采购及供应商管理控制办法

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1.目的

1.1对直接及间接物料之采购过程进行控制，以确保本公司生产或非生产所需物料符合规定生

产要求.

1.2对环保材料供应商,按我司的环境物质管控标准进行有效的管理,特制定本办法.

2.适用范围

适用于本公司所有物料的采购过程控制。

3.相关责任单位

采购组、仓储组，生管组，研发部,品保部。

3.1采购单位

3.1.1负责所采购物料之供应商选择和管理。

3.1.2负责对样品采购及生产原料采购订单,请购资料、交付进度的管理。

3.1.3负责对供应商相关环境资料提交的跟踪及管理。

3.2品保单位

3.2.1主导对供应商的评审、确认、特别是对符合本公司之RoHS管理程序要求和客户之技

术要求的复核。

3.2.2 IQC负责依公司进料检验标准及《原材料和产品中的环境管理物质管控标准》进行检

验,以及协助采购单位进行供应商管理。

3.3研发单位

3.3.1参与对供应商评审,并对样品承认时做审核；以及所测定物质的有害物质含量是否符

合我司环境物质管控的要求或客户之特定要求的审核。

3.3.2负责编制采购物料的要求及检验方案。

3.3.3 RoHS实验室负责对原料和产品的有害物质含量进行测试。

3.3.4某些原料（涉及技术保密）是由相应的项目负责人寻找的供应商，由于公司的其他人

员（采购、品保等）不参与对该类供应商的管理，这类供应商由相应的项目负责人去

管理，同时保证该类原料的品质、环保符合性、交期。

4.运作程序

4.1采购的物料按其用途可分为直接物料与间接物料。凡用于成品生产的原料或直接购买用于

销售之成品或半成品称为直接物料。与产品生产和销售无直接关系之物料，如工具、办公用品耗材等辅助材料称为间接物料。供应商评估原则上只对直接物料的供应商进行，直接

物料的供应商必须是预选合格供应商。

4.2按客户要求除采购含铅锡粉之外，我司所采购物料均须是符合环境物质管控标准的要求。对

环保供应商的选择与管理，必须符合我司的《RoHS管理程序》要求，以避免和减少环境

污染及违反有关禁用物质之风险，建立供应商《环境管理物质部件展开表》。

4.3供应商的选定程序

4.3.1样品认定

根据研发部研发用料《请购单》寻找新的原材料供应商及新供应商的开发，由采购组负

责向供应商索取样品及规格资料，并填写检验单，由品保部IQC按照4.2的技术要求和

检验方案或本公司各种原料或成品的检验方法与规格进行检测；检测合格后同时抽取样

品提交RoHS实验室检测其环境禁用物质含量；并根据RoHS实验室出示的检测结果报告

判断其是否符合〈原材料及产品中的环境物质管控标准〉，并将检测和认定结果填入《供

应商样品测试报告》，报告分送采购组。

4.3.2供应商环境管理物质审查（详见WI-198文件）

样品经认定符合要求后，要对供应商进行审查,由采购组向供应商发出《供应商调查表》《环境管理物质部件展开表》和相关方问卷(必要时),确认环境关联物质的内容，按照《原材料和产品中的环境管理物质管控标准》进行审查确认和判定，并要求其出具产品符合《原材料和产品中的环境管理物质管控标准》的第三方公证机构的相关测试证明。针对采购物料较难的物料（如在试剂店购买、因采购量小、金额少或供应商单一等），因供应商不愿配合去做测试，而不能提供第三方公证机构的相关测试证明时，可依本公司RoHS 实验室测试结果对其合格与否进行判定。如我司RoHS实验室因某些原因暂停使用，或与供应商认定意见不一致，或客户有特殊要求，由采购组填写《原料外检申请单》可报总经理批准后由公司取样送外检，以保证物料符合要求。

4.3.3样品认定及禁用物质审查后要求与供应商签署《质量保证合同》及《供应商禁限用物质

保证书》, 在保证书内须明确说明供应商应尽的义务和要承担的责任,同时供应商还要提供MSDS资料。

4.3.4客户对原材料中环境管理物质含量有特殊要求时,业务部应及时将相关的要求传达给品

保部,由品保部会同研发部,采购组共同评审现有供应商供应的物料是否能满足要求若不能满足则应及时将客户的要求传达给供应商,并按上述程序重新选定供应商，并做好相关记录。

