设计院考勤制度

XX设计院

规章管理制度

为了进一步严肃规划院组织纪律，促进勤政建设，实现办公规范化、制度化、科学化，营造良好的工作环境和工作秩序，确保各项工作任务的顺利完成，结合本院实际，特制定如下制度。

工作纪律

一、严格履职尽责。各部室必须对本部室、单位的工作职责进行清理，明

确每个工作人员的工作职责和绩效,全体工作人员必须认真完成各项工作任务和

领导交办的其它工作任务。要加强履职尽责考评，“平时考核备案表”除了评鉴

考勤情况，还要纳入履职尽责情况考评，作为绩效工资发放的依据。

二、严格遵守工作时间有关规定，不得离岗、脱岗、旷工、迟到、早退、

超假。要加强协作，不得互相推诿、敷衍塞责、办事马虎、消极怠工；不得在位

不在岗、出工不出力、给工作带来不良影响。凡不在岗半个小时以上者，须在本

人的办公室门口去向告知栏上明示去向。

三、不得在工作时间内就餐，不得在办公场所内聊天、看休闲类书籍杂志、干私活、玩手机等。不得在办公电话上聊天，不得在计算机上玩游戏等。接听电

话或接待服务对象时，不得使用服务禁语，不得对服务对象耍态度、给脸色。

四、遵纪守法，廉洁奉公，不得打架斗殴、惹事生非、无理取闹，严禁吸毒、聚众赌博，严禁酒驾、醉驾。

五、处罚办法

1.对个人月违反规定一次的，对其进行批评教育。

2.对个人月违反规定二次的，给予本人警告处分一次。

3.对个人月违反规定三次以上的，或一年内累计违反规定五次及以上的，

作待岗处理。

4.对违反上述规定，情节恶劣，造成严重后果的，或被新闻媒介公开曝光

的，一经查实，对本人按程序给予处分，直至作辞退或解除聘用合同处理。

5.各部室负责人要真实地评鉴“平时考核备案表”，其考核结果将作为奖惩的重要依据。对考核“不合格”人员停发正式工资，按实习工资发放两个月，脱岗学习相关规章制度，学习期满进行考核测评，“不合格”者再拿实习工资脱岗学习三个月，学习期满再进行考核测评，“合格”者审批后恢复原工资待遇，确定为“不合格”等次的人员予以辞退。

6.室主任的“平时考核备案表”由分管领导和主要领导考核。

考勤纪律制度

全院职工必须严格遵守作息时间，做到不迟到、不早退、不旷工，上班时间不得从事与工作无关的活动。

一、考勤实行考勤表制度，不得后补，须使用统一的假期符号。

二、考勤签到时间为上午8：30之前，下午14：30之前。（时间如有变动按上级规定作相应调整）

三、考勤表由办公室负责每天填写，全体干部职工有权监督。迟到情况根据签到表确定；早退、旷工、病假、事假情况，由办公室负责巡视和询问室主任或分管领导各缺勤人员的具体情况，确定后填写考勤表。

四、遇病、事假不能上班，应由本人事先写书面请假条，请病假超过两天的需持医院医生的休假建议或证明。履行报批手续后交办公室登记。请假一天内由室主任批准，请假三天内由分管领导批准，三天以上由院长批准。院领导请假根据国土资源和规划局相关规定执行。

五、一线设计人员外出（收集资料、踏勘现场，业务学习、交流等），需室主任指派或分管领导的同意，室主任业务工作外出需分管领导同意，分管领导业务外出需院长同意。其他职工业务外出必须是院长或分管领导委派，未经同意外出视同早退或旷工。

六、请假期限

（1）年休假：根据《市人民政府办公厅关于进一步规范机关事业单位工作人员带薪年休假制度的通知》（武政办〔2017〕16号），工作人员累计工作已满1

年不满10年的，年休假5天；已满10年不满20年的，年休假10天；已满20年的，年休假15天。国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。

工作人员累计工作已满1年以上的，从下月起享受规定的年休假天数；当年11月底以前累计工作满10年或20年的，可在当年11月底前按规定的休假天数享受年休假；当年12月1日以后达到规定的工作年限的，从下年度起享受规定的年休假。

