合同管理工作流程梳理

《合同管理暂行办法》

修订的基本情况（三稿）

2018年，我们对学校《合同管理办法》进行了修订，并于2018年11月16日以庆师发〔2018〕47号文件形式下发。此次修订主要是因为两点：一是针对学校审计检查工作中发现的合同问题，如闭环管理不到位，责任不明确，监督不全面等，需要从制度上来规避和解决这些问题；二是随着社会经济的发展，学校的经营管理也发展诸多变化，原有的合同管理办法已不能满足现在的内外部形势需要，特别是学校正处于转制的关键时期，合同管理工作也要做相应的调整和改变。为了加强合同制度建设，提高管理，明确权责，合同管理办法需要进行修订完善。

在修订过程中，我们主要借鉴学习油田公司、省内其它高校在合同管理方面好的经验和作法，同时结合学校合同工作实际，深入查找工作中存在的问题，全面研究原《合同管理办法》中的薄弱环节，不断总结修改，最终完成了《合同管理办法》的修订，从而极大的提升了我校合同管理工作水平。

修订后的《合同管理办法》在合同签订、合同审批、合同付款、合同验收等关键环节均做了较大调整，全面界定了

各个部门应担负的责任，更加突出“管业务必须管合规”原则，使内容更加全面、科学、具体，更加符合工作实际，有利于提高合同管理工作的规范性。

在修订内容上，从原来的5章25条修订为现在的10章38条，内容更加充实全面，规定更加科学合理，更符合工作规范流程。也对原办法中语言叙述不准确不规范的条款进行了修订，对不符合实际工作的规定进行了删减，使新规定能够更加符合现实要求，可行性强，规定清晰、全面。

一是将原办法中仅规定了合同综合部门和承办部门的职责调整为综合部门、归口部门、承办部门、财务部门和法律部门五部分，明确各个岗位及环节的工作内容及应履行的职责，使得权责规定清晰明了，权限界定科学合理。

二是对“合同选商谈判”到“合同终止”整个过程进行了细化和补充，重新梳理了合同签订、合同审批、合同履行等关键点的工作规范和要求，明确了各职能部门的审查审批职责内容，进一步加强了合同审查的力度，提升了闭环管理水平以及防范潜在风险的能力。

三是新增了合同验收和合同付款的规定。对各个部门应履行的督促、检查、验收和付款的责任都提出了具体要求，目的是为了加强对合同履行的过程监督，保证资金支出能够得到全面审查和监管，保障学校利益。

四是新增了合同检查与合同监督的条款。对合同相关部

门在合同工作检查、审计和监督应履行的工作内容做了全面规定。目的是为了能够及时发现问题并整改，加强失责失职问题的责任追究与处罚。

合同工作流程解读（三稿）合同工作对于学校的合法合规运行十分重要，涉及到学校的教学、科研、法律和稳定等方方面面。一旦发生疏忽，就可能给学校造成经济利益损失，影响学校的健康发展，引起不必要的法律纠纷，甚至导致学校名誉受损。为此，我们学校各个单位部门必须要严肃对待合同工作，熟悉掌握《管理办法》，了解合同工作流程，学习相关知识，共同努力提高学校合同管理水平。下面我们将依据新《办法》的规定，结合学校工作实际，将日常合同流程及应该注意的问题说明如下。

（一）合同立项

1.签订条件：《办法》在第一章第四条中规定了必须签订合同的几种情形。在工作中，要避免发生应签订但未不签订或不及时签订的情况发生。大家要认识到合同不但约束对方，规定对方承担的责任与义务，更重要是保护自己。合同一旦签订，那么保护我们的就是法律。若对方违反合同约定，我们就可以依靠法律手段来维护学校权益。

需要签订合同的情形有：

(一)单项金额在5万元及以上的项目。项目类别包括但不限于购置设备、采购物资、购买服务、建设工程、装饰维修、出租租赁等；

(二)与国（境）外的自然人、法人或其他组织签订合同；

(三)对外合伙、合作、联营、投资、收购合同；

(四)融资、贷款、借款合同；

(五)资产抵押、质押、出售、租赁、置换、转让合同；

(六)涉及知识产权及商业秘密的合同；

(七)由学校党委会或校长办公会批准的其他重大合同。

其中第一条，发生金额在5万元以上的项目都应该签订合同，是大家在工作中最常见的情况，一定要注意。

2.合同承办单位因工作计划和实际需要，需对外购置设备、采购物资、购买服务、建设工程、装饰维修、出租租赁等，达到了必须合同签订条件的，应提前30天将有关情况以书面的形式做详细说明，上报给业务主管部门、财务处、党政办公室和主管校领导审批。合同承办单位的主要负责人在上报之前，要对本单位的合同立项工作做好把关。指定专人作为业务人员，开展具体合同工作。