4.3.5综合评审

经过样品认定及符合环境管理要求的供应商，为鉴别其供货商能力及品质是否达到环保

要求，由采购组会同品保部、研发部共同评审，品保部认为有需要且可行，由采购组提

供应商进行现场评估。在确认各项调查结果及供应商提供相关资料后，会同相关部门，

将供应商评估结果记入《供应商评审表》中，其中对原料符合环保要求的物料但因量小

金额少有些相关资料提供不齐全，经品保部、研发部、采购主管审批后，可列入《预选

合格供应商》，纳入环保合格供应商的选择范围。若要从未列入合格供应商名册的供应

商采购原料时，除验证质量符合要求外，还需由RoHS实验室对每批进货原料进行有害

物质含量测试证明符合公司管控标准，才可做为RoHS物料。

4.3.6供应商选定标准

A、生产型供应商

以下资料齐全：营业执照、税务登记证、生产许可证、环境物质第三方测定报告、品

质保证书、环境物质管控保证书、供应商调查表。

B、代理商

以下资料齐全：营业执照、税务登记证、代理授权书、环境物质第三方测定报告、品

质保证书、环境物质管控保证书、供应商调查表。

C、贸易商

以下资料齐全：营业执照、税务登记证、环境物质第三方测定报告、品质保证书、环

境物质管控保证书、供应商调查表。

4.3.7如出现以下情况，可不进行供应商环境调查，但必须提供相关资料。

A、海外供应商

B、客户指定供应商

C、供应商是贸易公司（但是必须稽核供应商的财务状况，所承担风险的能力。）

D、其它供应商（如金额少、不定期供货的供应商）

4.3.8对供应商提供给我司物料,如发生变更时(含产地、成份、规格等)必须及时向我司报备,

填写《供应商变更管理确认书》。重新提供第三方公证机构测试报告及MSDS资料。

4.4合格供应商的评估

4.4.1采购组负责组织对列入《预选合格供应商》的供应商连续交货为半年时进行定期评估，

对交货量增多的，或核心的供应商要及时评估。对已列入合格供应商的每半年要进行质量评估。同时依据《供应商环境管理物质稽核表》进行环境评估，以确认供应商环境管理体系是否有保持。对供应商不符合项，必须要求供应商采取相应的措施，采购组负责对不符合项目纠正效果追踪确认。

4.4.2评估方法

说明：1、质量得分，以一个评审周期，按照我司抽样标准检查所得结果计算；

2、环境物质管控得分，只要有一批物料不符合我司〈〈原材料及产品中环境物质管控标准〉〉

（包括进料、制程、成品及客户反馈），该项得分都计0分，并且停止供货直至整顿验

收合格方可再交易；

3、纠正预防措施表现得分，根据发出的纠正预防措施是否在规定的时限内回复并彻底改善

相应的问题。在评估周期内不需要采取纠正措施则此项得分为20分；发起纠正措施供

应商有回复并有效改善的得分为17分；发起纠正措施供应商未回复但有改善的得分为

14分；发起纠正措施供应商有回复但未有改善的得分为11分；发起纠正措施供应商未

回复也未改善的得分为0分，根据实际情况停止供货或减少订单；发起纠正措施但还未

到回复期内或未跟进结束时推至下一评估阶段进行评估。

4.4.3物料供应商总计得分为:

质量得分＋环保得分＋交期得分＋供应商纠正措施表现得分

4.4.4评估结果判定

A.评估结果总计为80分及以上的供应商为合格供应商。

B.评估结果总计为60~79分之间的供应商为限期整改供应商。

C.评估结果总计为60分以下的为不合格供应商。

4.4.5评估结果处理

A.合格则将其列入《合格供应商名册》，其中分为《非环保合格供应商》和《环保合格供应商

名册》。列为合格供应商的厂商，如后续有需求对其它产品进行采购，只须要求提供相关资料作样品认定及环境禁用物质审查，除每年年底定期须对其做综合评核以及发生重大品质事故须对其进行重新评审外，可不再做现场稽核审查。

B.限期整改供应商由采购组联络供应商拟订整改措施,并跟进其效果,无效则由采购和品保协

商决定取消或保留该供应商资格。

C.对评定为不合格供应商必须取消供应商资格。

4.4.6对合格供应商定期评核定级及处置

▲对于环境物质管理方面绩效差的供应商（环境物质管控《20分）

A 专门组织对其现场进行环境物质管控审核

B 减少采购量

C 来料检查采取加严检查

D 要求限期整改，对整改效果不大的取消合格供应商资格。

4.5采购作业

4.5.1采购计划

A.直接物料采购分为

a.成品采购；

b.原料采购。

1)对所有的原材料都进行安全库存的管控，以便满足客户需求；

2）对于重要原材料，除了进行安全库存的管控之外，要经常与供应商进行沟通（电话或电子邮件等方式），与供应商建立起长期合作伙伴关系，了解供应商的生产状况和

库存状况，并不断开发新供应商；

3）当有急料需求时，由采购主管与供应商进行沟通（包括运输方式），以便满足我司客户之需求。

4) 对于采购较难且用量较小的物料，本身这类供应商较难管理，因此资材生管应当时

时注意这些物料的库存数量，一般每周进行一次盘点，并将需求计划以《联络单》

的形式报告采购，以便提早备好库存，这类物料都应备齐半年库存。

B.采购人员需根据生管组物控人员所制定之《联络单》安排成品及物料采购之数量及进货时

间，编写指导性的《采购计划》。所有采购计划需由部门经理审批。

4.5.2订购单

A.采购人员根据《联络单》，并结合《采购计划》及现有库存量为参考依据，向认定的供应

商开立《订购单》，购买所需物料。

B.订购单上需明确的记载每批订购物料的品名型号、数量、单位、单价、包装、交货期、付

款方式及运输方式。对于符合RoHS要求的原料订单要在订单上注明RoHS，要求供应商在送货时在属于环保材料的在物料包装上做RoHS标识。在送货单上要注明生产批号，品保部