休年休假时间：合同制聘用人员，按来院上班时间计算工龄确定休年休假时间。

（2）病假：根据《国家机关工作人员病假期间生活待遇的规定》（国发〔1981〕52号）、《关于全省国家公务员病事假及病、事假有关问题的通知》（鄂人险〔1998〕108号）、《武汉市女职工劳动保护办法》（武汉市人民政府令第264号），《关于全省国家公务员病、事假及病、事假期间有关待遇问题的通知》（武人社发〔2013〕2号），请病假时间一周内的以区中医院、协和江北医院、同济中法新城院区开具的请假条为主；请长期病假者需三甲医院（急诊除外）开具的病假证明及病历证明，根据实际情况申请假期。累计工作满1年不满10年的工作人员，请病假累计2个月以上的；累计工作满10年不满20年的工作人员，请病假累计3个月以上的；累计工作满20年以上的工作人员，请病假累计4个月以上的，不享受当年年休假待遇。女职工在劳动时间内按照规定进行产前检查的，所需时间视为劳动时间.

一、病假及病假期间的有关待遇

(一)单位职工患病，需要休病假，应有指定的医疗机构证明，并经有关领导批准，报单位人事部备案，

(二)病假期间工资待遇:基本工资

1.病假在两个月以内的，基本工资(职务工资、级别工资、基础工资和工龄工资四项之和，下同)全额发给。

2、病假超过两个月不满六个月的，从第三个月起，按下列标准发给病假期间的工资:工作年限不满十年的，发给本人基本工资的90%;工作年限满十年的，基本工资全额发给。

3、病假超过六个月的，从第七个月起按下列标准发给病假期间的工资:

工作年限不满十年的，发给本人基本工资的70%;工作年限满十年不满二十年的，发给本人基本工资的80%;工作年限满二十年及二十年以上的，发给本人基本工资的90%。

病假期间工资待遇: 绩效工资发放

1、工作人员经批准休病假:在2个月以内的，基础性绩效工资全额发放;超过2个月不满6个月的，从第3个月起，按90%发放:超过6个月的，从第7个月起按基础性绩效工资的70%发放，因公负伤治疗期问，基础性绩绩效工资全额发放。

2、休病假人员中的省部、市级以上劳动模范、先进工作者、荣立一等功且保持荣誉的，以及省、市级以上突出贡献专家，病假期间的基础性续放工资，6个月以内的全额发放，超过6个月的按90%发放。

（3）事假：根据《国家机关工作人员病假期间生活待遇的规定》（国发〔1981〕52号）、《关于全省国家公务员病事假及病、事假有关问题的通知》（鄂人险〔1998〕108号），工作时间因私事需脱离工作岗位的，应按规定申请事假。事假原则上用年休假来冲抵，年休假未休完之前一律不得请事假；不得利用病、事假等其他假期（年休假、法定节假日除外）外出旅游，如有违反将严肃处理。

一年内累计请事假最多不得超过15天，其中工作年限满1年不到5年的，假期不得超过7天；工作年限满5年的，假期不得超过15天。一年内累计事假超过规定期限的，原则上年终考核不合格。

（4）婚假：根据《关于修改〈湖北省人口与计划生育条例〉的决定》，工作人员结婚，可享受3天婚假待遇。

（5）产假：根据《关于修改〈湖北省人口与计划生育条例〉的决定》、《武汉市女职工劳动保护办法》（武汉市人民政府令第264号），怀孕未满12周流产的，给予30天产假；怀孕满12周不满28周流产的，给予45天产假；怀孕28周以上引产的，给予98天产假；正常分娩的，享受98天产假，其中产前可以休假15天；怀孕28周以上早产或者超期分娩的，视为正常分娩；分娩时难产的，增加产假15天；多胞胎生育的，每多生育1个婴儿，增加产假15天；对符合政策生育的产妇增加30天产假，其配偶享受15天护理假。

（6）哺乳假：根据《武汉市女职工劳动保护办法》（武汉市人民政府令第264号），女职工哺乳不满1周岁婴儿的，每天给予其2次哺乳时间，每次不少于30分钟。多胞胎生育的，每多哺乳1个婴儿，每次增加哺乳时间不少于30分钟。每天哺乳时间可以合并使用，有额定工作量的，应当相应扣减其工作量。

