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电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

关于认定规范性文件的指导方案(最新)

关于认定规范性文件的指导方案为扎实推进规范性文件清理工作，明确规范性文件清理范围，进一步贯彻落实《x区人民政府办公室关于清理规章规范性文件的通知》（x〔x〕129号），现就规范性文件的认定提出如下指导方案：一、规范性文件的认定标准《规范性文件制定和备案规定》（以下简称《制定和备案规定》）第三条：“本规定所称的规范性文件，是指行政机关或者法律、法规授权行使行政管理职能的组织依照法定权限和程序制定并公布的，对公民、法人或者其他组织具有普遍约束力的，能反复适用的，除政府规章以外的各类文件。” 二、认定规范性文件需要把握的概念（一）文件调整的对象是除行政机关、事业单位及其所属人员以外的公民、法人或者其他组织等。调整对象不是指规范性文件发布的对象，而是规范性文件中行政管理涉及到不特定的公民、法人或者其他组织。（二)“一定时期内反复适用”。“一定时期”包括几个月或者几年不定；“反复适用性”是指文件作出的规定，自实施之日起的一个时间段内，对同类事项可反复适用。（三）“涉及权利义务”主要是指直接或者间接对公民、法人或者其他组织作出禁止性、允许性、强制性等事项，以及相应的权利义务或者责任。

（四）“不特定的公民、法人或者其他组织”。针对某一区域或者某些群体的，属于“不特定的公民、法人或者其他组织”。例如x 地区的居民、部分餐饮个体工商户，都属于“不特定的公民、法人或者其他组织”。三、下列规范性文件的认定（一）对现行有效的规范性文件清理后，关于修改、废止、宣布失效的规范性文件的决定，属于规范性文件。（二）行政机关制定的关于行政机关的“三定方案”、启用行政执法专用章、行政区划批复等涉及对外管理权限并作为管理依据的规定，属于规范性文件。（三）行政机关有些批复的内容不仅适用于请示机关所在区域，而且适用于批复机关管辖范围的同类事项,具有事实上的普遍适用性，属于规范性文件。（四）行政机关原文转发上级机关规范性文件，不属于本机关的规范性文件；但转发上级机关规范性文件同时提出具体实施措施或者补充意见，并涉及不特定公民、法人或者其他组织的权利义务的，属于本机关的规范性文件。（五）行政机关对本机关行政处罚、行政许可等进行裁量权细化量化的规定，属于规范性文件；但行政机关指导本地区本系统下级行政机关就行政处罚、行政许可等裁量权细化量化作出的规定，不属于规范性文件。

行政规范性文件制定和监督管理实施办法(最新)

行政规范性文件制定和监督管理实施办法第一章总则第一条为了加强行政规范性文件监督管理，保障自然人、法人、非法人组织的合法权益，推进依法行政，建设法治政府，根据《X省行政规范性文件制定和监督管理办法》等有关规定，结合本市实际，制定本办法。第二条本市行政区域内行政规范性文件的制定和监督管理，适用本办法。向本级人大常委会报送备案行政规范性文件，依据《X市各级人大常委会规范性文件备案审查办法》执行。涉及重大行政决策的行政规范性文件的制定和监督管理，依据国家和省、市重大行政决策相关规定执行。第三条本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章外，由行政机关或者经法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称制定机关），为履行行政管理职能，依照法定权限、程序制定并公布，涉及不特定的自然人、法人、非法人组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的公文。制定机关的内部工作制度、人事处理决定以及对具体事项作出的行政处理决定等，不适用本办法。

第四条行政规范性文件的制定和监督管理遵循以下原则：（一）符合宪法、法律、法规、规章以及政策的规定；（二）保障和监督行政机关依法行使职权，切实保护自然人、法人、非法人组织的合法权益；（三）权责一致、程序规范、精简高效、民主公开、便民利民；（四）内容具有针对性和可操作性。第五条市、县区人民政府对下级人民政府和本级人民政府派出机关、行政管理部门以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织制定的行政规范性文件进行监督管理。市、县区人民政府行政管理部门对本部门管理的可以对外独立行使行政管理职能的单位（以下简称部门管理单位）制定的行政规范性文件进行监督管理。第六条市、县区人民政府应将行政规范性文件的制定和监督管理纳入法治政府建设考核的重要内容。第二章制定和公布第七条下列机关可以制定行政规范性文件：（一）市、县区、镇人民政府；（二）街道办事处；（三）市、县区人民政府行政管理部门；

