第二章发文程序 第四条拟稿 由具体承办人员拟稿，发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。 第五条审核 由相关部门负责人及分管领导审核。 第六条签发 公司行政文件由总经理签发，其他文件由相关部门负责人签发。 第七条编号套红 有关领导审核批准后，由办公室统一编排发文字号并套红。 第八条发文
由办公室按文件注明的“报送”、“发送”部门，负责公文的发文工作，并请接收部门查收，按文件要求执行。 第三章收文程序 第九条签收 外来公文由办公室统一签收，填写登记在《外来文件登记表》上。写明各部门或个人收启的公文，签收后应主动送办公室登记处理。 第十条分文 办公室根据公文性质、要求，确定在办和阅批对象，填写公文阅办单。 (1)重要来文，由办公室主任提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。 (2)一般公文，直接转有关职能部门处理（承办）。有关产品质量、技术文件转质量部处理。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。 (3)参阅性文件，直接组织传阅。 (4)范围不明的文件，送领导审阅。 第十一条催办 分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。 第十二条结办 文件处理完毕，或已答复发文单位，即可结办归档。 第四章文件的立卷、归档与销毁
机要文件相关管理规定
机要文件相关管理规定 机要文件是指标有机密密级的文件、简报、讲话材料，那么与机要文件相关的管理规定有哪些呢?下面小编给大家分享关于机要文件相关管理规定的相关资料，希望对您有帮助。 机要文件相关管理规定如下机要文件传阅制度 一、所有机要文件应先呈主管领导阅批，然后按批办范围传阅，不得漏传或自行扩大范围。 二、文件传阅应做到准确、及时、保密、急件(含内部明电)专件办理，随到随办，一办到底，对需要具体办理的文件，应先由主管领导提出办理意见，再呈主要领导审阅，一般阅知性文件，可逐级传阅。 三、若传阅过程中主要领导有批示意见，按指示意见办理，需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈，并在文件上注明。 四、文件不得横传，当日选取，严禁在机要室外过夜。 五、及时掌握文件走向，严禁文件在传阅过程中失控，文件收回后立即认真清点。 六、文件传阅，办理完后，应分类存入保险柜，以备查用，归档和回收。 机要文件借阅制度 一、借阅文件者，须经主管领导批准后方可借阅，借阅时要严格履行登记手续，一般当天借当天还，最长不超过3天。 二、查阅绝密文件，须经主管领导批准，并在机要阅文室内阅读，
一般不外借。 三、借阅人员不得私自复印，翻印文件或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改，勾划。 四、借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，凡造成文件损坏，丢失者，按有关规定处理。 五、借阅文件应按时归还，并在登记本上注销借阅手续，注明归还日期。 机要阅文室管理制度 一、阅文者需办理阅文手续。 二、阅文者必须遵守保密纪律，确保党和国家机密的安全。 三、爱护文件，不随意乱画，抽页等，阅前当面清点，阅后签字。 四、不该看的机密绝对不看，不该问的机密绝对不问，不该说的机密绝对不说，不在非保密本上记录机密内容。 五、保持室内环境安静，清洁卫生，严禁室内抽烟，确保安全。 六、禁止无关人员进入机要室，不得在室内搞任何形式的娱乐活动。 保密守则 党和国家的工作人员，尤其是各级领导干部，均应自觉地遵守下列保密守则： 一、不该说的机密，绝对不说; 二、不该问的机密，绝对不问; 三、不该看的机密，绝对不看;
公司文件资料管理制度.doc
公司文件资料管理制度1 公司文件管理制度 1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制
度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。 5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。 瑞普(天津)生物药业有限公司 Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd. 6.文件格式：
企业文件管理制度
企业文件管理制度 （一）总则 第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。 第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。 第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。 （二）收文的管理 第四条公文的签收 1. 凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2. 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口" 核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 第五条公文的编号保管 1. 两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单" ，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。 2. 本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。 第六条公文的阅批与分转 1. 凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门 阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2. 一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3. 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）第七条文件的传阅与催办。 1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2. 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示" 、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3. 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
公司文件管理办法74772
CAPP公司文件管理办法 为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1 管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2 基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3 内部文件 3.1文件起草 需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核 各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。 办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发 文件形成后，主管领导签发。