在检验时要核对RoHS标签。

C.所有订购单需经部门经理批准后，以传真方式提交给供应商，并得到供应商书面或电话确认。

D.订购单发出后，采购人员开立《收料通知单》，将《收料通知单》传送至仓储组，作为收

料核对的依据,《收料通知单》上须注明RoHS物料及非RoHS物料。

4.5.3请购单

A.与本公司产品生产无直接关系之间接物料采购由请购单位填写《请购单》，事先提出申请。

《请购单》需经相关单位主管签字后交管理部经理复核，超过人民币2000元由总经理批准。

B.审批通过后由采购员或相关人员配合进行购买，采购回的间接物料由申请人验收。

C.采购完毕后需将《请购单》连同报销凭证呈交财务组。

D.订购单之修改：若《订购单》上任何条款需要修改，采购人员须重新开立《订购单》，经

采购主管批准后，以传真方式提交供应商新的订购单，并在《订购单》写明要作废的单号，

通知对方将旧的订购单销毁。

E.本公司不在供应商处对采购产品进行验证，也不提供客户对本公司供应商产品进行验证。

4.5.4供应商名册

因考虑本公司研发生产的特殊性，所有供应商均以代号列入各相应供应商名册当中，其

《供应商编码对照表》保存在采购主管及研发部经理处。

5.0供应商管理流程图（见附件1）

5.1供应商管理异常处理

5.1.1 采购人员积极地与供应商沟通是解决问题的最好方法.了解他们的问题,并跟他们在一定

时间内改进.充分反馈关于其交货延误的记录,如果在限定的改进时间内,供应商仍不能有所改善或达到预期效果,可以考虑取消此供应商的合格供货资格。

5.1.2如果供应商不能按期交货(除不可抗拒原因如台风等或本公司自身造成原因外),迟到一天扣

款1%,延期货款或减少订单,如造成本公司缺料而影响生产,需全额赔付我司直接和间接损失。

5.1.3每一种原料的采购原则上须有二家以上供应商,保证采购人员的询价、比价和货物及时供给,

如只有一家的须在采购物用到一半时就提前采购,来保证原料能及时供应.

5.1.4当供应商交货后被检验不合格时,除按公司退货处理和供应商评审处理程序外,在交期的范

围内可允许第二次交货或换货,否则立刻安排第二家供应商送货。

6.0资料管理

6.1《第三方检测报告》,供应商在首次提供物料或变更时，从检测日期开始计算有效期一年,采购

组制定的《SGS检测报告日期追踪一览表》分发给品保部IQC一份，每月前5个工作日内由采购清理出次月将过期之第三方测试报告并列出过期明细,由采购单位要求供货商在该月月底前

者,将由我司品保IQC提出外测申请,所用测试费用由权责供货商承担。第三方测试报告的保存期为5年。

6.2《供应商RoHS限用物质保证书》,供应商在样品确认后要求供应商三年提供一次,在采购组保存

10年（从更新之日起算）。

6.3供应商提供的物质安全资料表MSDS由采购组保存1年。采购组需将供应商的原始MSDS提供一

份给研发部,由研发部转换为按物料型号命名的MSDS；如供应商(例试剂店购买)没有提供此表,由采购组填写<工作联络单>由研发部按相关资料编写。

7.0 变更管理

供应商物料环保方面有变更时，需要提前三个月通知我司变更的具体情况;停产时需要提前六个月通知我司,我司需要重新对其物料及环保符合性进行评估.

8.0 供应商风险等级管理

8.1 A级供应商:样品确认OK,资料填写完整,第三方测试报告提供齐全;或为跨国公司

8.2 B级供应商:样品确认OK,资料填写不完整,第三方测试报告齐全;国内大型企业

8.3 C级供应商:样品确认OK,采购量少,所有资料无法提供;属国内中小企业

来料每批次ROHS项目检查，A、B级供应商按GB/T2828.1-2003 S2抽样检查，C级供应商来料全检。C级供应商重点审核，1次/年

8.1 供应商稽核管理

供应商稽核的方式、频率和内容如附件2。

9.0 物料风险等级管理

9.1生产用物料：供应商提供环境物质第三方测定报告、品质保证书、环境物质管控保证书，进

料每批进ROHS测定。

9.2辅料（直接接触产品的物料），供应商提供环境物质第三方测定报告、品质保证书、环境物

质管控保证书，进料1次/半年进行ROHS测定。

9.3包材：供应商提供品质保证书、环境物质管控保证书，进料不用进行ROHS测定。

10.0供应商稽核管理

供应商稽核的方式、频率和内容如附件2

11.0供应商责任追溯及赔偿管理按照《质量保证合同》和《供应商环境禁限用物质保证书》中的