电子文档归档管理规范

Q/X F 杭州市幸福机电科技有限公司企业标准 Q/X F021A—2010 电子文件归档与管理规范 2010-03-31发布2010-05-01实施杭州幸福机电科技有限公司

前言本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。本标准的附录A和附录B为规范性附录。本标准由技术中心提出并归口。本标准起草部门：技术中心、综合办。本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。

第一章总则第一条为了加强技术中心产生的科学技术电子文件（以下简称电子文件）的归档、管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，特制定本办法。第二条本标准适用于技术中心在军民品研发过程（包括售前技术支持）中产生的所有电子文件的归档与管理。第三条基本术语解释（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）归档电子文件：指我公司技术中心产生的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。本规范具体指：军品按公司新产品研发程序文件规定的需形成文件的所有技术文件和图样，专业会议文件，与各协调单位进行沟通、交流、汇报等形成的传真、信函和汇报材料等；民品主要为售前技术方案、新产品研发过程形成的最终技术文件（方案论证报告、材料采购清单、使用维修说明书、调试细则）等，各种工程设计图纸（包括机房图、电气原理图、机构装配图、零件图、接线图等），以及考查报告、图片，出差报告等。第二章电子文件归档与管理体系第四条技术中心建立档案室，负责电子文件保存和管理工作，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第五条技术中心负责对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。第六条所有应归档的电子文件，通过保密U盘或光盘向档案室移交。第七条电子文件归档应登记时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的管理质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。第八条为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本必须在两台电脑或两个硬盘上同时保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。第九条军品项目每个研制阶段完成后，由项目主管负责组织项目组成员，按规定

行政规范性文件管理的问题和思考

行政规范性文件管理的问题和思考一、行政规范性文件的内涵行政规范性文件有许多不同的称谓，如各种法律法规中出现的“其它规范性文件”“行政规定”、“规定”，也有“红头文件”之俗称。但“行政规范性文件”的名称最能概括其本质内涵。（一）行政规范性文件的特征根据《浙江省行政规范性文件管理办法》第三条：“本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章以外，行政机关依照法定权限和规定程序制定的，涉及不特定的公民、法人或者其他组织的权利义务，在一定时期内反复适用，在本行政区域内具有普遍约束力的各类行政文件。”省内各部门、各地市的定义基本类同。据此，可以将行政规范性文件的特性概况为四点，即行政性、外部性、普遍性和规范性，同时符合这四性的才属于行政规范性文件。1．行政性是指，行政规范性文件制定主体是政府及其职能部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，除此之外的其它主体，根据法无授权不可为的行政法原则，不能制定规范性文件。 2．外部性是指，调整对象是行政主体以外的公民、法人、其它组织。行政主体内部的管理规章、制度不具有外部性，因而不属于行政规范性文件。

3.普遍性是指调制对象是不特定的，是普遍适用的，因此无法确定具体对象以排除其他人的适用。如各类执法文书，因对象特定，就不属于行政规范性文件。 4.规范性是指调整内容涉及公民、法人、其他组织实际的权利义务，是行政机关行使管理职责的依据，具有行政刚性。这四个特性分别从制定主体、适用范围、管理对象、调整内容四个方面定义了何为行政规范性文件。其中的规范性是其区别于一般政府文件的最本质特征，也使其具有了部分行政立法的特点和作用。（二）行政规范性文件的作用从本质上来说，行政规范性文件并不属于我国正式的法律渊源，不被视为国家法律体系的一员。《中华人民共和国立法法》的适用范围仅涵盖了法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例以及国务院部门规章和地方政府规章八种，没有涉及行政规范性文件，因而从根本上否定了行政规范性文件拥有正式法律性文件的地位。但与此同时，行政规范性文件又具有行政立法的某些特点，是行政机关在日常事务中进行行政管理的重要依据之一，关系群众切身利益，与公众生活密切相关，是政府权威的象征。在实际执行层面，因法律规定往往过于宽疏、滞后，有时只有只言片语的指导性规定，而国内社会现阶段发展不平衡不充分，各地域、领域社会生活复杂多变，在难以及时立法规范的情况下，作为

