执业必备：手把手教会你,律师如何完美地发送电子邮件

执业必备：手把手教会你，律师如何完美地发送电子邮件

律师，特别是非诉律师，每天上班第一件事就是打开电脑收发一下电子邮件；下班前也得查收一下有没有需要紧急处理的电子邮件；甚至在平时、下班后、假期都会时不时看下手机是否有需要处理的电子邮件。其实智能手机自带的邮件功能或邮件APP都具备新邮件实时推送功能，新邮件即到即推，不会错过，但你还是会时不时的刷新一下邮件，没办法，形成强迫症了。

邮件已经成为律师最重要的一种工作沟通工具，当你每天收到的邮件中，没主题的、词不达意的、没主文内容的、忘带附件的等等混乱不堪的邮件指定不在少数，而那种真正言简意赅、切中要害的邮件也指定不多。这就说明人人都在用，但丝毫不代表人人都会用。律师的内部沟通邮件讲究效率，邮件往往都是直奔主题的，但律师的对外工作邮件代表律师的自身素质和律师事务所的形象，就不能那么随意，要懂得一定的邮件礼仪和规则。那怎样才能用好邮件？邮件沟通具有语言沟通所无法达到的效果，怎样才能与语言沟通形成有效互补？收发邮件到底有哪些技巧和注意事项？

一、邮件沟通的好处

喜欢给你发邮件的人和挂断电话喜欢给你发信息的人一样，一般都是有点城府的。虽然现在大家都习惯用微信等即时通讯工具，但因为邮件沟通与直接语言沟通的差异性，导致邮件沟通有它的优势。

（一）降低执业风险

因为电话沟通或当面沟通即时性会导致考虑不周到，解答不完整，甚至很容易出错，从而暴露自己的短板，但通过邮件沟通可以字斟句酌，有充分的准备时间，这样出来的法律意见必然更趋向完美。

实务中常见的情形有：跟客户电话或当面沟通完了，再将相关内容予以完善通过电子邮件的形式予以确认；相关事实在不能当面笔录确认的情形下，让客户将相关事实用邮件的形式予以确认等等。律师和客户的来往电子邮件作为证据予以保存，相比电话沟通或当面沟通的口说无凭，邮件沟通无疑能降低律师的执业风险。

（二）提高沟通效率

通过邮件的方式，你可以把你的法律意见全面的表达出来，可以使其条理更清晰，解答更完整，这样客户更容易看明白，从而避免低效的反复沟通，因此提高沟通的效率。还有当律师与客户当面沟通效果不佳，甚至意见分歧较大时，可以采用迂回的战术，通过邮件的形式来沟通。在客户冷静的情形下，客户更可能客观，全面地听取律师意见，从而提高沟通的效率。

（三）彰显专业水准

律师作为专业人士，就得在客户面前要展示你的专业水准，专业就是得要让客户感受到你不同于常人的地方，客户已经领略了你的口才，也得让客户见识一下你的书面沟通能力。邮件就是一种书面沟通的形式，要让客户通过邮件感受到你的专业，你的言简意赅，你的条理清晰，你的逻辑严谨，你的论证充分，甚至你发送邮件的形式和态度都不同于常人。但这种能力展示也是一把双刃剑，你得要确保这是你展示自己露脸的机会，而绝不是露屁股的机会。

二、邮件的组成部分

一封完整的邮件是由诸多部分组成的，一个部分出错，整体水准就会打折扣，甚至会带来法律风险，所以邮件的每一部分都要做到严谨、规范。

（一）发件人

发件人顾名思义就是发送邮件的人。一个项目团队中并不是每个律师都可以成为发件人的，律师对外的工作用的商务邮箱也不是可以任性选择的。

1.谁有资格成为发件人

一个项目中团队成员可能有带队合伙人、主办律师、协办律师、律师助理，甚至还可能包括行政秘书，但并不是每个成员都可以与客户进行邮件往来。为了规避法律服务的风险，通常只有带队合伙人和主办律师才有资格与客户进行邮件往来。相比较而言，带队合伙人和主办律师以他们的资历、经验和能力才能对待发送邮件内容进行风险审核和质量把关。一般会在《常年法律顾问合同》或《专项法律服务合同》中明确提供法律服务的邮件联系人和邮箱。