在书写说明时，要注意写清楚几项：拟签订合同的目的、预算金额、资金来源（是否落实）、资金使用计划等。说明上要有单位负责人签字。

在这里，要注意的是：为了避免发生事后合同，合同立项须在合同签订之前。在没有签订合同，就已开始使用对方企业提供的产品、服务、建设工程项目或将学校相关房屋设备转让给对方使用等，这样的情况是不允许的，不符合合同管理规定。因为没有合同约束，对方很容易违反我校提出的各项要求，将我校陷入被动的境地，引起不必要的纠纷矛盾。事后合同是上级单位合同检查、考核的重点，必须予以高度

重视。合同管理部门也要严格审查，严格考核，发现此类问题，要拒绝办理合同。

3.业务主管部门、财务处和党政办公室在收到合同承办单位的合同立项申请之后，要在2个工作日内对申请做出明确回复，签字表示通过，不签字要说明原因或存在的问题。业务主管部门要从立项的必要性、可行性方面做出审核。财务处要审核资金来源，资金使用计划。党政办公室主要从是否符合合同管理规定的角度对合同做综合审查。

（二）合同选商

合同立项经批准后，合同承办单位要将签订需求报给国有资产管理处。由其开展邀请或竞争性谈判、招标工作等，组织谈判工作，确定合作企业。

2.按照《办法》第三章合同谈判中的规定，由国有资产管理处负责组织竞争性谈判、邀请谈判或招标工作。负责组织谈判小组，就合同内容（价款、产品服务、质量、承诺保证、违约责任等方面）和合同履行后可能发生的各类问题，与对方企业和个人进行充分协商，确定合作意向。对于影响重大、专业性强或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判协商内容要形成会议记录，作为合同签订的凭证，做好留存和保管。

2.党政办公室、法律顾问一同参与谈判工作中。党政办

公室具体负责审查企业资质，对谈判结果及拟定的合同条款进行严格的把关。法律顾问要对谈判的过程进行法律指导，对结果要进行把关，要看是否符合法律的规定。

4.谈判结束后，合同承办单位要按照《办法》第四章合同起草的规定，负责起草合同文本。应优先采用学校统一下发的，经常使用的模板文本。没有模板的，应参照规范的合同文本起草，并咨询法律部门意见。

合同内容应包括：对方的名称或者姓名、住所，标的及其数量（质量），型号、价款（报酬），履行期限、地点和方式，双方责任及义务、服务承诺、违约责任，解决争议的方法等。

要特别注意，双方协商谈判所确定的结果必须全部写进合同里。我们在审查合同时，会常常发现双方明确达成了一致的事项，却没有体现到合同里。这种情形与管理规定严重不符，与公正、平等的合同精神不符，一旦对方不履行达成一致的协定，我校将处于被动地位，不能全部实现合同预期目的，甚至损害学校的经济利益。今后，若发生此类问题，学校将依据规定办法追究相关人员的责任。

5.按第五章合同会签及审查第十六条的规定：合同会签由承办单位负责发起，要统一使用学校下发《大庆师范学院合同审批会签表》。

需要承办单位填报以下几处：

一是合同名称。合同名称统一为：公司全称+合同类别的形式，如：与某公司签订的技术服务合同。

二是合同编号。合同编号向党政办公室经营管理科单独申请。每个合同均有一个编号，不能重复。

三是合同标的及金额。要写清楚合同金额。为了保证准确，要以“万元”为单位，分别用大写和小写两种形式填写。

四是是否有竞争性谈判备案表。会签表要附有竞争性谈判备案表。此表由国有资产管理处提供。没有此表的，要后附情况说明。详细说明选商过程，谈判内容，达成结果等。

五是履行本合同的资金来源。要填报合同资金来源的渠道，如某科研项目的科研经费。要确保合同签订前，相应资金已经落实到位。没有资金来源的，不能签订合同。

6.合同承办单位要填报合同签订请示。请示内容要对协商确定的合同金额、合同履行期限、合同用途及对方资质条件等内容做详细说明。

（二）签订前审批工作

1.合同承办单位将合同文本、合同签订请示、会签表、对方资质复印件（如营业执照）等所有材料提交给相关领导审阅及签字。

各单位、各部门要认识到事前预防的成本要远远小于事后处理纠纷的成本。一旦审查不严不细，就很有可能导致合

同内容设计不全面，合同管理出现疏漏，从而损害学校利益。所以各审查人员要高度重视审查工作，要依据《合同管理办法》中的规定开履行岗位职责。

合同审查涉及职能部门共有5个环节，分别是业务主管部门、财务处、国有资产管理处、党政办公室和法律顾问，各个部门负责人要及时沟通，做好协作与配合，各司其职，不可相互推诿。