什么是规范性文件

什么是规范性文件？规范性文件是各级机关、团体、组织制发的各类文件中最主要的一类，因其内容具有约束和规范人们行为的性质，故名称为规范性文件。目前我国法律法规对于规范性文件的涵义、制发主体、制发程序和权限以及审查机制等，尚无全面、统一的规定。通常对于规范性文件的理解分为广义和狭义两种情况。广义的规范性文件，一般是指属于法律范畴（即宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例、国务院部门规章和地方政府规章）的立法性文件和除此以外的由国家机关和其他团体、组织制定的具有约束力的非立法性文件的总和。狭义的规范性文件，一般是指法律范畴以外的其他具有约束力的非立法性文件。目前这类非立法性文件的制定主体非常之多，例如各级党组织、各级人民政府及其所属工作部门，人民团体、社团组织、企事业单位、法院、检察院等。国家行政机关制定行政法规和规章以外的行政规范性文件的行为，法律上称之为抽象行政行为。由于这类行政规范性文件数量多，涉及面广，是行政管理权和行政强制力的体现，直接关系到公共利益、社会秩序和公民的切身利益，

因而日益受到公众的关注；对抽象行政行为的法律监督也在逐步加强。例如，《中华人民共和国行政复议法》第七条规定，如果认为具体行政行为所依据的行政规范性文件不合法，公民、法人或者其他组织在申请行政复议时可以一并向行政复议机关提出审查该文件的申请。此外，国家法律对于行政规范性文件的权限正在逐步予以严格规范。例如《中华人民共和国行政处罚法》第十四条规定，除了法律规范以外的其他规范性文件不得设定行政处罚。规范性文件，也就是老百姓俗称的“红头文件”。在公文写作中经常会遇到，它与其他公文不同之处表现在内容和制定程序上，虽然规范性文件在文书格式上也有很严格的要求，但相对其内容而言，就是小巫见大巫了。常用的公文每一类都对应一个专门的名称和文书格式，规范性文件则不然，它的名称是不固定的，有可能一个办法是，也有可能一个通知是。怎么去判断一个文件是不是规范性文件？这就要看规范性文件它有些什么特征。规范性文件的特征：（一）法定主体必须是行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织才有权制定规范性文件，这些有行政职权的单位

电子文件管理规范与流程

专题一：电子文件管理规范与流程第一讲电子文件管理流程一、电子文件管理流程的变化与特点文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。（一）电子文件管理流程在时间上的变化１．提前这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括：（１）归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。如航天集团５０１所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是ＣＡＤ电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将ＣＡＤ文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将ＣＡＤ文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了ＣＡＤ电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。（２）鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。（３）著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件

规范性文件管理制度1

八面通镇规范性文件管理制度为做好规范性文件审查备案工作，全面推进我乡镇规范性文件管理工作，特制定此规范性文件管理制度：一、征求意见制度乡镇在制定规范性文件之前，根据所制定文件的实用性和可行性，有关责任办所必须广泛征求意见，可以通过征求主要领导、分管领导、干部职工、村（居）三职干部以及普通群众的意见，使文件的论证更加充分，内容更加科学合理，并采取集体讨论，进行合理论证。涉及专业性较强的规范性文件，要征求有关专家的意见，必要时要举办相应的论证会，确保规范性文件的实用性和可行性。二、审查制度规范性文件由乡镇办所负责人进行初审，分管领导进行复审，由主要领导进行签字审核，最后由党政办公室出正式文件，将审签文件进行保存。凡由乡镇制定的规范性文件签发前，必须报拟文部门相关负责人对规范性文件的内容是否符合有关法律、法规及政策制定进行审查。未经合法性审查，部门领导和主要领导不予签发。三、公布制定乡镇制定的规范性文件发布后必须予以公布。在政府门户网站上公布，并在乡镇党务政务公示栏上进行公示，让相

关责任部门和广大群众知晓，让群众广泛参与论证，未经公布的规范性文件不得执行。四、备案制度乡镇制定的规范性文件必须在规范文件公布之日起5日内呈送到相关单位（部门)，并在30日内向市政府法制办备案。备案文件应当提交规范性文件正式文件、文件相关附件（有图片资料的必须附上），征集意见记录复印件1份（有专家意见的要附上专家论证记录复印件），同时报送规范性文件电子档。每年年初，将上年制定的规范性文件目录以电子文本形式报市政府法制办备查。五、清理制度凡乡镇制定的规范性文件，要根据文件的使用范围和作用，在文件上要注明有效期限，需要修改的要及时修改，需要废止的要及时废止，严格按照规范性文件的相关要求，确保我乡镇规范性文件管理工作取得成效。

