2020最全企业参加展会流程 如何选择准备展会

企业展会参展全流程大全

目录

1.展会概述 (2)

2.参展流程 (2)

3.展会筛选 (2)

4.展位确定 (3)

5.展前准备 (4)

6.现场参展 (6)

7.展后工作 (7)

1.展会概述：

参加展览会是企业最重要的营销方式之一，也是企业开辟新市场的首选方式。在同一时间、同一地点使某一行业中最重要的生产厂家和购买者集中到一起，这种机会在其它场合是找不到的。通过参加展览会，人们可以迅速全面地了解市场行情。许多工商企业正是借助展览会这个渠道，向国内外客户试销新产品、推出新品牌，同时通过与世界各地买家的接触，了解谁是真正的客户，行业的发展趋势如何，最终达到推销产品、占领市场的目的。

1.1参展目的：

品牌宣传、项目/客户信息搜集、市场动态、竞争对手了解

1.2 分类：

参展分为两种，一种是正规展会，一种是会议。

1)正规展会：时间一般为三天，主要形式为展会，正常一个标准摊位为3m*3m。展

会一般规模大，客流量大，范围杂。

2)会议：以专业会议为主，展览区一般位于会议旁边辅助参会者闲暇时了解产品。这

种展会只是会议的辅助，展区一般较小，有的是标准摊位，有的仅仅是一个桌子。

但客户精准专业，绝大多数是参会人员，专业度高。

2.参展流程：

3.展会筛选：

展会的选择只有一个衡量标准，即我们的客户去哪里，我们就去哪里。但展会的选择应谨慎，不能选择虚假宣传的小展会，也不用盲目选择大展会，应该选择契合公司产品的专业性展会。

3.1 流程：

1)搜集展会信息：通过各种渠道了解各种可能会去参加的展会

2)展会筛选：甄别出高质量、适合公司的展会

3)制定参展计划：以年度为单位制定参展计划，本年度的参展计划应在前一年第四季

度制定完成并确定。

4)参展计划制定后需以邮件形式报批总经理，总经理批复同意后确定展会行程。

3.2 展会搜集：

1)从客户口中、行程了解他们一般参与哪个展会，哪个展会规模大。

2)看竞争对手网站新闻，看他们都参与哪些展会。

3)按照产品、行业关键词搜索

3.3 展会筛选：

考察主要有：主办单位、举办届数、展会地点、展会面积、往届参展商数量、观众人数。

1)一般来说主办单位级别越高，代表展会规格越高。

2)一般来说举办届数越多代表越得到展商客户认可。并且需要了解一年几届，本次是

否为新增加的展会。

3)规模大的展会一般地点也在一线城市，以北京、上海为主（专业性行业性展会除外）。

4)展会面积越大、往届参展商数量越多、观众数越多意味着展会规模越大。

5)有条件一定要去现场看下展会的真实举办情况。

常见展会规模数据：

3.4 注意事项：

1)一般情况下第一届举办的展会不去参加，多年停办后重启的展会不去参加，多年举

办展会突然在新地点新增的展会不参加。

2)假展会会通过名称与正规展会名称高度类似的方法进行骗展，必须严格校对展会

名称、主办单位等信息，必要时需打电话到主办单位进行核实。

3)通过传真推广的展会绝大多数不可信或规模很小，需注意甄别。

4)假展会招展文件一般很粗糙，只是简单的一个word文件；正规展会一般为pdf文

件，里面图文并茂，制作精良，并且可以提供往届展后报告。

5)正规展会都有官方网站，网站内有详细展会资料。硬件条件的各种数据参考上届展

会情况，可从展会官网下载查阅或直接找官方委托的会展公司业务员索要。

6)看展会规模主要看展馆数，一般中小型展会只租用一个展馆，大型展会都会有几个

甚至几十个展馆同时开展。

7)看参展名录主要考察：我们的客户是否多；我们的竞争对手是否多。一般越多越好。

8)不要只看展商名录，直接索要去年的展位布置图，从布置图可看出来参展企业分布，

特装多少（一般都是标摊的基本上都是小展会）。很多会展公司宣传参展企业很多，但实际参展企业很少。

9)新了解展会尽量先去参观，评估合格后再考虑明年参展。

10)对展会的考察主要是评估展会本身是否正规，规模只是参展因素之一，并不意味着

规模越大越值得参加。规模大只代表展会影响力大，观众众多，但也会存在观众不

精准、我们产品不容易找到等问题。但很多行业内的专业性展会规模都不大，基本

都是一个展馆。

4.展位确定：

4.2 联系会展公司：

展会多是由各类学会、协会、政府单位主办，具体招商则委托给会展公司进行招展。会展公司信息可直接由展会官网联系方式中获得。由于存在会展公司假冒展会主办方进行骗展情况，需注意对会展公司的真实性进行核查！