2.按照《办法》中第五章合同会签及审查第十七条、第十八条的规定：履行会签人员需以维护学校利益为目的，对合同内容进行充分审查。会签人员应该明确签署同意通过、再次修改、否决退回等意见。各部门应在接到会签表当日内会签完毕；如遇事项复杂的，需要时间论证等特殊情况，可延长会签时间，但不得超过3个工作日。所有审查人员要担负起合同管理工作的相应职责，做到全面审查。对不符合要求的，应当及时退回承办部门，要求重新修改。

3.审查中要重点注意：

一是要严格审查对方资质条件，做到全面、细致、客观。要对企业资质、经营实力、服务质量、信用情况等方面进行审查。坚决避免与没有履约能力、信用状况较差、资质条件不符合规定等情况的企业开展合作；禁止没有实力的企业将与我校合作的项目转让给第三方公司代为开展，从中赚取差

价的情况发生。要认真核查对方的营业执照、税务证明、银行信用等级证明、法人身份证件、公司经营能力证明（如与其它单位签订的合同）、员工情况、公司或法定代表人的授权委托书等材料。

二是审查承办单位提供的相关材料。对拟签订的合同文本内容进行审核，从业务、管理、法律等角度提出修改意见；对金额的合理性和内容的可行性进行审核。审查部门要将审核意见在《合同会签表》中予以明确表达，签字表示审核通过。若认定应有修改的地方，应不予签字。

《合同管理办法》第九章检查监督与责任第三十六条，对不认真履行审查职责的情形也有明确规定：相关部门及人员未按本办法的规定履行职责，或因工作疏忽给学校造成损失的，视其情节轻重和损失大小对涉及的责任人及责任部门分别给予不同程度的处分和处罚。

4.科研处、人事处、国有资产管理处等部门要对科研合同、培训合同、物资设备、租赁合同、工程建设合同等做业务方面的审查。审查内容包括：合同相对人资质是否合格；合同内容是否符合业务工作需要及要求；合同金额是否合理；合同内容是否有可行性；合同条款是否全面且合理等。

财务部门审查内容包括：对方经营资质，财务状况；审核资金使用计划、结算条款、结算方式；审核涉税事项；审核违约赔偿金的合理性等。

法律顾问法律审查内容包括：对合同条款的规范性提出法律意见；对合同内容的完整性、合法性和有效性进行审查；评估法律风险并提出相应的防范措施，最大限度降低风险。

5.《合同审批会签表》经相关职能部门、法律顾问审核均通过后，要在1个工作日内将合同初稿及相关资料、附件等报送党政办公室复核。经复核合格后，要在2个工作日内交由分管校领导和校长签字批准。若党政办公室在审查中发现问题，不予通过的，其它审查部门及合同承办部门要对发现的问题在2个工作日内组织修改。对问题不修改的，将不予办理合同业务。

（四）合同签订

1.对外签订合同，必须有学校的法定代表人（校长）的签字盖章。在特殊情况下，法定代表人不能签字盖章的，必须有法定代表人书面授权委托书，指定专人负责代其签字盖章。在没有授权委托书的情况下，擅自由部门负责人签字的，产生不良后果，损害学校的利益，将按规定追究相关负责人的责任。

2.合同一律采用书面形式，不得通过邮件、传真等电子形式签订合同；要确保对方先行签字盖章，我方后签字盖章。

签订合同使用“大庆师范学院合同专用章”；对外付款使用“大庆师范学院合同审核专用章”。其他印章一律不得替代使用。印章管理在党政办公室。

原则上，双方签字盖章应在党政办公室经营管理科的监

督下完成。不能当面签订而通过邮寄方式往返的，承办单位在收到合同后，要第一时间核实对方盖章及法人签字的真实性和准确性。

3.合同签订完成后，要确保相关材料保存完整。包括以下内容：合同文本（含附件）、会签表、签订合同请示报告、双方达成的补充协议、双方协商合同时形成的谈判记录、对方资质证明文件、其他需要保存的材料。