办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4 外来文件 外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5 业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求 拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿 ①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。 ②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。 ③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。 5.2.2 审核 ①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。 ②办公室复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊
文件与资料管理制度
文件与资料控制管理制度咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段 合同编号：XNXA/NCSK/CXJG/SG2 项目部文件管理制度 湖北大禹水利水电建设有限责任公司 咸宁市咸安区南川水库除险加固工程第二标段项目部 2016年12月16日
文件与资料控制管理制度 项目部文件管理制度 1 目的 为了进一步贯彻落实“安全第一，预防为主，综合治理”的安全生产方针，我项目部明确各项制度文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求，确保安全生产活动中，所有活动场所和相关人员都能使用有效版本的文件和资料，根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国和档案法》等安全生产法律法规，结合公司实际，特制定本项目部制度。 2 适用范围： 本制度适用项目部对作业文件、法规和其他要求、管理方案、安全及有关资料的控制和管理。 3 职责 3.1 项目部安全科负责安全生产标准化文件管理方面文件资料的控制与管理。 3.2 项目部资料员负责各类文件的控制与管理。 3.3 安全生产标准化体系内项目部各个科室负责编写与本岗位本专业相关的的管理作业文件,负责接收和管理各类文件和资料，编制填写本科室《有效文件清单》。 4 控制程序 4.1 文件分类 4.1.1 内部文件 (1) 安全生产标准化文件:包括管理文件和制度或程序文件 (2) 管理作业文件: 包括管理性作业文件（公司内部规章制度等）、施工作业文件（作业指导书、施工组织设计、安全措施、操作规程等）、管理方案及现行法规和其他要求等。 4.1.2 外部文件 (1)获取的法律法规、规程规范和其他要求。 (2)上级单位与安全生产标准化相关的文件。 (3)认证机构往来文件。 4.1.3 电子文件所有文件的电子版本，或直接获取的电子文件。 4.2 文件的控制与管理
机要文件管理规定
机要文件管理规定 机要文件以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家重要秘密，制定了哪些关于机要文件的管理规定呢?下面学习啦小编给大家分享关于机要文件管理规定的相关资料，希望对您有帮助。 机要文件管理规定如下一、收文 (一)机要室通过机要交换渠道接收的文件，主要有： 1.中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。 .天津市文件：津党发、津党办发、津党任、天津情况、津党保、情况通报、津政发、津政办发、津政人、市政府令、政务通报等。 .其他国家机关内部刊物。 (二)收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。 (三)文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，如发现问题，及时向市委机要处查询。 (四)登记。首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、发文单位、文件级别、文件内容、阅文人员、发放范围逐一进行登记。 二、文件阅读范围
(一)地师级文件：党委书记、校长。 (二)县团级文件：校党政领导，附院党委、各总支、直属党支部。 (三)内部刊物：发至附院党委、各总支、直属党支部。 三、送阅 (一)传阅机要文件由机要秘书负责分送校党委正副书记、正副校长、党委常委和学校领导批示需阅读文件的同志及办理其他事项。并掌握文件传阅速度和文件去向。 (二)送阅文件时，首先把要送的文件按轻重缓急逐一录入计算机，打印出阅文单，放在文件夹首页，下面文件按阅单顺序放置。先送正职和主管领导，再依序传阅。 (三)收到急件和绝密件立即送主管校领导。 (四)领导传阅文件退还时，应对照“阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。 (五)机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。确因工作需要，经市委办公厅同意，才能复印，复印件按原件管理办法进行管理。 四、发文 (一)下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号，并将每个单位要领的文件按编排顺序敛齐写上单位，做好准备。 (二)与领取文件的同志一同当面点清文件，严格履行签字手续。
公司文件管理规定流程相关表格
公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。
公司文件管理制度
公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
文件、资料、档案管理制度
文件、资料、档案管理制度 一、上级来文件的管理 （一）上级来文件要进行登记，将标题、文件页数、来文机关、日期=复往何人、何单位登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。 （二）文件阅毕或交办完成后，应及时收回、归档。 二、本厂文件管理 （一）技术文件 1、文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。 2、按规定发往有关科室，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。 3、技术文件要归档保管、专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借外传。 （二）行政文件 1、行政文件的制定（包括通知、办法、条例等）应结合本厂实际情况，实用可行，言简易懂，并按文件内容编号。 2、文件打印由办公室领导同意，寄发前，要交主管厂领导审阅。 3、文件应填写登记，由办公室入档保管。 4、外单位如需要借阅或查询，须经主管领导同意，办理相应手续，并及时催回。 三、文件归档管理规定 （一）文件的形成有上级来文，国家、行业的标准、规范等，以及本企业科研课题、技术、工艺文件等
（二）归档文件的要求 1、归档文件必须完整，清晰。 2、归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。 （三）文件、资料的保管单位统一由厂办公室设专人负责。 （四）文件、资料的归档范围 1、技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装，维修，运行记录，技术引进，技术改造，科技情报等。 2、产品生产过程形成的文件、资料、各类计划统计报表，计划管理，统计分析等文件。 3、产品质量检验过程形成的文件，质量检验规程，牧师化学试验分析报告，质量记录，质量事故处理，以及质量管理，标准计理等文件。 4、借经营活动中形成的文件，经营活动和经营管理形成的各类记录，文件、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。 5、行政管理过程中的文件财务管理各类帐、报表、凭证、及劳动保证、劳动工资历、职工教育、培训、党、团、工会活动记录等文件。 6、文件的分类编号方法，应按文件的形成部门和时间统一编号，分目录保管
