SAP功能详解

目录

1 SAP R/3 系统中的财会子系统 (8)

1.1企业结构的变化 (8)

1.2管理手段 (8)

1.3决策的基础 (9)

1.4国际性的应用系统 (9)

1.5主要功能模块 (9)

1.6财务会计 (10)

1.6.1 适用性 (10)

1.6.2 集成性 (11)

1.6.3 关于各类凭证的原则 (11)

1.6.4 文档系统 (12)

1.6.5 会计科目表 (12)

1.6.6 货币 (13)

1.6.7 资产负债表 (13)

1.6.8 明细分类帐 (14)

1.6.9 合并财务报表 (14)

1.6.10 法定合并 (14)

1.6.11 应收帐款 (15)

1.6.12 应付帐款 (15)

1.6.13 固定资产会计核算 (16)

1.6.14 特殊分类帐 (17)

2 财会子系统的组织结构 (18)

2.1财务会计和管理会计的集成 (18)

2.2公司代码 (19)

2.3集中式公司的管理模式 (19)

2.4分布式公司的管理模式 (19)

2.4.1 分布式系统（ALE） (20)

2.5集团公司报表 (20)

2.5.1 集团公司 (20)

3 作为系统集成的中心 --- 总分类帐 (21)

4 总分类帐基本术语 (22)

4.1公司代码 (22)

4.2业务部门 (22)

4.3凭证 (23)

4.3.1 凭证原则 (23)

4.3.2 基本凭证参数 (24)

4.3.3 更改凭证 (25)

4.4会计科目表 (26)

4.4.1 会计科目表的组织结构 (27)

4.4.2 在多种语言方面的灵活性 (27)

4.5总分类帐科目 (28)

4.5.1 总帐科目主记录的结构 (28)

4.5.2 对主记录的处理 (29)

4.5.3 行项目显示 (30)

4.5.4 科目余额 (31)

5 总分类帐的主要业务处理 (31)

5.1计划 (31)

5.2总分类帐科目记帐 (33)

5.2.1 一次性记帐的原则 (33)

5.2.2 数据集成 (33)

5.2.3 明细分类帐与总分类帐的协调一致 (34)

5.2.4 数据输入的工具 (35)

5.2.5 附加的检验功能 (36)

5.2.6 多种货币的处理能力 (36)

5.2.7 未清项管理 (37)

5.3结算 (37)

5.3.1 在会计年度内的结算 (37)

5.3.2 年终结算 (38)

5.3.3 结算报表 (40)

6 财务会计信息系统 (43)

7 特别用途的分类帐 (45)

7.1对象 (45)

7.1.1 分析 (45)

7.2帐户分配条件与总计格式 (46)

7.2.1 帐户分配 (46)

7.3货币与数量 (46)

7.3.1 汇率 (46)

7.3.2 数量 (47)

7.4灵活定义的会计期间 (47)

7.4.1 记帐期间 (47)

7.5集成性 (48)

7.5.1 概况 (48)

7.5.2 主数据 (48)

7.5.3 来自其他 SAP R/3 应用模块的数据更新 (49)

7.5.4 直接输入数据 (49)

7.5.5 从非 SAP 的系统来的数据 (50)

7.5.6 与其他 SAP 模块的协调一致 (50)

7.6分配 (51)

7.6.1 概述 (51)

7.6.2 分配与分摊功能 (51)

7.7计划 (53)

7.7.1 概述 (53)

7.7.2 计划参数 (53)

7.7.3 计划分摊功能 (54)

7.7.4 计划值 (55)

7.8报表 (56)

7.8.1 概述56

7.8.2 报表定义 (57)

7.8.3 可变的输出媒介 (58)

7.8.4 交互式报表 (58)

8 财会日历 (59)

9 应收帐款会计核算 (61)

9.1客户主记录 (62)

9.1.1 主记录的重要性 (62)

9.1.2 结构 (64)

9.1.3 编辑主记录 (65)

9.2科目有关会计业务 (67)

9.2.1 发票及贷项凭证 (67)

9.2.2 支付 (70)

9.2.3 特殊操作 (76)

9.3凭证和科目的处理 (79)

9.3.1 凭证和科目的显示 (79)

9.3.2 凭证更改 (80)

9.4催款通知 (82)

9.4.1 催款程序的功能 (82)

9.4.2 催款过程 (83)

9.5信函 (85)

9.5.1 支付通知 (86)

9.6报表 (89)

9.6.1 主记录清单 (90)

9.6.2 客户分析 (90)

9.6.3 科目 (90)

9.7客户信贷管理 (91)

9.7.1 分配信贷限额 (91)