由带队合伙人和主办律师等高级律师与客户进行邮件往来也是律师和律师事务所进行客户管理和维系的需要。如果客户是公司老板、集团总法律顾问，甚至说是公司法务总监，但你却用低年级律师与客户进行邮件往来，那就显得不够档次，客户会很反感，会认为客户没有得到应有的重视。所以说，在实务中，如果客户是大哥，那你提供法律服务时也得大哥对接；如果客户出席的是小弟，那你摆摆架子可以让主办律师对接。

2.律师商务邮箱的选择

律师对外邮件往来应当选择企业邮箱，很多律所都有自己的企业邮箱，企业邮箱有很多好处，如：以律所企业邮箱跟客户联系，可以起到律所品牌推广的效应，同时，以整齐划一的律所企业邮箱对外交流会给人以规模化及专业化的感觉。律所统一的企业邮箱也便于律所管理。还有企业邮箱相比免费的个人邮箱安全稳定性方面更有保障，有些涉外客户发现律师不是用企业邮箱时，他们都觉得很诧异。

实务中，律师对外交流的邮箱应当是商务邮箱，它不同于私人邮箱，私人邮

箱可以根据自己的喜好起各式各样的用户名，你叫阿猫、阿狗都没问题的，但商务邮箱用户名不可任性选择，它最重要的原则就是简单、易记、严肃。律师商务邮箱一般可设计为：律师姓名第一个字母的简拼或全屏+lawyer+@主机名+域名。如：王荣洲律师的商务邮箱可以设计成：wrzlawyer@主机名.域名，这样客户一目了然，不要费劲去猜测你是谁。

（二）收件人

收件人是指接收邮件，需要对邮件内容予以回复或采取行动的人。实务中，收件人一般都是客户指派与律师对接负责具体事务操办的人，如：公司的法务、HR、办公室的人，也有可能是经理，甚至是老板。

1.谁有资格成为收件人

因为律师与客户之间的来往邮件都是需要保密的，以及出于效率和防范风险的考虑，律师一般都会和客户在法律服务合同中约定清楚到底哪些人需要知道邮件的内容并对邮件内容作出响应，其他人不得作为收件人。为了提高法律服务的效率，最好约定客户有一定级别的人作为收件人，如法务总监，而不是法务专员，因为有一定的决策权，不用事事汇报，从而能提高沟通的效率。

2.律师不要成为客户内部沟通人

客户已经向律师指定了收件人，律师就不要轻易与指定收件人之外的人邮件往来。如，客户指定公司内部法务与律师联系，那律师需要落实的事项就由内部法务向项目团队其他成员或公司其他部门沟通，沟通的结果汇总完再向律师反馈。

律师不能避开内部法务直接与项目团队的其他成员或其他部门直接联系，这样一来不够尊重，客户已经安排了专门联系人，你律师为什么要擅自和其他人联系；二来内部法务会有被冒犯感，律师这样做实际上就把内部法务架空了，内部法务指定对你律师差评，会影响律师的后续沟通，甚至影响律师的再次委托。所以说律师不要多事，尽量不要直接参与客户的内部沟通，如果律师必须要直接和客户其他部门直接沟通，也不能脱离内部法务，也要做好内部法务的沟通，总之不能让内部法务觉得自己被架空了。

3.收件人法则

（1）收件人必须是需要具体落实或操办邮件正文所涉事项的人，其他需要知会的人可以成为抄送人或密送人，但不必成为收件人，否则会对收件人造成困惑，甚至感觉莫名其妙。

（2）如果可能，尽量一次只有一个收件人，当收件人为多人时，一定要在邮件正文中明确每个收件人具体需要落实或操办的事宜。收件人会非常反感那些没有明确工作指令的邮件，这样容易扯皮，从而降低工作效率。

（3）当收件人为多人时，要注意一下礼仪，遵循一定的规则，如：按照部门来排列，同一部门的按职位等级从高到低来排序；或者按照客户与律师对接人员重用性来排序等等。

（三）抄送人

抄送人是指需要知道邮件的内容，一般无需对邮件内容作出回复的人。在抄送方式中，收件人是知道发件人把该邮件抄送给了哪些人的。如果抄送人对邮件内容有意见的也可以作出回复，但抄送人并无回复的义务。