（五）合同履行和验收

1.完成签订后，合同承办单位应代表学校按照合同约定全面履行合同。合同承办单位应当按合同约定及时督促和检查对方履行情况，妥善处理履行过程中出现的问题。若检查发现问题，应将相关情况在发现后的1个日内，上报给主管校领导和党政办公室。

在合同履行过程中，要确保我方必须要按照合同约定在规定时间内，保质保量地完成我方的责任与义务。支出类合同：若对方未违反合同约定，我方应在合同规定的时间内向对方付款，不能延迟付款。有特殊情况不能按时付款的，要积极主动地与对方协商解决，征得对方理解与同意，必要时可以签订补充协议。不能不管不问，致使对方诉诸法律。

收入类合同：我校近些年大多是房屋租赁、技术咨询服务和培训项目等。要积极履行合同内容，按照对方合理的要求，提供相关服务或技术等，不能因为我方不积极履行，损

害到对方权益，从而影响到我校的形象与长远利益。同时也要督促对方按约定时间支付应付款项，保证我方能够及时收到付款。

3.不得擅自变更或解除合同。确实需要变更或解除合同，承办单位应向学校主管领导及党政办公室提出申请，必须以书面形式说明合同变更或解除的理由、变更的内容、与原合同的关系等；征得同意后，方可开展相关下一步工作。

4.合同验收要及时。合同里要明确约定验收时间和验收标准。要清楚规定验收不合格后，对方要采取什么措施进行整改或赔偿等。

合同承办单位在收到资产设备或收到工程竣工通知后，要在收到通知1个工作日内告知国有资产管理处，由其负责组织验收小组在约定的检验期间内验收；因正常教学活动采购的图书、实验药品、技术服务等由合同承办单位自行组织验收小组进行验收，要在收到货品进行当场检验。验收合格的，要由验收小组当场填报验收报告单。

合同承办单位要在验收合格2个工作日内办理付款申请。不合格的，承办单位应当对数量、质量或技术服务等问题1个工作日内向对方以书面形式提出异议，并在通知书里说明要求整改的期限。不整改的，要按合同中的相关条款进行处理。对严重与合同规定不符，如长期拖延工期、供货或质量明显低劣等，应在合同规定范围内终止合作。要特别注

意留存好相关证据材料，防范法律纠纷问题的产生。

（六）合同付款

1.付款材料应当包括：验收合格报告、申请付款请示及正规发票。付款请示里应当对是否达到付款条件、对方是否按约定完成工作等进行详细说明。要由承办单位负责人签字盖章后，提交到党政办公室经营管理科进行审查。验收不合格，不得办理付款申请。

2.承办单位要确保收款账户与合同里写明的账户要一致。对方更改账户的，应由其提供证明材料，保证其真实性。

3.财务处负责合同的收付款工作，要全面审查付款凭证、资金去向、使用情况等。应依据合同约定全面审核付款材料，审核资金使用情况是否符合合同规定。

有以下情形之一的，财务资产处应拒绝付款：合同文本、付款凭证等材料不齐全；收付款单位及账号与合同内容不一致；收付款金额与合同约定不符；资金用途与合同约定不符；验收发现质量或服务等不达标或与合同约定不符。

4.在工作中，我们最常见两类问题：一是承办单位在没有验收的情况下，办理付款申请；二是没有按合同里约定的时间期限办理付款申请，存在延期付款的问题。承办单位和财务处都要重视合同付款工作，只有在确保对方已按合同完成所有工作，并且经验收合格，才能向对方办理付款。质保金也一定要在质保期结束后才能申请结清。

（七）合同检查

按照第九章检查监督与责任的规定：合同承办单位应当对签订的合同及其履行情况进行自查自检，及时发现存在的问题并整改。

党政办公室将定期组织专项检查组，对合同工作情况进行实地检查，并听取承办单位的工作汇报。主要检查合同相关材料、合同履行情况、资金使用情况和队伍建设情况等。对合同管理混乱、存在较大风险隐患的单位，应当对责任人给予通报批评并责成立即整改。

审计部门作为合同监督的主要部门要定期对合同的签订、履行、变更、终止过程及合同管理工作进行独立客观的监督和评价；对合同的必要性、合规性、真实性开展独立审查；对资金流向开展审计；对工作人员的业务能力开展评估。对审计和监督中发现的问题，有关单位应当及时整改；问题严重者，须进行责任追究。具体按照《大庆师范学院经济合同审计实施办法》执行。