9.7.2 监控信贷限额 (91)

9.7.3 显示及分析功能 (92)

9.7.4 定单接收和发货中的信贷控制 (93)

10 应付帐款会计核算 (94)

10.1供应商主记录 (95)

10.1.1 供应商主记录的作用 (95)

10.1.2 结构 (97)

10.1.3 处理主记录 (98)

10.2应付帐款会计核算系统中的会计业务 (100)

10.2.1 发票和贷项凭证 (100)

10.2.2 贷项凭证 (106)

10.2.3 支付 (106)

10.2.4 特殊交易 (114)

10.3凭证和帐户的处理 (115)

10.3.1 凭证和帐户的显示 (115)

10.3.2 凭证的更改 (117)

10.4信函 (118)

10.4.2 报表 (121)

10.4.3 主记录清单 (121)

10.4.4 供应商分析 (122)

10.4.5 科目 (122)

1SAP R/3 系统中的财会子系统

1.1企业结构的变化

企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化，并且使业务流程日益复杂。这种趋势推动了产品和业务流程的革新和对信息高速公路的应用。所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。有时效性的决策必须基于不断地提供的实时的信息。

SAP R/3 系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案。

1.2管理手段

由财务会计、管理会计和金库三个模块组成的财会子系统是整个解决方案中重要的部分。通过财会子系统内不同的模块之间的联系和与其他应用模块如后勤和人力资源模块的集成， SAP R/3 的财会子系统就成为公司所有部门的管理工具。与后勤供应链中从采购到销售的数据接口能够优化经营管理业务流程，而包括与客户、供应商以及金融机构的策略性业务伙伴在内的功能则更进一步强化了 SAP 的解决方案的有效性。

1.3决策的基础

除了提供财会数据，财会子系统必须首先为公司的战略决策处理经营数据。对经营状况的计划、控制和监测功能都已经加入到文档和管理功能中。

SAP R/3 系统的财会子系不受公司规模的局限。小到一个销售代理办事处，大到一个跨国集团公司均可以应用其功能。该系统同时也能适应不同行业和国家的需要。

预先设定的系统可以直接用于不同的行业，例如特别设置的会计科目表等

1.4国际性的应用系统

对于跨国公司， R/3 系统提供了可塑性很强的可应用于不同国家的功能。R/3 系统能够满足一些主要的工业化国家在多语种、多币种以及那些在税收政策、报表和支付方式方面的特殊需求。运用 SAP R/3 系统可以构筑一个能够对不同国家和地区的子公司进行法定会计合并的会计系统。

1.5主要功能模块

SAP R/3 财会子系统向您提供一整套强有力的应用模块。

财务会计 (FI)：由总分类帐、应收帐款和应付帐款、固定资产、法定合并以及特殊统计会计功能组成；

金库模块(TR)：由现金管理、金库管理和基金管理组成；

管理会计(CO)：由一般费用成本核算、生产成本核算和获利能力分析组成；

以上模块提供了处理经营管理业务的基本功能，并且满足了基于决策需求的报表功能。SAP R/3 系统还针对您的业务提供了一些集成的、强有力的附加功能。

投资管理(IM)：该模块允许用户在整个公司范围内对资产投资项目作计划，并且对每一项具体的投资进行控制。

业务计划与控制(EC)：包括管理合并和利润中心会计核算。

执行信息系统(EIS)：提供更广泛的业务数据。

1.6财务会计

一个有效的、现代的财务会计系统必须满足内部的和法定的会计核算方面的要求。

法定会计必须能够按有关规定向股东、债权人、劳工组织以及社会公众披露并提供所需的信息，而有效的公司管理会计必须包括控制和转移的功能。

1.6.1适用性

SAP R/3 系统对会计信息的公开性依据有关各国会计法规进行了相应的定义，同时也适用于国际性的企业。 R/3 的财会子系统符合 40 多个主

要工业国其中包括中华人民共和国的会计法规的有关规定，在此， SAP 公司保证其软件系统符合国际性应用的要求。

1.6.2集成性

SAP R/3 系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时，例如物料的收到和发运，这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记入会计系统。 SAP R/3 系统充分考虑了关于公司和财税方面的法规。

此外， SAP R/3 系统为其用户提供了电子化处理同业务伙伴之间的数据交换的功能，例如与客户、供应商、银行、保险公司以及其他信贷机构的业务往来。获取信息是任何业务往来的重要组成部分。