规范性文件的概念

规范性文件的概念一、规范性文件的概念规范性文件是各级机关、团体、组织制发的各类文件中最主要的一类，因其内容在一定范围、一定期限内普遍有效，反复适用，具有规范和约束人们行为的性质，故称之为规范性文件。通常对于规范性文件理解分为广义和狭义两种情况。广义的规范性文件一般是指属于法律范畴（即宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例、单行条例、国务院部门规章和地方性规章）的立法性规范性文件和除此以外的由国家机关和其他团体、组织制定的影响公民权利义务、具有普遍约束力的准立法性规范性文件的总和。狭义的规范性文件，一般是指法律范畴以外的其他影响公民权利义务的具有普遍约束力的准立法性规范性文件。目前这类准立法性规范性文件的制定主体不仅包括各级行政机关、具有管理公共事务职能的组织，还包括各级人民代表大会及共常务委员会、法院、检察院、军事机关、人民团体乃至各级党委等。我们通常所说的行政规范性文件（以下简称规范性文件），是狭义规范性文件中的行政管理性规范性文件。2010年12月省政府公布实施的《河北省规范性文件制定规定》第二条将这类规范性文件定义为：“除政府规章外，本省的行政机关或者具有管理公共事务职能的组织依据法定权限和程序制定公布的，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，具有普遍约束力的行政管理性文件”。

2010年市政府1号令《衡水市行政规范性文件文件管理规定》将规范性文件定义为：“政府及其职能部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织根据法律、法规、规章和上级政府的命令、决定，依据法定职权和程序制定并公开发布的，涉及公民、法人和其他组织的权利、义务，在一定时期内反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的文件。政府及其部门内部管理制度，包括人事、行政、外事、财务管理等对公民、法人和其他组织权利、义务没有直接影响的内部公务规则、向上级行政机关的请示和报告、对具体事项所作出的通知、通报、行政处理决定以及其他不具有普遍约束力的文件，不做为规范性文件进行管理。

上海行政规范性文件制定技术参考规范

上海市行政规范性文件制定技术规范（条文稿）第一章总则第一条（目的和依据）为促进行政规范性文件制定的科学化和规范化，确保行政规范性文件制定质量，根据《党政机关公文处理工作条例》《上海市行政规范性文件制定和备案规定》等有关规定，结合本市实际，制定本技术规范。第二条（定义）本规范所称的行政规范性文件制定技术规范，是指行政规范性文件（以下简称规范性文件）各组成部分的安排和语言运用的方法。第三条（适用范围）本市规范性文件的起草、公布、延续、修改、废止等，应当符合本技术规范。第四条（基本原则）制定规范性文件，应当做到逻辑结构严密，语言文字规范，表述简洁准确，标点符号正确。制定规范性文件，应当具有明确的制度、措施和程序等实质内容，不得制定没有实质内容的规范性文件。法律、法规、规章、国家或者本市政策已经作出明确规定且仍然适用的，不得制定内容重复的规范性文件。

第二章名称和体例第五条（文件名称）规范性文件的名称一般由制定机关或适用范围、规范事项和文件体例三要素构成，能够集中体现规范性文件的实质内容，反映适用范围和基本体例。第六条（文件文号）规范性文件的文号一般由制定机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的文号。制定机关应当明确专门机构对规范性文件进行统一编号，当年度所有规范性文件的发文顺序号应当按照签发时间，统一顺序编制。第七条（文件体例）规范性文件的体例是指规范性文件的体裁、结构。制定机关可以根据具体情况和实际需要，结合《党政机关公文处理工作条例》中公文种类的规定，选择合适的文件体例，载明相应的行政管理事项。（一）“规定”适用于对某一方面行政工作作比较全面、系统的规范，一般既有实体内容，又有程序规范。（二）“办法”适用于对某一项行政工作作具体的规范，具有较强的操作性，规定的事项更为细致。（三）“决定”适用于对重要事项作出决策和部署、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（四）“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（五）“意见”适用于对某一项行政工作中的重要问题提出见解和处理办法，表述的内容较为宽泛。

