文书档案管理制度

篇一：文书档案管理暂行办法

文书档案管理暂行办法（修订版）

第一章总则

第一条为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。。

第三条本办法适用于全公司文书档案的管理。

第二章职责

第五条办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。

第六条办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。

第七条各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档文件材料（包括纸质和电子文件），并及时向档案管理部门归档。

第三章归档范围

第八条凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）。

第四章档案整理的质量要求

第九条归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主要职能活动和文件形成规律。

第十条归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

第十一条公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。

第十二条档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。第十三条归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；转发文件在前（上），被转发文件在后（下）。第十四条围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。

第十五条归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按要求逐卷填写卷内文件目录（见[附件4]），卷末附备考表（见[附件5]）。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录）。

第十六条目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号［］括上。第十七条给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照公司统一档案编制规则执行。

第十八条卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。

（一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示）。

（三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号的，必须重新编写页号。

（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。

第十九条不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并按卷内文件顺序逐件编号。

第二十条案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。

第二十一条案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面，文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。

第二十二条跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。

第二十三条文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。

第二十四条归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料应进行裱糊。

第二十五条归档文件材料的用纸规格为a4 纸，大于a4 纸的文件材料要折叠成a4 纸大小。小于a4 纸的文件材料要补成a4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。第二十六条档案的装订顺序为：案卷封面--卷内文件目录 --文件--备考表--封底。装订采用三孔一线的方法。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线或不易生锈的回形针、长尾夹等装订工具装订。装订的要求是：结实、整齐、美观、不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

第二十七条各类档案案卷封皮的外形推荐尺寸为315m x 230m。可使用硬卷皮（卷盒），也可使用软卷皮，使用软卷皮必须加盒。纸质档案的卷宗厚度一般不超过2 厘米，即每卷最多不超过200 页。

第二十八条归档文件材料的保管期限，由归档部门按《文书档案归档范围及保管期限表》（[附件1]）准确划分。篇二：公司文书档案管理制度doc

文书档案管理制度

一、总则

1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制订本制度。

2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

二、文书档案管理

1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入兼职档案员职责范围。

2、文书档案归档范围

凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：（1）具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括它的附件；（2）本单位在经营

管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等；（3）本单位经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；（4）企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

3、文书档案归档要求

（1）已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。（2）归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

（3）存档文件必须为原件，至少二份（包括复印件）。

（4）文件归档时要有交接手续。

（5）每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案（要办理移交手续）。

（6）各部门的兼职档案员和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。

4、文书档案的借阅

（1）档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。

（2）根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案和一般文书档案两种。

（3）因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、总经办主任、总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档案除需经部门负责人、总经办主任、分管副总经理签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、总经办主任签字后可借阅。

（4）因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人、总经办主任签字后方可借出。

（5）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。

（6）档案管理员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。

（7）借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，否则将依照规定给予直接扣罚2-10分；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。

（8）凡从总经办借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经办公室主任同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还总经办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报总经办批准，由办公室主任酌情处理，并在借阅登记薄中注明。

5、文书档案的保管及销毁

（1）档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。（2）公司对所有文书档案实行集中统一管理，由总经办档案室负责。

（3）档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。（4）文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。

二ｏ一ｏ年一月十日篇三：文书档案管理制度

文书档案管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

（一）归档范围

1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的年度工作计划、总结。8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

（二）归档时间

1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

（三）归档要求

1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

（四）档案管理

1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。