明晰的参考数据和各种协议保证了自动处理功能，即便用户没有完整的信息也不妨碍业务，比如处理付款。一般讲，只有一些例外情况才需要手工处理。

SAP R/3 的工作流功能包括：定义周期性业务处理任务；

?将这些周期性业务指定到相应的业务部门；

?保证用户要求的期限

1.6.3关于各类凭证的原则

在 SAP R/3 系统中发生的所有业务都将依据凭证的有关规定记帐。这种规定将保证从资产负债表到每一张凭证的审计线索。在用户完成

记帐之后，可以立即看到凭证本身，科目的余额以及相关科目的清单。用户也可以立即对资产负债表和损益表进行分析，当然，这一切都是清晰准确地显示在您的计算机屏幕上。

1.6.4文档系统

完整的文档系统也是综合的与集成的控制系统的基本要素。只有对所有的业务进行全面的确认才能保证对企业的决策层和经营层的监测。财会子系统确保用户的控制部门能实时地提供相关信息。

财会子系统由以下模块组成：

?总分类帐

?法定合并

?应付帐款

?应收帐款

?固定资产

?特殊分类帐

1.6.5会计科目表

总分类帐会计核算所使用的会计科目表既可以用于单个的公司，也可以运用于整个集团公司。如果 SAP 的系统必须同时满足跨国公司和特定国家的法规的要求，用户可以分别定义会计科目表，保证财会方面的功能。SAP 提供的样板会计科目表可以使用户方便地实现这方面的功能。当然，用户也可以重新创建一个(或多个) 会计科目表。

1.6.6货币

为了满足许多国家对货币的法规的要求， SAP 系统允许用户同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币。所有的业务处理均能以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记入帐本。

R/3 系统提供了自动处理有关外币评估、信息分类以及应收帐款到期处理的功能。这些将对用户的月末和年终结算有很大帮助。

1.6.7资产负债表

SAP R/3 财会子系统可以根据不同的类型，维护不同的资产负债表：

?科目余额清单

?资金流的分析表

?结算日期的资产负债表

?年度财务报表

系统甚至允许客户向外界如银行和新闻界提供适当的关于企业运作状况的信息。在后勤和人力资源管理子系统发生的与财务相关的业务也会实时地更新有关记录。在后勤子系统记录的业务处理会自动地记入财会系统，如果有必要，也能记入管理会计系统。这就保证了在后勤子系统发生的诸如收到货物和销售产品这样一些业务，能够同时反映到财会系统中，有效地保证了数据的一致性。同样地，诸如工资、奖金等业务也会得到同样的处理。

1.6.8明细分类帐

除了能够将后勤子系统与财会子系统集成之外，在财会子系统内，总分类帐同样能够与明细分类帐紧密连接。所有与明细分类帐中借方和贷方科目(包括固定资产模块)有关的业务，均会同时反映到总分类帐和资产负债表上。因此，明细分类帐与总分类帐之间总是一致的。

1.6.9合并财务报表

与单独的企业财务报表相比，合并财务报表已经显得日益重要。SAP 系统允许客户能够选择多种方式来对集团公司下属的各个子公司的业绩进行评估。

集团公司的合并资产负债表不是简单地将子公司的资产负债表进行简单地相加而得。合并资产负债表应当反映对资产、应收帐款、债务、利润和销售收入进行重新分类、评估和合并。

1.6.10法定合并

在SAP R/3 财会子系统的法定合并模块中，对这一功能有非常形象的描述。通过与财务会计和固定资产系统的集成，数据可以直接从各个财务报表中汇总过来，这就使法定合并的业务处理大为简化，此外，还可以减少因为不同的软件的使用而造成的数据转移中带来的错误。

除了法定合并以外， SAP 系统允许用户在计划值的基础上经常地结算和作合并会计报表，另外，用户还可以对不同的业务领域自行定义报表。

1.6.11应收帐款

应收帐款模块是在 SAP R/3 财会子系统中对客户帐户进行监测与控制的模块。

在此模块中，帐户分析、示警报告、逾期清单以及灵活的催款功能，都使用户可以方便地处理客户未清项。而信函功能能适合任何企业的要求，可以用于付款通知书、对帐单和帐户清单。

在收款时，用户既可以用简便的直接输入方式，也可以使用自动数据传输方式。

同销售与分销模块、现金管理模块以及在损益表中的客户特定的功能之间的接口，为所有业务处理提供更多的信息。此外， SAP 的信贷管理、流动资金计划以及利润核算功能也能提供实时的和一致化的数据。

1.6.12应付帐款

SAP R/3 财会子系统的应付帐款模块对所有供应商的财会数据进行管理。它是与采购模块集成的一个部分，也是销售与分销模块中关于发货、发票和付款数据的来源。

包括折扣在内的付款功能可以用正规的书面形式和电子数据交换媒介(如 EDIFACT, EDI) 来处理。系统支持所有国际支付方式。为检索未清项，系统提供帐户分析、逾期分析、以及风险分摊的功能。