1.谁有资格成为抄送人

有两类人一般必须要抄送：一类是客户老板。实务中，抄送人一般为收件人的上级领导，通常为客户的项目负责人，如法务总监、经理，甚至老板，抄送给这些人会对收件人操办具体事宜起到督促作用，哪怕是无形的。法律无小事，对于律师发送的邮件老板还是会查收的，这种'以资证明'的行为是必不可少的，这样操作能使律师的劳动有形化，让老板知道你律师是在干活的。

律师事先一定要跟客户确认好，律师发送的邮件需要抄送给谁。律师不要自作主张确定邮件抄送人，因为收件人，也就是客户具体承办人员可能并不希望律师将邮件直接抄送给老板，他需要制造一种信息不对称，因为他更愿意亲自向老板汇报，从而彰显自己在老板面前的价值。

一类是自己老板。律师事务所具体的项目负责人就是你的老板，他有必要知会邮件内容，一来老板知道邮件内容，当客户问起来，不会一问三不知，引起尴尬；二来得让你的老板知道你在干活，不是吃干饭的；再者老板会对你的法律服务进行质量把关和风险防控。实务中如果还有其他承办律师的，还需要将邮件抄送给他们，这样他们能及时掌握项目进展，方便团队跟进和合作。

2.抄送法则

（1）要慎用抄送人。抄送行为本事就表明了一种态度，如果操作不当很容易破坏沟通关系，抄送就好像是在提醒收件人'你和我都做不了主'，或是'我不会让你自作主张'，所以得让更高层领导知道。

（2）要事先告知抄送人。虽然抄送人不需要回复邮件，只需要知会即可，但对于那些不熟悉邮件主旨的人来说，被抄送意味着他们可能不得不抽时间熟悉相关内容。对莫名被抄送，抄送人会反感，甚至会觉得被冒犯了，所以最好事先告知拟抄送人，并征得其同意。

（3）不要抄送一堆人。首先得明确并不是每封邮件都需要有抄送人的，即使有也绝不要抄送一堆人。一般抄送人以2人为宜（双方的项目负责人），少数情况下可以有3人，4人就太多了。你一封简单的沟通邮件抄送3、4位项目团

队成员，会给客户力使大了的感觉，会认为你们律师分工不明，工作效率低下，甚至会认为律师这么操作是不是为了增加服务时间，以便多收律师费。

（四）密送人

密送人是指发件人想把邮件发送给他∕她，但又不想被收件人和抄送人知道的人。在密送的情形下，只有发件人知道密送人，收件人和抄送人都不知道密送人，但密送人知道收件人和抄送人，但不知道这封邮件同时又密送给了谁。如果密送人选择回复全部的时候，收件人和抄送人就会知道密送人的存在。这套密送规则听着都吓人，怎么都觉得有那种不那么正大光明，偷偷摸摸的感觉。你干嘛要密送，难道有什么不可说的秘密？

律师不要密送邮件

实务中，律师在给客户发送邮件时，不建议使用密送，事先跟客户确认好邮件需要发送给谁，抄送给谁即可，完全没有必要将邮件密送给谁。如果你将邮件密送给了客户老板，下面这些接受邮件的具体操办人员会怎么看你律师。

喜欢密送的人，基本都是来事精，律师在给客户提供法律服务时，不可参与到客户的办公室政治中去，如果你不想让别人知道电子邮件同时还发送给了谁，不是选择密送，而是根本就不要发送。至于所谓的出于备份需要，密送给自己的另外一个邮件地址，也毫无必要，把自己的邮箱管理好就行了，没必要搞那么复杂。

（五）邮件主题

邮件主题就是邮件的题目，是你发送邮件正文核心主旨的提炼。你在编写邮件主题时，一定要先回答：你的邮件题目是否简练、易懂？是否反应了邮件正文主旨？是否从客户角度出发，给他带来了便利？