ISO电子文件管理规定

I S O电子文件管理规定 Revised final draft November 26, 2020

ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。第九条各部门应根据规定，将提交发布的电子文件通过移交载体或者网上传输等方式安全及时地报送公司办公室。第十条公司办公室应配备相应的保管设施，健全各项工作制度，强化管理与维护，确保备份保存归档的电子文件的安全、有效。第十一条本办法由办公室负责解释。第十二条本办法自2006年1月1日起施行。 2006年1至4月公司有效电子文件清单/执行从2006年3月1日起序号电子文件编号电子文件名称版号/修改号 1 JX/QEOSC-C-2006综合管理手册 C； 2 JX/QEOCX-4.2.3文件控制程序 C； 3 JX/QEOCX-4.2.4记录控制程序 C； 4JX/QEOCX-5.5.3C；

规范性文件管理制度

规范性文件管理制度第一条为了促进依法行政，使本办起草制定规范性文件的工作规范化、程序化、标准化，根据有关法律、法规，制定本制度。第二条本制度适用于本办起草制定规范性文件的工作。规范性文件是指本办制定或联合其他部门制定的在全市范围内进行行政管理,规范人民防空工作的文件。第三条规范性文件应当以“株洲市天元区人民防空办公室”的字样发布，根据内容使用“规定”、“办法”、“细则”、“规则”、“通告”、“命令”、“决定”等规范的名称。第四条制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，适应人防管理工作的客观需要，符合法定权限和程序. 第五条本局规范性文件的管理工作由办公室负责，主要内容包括: （一）组织起草调整规范性文件；（二）负责本办规范性文件的公布工作；（三）负责本办规范性文件的解释；（四）负责规范性文件的清理工作；

第六条下列事项，本办可制定规范性文件：（一）实施人防法规、规章的具体措施和方案，需要制定规范性文件组织实施的；（二）实施人防法规、规章的程序，需要制定规范性文件确定的；（三）调整本办机关对外的行政行为需要制定规范性文件的。第七条规范性文件制定项目，由办公室拟定项目建议书后提交主任批准。第八条制定规范性文件，应当深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，注重本区的实际情况。具体工作由办公室负责。第九条起草的规范性文件涉及公民、法人或者其他组织切身利益，有关机关、组织或者公民对其有重大意见分歧的，应当向社会公布，征求社会各界的意见。也可以举行听证会。起草专业性强的规范性文件，应当征求有关机构及专家的意见。规范性文件的内容与其他部门工作关系紧密的，规范性文件草案应当进行会签，或者与有关部门联合起草。第十条规范性文件草案在主任审批通过后，上报区政府法制办，由区政府法制办按照相关规定进行审查。

gbt18894电子文件归档与管理规范

国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2002 1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3

背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility

规范性文件管理办法

神农架林区行政机关规范性文件管理办法第一章总则第一条为规范我区行政规范性文件制定程序，加强对行政规范性文件前置审查和备案管理，保证行政规范性文件质量，维护法制统一，促进依法行政，根据《中华人民共和国立法法》、《国家行政机关公文处理办法》、《全面推进依法行政实施纲要》、《国务院关于加强市县依法行政的决定》和《湖北省规范性文件备案审查规定》等有关规定，结合本区实际，制定本办法。第二条本办法所称行政机关规范性文件(以下简称规范性文件)，是指林区政府及所属部门(包括乡镇政府、林区政府组成部门和直属机构、办事机构、依法设立的派出机构和其他依法行使政府行政管理职能的机构)，根据法律、法规、规章和政策以及其他上位法(包括上级规范性文件)的规定，依据法定职权和程序制定的规范行政管理事务，公开发布并反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的文件。规范性文件分为政府规范性文件和部门规范性文件。第三条本区规范性文件的立项、起草、审查、决定、公布、备案、解释、评估、清理，适用本办法。行政机关的内部工作制度、人事任免和奖惩决定以及对具体事项作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力的文件，不适用本办法。第四条林区政府法制办主管全区规范性文件的法律审查与备案监督工作，并具体负责政府规范性文件的法律审查和报送

林区政府备案的部门规范性文件的备案审查工作。林区政府所属部门的法规科或负责法制工作的机构负责本部门规范性文件的法律审查工作。第五条制定规范性文件应当依照法定的权限和程序。规范性文件的内容不得违反宪法、法律、法规、规章和政策的规定，不得违背上级规范性文件。第六条制定规范性文件应当从实际出发，依法科学合理地规定公民、法人和其他组织的权利与义务、行政机关的权力与责任。第七条制定规范性文件应当体现改革精神，有利于依法规范行政行为，有利于提高行政效能，有利于保障公民、法人和其他组织的合法权益，符合本区经济和社会发展要求。第八条规范性文件不得设定下列事项 (一)行政许可； (二)行政处罚； (三)行政强制； (四)行政事业性收费； (五)限制或者剥夺公民、法人和其他组织的合法权利； (六)增加公民、法人和其他组织的义务； (七)法律、法规和规章规定的规范性文件不得设定的其他事项。第九条规范性文件的名称可以使用“办法”(暂行办法)、“规定”(暂行规定)、“决定”、“实施办法”、“实施细则”、“意见”、“通告”等。