（7）丧假：根据国家劳动总局、财政部（80）劳总薪字29号文规定，工作人员的直系亲属（父母、配偶、子女）以及岳父母或公婆死亡后，职工可请丧假料理丧事。丧假一般为1-3天。去外地料理丧事的，可根据路程远近，另给予路程假。

（8）探亲假

根据《国务院关于职工探亲待遇的规定》，全院工作满一年的干部职工，与配偶不住在一起，又不能在公休假日团聚的，可以享受探望配偶的待遇; 与父亲、母亲都不住在一起，且与父母双方都不能在公休假日团聚的，可以享受探望父母的待遇。“不能在公休假日团聚”是指不能利用公休假日在家居住一夜和休息半个白天。职工与父亲或与母亲一方能够在公休假日团聚的，不能享受本规定探望父母的待遇。新婚后与配偶分居两地的从第二年即可开始享受探亲假。此外，学徒、见习生、实习生在学习、见习、实习期间不能享受探亲假。

职工探望配偶的，每年给予一方探亲假一次，假期为三十天。未婚职工探望父母，原则上每年给假一次，假期为二十天。如果因为工作需要，本单位当年不能给予假期，或者职工自愿两年探亲一次的，可以两年给假一次，假期为四十五天。已婚职工探望父母的，每四年给假一次，假期为二十天。

七、办公室每月底将签到表、考勤表，先予以公示，然后报主要领导审核后，送财务室按制度执行，最后送资料室存档。

八、对违反请销假制度的处罚

凡不按规定请假和无正当理由逾期不上班者，视为旷工。旷工或因公外出、请假期满无正当理由逾期不归，造成不良影响的，给予解除聘用合同处分。旷工或者因公外出、请假期满无正当理由逾期不归连续超过15天，或者一年内累计超过30天的，予以辞退。

根据《事业单位人事管理条例》，事业单位工作人员连续旷工超过15个工作日，或者1年内累计旷工超过30个工作日的，事业单位可以解除聘用合同。

自聘用合同依法解除、终止之日起，事业单位与被解除、终止聘用合同人员的人事关系终止。

公务接待、工作误餐制度

一、接待管理

1、院公务接待由院办公室统一安排，坚持热情、周到、节俭原则，按上级规定做好公务接待工作。

2、实行来客接待审批制度。所有来客接待一律由对口部室填写《接待审核登记表》，将接待公函、来客时间、单位及人数、人员签到表等接待清单报分管领导批准后，将接待清单和《接待审核登记表》交给院办公室负责人办理用餐事宜。

无接待公函的不得接待，同城来客不得接待。接待部室凭《公务用餐单》、接待清单和进餐票据报销。

3、实行对口接待，限员陪同。在公务接待中，原则上由分管领导或对口的业务部室陪同，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人，接待对象在10人以上的，陪餐人数不得超过来客人数的30%。

4、来客接待一般以工作餐为主，经分管领导同意桌餐接待的，接待标准一律不得超过80元/人，超标准或未经批准发生的费用一律不予报销。

5、来客住宿安排在列入政府采购目录的宾馆，不额外配发生活用品、水果副食和土特产品等。

二、工作误餐

本院干部职工因公去武汉或下乡工作、开会的，不能在公干单位就餐或无法返回就餐，确实需要在外就餐的，经分管领导同意后，按40元/人/餐的标准凭发票及外出办理事项说明报销费用，报销必须有工作误餐审批单、财务票据、误餐人员名单及菜单。院财务不再另行报销差旅费用，超标准部分的费用一律不予报销。

三、加班误餐

加班误餐费是指职工在正常工作时间之外工作加班发生的误餐费，具体时间

包括：周一至周五18点以后、双休日、国家法定节假日。加班误餐费实行“一事一批”和“一次一报”。确有临时突发工作任务，无法在正常工作时间内完成工作等特殊情况，在发生加班用餐费前，须经分管领导批准后，方可发生加班误餐费，报销时附加班误餐费审批单。加班误餐费标准为40元/人/餐，在标准限额内据实报销，超支部分个人自理。各部室应加强加班误餐费管理，严格控制加班误餐费支出，经办人员对票据来源合法、有效性负责，室主任对用餐明细的真实完整性负责。对违反规定发生虚报冒领加班误餐费、不按规定审批开支和报销加班误餐费等行为的，将严肃追究相关人员责任。