在应收帐款模块中，余额审计线索、帐户清单和凭证日记帐记录下所有的业务处理。

1.6.13固定资产会计核算

在 SAP R/3 财会子系统中的固定资产模块中，加入了许多新功能。它们反映了在固定资产管理领域中的新需求，如：

?在生产自动化方面日益增长的需求

?质量要求不断提高

?越来越复杂的设备和更多的法规方面的要求

SAP R/3 财会子系统的固定资产管理模块能涵盖所有主要工业国家在法定报表和对资产价值的评估方面的要求。能处理资产的购置、废弃、转移和折旧等业务的输入、计算和处置。除了法定的对资产价值的评估，用户可以自定义许多折旧和评估的方法。

系统提供了灵活的功能使用户可以对资产进行不同方式的折旧、估算利息以及保险金方面的处理。同样，用户也可以在内部分析时选择不同的指标和顺序来处理报表功能。用户自定义的对资产价值的评估模拟优化了用

户的计划处理。这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角，并且能处理计划值和实际的投资。

1.6.14特殊分类帐

SAP R/3 财会子系统的特殊分类帐模块为特定的客户提供了特殊的计算功能。在此模块中，一个分类帐可以通过对科目的特殊设置(如成本中心、产品等)，获得不同的视角来反映科目的余额。它能满足不同的厂商对报表的要求。用户可以对每一个分类帐进行计划、分配和货币转换处理。当实际业务发生时，这些特殊分类帐也能自动地更新。

2财会子系统的组织结构

一个有效的会计系统不仅仅包括帐本、科目和凭证，组织结构也是其基本组成部分。组织结构针对公司制度、税收制度和管理上的要求来设置参数。

2.1财务会计和管理会计的集成

SAP R/3 系统运用明确的或隐含的科目分配原则，将相应的组织结构单元来更新分类帐。系统还允许用户在那些属于 SAP R/3 管理会计模块中的管理会计项目，如成本中心、订单、成本对象和利润中心等之间转移实际价值。

对当前公司结构和未来策略的描述取决于用户在 SAP R/3 财会子系统中如何使用这些组织结构的术语：

?集团公司

?公司

?公司代码

?业务部门

?利润中心

2.2公司代码

在最简化的情况下，公司代码就是一个会计实体，在其内部没有任何法定报表的要求。

在比较复杂的公司结构中， R/3 系统的分级功能往往用于划分或集成公司的组成部分，这就引出了两个通常的公司概念----集中式模式和分布式模式。

2.3集中式公司的管理模式

公司代表了一个独立法人实体，由一个或多个公司代码组成。

公司代码是一个法定的会计主体。在公司代码中确定会计年度、币种以及税务报表。

业务部门能帮助描述出企业内部的结构。用户可以用业务部门来对产品组或地区性结构的资产和盈亏状况进行分析。

利润中心是一个富有灵活性的管理会计概念，用于对企业内部的业务领域的职责进行分析。一个公司内部的一些项目如成本中心、资产、物料以及象生产和客户订单等衡量企业经营状况的项目都被归结于利润中心。此外，利润中心中的内容要比业务部门更为详尽。

2.4分布式公司的管理模式

公司是一个独立法人实体，在此同集中式相同。

公司代码在这种模式下表示一些高度独立并且分布式的业务单位，这些部门可以汇集到会计单元中。 SAP R/3 的财会子系统能够自动处理跨公司代码的业务，系统对每个涉及这类业务的公司代码产生凭证。

业务部门和利润中心的概念在此与集中式模式中相同。

2.4.1分布式系统（ALE）

这里对公司业务结构的考虑超出了计算机系统在描述一个公司的业务流程方面的局限。公司业务是可以分离的。例如，分布式的后勤系统与一个集中式的财会子系统的组合，或者一个分布式的客户和供应商管理系统与一个集中式的金库子系统的组合。用户可以使用应用连接系统 (ALE) 在几个子系统之间完成这种组合，它允许财会子系统保持集中式的功能。系统能以高度的协调和业务的汇总来避免数据的冗余。

此外，现代的财会系统已经不仅仅是一个确保会计数据的适用性和完整性的工具，它们已经成为适应变化中的业务环境的灵活的电算化系统了。

2.5集团公司报表

2.5.1集团公司

复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表。与单独的会计报表相比，集团公司会计报表显得越来越重要。另一个趋势是，用在特定的方针下作出的资产负债表来描述一个集团公司。这同单独的会计报表是不同的。