邮件主题法则

（1）主题不能为空。发送邮件时一定要有主题，主题绝不能为空。你要是发送了空主题的邮件给客户，客户会怎么评价你？特别是在邮件本身就具备无主题邮件发送时提醒功能的情况下，你居然还能发送一封无主题的邮件，那得多荒唐。

（2）重新修改主题。一定要避免'RE：RE：RE：RE：'这种一大串RE叠加盖楼式主题的出现，这样的邮件主题给人非常杂乱，不知所云的感觉。在实务中，律师不要直接回复或转发邮件，哪怕客户直接回复或转发邮件，你也不能，你要根据邮件内容重新修改主题，谁让你律师总是号称自己是专业人士呢，那就得有点专业表现。

（3）主题一定要简洁。邮件的主题是接收者了解邮件的第一手信息，因此

它要简洁、易懂，不要用很长一段话才能表示邮件主题，这样接受者才能迅速了解邮件的主旨。发邮件时，用心提炼一下主题，主题越简洁越易懂，越能体现出你对客户的尊重，因为你在尊重他的时间，你们之间的沟通会更高效。

（4）主题要易于归档。一个项目来往邮件很多，如果邮件主题中都是一连串的'RE：'，这样的主题，你怎么归档。所以律师得重新修改主题，而且要按照一定的规律来修改，这样便于律师和客户可以根据关键词来快速检索、查阅邮件，从而便于归档，提供工作效率。

（5）一封邮件一个主题。一封邮件尽量只表达一个主题，这样对方回复起来也有针对性，不会有所遗忘。如果一封邮件同时有多个主题就成大杂烩了，篇幅就会较大，如果条理再不清晰，会显得混乱不堪，招致客户反感。

（6）适当使用紧急标识。你每天都会有新邮件需要处理，邮箱里还有很多待处理的邮件，那些重要又紧急的邮件会得到优先处理。如果你想使自己的邮件得到尽快处理可以在邮件标题中添加'紧急'、'请两天内予以回复'等字样，但紧急标识不能滥用，你要确保确实是紧急的事宜才可以使用紧急标识。

（六）邮件的主文

邮件主文是邮件的核心部分，一般由致送单位、正文、结尾和落款组成。邮件的接受者在邮箱收件箱看到邮件标题时，心已经凉了半截，因为它没能看出邮件主旨，当打开邮件时，心都凉透了，果然不知道发件人想说什么。在使用邮件进行工作沟通时，应当遵循一定的礼仪规范，尤其在当这些邮件是发给客户或你的老板时，更应该注意。

1.致送单位

邮件的致送单位也就是邮件的称呼，表明邮件是发给谁的。致送单位的对象是邮件的收件人，而不是抄送人或密送人。邮件的开头称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向你的，要求其给出必要的回应。

致送单位法则

1）一定要有称呼。商务邮件一定要有称呼，这是基本的礼貌和尊重，不能上来就是正文，可惜实务中，那种没有称呼，上来就说事的邮件比比皆是。

2）称呼要得体。毕竟律师和客户之间的邮件属于商务邮件不是私人邮件，用语不能随便。如果对方有职务的，可按职务尊称对方'致：某某经理'、'致：某某总'等等；如果对方没有职务或不知道对方职务的，可以表达成'致：某某先生/女士'；搞不清对方性别的，在上海这种满大街都称呼老师的文化中，可以表达成'致：某某老师'，这些都是比较简洁、规范的称呼。特别注意不能把人名写错，写错人名给人的感觉是极不尊重对方。

2.邮件的正文

邮件的正文表述的是邮件或邮件附件的主旨。律师要能够将邮件附件的内容以简洁、易懂、有条理的形式告知客户。老板通常没时间，也没兴趣看你那冗长的法律文书，所以律师得具备简洁文字表达能力。邮件的正文具体要注意以下几点：

（1）简明扼要

把复杂问题简明扼要的表达是需要律师功力的。法律服务是专业服务，客户并不能完全理解律师提供的法律意见，客户聘请律师就是要让律师代替自己的大脑来行事的，很多时候他并不想费脑筋去理解你提供法律意见的具体内容。如果客户看到你发给他的邮件正文黑压压的大段大段的文字，会感觉很晕，也没什么兴趣看下去，所以邮件正文一定要简明扼要表达你要告诉客户的信息，如果具体内容确实很多，正文应当只作简单的摘要说明，然后以单独文档的形式作为邮件附件进行详细说明。