财经财物管理制度

一、严格财经纪律，厉行节约，勤俭办事，合理安排使用经费。

二、经费支出必须先编制计划，经批准后方可列支，否则使用经费自付。

三、财务人员要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备，内容真实，数字准确，账目清楚，日清月结。

四、严肃财经手续。财务人员必须坚持原则，照章办事，对于违反财经纪律财务制度的事项，必须拒绝付款，拒绝报销或执行，并及时向领导报告。各种报销单据必须合法，各项手续齐全，严禁先报销后由出纳交审。

五、公用物品是指不构成固定资产的一切因公需要购置的物品。

六、办公室负责单位公用物品的管理，统一采购、保管、发放和登记。

七、公用物品的采购，除急需外，一般先根据需要编制采购计划报办公室，然后由办公室汇总预算，报主管领导批准后统一采购，采购应有两人以上共同办理。常用公用物品适量购置备用，由办公室设立专人保管、登记、发放。

八、领用公用物品，实行综合登记，领用时先登记领用物品、品名、数量、领用人姓名后，方可发放物品。领用价值较大的物品责任到人，若遗失、损坏均照价赔偿。

九、个人调离工作岗位或单位，须移交所有文件、技术资料及办公用品后，

方可办理调离手续。

十、凡公用财物，都要登记管理，未经领导批准任何人不得擅自外借、遗失、损坏，否则照价赔偿。

十一、物品采购标准及使用年限按（蔡财〔2016〕52号）执行。

电脑管理制度

一、计算机属于机要设备，非本院工作人员除特殊情况经相关领导同意外一律不准动用。操作人员必须严格保守机密，凡秘密数据的传输和储存以及秘密数据载体(磁盘、磁带、打印纸等)的使用、借阅、复制、传递、携带、保存、销毁等均应按文书保密规定执行。若有泄密者，按照《保密制度》规定进行处理。所有人员不得在微机上拷入和运行游戏软件，违者追究相关责任。

二、操作人员严格操作程序，不得违章操作;不得随便拷贝外单位的各类软件，防止病毒入侵微机。

三、操作人员应注意对计算机硬件设施经常用干抹布或专用清洁用品擦净，以保持计算机的清洁、美观。

四、单位大型交换机及机房由专业人员管理。

文书、文印管理制度

一、凡以本院名义印发的各种文件，由各部室负责起草交分管领导核稿，送院长签发后，交资料室登记编号，由资料室负责打印。

二、本院制发的所有文件资料均要按规定将打印件同签发的原稿存档。文告一律用黑蓝、碳素墨水书写或电脑打印。

三、本院行政印鉴由人事财务室管理、介绍信由办公室管理。凡需对外使用介绍信及上报文件、资料、报表等，须经院领导或分管领导同意后，方可出具介绍信或加盖行政公章。

四、所有来文、资料(包括参加会议、学习领回的)统一由办公室负责登记、传阅、保管、立案、存档。

五、各类收文经由有关领导批示后，再按规定传阅。院领导和各分管领导应及时阅批，一般不超过2个工作日。对于需办理的事宜，院领导应签署交办意见。

六、对于紧急件、明传电报，应及时呈报处理，不得贻误。

七、承办后存档的文件资料，办公室必须规范登记造册、编号，做到有目可查。

学习制度

一、职工教育必须加强领导，统一管理。职工教育的具体工作由院支部书记负责。

二、职工教育的内容包括职工的政治思想学习、专业技术学习、职工道德学习、质量管理体系。

三、职工教育本着按需施教、学以致用、讲求实效的培训原则，紧密结合生产（工作）实践，采取分层次、多渠道、多形式的培训方式。

四、全院职工要自觉参加各项培训活动，不断提高自身的政治、文化素质和业务技术水平。

五、职工学历教育的基本原则：

1、选拔推荐原则。院从规划事业发展角度出发，须全面考核评定，将素质高、潜质高、热爱本职工作，有敬业精神的同志选拔进行高一层次学历的培训，以培养成院技术骨干和专业带头人。

