办公自动化培训课件

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P1. EXCEL讲解P2. PPT讲解P3. WORD讲解

EXCEL 讲解

Part

1

1

PART 01

TRANSITION PAGE

01 EXCEL 基本功能介绍

02 快捷键基础操作 03 设置单元格格式 04 排序与筛选

05 冻结窗口与拆分窗口 06 常用函数公式 07 数据透视表、图表绘作 08 EXCEL 经验分享

EXCEL 学 习 大 纲

EXCEL 水 平 的 5 个 层 级

刚开始接触 基本掌握常用功能

熟练使用常用功能+数据透视表+公式 …+数组公式+VBA 简单编程 EXCEL 技能 + 专业知识 + 行业经验

新手 初级用户 中级用户 高级用户 专家级别

学会中级水平的操作

开始菜单：

单元格一共256列及65536行，范围引用时注意大小。

插入菜单：

数据透视表（图）、图表绘制等。

数据菜单：

筛选、排序、数据有效性。

视图菜单：

调整打印边距及格式、冻结窗口操作。

Part 1 Part 2 Part 3 02 EXCEL快捷键基础操作

快捷功能操作快捷功能操作

复制Ctrl + C 单元格字体下划线Ctrl + U

粘贴Ctrl + V 保存Ctrl + S

剪切Ctrl + X 定位条件Ctrl + G

复制上行Ctrl + D 全选工作簿Ctrl + A

查找Ctrl + F 往下选定数据Ctrl + Shift +↑

替换Ctrl + H 往上选定数据Ctrl + Shift +↓

撤销键入Ctrl + Z 往左选定数据Ctrl + Shift +←

恢复键入Ctrl + Y 往右选定数据Ctrl + Shift +→

单元格字体粗体Ctrl + B 选择不同的工作簿Ctrl + PgUp / PgDn

单元格字体斜体Ctrl + I 多个单元格输入相同内容Ctrl 选中，输入

Ctrl + Enter

简单常用的快捷

操作，务必牢记。

EXCEL 常用的 20 个快捷键

03-1. 自动调整为合适的行高、列宽

在Excel中，如果一个单元格中内容过长，无法全部显示出来，逐个手工调整又很麻烦。可通过两种方式解决：

若sheet中不存在合作单元格的情况，则可对整个sheet中的行高、列宽进行适当调整。方法：全部选中工作表（Ctrl +A），鼠标放至左右两列（上下两行）交界处双击即可将列宽（行高）设置为合适的宽度并全部显示。

若sheet中存在合作单元格或只需对个别行列调整的情况，鼠标直接放至左右两列（上下两行）交界处双击调整即可。

03-2. 数据的行列对调

选取要对调的数据范围，复制；

在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”；

在对话框中选择“转置”，确定，即实现了行列互换粘贴。

序号用印编号

1YY000028

2YY000007

3YY000025

4YY000009

5YY000015

6YY000006

7YY000017

8YY000018

9YY000022

10YY000023

11YY000024

12YY000019

序号123456789101112用印编号YY000028YY000007YY000025YY000009YY000015YY000006YY000017YY000018YY000022YY000023YY000024YY000019

03-3. 控制每列数据的长度且避免重复录入

Step1:

数据有效性定义数据长度：鼠标选定要输入的数

据范围，点“数据”—“有效性”—“设置”，“有

效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”

（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些

提示信息、出错警告信息等，定义好后点“确定”。

Step2: 用条件格式避免重复：开始—条件格式—突出显示单元格

规则—重复值，进入重复值对话框，设置若重复则突出显示文

本字体格式，格式可自定义选则。

Step3：这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果

数据重复字体将会变成红色。

03-4. 时间和日期、数值、公式录入

当前系统日期输入：ctrl + ;

当前系统时间输入：ctrl + shift + ;

Word 里：

Alt+Shift+D：当前日期

Alt+Shift+T：当前时间

数值录入

负数输入：直接输入负号+数字，或圆括号输入。 分数输入：0 +空格+分数，直接输会默认日期。 数据类型及小数点位数设置请在“开始-数字”

中设置。

时间和日期录入公式录入

公式输入：公式以等号“=”开头。

显示公式：在“公式”选项卡的，“公式审

核”组中，选择显示公式，这样在打印的时

候打印的也是公式。

03-5.

数据或文本的合并、拆分

数据合并：四则运算法则实现。

文本合并：= 第一列文本内容 & 第二列文本内容 & ……

多列数据、文本的单列合并

数据和文本分列：选中要分裂的数据列，“数据—分

列—固定宽度（下一步）—单击生成调整分列线，可生

成多条（下一步）—选好分列后目标区域，需要分几列

就选几列—完成。

单列数据、文本的多列拆分

03-6. 设置单元格编辑权限（保护部分单元格）

Step1：先选定所有单元格，点“开始”→“单元

格”→“格式”，取消“锁定单元格”前面的选定。

Step2：再选定你要保护的部分单元格，点“开

始”→“单元格”→“格式”，选中“锁定单元格”。

Step3：再选定保护工作表，设定“取消工作表保护时

使用的密码”，如111，确定。

若更改了受保护的区域内容则会跳出警告，撤销工作表

保护，在“审阅”中选“择撤消工作表保护”，输入密码

如111，解锁。

03-7. 当某一单元格符合特定条件，则另一单元格显示特定颜色要求： A1>1时，C1显示红色

0

A1<0时，C1显示黄色

条件1：单击C1单元格—条件格式（突出显示单元格

规则）—其他规则，新建格式规则中选择“使用公式

确定设置格式的单元格”，在规则填写说明中输入

“=A1>1”，C1显示的字体格式设为“红色”，加粗。

条件2：同上操作，规则公式输入“=AND（A1>0,

A1<1)”