（2）通俗易懂

从律师的角度来考虑，法言法语属于专业语言，有些意思只有通过法言法语才能精确表达，所以用法言法语能够显示法律意见的专业性和严谨性，从而确保法律意见的安全性。但从客户的角度来说，客户对律师诟病的一个地方就是律师不说人话，客户对于法言法语并不甚了解，如果客户看到邮件正文都是用法言法语来表达的，客户并无多大兴趣读下去，所以邮件正文尽量用通俗易懂的语言来表达，如果客户真的要详细的了解法律意见的具体内容，可以详细看邮件的附件，邮件的附件是律师提供法律意见的详细内容，而且是用规范的法言法语表达的。

（3）结论先行--金字塔原理

金字塔原理讲究中心思想明确，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进，要做到先重要后次要，先全局后细节，先结论后原因，先结果后过程。客户既然已经花钱请律师了，就会信任律师的专业意见，希望直截了当地知道结果，是行还是不行，行怎么讲，不行怎么说，如果客户同意律师的意见，一般就不会再去看具体的分析细节；如果客户不同意律师的意见，那客户可能会关注具体的分析过程，以便找到反驳的理由。所以，律师要形成先结论再分析的邮件风格，这样能节省客户时间，提高沟通效率，赢得好感。

（4）条理清晰--1、2、3法则

条理清晰了，客户才会有看下去的兴趣，要不然你上来就是整段整段乌央乌央的文字，连个主题也没有，你让客户怎么看。邮件的正文永远都要以1、2、3的形式来表达，即使不好分段的，也得强制分段用上1、2、3的标识。以1、2、3的形式来表达，能够做到逻辑严谨，不容易有所遗漏，关键是它能方便客户阅读，客户读着读着都能兴奋了，不愧是律师啊，逻辑严谨，条理清晰。你还得要

保持每个段落简短不冗长，没人有时间，有兴趣仔细看你那连段都没分的长篇大论。

（5）表达完整

律师需要向客户反馈的信息，最好在一个邮件中表达清楚，不要同一问题连续发'补充'或者'修订'之类多封邮件，这样客户会很反感。客户会认为律师考虑问题很不全面，一个问题多封邮件来表达就是很不专业的表现。这个问题是完全可以避免的，因为你是发邮件，而不是电话或当面解答，你是有足够的时间来思考，来准备的。

（6）重要信息提示

邮件正文表达的是邮件附件的核心内容，但邮件正文中反映的信息也是有主次之分的，那些特别重要的信息，为了便于客户阅读，提示客户重视，可以用颜色字体的形式予以提示。特别重要的提醒事项可以用红色（因为忌讳，名字不要用红色），一般提醒事项可以用蓝色，两种颜色足够了，不要使用更多的颜色，这不是彩绘版，颜色多了反而模糊了重点，还影响阅读。

3.邮件的结尾

邮件正文之后的结尾部分主要是恭祝语，如，祝您顺利、此致敬礼、顺颂商祺之类的表示礼貌或祝愿的用语。在律师商务邮件这种比较正式的场合，恭祝语可以套用信件的标准格式，'祝'、'此致'、'顺颂'为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而'顺利'、'敬礼''商祺'为再换行顶格写。

邮件的致送单位，也就是邮件的开头称呼一定要有，但邮件结尾的恭祝语并不是每封邮件都要有，刚开始给客户服务或和客户还不熟悉的时候可以用恭祝语，等服务一段时候或熟悉了以后，恭祝语可以省略，大家都熟悉了每次邮件还用恭祝语，显得生分、刻板，反而缺少了人情味。

4.邮件的落款

邮件的落款主要包括署名和日期两部分。署名直接写成某某某律师即可，署名就是告诉接受人这封邮件是由谁撰写的，代表谁的意思。日期就是告知发送邮件的日期。一般邮箱都有自动'添加日期'的功能。日期规范的写法如：2016年4月10日，2016-04-10，2016.04.10等等，日期之间加'、'号的是最常见的不规范的写法。