核查方法：要求对方提供授权证明文件；打电话到主办单位进行核实；要求提供企业资质信息。

需了解信息：企业资质、授权证书、展位图、价格、往届展商。

4.3 展位挑选：

1)越优质的展会越需要越早预定，越有更多选择。

2)根据展会行业、规模、参展产品确定展位面积，标摊还是特装。

3)展位挑选应选择人流量大的地方。

4)尽量靠近主通道、大门位置。对于一个展馆会有好多通道口，但实际开展观众只会

有一个入口，展位选择一定要确定好主入口在哪，主通道在哪。厕所等侧边通道

不要考虑。

5)选择靠近特装大企业，借助其人流量，尽量不要选择标摊集中区。

6)双开口好于单开口，同样开口面对人流量方向的更优。

7)对于中小型展会位置不是特别重要，因为总能看到。对于大型展会，位置最重要。

8)可选择靠近论坛、会议等活动专区。

4.4 采购申请：

确定好展位后需提交申请由采购部负责商务，市场部需提供如下内容：

1)展会名称、举办时间

2)招商单位、联系人、电话

3)展位号、价格、标摊/特装、

4)附件：展位图、招商单位资质文件

4.5 签订合同

采购部商务洽谈完毕后市场部配合、审核合同。

5.展前准备：

5.1 人员及行程准备

1)人数确定：展会为销售部及市场部共同参与，根据展位大小、位置等因素综合考虑。

一般标准9㎡摊位2人为宜，9㎡以上2-4人，特装展位视情况确定。

2)人员选择：综合考虑展出产品、展会地点、行业客户、业务员行程等因素，和总经

理协商后邮件确认。

3)根据人数至少提前一个月预定酒店，以标准间为主。酒店费用实报实销，选择综合

考虑路程、交通、费用来确定。

5.2 物资准备

1)为保证展会顺利进行，应提前一个月开始确认参展物资是否齐全，对于缺少物资应

提前进行采购。

2)参展标准物资如下：

5.3 样机准备

1)样机应根据发货时间提前一个月开始准备，确保样机以最好的状态进行展示。

2)样机以自有样机为主，非自有样机，根据展会时间提前要求相关部门准备。

3)所有样机应外观崭新完好，性能稳定，应提前1个月进行检查测试，保证性能完好。

对于不达标的样机应及时维修。

4)市场部自有样机如下：

5.4 展台设计

1)展台设计分为标摊和特装两种，一般特装设计需提前2个月进行准备，标摊则只需

准备相关展示物料送至展会现场即可。

2)特装设计需综合考虑展会性质、观众群体、参展产品等，从品牌形象与产品两方面

进行展示。

3)标摊可根据实际需要自行设计易拉宝、海报等相关宣传物料。

5.5 主办方对接

1)参展前一个月左右会以主办方会需要我们填写参展资料，包含楣板信息、公司介绍

等，需认真填写。如需提前登记参展人员，应多填写1-2个用于让客户入展。

2)对于特装相关报馆手续由特装承办方进行办理，我们应及时监督。

3)对于一些官网文章推送、新产品推荐等宣传活动应主动参加，尽力争取。

5.6 展前宣传

1)参展前由市场部主导，销售部配合对展会进行全方位宣传。

2)市场部提前1-2周制作展会宣传公众号文章并进行审核后推送，由销售部转发进行

推广。

3)市场部提供展会参展商、地点等相关信息，方便销售员进行邀约。

5.7 展会发货：

1)货物应妥善包装后装于航空箱进行发货。

2)如选择展会指定委托物流公司收货，则应仔细阅读展商手册中物流运输内容，并按

照相关要求进行发货。

3)自行发货提货，则应考虑时效问题，确保展品及时送达现场。

6.现场参展：

6.1 报道

展会正式开展前需提前一天到达展馆进行布展（特装建议提前两天），到达展馆后先到展商报到处进行报道，领取参展手册、展商牌等相关资料。所有人员必须佩带展商牌后方可进入会场。