保密机要室管理规定(1)
精心整理 保密机要室的管理规定 1. 主题内容与适用范围 1.1. 本文件对保密机要室以及机要室内的传真机、复印机、打印机、电话以及监控系统的日常管 理做出规定，以避免泄密事件的发生。 1.2. 2. 2.1. 2.2. 2.3. 3. 4. 4.1. 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 或公司外人员进入，但因维修传真机、复印机、打印机、电话以及监控系统或上级机关、军方、系统内人员来访参观，不得不进入机要室的需经保密委员会主任（副主任）批准并登记后方可进入。但随身携带的相关通讯、摄像等设备暂由专职保密员管理。不相关人员未经批准进入机要室的，将根据情节严重程度，给予相应的处罚，并追究所在部门领导责任。 5.1.5. 机要室内所产生的一切废纸、废信封等不得随意乱仍，必须粉碎销毁。 5.1.6. 机要室内不准存放带有腐蚀性或易燃易爆物品。 5.1.7. 下班或人不在时，文件必须入柜、锁好；下班时关好门窗，随手锁门；重大节假日必须加 封条。
5.1.8.机要室门和密码文件柜的钥匙以及密码文件柜的密钥由保密办专人进行保管。 5.2.机要室内的传真机、复印机、打印机、电话机的管理 5.2.1.传真机的管理 5.2.1.1.机要室传真机禁止传输涉密信息。涉密信息经过技术处理转化成不含涉密的内容，并 经保密办批准后方可传输。 5.2.2.复印机的管理 5.2.3. 5.2.4. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 6. 6.1.来访登记表 6.2.传真信息登记表 6.3.打印涉密信息登记表 7.相关文件（无） 8.附录（无） 附加说明： 本文件由福建明辉机电有限公司提出 本文件由保密办公室负责起草 本文件由审核
文档资料管理制度及实施措施.pdf
9、 文档资料管理制度及实施措施 （一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料 管理制度。 （二）管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文 件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发 现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程 部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否 为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改 版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一 部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪
几张，哪一部分）作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。
公司文件资料管理制度
公司文件资料管理 制度
总则 1. 目的 为加强公司文书档案、音像资料的管理工作，保证文件资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 2. 适用范围 本办法适用于公司所有文件资料的管理。 3. 制定、修改、废除 本办法之制定、修订、废止须经总经理核决后实施。 4. 管理权责 综合管理中心企管部负责公司所有文件资料的归档督促和日常管理工作。 作业规定 1．文件资料的分类 1.1文件资料的分类 1.1.1公司文件资料是指公司在生产、经营、管理、社会和政治活动中形成的各种形式的文件和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其它有保存价值的资料。
1.1.2公司的文件、资料分为行政管理类、经营业务类、技术资料类、人力资源类、政府行业类、财务会计类、企业形象类、实物展示类、后勤保障类、音像图书类。 1.2文件资料的归类范围 1.2.1行政管理类 ①公司对内和对外已行文的管理体系文件（管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）； ②部门内部文件（部门工作列表、岗位说明书、关键工作流程、管理制度）； ③公司决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；
④公司各类证照资质及相关资料。 1.2.2经营业务类 ①公司规划、年度计划、经营情况等相关资料； ②公司各类工作计划、工作总结、工作日志、统计报表等； ③委托书、协议书、标书、合同、项目方案等。 1.2.3技术资料类 ①基础资料（原始资料、技术报告、新工艺、新材料试生产报告、质量总结、设备记录、技术档案、技术规范及质量统计报表等）； ②项目资料（工艺设计资料、设备平面布置图、设计说明书、工艺及仪表自动控制流程图、工艺及仪表安装图、动力系统流程图、生产技术报表等）； ③受控的技术文件（与工程、服务、产品有关的技术特性、管理标准、规程、规范、工艺卡作业指导书、客户提供的技术文件、图纸等）。1.2.4人力资源类：劳动合同、劳动人事档案、劳动工资档案、培训档案等。 1.2.5财务会计类：各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。 1.2.6政府行业类：
文档资料管理制度及实施措施
9、文档资料管理制度及实施措施 （一）目的：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。 （二）管理内容及要求 1、文件资料的接收、分发 1.1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。 1.2、设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备公司工程部。 1.3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。 2、版本更新 2.1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。 2.2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件
袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。 3、图纸资料的补遗和索赔 3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 3.2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 4、图纸不符的处理 收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。 5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 5.1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 5.3、在竣工后移交给有关单位和部门，移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。 5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。 5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换。