署名法则

邮件落款的署名应当遵循'谁起草谁署名'的原则，项目团队中谁负责起草邮件，并负责发送的，就由谁在邮件落款处署名，这样能增强署名律师的责任感。如果项目负责人或团队的其他成员没有执笔的，就不要署他们的名字。如果需要

项目负责人署名来给邮件内容背书的，那一定要事项告知项目负责人，并征得其同意方可署名，为表尊重，项目负责人的署名应当在你之前。

（七）邮件的电子签名

邮箱都有电子签名功能，该功能主要用于个性化签名，就是预先在邮箱中设定好邮件签名等内容，每次发送邮件时自动生成电子签名内容，这样就不用每次都得重新输入同一落款内容。

电子签名内容不宜过多，对于律师来说主要包括：律师姓名、律师所执业的律师事务所、联系地址、联系电话、传真、邮箱信息等等，也可以根据需要，增加其他你想让客户了解的信息，如：律师事务所网站，你的个人网站，你的微信、微博或博客信息等等。试想一下对方收到你的邮件，你却没有留下联系电话，对方想联系你，还要去翻通讯录，得多麻烦。

（八）邮件的免责声明

你收到律师的邮件往往都有一段免责声明，一般都是作为固定格式放在电子签名中显示的。这些免责声明通常出现在正文内容之后，措辞谨慎，而且带有明显的警告意味。免责声明的通常内容如：提醒收件人邮件中所给出的避税建议不可用于逃税；或是发件人的个人看法不代表其所供职机构的看法；又或是邮件的内容是保密信息，收件人非指定收件人时，请删除邮件等等。

这些免责声明是否具有法律效力？许多免责声明，尤其是诸如'这是机密，请不要转发，请立即删除'之类，它们仅仅是单方意思表示，与误接受邮件的人之间并没有任何事先约定，因此对于误接受邮件的人并不具备强制性。

既然免责声明没有法律效力，那律师为什么还都在用？免责声明没有法律效力，但丝毫不代表免责声明没有任何效果。1.能督促对方履行保密义务。律师的职业特性要求他们必须保护客户的隐私。这意味着如果双方都能互相提醒邮件内容需要保密，那他们多少也会遵守一下免责声明中的保密义务。2.体现规范性。律师事务所一般都会要求律师在发送电子邮件时附上免责声明，如果有律师不这样做，会被认为不够规范，缺乏职业道德。

（九）邮件附件

邮件附件是指随同邮件主文发送的相关文件或资料。邮件附件的核心意思已经在邮件正文中有所体现，邮件附件一般都是详细的法律意见、方案、材料等。律师在发送邮件附件时有哪些注意事项？

1.千万不能遗忘附件

试想一下，如果客户收到一封空附件的邮件得多光火，对律师得多差评。邮件发送时遗忘附件，一方面是因为律师责任心不够忽视了；一方面是因为邮件的

撰写顺序不科学。如果在邮件的正文中有'附件'字样的，发送时没有附件的，邮箱会作类似于'邮件中显示您可能希望发送附件，但实际没有任何附件，您确认继续发送吗？'的提醒内容，这样就不会遗漏附件。否则，应当养成先上传邮件附件，再编写邮件内容的习惯。

2.要在正文中有所提示

发送给客户的邮件如果有附件的，一定要在邮件正文中提示客户注意查收邮件附件。可以简单的只是提示请查收附件，如果附件内容需要详细说明的，那提示信息应包括附件的份数以及附件的名称。限于邮件正文简明扼要的需要，一般只需要对客户做简单提示即可。

3.要起一个有意义，便于归档的名称

邮件附件的文档资料一定要起一个能够表达附件主要意思的名称，而且该名称的编制规律要便于律师和客户归档。一定要养成换位思考的习惯，怎样才能为客户带来更多的便利。

4.附件的个数不易过多

如果以单个文档或图片等形式发送的，一次发送附件的个数不易超过4个，超过4个就显得有点乱，如果附件个数超过4个的就把相关文档或图片等打包在一个文件夹中以压缩文件的形式发送。

5.不能有所遗漏

发送一个没有附件的邮件，或主文中提示有附件的，但发送的时候有所遗留，这些错误都能够弥补，但会给客户造成不专业、不谨慎的印象，所以在发送之前一定要仔细核对，是否包括了全部的附件，是否发送了正确的版本。