论行政规范性文件及其效力

在行政工作中，行政机关常常制定一些不属于法规、规章的规范性文件，作为自己和下级机关执行法律、法规和规章、实行行政管理的重要手段和方式。那么，这些规范性文件在行政执法、行政诉讼中具有怎样的地位和作用呢？一、其他规范性文件的内涵首先，我们要了解一下规范性文件的概念，所谓规范性文件，是指各级国家权力机关或行政机关制定发布的，在一定范围内普遍适用，长期生效的文件，主要规范行政机关的职责权限，管理行为以及行政执法权的授予、委托等内容。根据《宪法》、《地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，规范性文件和命令。这些把属于法律、法规、规章、行政措施、行政决定和命令统称为其他规范性文件。由此可见，其他规范性文件指行政机关为实施法律、执行政策，在法定权限内制定的除法规、规章以外的具有普遍约束力的行政措施、行政决定及命令。 2、其他规范性文件的特征

（1）制定主体广泛性。所有行政机关，上至国务院、国务院各部委，下至各乡镇人民政府，均有权制定其他规范性文件。（2）效力的多层级性和从属性。其他规范性文件数量众多，其效力与制定主体相对应，从上到下呈现多层级的特点；而且下级规范性文件不能同上级规范性文件的内容相抵触，并分别从属于相应的行政法规、规章。（3）内容的规范性。其他规范性问家也是为人们提供行为规则，行为模式的，在其效力范围内，任何单位和个人都应当遵守。但是它不能自行为公民设定义务，为自己创设权力，正因为如此它不属于行政立法活动。 3、其他规范性文件同行政立法、具体行政性、内部行政行为的关系（1）其他规范性文件同行政立法的关系通常学理上将抽象行政行为分为两大类：行政立法行为和制定其他规范性文件行为。因此制定其他规范性文件同行政立法行为存在着密不可分的关系：同属于抽象行政行为，具有规范性、重复适用性等特征；而且制定规范性文件要以法律、法规、规章为依据。

电子档案管理规范1

电子文件归档与管理规范（试行）一、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。二、引用标准青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002 三、术语本标准采用下列术语 1、电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2、归档电子文件具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。 3、真实性指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 4、完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 5、有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 6、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 7、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 8、元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。四、管理体制和职责 1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。 4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。五、电子文件的收集 1、收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：（1）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 2电子文件收集要求（1）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。（2）文本文件收集时应统一将其转换为TXT、word、excel、wps等通用格式的文档（3）静态图像文件收集时应统一将其转换为PDF、JPEG、jpg等常用格式，推荐使用JPEG、pdf。（4）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