注：展商牌应多领1-2个，可方便客户不需单独办理登记手续直接入展。

6.2 展位确认与接货

进入会场后首先寻找公司展位位置，详细检查展位是否一致。

对于特装展位，应检查展台搭建是否与设计图一致，和搭建方现场负责人确认插座安装位置、电视、水杯、饮水机等物品。

对于标摊，应检查桌椅、电源等是否损坏，如有问题及时和展会主办方工作人员联系处理。

确认展位无误后，如发货选用展会指定委托物流公司则联系相关工作人员前往指定地点接货。如自行发货，则自行联系物流公司接货。

注：如在接货中产生费用，注意索取相关发票及提货单等单据。

6.3布展

特装展位：监督搭建方施工人员将样品安装到位，与正确接线。

标摊：安装背景墙、海报——安装展架——布置样品。

标摊可视情况租赁玻璃桌等展具，索要发票。

布展结束、测试无误后将笔、本子、便携表等小件应妥善收藏，防止被盗。

6.4 参展

参展当天应在展会指定时间内入场、出场，所有人员应着正装，开展前应做好擦拭、样机测试等准备工作。

客户接待注意事项：

1)接待流程：接待→了解信息并判断→获取名片/登记客户信息→备注客户情况。

2)接待客户第一点是观察客户脖子上挂的展牌。对于正规展会，展商、观众、工作

人员是由带子颜色区分的，根据颜色可快速判断出客户性质。同时展牌上也会有公

司名称、人员名称、职务等重要信息，快速获取这些信息将极大地帮助判断如何去

和客户沟通。

3)接待客户应了解的信息：单位名称、客户部门、客户性质（客户？竞争对手？无

关？）、是否涉及我司产品、使用情况、采购意向等等。交谈后应能对客户情况有

明确判断。

4)通过各种方式必须要到客户联系方式，必须主动向每位客户主动索要名片，如没有

或发完，则必须主动要求客户在登记簿填写相关信息或自己手动记录。

5)每接待完客户，需在客户信息表后接着填写聊天内容、客户需求等信息防止遗忘。

6)沟通时间并非越长越好，客户和自己的时间都非常珍贵，对于意向不大、核心问题

已经交谈完毕的客户，可适时终止对话，将精力用于新客户上。

7)对于客户关于价格的询问，一律不得直接报价。如判断非竞争对手，是意向客户时，

可适当告知大致价格范围。

8)对于观察公司展位超过5s的客户，可主动上前简要介绍公司做什么产品，解决什

么问题。如客户表现出兴趣可邀请客户至展位内详细介绍，如没有兴趣则让客户自

行了解。

9)接待中可运用样机演示、笔记本电脑等多种手段辅助接待。

10)对于客户直接来拜访公司的情况，参展人员应主动和客户联系、迎接，保证客户能

够顺利找到公司展位。

6.5 撤展

撤展时间一般从展会第三天中午开始，撤展应按照发货时顺序有序装箱。装箱时样机等物品应妥善包装，防止运输中造成的损坏。装箱完毕确认物流妥善收货后方可离开。

注意事项：

1)撤展物流务必甄别真假！展会经常会出现假物流冒充品牌物流公司进行揽活，接货

后敲诈的事件，务必对接货人员进行甄别！假物流常见手段为克隆正规公司名片，

名字、排版一模一样，更改的只是电话。务必不要轻信名片！甄别方法：假物流只

会把名片塞到桌上，不敢交谈，而真物流业务员会主动和你攀谈价格、多少货。直

接拨打官方电话索取该片区业务负责人电话。

2)货物需办理出入证方可出入，需提前向主办方接待处索要。

3)可选择展会指定物流公司代发货或自行寻找物流公司发货。

4)确保物流公司收货后方可离开展位，防止货物遗失。

5)客户名片、登记簿等重要信息需要随身携带。

6.6 出差费用标准

1)展会期间属业务出差，餐补费用标准等同业务员出差标准。

2)除餐补外，经总经理特批，展会期间住宿费用、餐饮费用实报实销。

3)所有费用须提供发票，发票有效性需按照财务要求。

7.展后工作：

7.1 信息统计分配

展会搜集的客户信息需第一时间进行整理、分配、回访。整理后交由销售经理进行分配，市场部应及时跟进、统计业务员回访情况。

7.2 费用报销

报销应在展会结束后一周内完成，所有费用由参展负责人统一报销。

7.3 接货

结束后一周内应及时联系物流保证货物安全，收货后应检查是否遗失并及时将样品归还。

7.4 总结

展会参展人员及时提交总结报告，总结经验，并对展会效果进行评估。