2、自愿申请原则。本人根据自已的学历情况和工作需要，自愿要求进行高一层次的学习，应向院提出书面申请。

3、计划审批原则。院将根据职工教育总体安排和申请人的具体情况，本着“专业对口，定向培养，合理配置，择优批准”的原则，审批培训学习人员。

4、业余学习原则。职工学历教育应坚持业余学习，不影响工作的原则，一般不安排脱产学习。

六、职工申请学历教育的基本条件

1、热爱中国共产党，热爱社会主义祖国，拥护党的路线和各项方针政策，在行动上能和党中央保持一致。

2、热爱本职工作，有敬业精神，是生产（工作）的基本骨干。

七、职工学历教育的管理

1、凡报考各类成人高等教育的职工，一律由本人提出书面申请，由院办报院支部书记批准后方可办理手续。

2、符合条件且予以批准报考的职工，参加全国成人高考或正式录取后，持学校签发的录取通知单，交费通知单报院支部书记备案后再办理入学手续。

3、职工学习结束后，须将学校密封的学籍档案交院上报到局人事科存档。

八、职工学历学习待遇

1、对院选拔推荐进行规划、市政专业学历学习的技术骨干，院里给予一定比例的学费报销。

2、对个人申请并经院批准其它学历学习的职工，学费自理，院里给予面授时间和考试时间。

3、凡未经院批准而本人坚持要求学习者，院不负责安排面授时间和考试时间，也不承担任何义务。

九、全国注册执业资格证书考试管理

1、院鼓励全院职工参加院所需的相关专业执业资格证书考试。

2、凡报考的职工，院将给予学习时间和考试时间。（在参加学习和考试时，需安排好本职工作）。

3、参加考试人员的学费和其它费用，由参考人员自行负责。

4、凡取得全国注册城市规划师等院所需相关执业资格证书者，院将报销其全部费用，并一次性给予人民币贰万元奖励。

5、取得全国注册执业资格证书人员，其证书由单位统一保管，其资格由单位统一使用。

保密管理制度

为保守单位秘密，维护单位的合法权益不受侵犯，保证单位正常经营管理秩序，特制定本制度。

一、保密范围和密级确定

单位秘密包括本制度第一条规定的下列秘密事项：

1、单位重大决策中的秘密事项；

2、单位尚未付诸实施的经营战略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策；

3、单位内部掌握的合同，协议，意向书及可行性报告，重要会议记录；

4、单位财务报表，统计报表；

5、单位所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

6、单位职工人事档案，薪资待遇，劳务性收入及资料；

7、其他经单位确定为应保密的事项。

一般性决定，决策，通告，行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

二、单位机密分为绝密，机密，秘密三个等级。

1、绝密是最重要的单位秘密，泄露会使单位的权益和利益遭受特别严重的损害。

2、机密是重要的单位秘密，泄露会使单位权益和利益遭受到严重的损害。

3、秘密是一般的单位秘密，泄露会使单位的权益和利益遭受损害。

三单位秘级的确定

1、单位经营发展中，直接影响单位权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级；

2、单位的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、单位经营情况为机密；

3、单位人事档案、合同、协议、职职工资性收人、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

4、属单位秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知,传达接触范围的人员.

属于单位秘密的文件、资料，应当依据本制度规定标明密级，并确定保密期限。保密期限分永久、长期、短期，一般与密级相对应，特殊情况外标明。保密期限届满，自行解密。

四、单位保密措施

1、属于单位秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或领导委托专人执行；采用电脑技术存储、处理、传递的单位秘密由电脑部门负责保密。

2、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（1）非领导批准，不得复制和摘抄；

（2）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；（3）在设备完善的保险装置中保存。

3、在对外交往与合作中需要提供单位秘密事项的，应当事先经领导批准。

4、具有属于单位秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：

（1）选择具备保密条件的会议场所；

（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；

（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

5、不准在私人交往和通信中泄露单位秘密，不准在公共场所谈论单位秘密，不准通过其他方式传递单位秘密。

6、单位职工发现单位秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告办公室；办公室接到报告，应立即作出处理。