条件3：同上操作，规则公式输入“=A1<0”

2A

0.5B

-1C

03-8. 绘制斜线表头

点击需要添加表头的单元格，并调整适当行高列宽，右键单击，在

弹出来的菜单中选择“设置单元格格式”，单击进入。

在弹出来的“设置单元格格式”窗口中找到“边框”。在边框窗口

中选择往右下角倾斜的斜线边框，然后点击确定。

单元格有了一条斜线。选中单元格，在上方的编辑栏中输入“姓名

学科”四字，文字中部居中，调整“姓名”与“学科”间距即可。

两区域斜线表头三区域斜线表头

点击需要添加表头的单元格，并调整适当行高列宽，点击excel上方

的“插入”菜单，并点击下方的“形状”，绘制两条表头线。

单元格中一次输入“姓名”、“成绩”、“学科”，并利用空格键

将两两之间的距离调整好，设为一样长。

按enter键，鼠标点击任意的空白区域。就出现了下图的结果。

Part 1 Part 2 Part 3 04排序与筛选

排序

添加序号列，建议表格第一列都添加

序号，养成好习惯。

可以对excel中任何列排序内容进行排

序，若为数值格式，将以数字大小排

序；若为文本格式，将以文字拼音首

字母排序。

筛选

可以每列进行筛选，如文本内容、数

值区间范围筛选。

可以按文本格式进行筛选，目前可实

现按单元格颜色筛选。

Part 1 Part 2 Part 3 05冻结窗口与拆分窗口

冻结与拆分窗口

在“视图”选项卡中点击“冻结窗

格”，下拉菜单中可实现冻结拆分窗

口、冻结首行、冻结首列功能。

“拆分”可将表格拆分成四份，并实

现上下分别滚动浏览。

基本常用函数公式

序号函数功能公式序号函数功能公式

1 求和：SUM 公式=SUM（数1，数2，… …) 6 四舍五入：ROUND 公式=ROUND（目标单元格，几位小数）问: =ROUND(21.5，-1）=？

2 乘积：PRODUCT 公式=PRODUCT（数1，数2，… …)

公式 =数1 * 数2 * … …

7 条件函数：IF

公式=IF（对象单元格符合的条件，”若符合返回

值”，”若不符合的返回值”）

3 平均：AVERAGE 公式=AVERAGE（数1，数2，… …)8 条件相加：

SUMIF/SUMIFS

公式=SUMIF（目标合计区域，”条件”）

公式=SUMIFS（求和范围，条件范围，”条

件”，… …）

4 连接整合： & 公式=目标单元格1 &目标单元格2 & … …9 条件计数：

COUNTIF/COUNTIFS

公式=COUNTIF（目标计数区域，”条件”）

公式=COUNTIFS(计数范围1，”条件1”，计数范围

2，”条件2”,… …

5 截取对象：

LEFT/RIGHT/MID

公式=LEFT(目标单元格，需要字数)

公式 =RIGHT(目标单元格，需要字数)

公式=MID（目标单元格，从左第几个字符起，需要字数）

10 查找匹配：VLOOKUP

公式=VLOOKUP(对象，查找区域，需要属性所在列，

0)

说明：搜索某个单元格区域第一列，然后返回该区域

相同行上任何单元格中的值。

06-11. 求字符串中某字符出现的次数

例：求A21单元格中“b”出现的次数？

公式=LEN(A21) - LEN(SUBSTITUTE(A21，”b”,””))

LEN(text):返回文本字符串的个数

SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) :将字符串中的部分字符串以新字符串替换。

06-12. 做成绩表时自动实现同分同名次

在用Excel统计成绩时，一般会根据成绩高低进行排序，然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总分没有关联，即使成绩相同，也会填充出不同的名次。

方法一：使用排位函数RANK

在排名列N2输入函数“=RANK（M2，M$2：M$1221，1）”,回车后出现排名，然后选定N2，

下拉至末尾，即可出现全部排名，本例按照升序

排列。

上述函数中最后的“0”指明排位的方式，当其为0或省略时，Excel 对数字的排位是按照降序排列的。

如果不为零，Excel 对数字的排位则是按照升序排

列的。

该函数对重复数的排位相同，而下一名次则将前面的重复数计算在内。方法二：使用计数函数COUNTIF

在排名列N2输入函数“=COUNTIF（M$2：M$1221，”>”&M2）+1”,下拉至末尾，即可出现全部排名。

方法三：使用IF语句加COUNT 函数

现将总分按降序排列；然后将第一名的名次“1”输入，再在N3单元格输入函数“=IF （M3=M2，N2，COUNT($M$2 : M3)）”,确定后向下自动填充也可实现同分同名次的操作。