三、邮件的回复

邮件的收件人是需要对邮件作出响应的，所以邮件的收件人是需要回复邮件的，但邮件的抄送人和密送人是不需要回复邮件的，特别是密送人。邮件的回复可绝不是直接点击'回复'或'回复全部'那么小儿科。律师在回复邮件时到底有哪些注意事项？

（一）回复邮件要有新的主题

如果直接点击'回复'会出现，RE:原主题；或回复：原主题，这样就不能体现你回复内容的主旨，所以在回复客户邮件时，尽量不要直接点击'回复'，而是要根据你回复邮件的内容编制新的主题予以回复，这样客户就能一目了然地理解你回复邮件的主题了。

（二）确定收件人的范围

如果直接点击'回复'，那邮件只回复给发件人，如果点击'回复全部'，则邮件不但回复给发件人，还回复给抄送人，但密送人收不到回复的内容。轻易不要点击'回复全部'，因为并不是每个抄送人都有必要了解你回复的内容，所以事先一定要跟发件人确认好是否有必要连抄送人一起回复。特别在你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见时，不要当着所有人的面不停地回复，应与发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。

邮件作为工作沟通成果的固定，不要给双方的老板们展示发件人和收件人讨论问题的全过程，更不能在商务邮件中聊天，要把发件人和收件人来往邮件中无关紧要的邮件删除再抄送给双方的老板们，所以轻易不要向老板们频繁发送没有确定结果的邮件。

（三）及时回复--不过夜法则和24小时法则

收到客户的邮件，应当及时和客户联系确认该邮件需要在多长时间内予以回复。管理规范的客户，在发送邮件时，会根据邮件内容的紧急程度，标明紧急或者有限定的回复时间。通常情况下，律师在收到客户邮件后，可以粗略看一下邮件内容，判断一下轻重缓急，如果情况紧急的邮件，即刻回复是最好的；回复一般邮件最好要秉承'不过夜法则'，即客户的邮件当天就得有回复，这样客户第二天早上上班时就能收到回复邮件。客户既然发邮件给律师了，当然希望律师能及时回复，你回复的越晚，客户越可能抱怨。

如果事情复杂，你无法及时确切回复的，那至少应该及时回复客户说'您的邮件已知悉，正在处理中，一旦有结果就会及时回复'之类的答复，不要让客户苦苦等待。如果邮件内容或指示不够明确的，应当及时联系发件人，询问具体的指示。记住：及时回复，哪怕只是确认收到了邮件，这也是律师敬业的工作表现。你忙不应该成为你没有及时回复客户邮件的借口。不同客户对于所谓的'及时回复'可能有不同的定义，但一般不要超过24小时回复。

（四）慎回非客户联系人的邮件

在法律服务合同中，一般客户都会指定联系人来专门负责与律师对接。律师一般只跟指定联系人邮件往来，不得同其他人员邮件往里。如果客户的非指定联系人给律师发送邮件，律师该如何回复？为了防范客户和律师的风险，律师应当及时与公司指定联系人联系，询问清楚该邮件是否代表公司意志，是否可以直接回复，得到客户的明确答复后，才可以回复。律师应当告知客户，客户应当通过指定联系人向律师发送邮件，其他人员应当将其想发送的邮件汇总到指定联系人这，再由指定联系人与律师联系。

（五）选择好回复的时间

和律师对接的一般都是客户下面具体的办事人员，律师回复的邮件一般都是

要抄送给老板的，所以当老板看到律师回复的邮件时，当然希望具体的办事人员尽快作出响应。

实务中，除非非常重要的邮件，一般不要选择在下班后，或星期五晚上，或休假前发送，因为下班后发送，导致下面这些办事人员可能需要加班来回复你的邮件；你星期五发送，导致下面这些办事人员可能需要牺牲礼拜来加班回复你的邮件，所以最好选择在客户上班的前一天晚上或客户上班时间来回复邮件，这样下面这些办事人员就可以在正常的工作时间来回复你的邮件。没有几个打工的愿意在8小时以外，在没有加班费的情况下给老板干活，如果你让他这样做了，他就会烦你。