7、出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

（1）故意或过失泄露单位秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（2）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供单位秘密的；（3）利用职权强制他人违反保密规定的。

8、在保密合同有效期限内，职工应履行下列义务：

（1）严格遵守本单位保密制度，防止泄漏单位技术秘密；

（2）不得向他人泄漏单位技术秘密；

（3）非经单位书面同意，不得利用该技术秘密进行生产与经营活动。

单位车辆管理制度

一、车辆管理

1、本单位人员因公用车须事前经分管领导同意，向办公室申请调派，填写《出车记录》记录用车人员、用途、去向。使用后，使用人、驾驶员填写使用详细情况，并经办公室、使用人、分管领导、院长签字。未经领导同意不得出车。

2、加油、修护，办公室、财务室进行记录。在本市一律用油卡加油。

3、车辆应设置“行程表”，办公室至少每月一次核查违章纪录、行程、油耗情况，报院长签字备查。

4、驾驶员在工作时间不得擅离职守，上班时间无出车任务时，在办公室休息待命。

5、单位车辆一般在单位院内停放或过夜，驾驶人不得擅自将车开回家或其他地方停放或过夜。

6、司机因病、事请假，钥匙交办公室。

7、服从安排，听从指挥。

8、司机、驾驶人应爱护车辆，按车辆说明书要求、使用要求、车况条件及时进行维修、保养。保证机件、外观良好，保存好车辆、驾驶各种证件。

9、未经院领导同意，不可将车借给他人使用或驾驶。

二、车辆使用

1、驾驶人驾驶车辆前，应对车辆做基本检查（如制动器、油门、车灯、仪表、水箱、油量、机油、刹车油、电瓶、轮胎、外观等）如发现问题、故障、配件失窃或损坏等现象，应立即告知办公室、报告院长。

2、驾驶人须严格遵守交通法规规则。

3、外出车辆应停放于停车场或适当、合法位置。

4、不得疲劳驾驶。

三、车辆维修、保养

1、车辆维修、保养应先填写申请单，写明原因，交办公室审核后，报院长批准。

2、车辆维修、保养，应由指定厂牌、特约修护厂进行。须经办公室审核后报院长批准，由财务室电子支付付款。

3、司机负责车辆的年检工作。因年检延误造成的处罚由司机承担。

四、事故处理

发生交通事故，应按交通法规规定进行处理，及时救助受伤人员，并与办公室及院领导联系协助处理。

五、处罚办法

1、未经院领导同意擅自出车。一切责任自负，并年度内第一次警告、扣除当月工资内奖励性绩效，第二次扣除二个月工资内奖励性绩效，第三次取消在院内的驾驶资格，予以解除聘用合同。

2、未经院领导同意，擅自将车借给他人使用或驾驶，出借人承担全部责任，并予以解除聘用合同。

3、驾驶人未严格遵守交通法规，由司机、驾驶人承担交通行政主管部门作出的行政处罚，承担法律责任，出现重大责任事故的除承担法律责任外，并对驾驶人予以解除聘用合同处理。造成事故需要赔偿损失的，在扣除保险金额后，视实际情况由驾驶人承担30%-50%，与单位共同负担；有酒驾、醉驾情况的，一经发现，予以解除聘用合同。

4、有吸食毒品的，一经发现，予以解除聘用合同。

5、私自将油料外流，一经发现，予以解除聘用合同。

档案管理制度

一、档案管理应指定专人管理文书档案、业务档案。

二、规划院业务工作中形成的具有保存和利用价值的图纸、文件材料均应立卷和归档。规划、市政室负责业务成果图纸、基础资料收集和定期向资料室归档，办公室负责相关文件材料收集和定期向资料室归档，其余所需立卷和归档的文件材料均由资料室直接处理，档案员随时接受上级部门有关档案管理工作的指导、监督和检查。

三、档案的立卷和归档要求:

1、应归档的图纸、文件材料齐全、完整；

2、图纸、文件材料按其内容的联系，合并整理、立卷；

3、归档的图纸、文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

四、规划、市政室应在业务成果完成后向资料室移交档案，进行归档。规划、市政室负责业务图纸、基础资料收集工作，档案员和业务室移交人根据移交图纸、基础资料，登记目录，清点核对，并履行签字手续。