“其他不适当”规范性文件的界定

致力于打造高品质文档“其他不适当”规范性文件的界定《中华人民共和国各级人民代表大会常务委员会监督法》(下文简称《监督法》)第30条和《山东省各级人民代表大会常务委员会规范性文件备案审查规定》(下文简称《备案审查规定》)第7条，都有对不适当规范性文件的表述，按照这两个条文的规定，不适当的规范性文件主要包括:1.超越法定权限，限制或者剥夺公民、法人和其他组织的合法权利，或者增加公民、法人和其他组织的义务的;2.同法律、法规规定相抵触的;3.同上级或者本级人大及其常委会的有关决议、决定相抵触;4.违反法定程序制定规范性文件;5.其他不适当的情形。然而，其他不适当却为不适当这一不确定法律概念留下了诸多不确定因素，使各级人大常委会在规范性文件的备审工作当中面临不小的迷惑。当然，作为一个兜底条款这样规定也是出于立法技术的需要，但从实际工作的角度而言，尽量地使法律、法规的规定做到明确具体，则更有利于规范性文件备审工作的开展。到底何为其他不适当的规范性文件?笔者认为，主要包含以下几种情形: 一、规范性文件与宪法相抵触《监督法》和《备案审查规定》都只规定了审查或撤销同法律、法规规定相抵触的规范性文件，却未将同宪法相抵触作为审查或撤销的情形。那么，这是否意味着宪法就不能够作为规范性文件的审查依据?答案当然是否定的。众所周知，宪法作为一个国家的根本大法，具有最高的法律效力，一切法律、法规、规章都不得与之相抵触。既然《监督法》和《备案审查规定》明确将与法律、法规相抵触的规范性文件作为不适当的一种情形，而法律、法规又都不得与宪法相抵触，所以规范性文件也就不能与宪法相抵触，无论《监督法》和《备案审查规定》是否具有明确规定。而且《宪法》还规定，全国人大常委会有权解释宪法，监督宪法的实施;全国人大常委会有权撤销国务院制定的同宪法、法律相抵触的行政法规、决定和命令，撤销省、自治区、直辖市国家权力机关制定的同宪法、法律和行政法规相抵触的地方性法规和决议县级以上地方各级人大常委会有权撤销本级人民政府不适当的决定和命令以及下一级人大的不适当的《地方人大和政府组织法》也规定，县级以上地方各级人大常委会有保证宪法在本行政区域内得到遵守和执行的职权。总之，一个国家对立法行为及其他规范性文件的监督机制是由该国的宪政体制决定的。我国宪法规定，国家的一切权力属于人民，人民行使国家权力的机关是全国人民代表大会和地方各级人民代表大会;国家行政机关、审判机关、检察机关都由人民代表大会产生，对它负责，受它监督。总体上，我国宪法实施制度的核心特征是代议机关至上。这就进一步要求地方人大要依据《宪法》对规范性文件进行审查，并将《宪法》作为规范性文件审查标准的最根本的依据。因此，与《宪法》相抵触的规范性文件属于其他不适当的规范性文件之一。二、规范性文件与上位规章相抵触在我国的法律体系中，广义的法律包括宪法、法律、行政法规、地方性法规、和规章。而规章又可分为部门规章、省政府规章和有规章制定权的市级政府制定的规章。从法律的位阶来看，市级政府所制定的规章，在整个法律位阶体系中处于效力最低的位置。必须与上位法，宪法、全国人大及其常委会制定的法律、行政法规、上级或本级人大的地方性法规以及上一级政府所制定的规章相一致。规章作为政府部门实施法律、法规的指导性法律文件，其效力层级较低，而且在司

规范性文件制定管理办法 (1)

规范性文件制定管理办法为规范学校规范性文件的制定和管理，提高规章制度建设质量，完善学校治理体系，根据教育部《依法治教实施纲要（2016-2020年）》（教政法〔2016〕1号）以及《中国石油大学（北京）章程》《中国石油大学（北京）公文处理实施细则（修订）》（中石大京党〔2012〕71号）等有关规章制度，结合学校规范性文件制定和管理工作实际，制定本办法。第一章总则第一条本办法所称的规范性文件，是指按照一定程序制定的，对校属各部门和单位、教职员工、学生具有普遍约束力，并在一定时期内反复适用的规定、办法、细则以及带有规范性内容的通知、意见等。第二条在学校授权范围内，具有管理与服务职能的各职能部门、直属单位（以下简称“职能部门”），制定、修改和废止规范性文件，适用本办法。但以下情况不适用本办法：以学校名义转发上级机关的文件；向上级机关报送的文件；各部门和单位针对本部门和本单位的内部工作制度、管理制度等。第三条学校为完成某个专项任务而设立的临时机构，根据工作需要而设立的各类议事、协调机构，部门内设机构，不得制定规范性文件。第四条规范性文件的名称一般为“章程”“规定”“办法”“细则”“制度”等。对某一项具体工作或问题提出带有约束性的措施，或为贯彻执行上级某一项决定、规章的，可称为“意见”。第五条制定规范性文件，应符合党的政策和国家有关法律法规以及上级机关有关文件精神，具有指导性、针对性和可操作性，符合精简、统一和高效的原则。体现改革创新的精神，科学规范学校的管理和服务行为。第六条制定规范性文件，应当切实保障师生员工的合法权益，在规定其应当履行的义务的同时，应当规定其相应的权利和保障权利实现的途径。第七条制定规范性文件，应当体现职能部门的职权与责任相统一的原则，在赋予有关职能部门必要的职权的同时，应当规定其行使职权的条件、程序和应承担的责任。应当将相同或者相近的职能规定由一个职能部门承担，简化行政管理手续。