四、邮件的转发

邮件的转发也绝不是直接点击'转发'那么小儿科。律师在转发邮件时到底有哪些注意事项？

（一）得到授权才可转发

你转发的邮件，收件人是能够收到原发件人发送的邮件内容的。出于对发件人的尊重，还有考虑到律师工作的特殊性，律师和客户之间来往邮件的保密性，所以在转发前一定要得到原发件人的许可。

（二）确定新的主题

如果直接点击'转发'就会出现，FW:原主题；或转发：原主题，这样并不能突出转发内容的主题，所以要根据转发的内容确定新的主题，这样才能让收件人更清晰的了解邮件的内容。

五、邮件发送前最后确认

在按下'发送'按钮之前，你还得最后确认是否一切都已经OK了。邮件的每个部分都得准确无误：是否有错别字，是否有确定的主题，收件人和抄送人是否得当，称呼是否妥当，邮件的主文是否够简练，是否有遗漏附件等等。每次在邮件发送之前你心中都得有这么一份检查的清单，以确保万无一失。

刚开始的时候，你可能还得花费时间去检查，但等你熟悉了以后，你就会快速的检查了，因为你长期的实务操作，如果你在做每一步时都是按照规范来的，那最后的成果也基本符合规范要求，只需稍微检查即可。

六、邮件的跟进

律师在给客户发送完邮件后，不管邮件内容是否重要，都要以信息或电话的形式通知客户邮件已发送，请其注意查收。邮件的一些重要内容，也可以根据需要通过信息或电话的形式予以再次强调。如果邮件内容是需要客户具体为或不为

一定行为时，那律师要根据邮件内容提示的时间节点及时跟进客户的实际履行情况，并及时作出指导。

为什么律师要根据邮件的进展，因为最终的失利往往是因为死在了执行环节。客户在出方案的时候，那是审之又审，慎之又慎，自己能力不够的就遥人，找律师来帮助。但对执行环节普遍不够重视，表现在执行的具体操办人层级不够，能力不行，对客户和律师确定下来的方案根本做不到足够了解，懵懵懂懂地就去办了，所以问题往往出在执行环节。律师是专业人士，具有专业的操办经验，这就是为什么要请律师进行全程跟踪的原因。

一个比较完整的邮件跟进过程如下：客户白天发的邮件，律师晚上加班回复邮件；等客户早上九点上班时给客户信息说明邮件已回复，请查收；客户早上收到邮件后可能会对律师邮件内容做进一步落实，所以律师在中午的时候可以再电话联系客户，就邮件回复的内容作进行一定的沟通；再根据邮件内容确定的时间节点对邮件进行后续的跟进。律师能提供这样的邮件服务，客户不可能不满意。

就同一事宜，如果律师和客户之间经过多次的邮件往来沟通（一般以3次为限），律师都没有将问题表达清楚，或者客户都没有能很好地明白邮件的内容，那就表明通过邮件来沟通效率比较低下，这时就得采用其他的沟通渠道了，如：可以直接与客户进行电话沟通或见面沟通的形式来进行更高效的沟通。

上文所述的都是一些在邮件往来中非常细节的东西，都是律师作为一个专业人士在发送电子邮件时需要注意的事项。客户并不是专业人士，你说的法律他可能不懂，你的分析是否严谨，解决问题的方案是否完美等等，他都可能判断不了，但是他会从小处、细节来评价你。客户一旦给出否定评价就会对律师作出这样的判断：你们律师就是干细活的，可惜你们律师对细节如此之马虎，连发个邮件都发不好，可见你们律师光会打嘴炮，所谓的专业也就仅仅停留在嘴上而言。

对细节的拿捏方见一个律师的功力，大方向大家心里多少都有点数，但区别就在于对细节的把握。你功力不到，连细节在哪都不知道，何谈对细节的把握。对于细节的掌握，法学院的教育是根本给不了的（一个脱离实务的法学院教育到底能给我们什么？），必须拖沟里去折腾，然后从实践经验或教训中一点点的积累，积累多了就可能形成体系。细节的重要性还表现在，你掌握了更多的细节也就更可能为客户提供差异化的法律服务。