机要文件相关管理规定
机要文件相关管理规定 机要文件是指标有“机密”密级的文件、简报、讲话材料，那么与机要文件相关的管理规定有哪些呢?下面学习啦小编给大家分享关于机要文件相关管理规定的相关资料，希望对您有帮助。 机要文件相关管理规定如下机要文件传阅制度 一、所有机要文件应先呈主管领导阅批，然后按批办范围传阅，不得漏传或自行扩大范围。 二、文件传阅应做到准确、及时、保密、急件(含内部明电)专件办理，随到随办，一办到底，对需要具体办理的文件，应先由主管领导提出办理意见，再呈主要领导审阅，一般阅知性文件，可逐级传阅。 三、若传阅过程中主要领导有批示意见，按指示意见办理，需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈，并在文件上注明。 四、文件不得横传，当日选取，严禁在机要室外过夜。 五、及时掌握文件走向，严禁文件在传阅过程中失控，文件收回后立即认真清点。 六、文件传阅，办理完后，应分类存入保险柜，以备查用，归档和回收。 机要文件借阅制度 一、借阅文件者，须经主管领导批准后方可借阅，借阅
时要严格履行登记手续，一般当天借当天还，最长不超过3天。 二、查阅绝密文件，须经主管领导批准，并在机要阅文室内阅读，一般不外借。 三、借阅人员不得私自复印，翻印文件或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改，勾划。 四、借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，凡造成文件损坏，丢失者，按有关规定处理。 五、借阅文件应按时归还，并在登记本上注销借阅手续，注明归还日期。 机要阅文室管理制度 一、阅文者需办理阅文手续。 二、阅文者必须遵守保密纪律，确保党和国家机密的安全。 三、爱护文件，不随意乱画，抽页等，阅前当面清点，阅后签字。 四、不该看的机密绝对不看，不该问的机密绝对不问，不该说的机密绝对不说，不在非保密本上记录机密内容。 五、保持室内环境安静，清洁卫生，严禁室内抽烟，确保安全。 六、禁止无关人员进入机要室，不得在室内搞任何形式的娱乐活动。
公司文件管理办法
公司文件管理办法 为了操纵公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。 1、文件的发放： （1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。 （2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时刻并签名后送综合治理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。 （3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人别在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。 （4）需发放到正科长以下治理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级治理人员，再由正科长级治理人员安排发放到相关个人。 2、文件的更改： （1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后别妨碍整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和怎么更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人依照原发放范围及存档予以更改。 （2）文件发放人依照更改字数多少和繁简事情，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。 3、文件的换页： （1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页事情（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人依照原发放范围予以换页。 （2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时刻，将原页销毁。 4、文件的回收、作废： （1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。 （3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。 （4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。 5、其它规定： （1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，依照公司各方面事情系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。 （2）不管部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。 （3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的职员，认为有必要复印下发到相关职员时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。别得私自复印下发，幸免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
公司发文及文件管理制度
公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径： （1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）； （2）因外部合作与交流产生的法律文件； （3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布 后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程： 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式： （1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密； （2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。
注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。 审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； （1）文件编号原则： 首位：公司名称的缩写GYRT； 第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”； 第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；
文件、档案管理制度(通用版)
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进
行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。