办公室负责院相关文件材料收集工作，向资料室移交档案，进行归档。档案员和办公室移交人根据移交文件材料，登记目录，清点核对，并履行签字手续。

五、档案管理的专职人员，应会同业务部室（规划、市政室）、办公室，根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为本单位各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

六、归档范围、保管期限和档案销毁

（一）归档的业务图纸、文件材料的范围：凡是反映本单位工作和业务工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。

1、上级机关或业务主管部门的文件材料：

（1）上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

（2）上级颁发的属于本单位主要业务并要执行的文件，以及普发的非本单位主要业务但需要贯彻执行的法规性文件；

（3）上级领导等视察、检查工作时的重要指示、讲话、贺词、照片和有特殊保存价值的录音，录像等材料；

（4）代上级草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

（5）上级转发本单位的文件（包括报纸、刊物转载）。

2、本单位的文件材料及业务图纸、基础资料：

（1）本单位组织召开的工作会议，专业会议的全套文件材料以及各种声像材料；

（2）本单位颁发的（包括转发）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文

件的修改稿；

（3）本单位的请示、上级机关或主管部门的批复文件；

（4）本单位及其内部职能部门业务运行活动形成的工作计划、总结、报告、年度目标管理考核实施方案和考核评比结果等；

（5）反映业务活动和业务规范化管理的文件材料、参考技术图书、资料统计表；

（6）反映业务活动原始资料和基础数据资料、规划图纸、市政图纸（包括备份的计算机盘、光盘）、工作业务记录等；

（7）本单位制定的规定、准则、章程和各项管理制度等文件材料；

（8）本单位的反映重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书等文件材料；

（9）本单位的业务宣传、策划的定稿和印本，编印的情况反映、简报、宣传册等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿，样本；

（10）本单位与外单位签订的各种合同、协议等文件材料；

（二）保管期限

档案的保管期限由档案的保存价值确定，根据国家档案局的有关规定，档案的保管期限定为永久，长期和短期3种，长期为16－50年左右，短期为15年以下，专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。本单位档案均列为永久、长期和短期保存。

1、永久保存的档案：本单位制定的属于政策性的文件；处理重要问题形成的文件、材料；召开的重要会议的重要文件材料；重要的请示、报告、总结；机构单位领导人任免的文件材料；本单位业务并要贯彻执行的重要文件材料；构成数据库的基础数据和系统运行的重要业务资料（包括备份的计算机盘、光盘）。

2、属于长期和短期保存的档案由资料室会同应立卷和归档的业务室共同制定保管期限，报领导批准后执行；属于文件档案的由资料室根据有关规定制定保管期限，报领导批准后执行。

（三）档案销毁管理

按保管期限已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期鉴定和销毁。属于业务或专业档案的由院长或分管副院长和相关的业务室主任，鉴定确认；属文书

档案的由档案员和办公室共同确认。销毁前由档案员登记造册，办公室和有关业务室主任共同签字，报单位院长或分管副院长批准后，由两人在指定地监销，并在销毁清册上签字。

七、档案保管制度

1、存放档案必须有专门库房，并设有专柜，排柜要科学和便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。

2、光盘保管要符合规定要求。备份光盘等重要业务图纸、数据资料要做到存放和保管。

3、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。

4、库房要经常通风，做到整洁卫生。库房内不准吸烟，以免发生火灾，并做到七防：防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。

5、接收、借阅档案必须认真验收，并办理交接和借阅手续。

6、要经常检查永久性档案的安全及保管情况，发现问题及时处理。

八、档案借阅制度

1、借阅档案一律履行借阅手续，借阅人有借阅档案和归还档案时应签名、留电话号码、并注明日期。

2、借阅的档案不得中途转借他人。

3、所有档案要注意保管、保密，不得弄脏和乱划、涂抹、剪裁和拆毁。

4、借阅的档案未经批准，不得复制、拍照。借阅档案的时限为7天，用完后应及时归还，如期满未用完时，应续办借阅手续。