项目文档资料管理规范

一、目的

为了规范项目文档资料的管理工作，确保项目文档资料的系统性、完整性和准确性，充分发挥文档资料管理在项目中的作用，特制定本规定。

二、范围

本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管理。

三、职责

3.1 项目经理

a) 负责组织制定项目文件的相关规定，对项目文件的控制负全责；

b) 负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。

3.2 综合管理经理

a) 负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查；

b) 负责编制项目文件和资料的编码规定；

c) 负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。

3.3 分项经理

a) 负责本部门的文档资料的管理；

b) 负责本部门项目结束后文档资料的移交。

3.4 文控管理工程师

a) 配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查；

b) 负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等；

c) 负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作；

d) 负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。

4 管理要求和方法

4.1 一般规定

项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程，项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料，随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。

4.2 文档分类及编号

4.2.1 项目文件分类

4.2.1.1 项目信息文件

项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。

a) 来往信件、传真；

b) 备忘录；

c) 会议纪要；

d) 文件传送单。

4.2.1.2 项目管理文件

项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。

a) 项目协调程序；

b) 项目进度与费用控制程序；

c) 项目质量保证手册；

d) 项目资源配置手册等。

4.2.1.3 项目技术文件

项目技术文件指按照合同要求，项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等。

4.2.1.4 项目其它文件

项目其它文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其它文件。

a) 进度报表；

b) 绩效报告；

c) 工作总结报告；

d) 质量记录。

4.2.2 文档资料编号管理

为了便于文件资料管理，文控管理工程师要根据项目的特点及分子公司相关规定制定项目经理部文件编号原则，编号原则经综合管理经理审核，项目经理批准后文控管理工程师组织执行。

4.3 项目文档资料管理

4.3.1 项目文档资料管理流程

图 ZH.04.01项目文档资料管理流程

4.3.2 项目文档资料管理要求

4.3.2.1 项目文档的收集

a) 项目文档的收集贯穿于项目建设的整个生命周期,随项目的发展及时收集、完善；

b) 分项经理负责本部门所涉及档案资料的组织管理工作，并对本部门所形成的相关文档资料进

行收集、分类、整理、保存；

c) 文控管理工程师在项目经理的统一督导下，按分子公司的相关规定进行编号。

4.3.2.2 项目文档的移交

分项经理或指派兼职文控管理工程师负责对本部门涉及的文档进行收集、整理，并在该过程完成后将相关资料移交给项目文档管理工程师归档；项目收尾结束后项目文档管理工程负责将项目文档资料移交分子公司档案室。

4.3.2.3 项目文档的验收

项目阶段成果评审验收、工程项目竣工验收、重要设备开箱验收等由分项经理安排专人对其文档材料（含图纸）的完整性、系统性进行鉴定验收，否则不予通过。

a) 项目阶段文档验收：依据所规定阶段节点，由分项经理组织，文控管理工程师对所归类整理

的文档进行验收，确保阶段文档有效、完整地移交；

b) 项目竣工文档验收：综合管理经理负责对项目竣工文档资料的完整性、有效性、标准化及编

号的有效性等进行验收。

4.3.2.4 项目文档的归档

a) 归档文档必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设项目的全过程；必须真实记录和准确

反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图像相符、技术数据可靠、签字手续完备；

b) 分项经理完成本业务范围内资料的收集、整理，移交文控管理工程师进行分类、编号、整理、

立卷、编目，经项目经理审核签字后，移交分子公司档案室存档；

c) 对于电子文档，分项经理应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文档移交给文控管理工程师，

并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

4.3.2.5 项目文档的借阅

对所有接收和发出的文档，文控管理工程师要建立严格的登记制度和借阅制度，项目成员借阅文控管理工程师保管的文档时，应填写项目文档借阅单，由分项经理签字批准方可借阅。

4.3.3 项目文档控制要点及要求

4.3.3.1 项目文档控制要点

a) 合同签订前的项目管理文档控制要点

①项目建议书及其批复；

②可行性研究报告及其批复；

③环境影响报告及其批复；

④询价文档；

⑤报价文档；

⑥合同评审及谈判记录、协议；

⑦信函。

b) 项目管理文档和资料控制要点

①合同、协议类；

②项目基础资料类；

③管理文档类（如项目计划、项目协调程序等）；

④进度控制类；

⑤费用控制类；

⑥材料控制类；

⑦质量管理类；

⑧ HSE管理类；

⑨项目财务类；

⑩报告和总结类；

?信函类。

c) 设计文档和资料控制要点

①总体（规划）设计；

②工艺设计；

③初步设计（基础工程设计）；

④技术设计（若有）；

⑤施工图设计（详细工程设计）；

⑥设计计算书；

⑦设计计划（设计开工报告）；

⑧项目设计数据（设计统一规定）；

⑨设计评审。

d) 采购文档和资料文档和资料控制要点

①采购文档；

②请购单；

③询价文档；

④报价文档；

⑤报价评审；

⑥采购合同（订单）；

⑦检验；

⑧催交；

⑨运输。

e) 施工文档和资料控制要点

①管理性文档和资料：施工计划、施工招标文档、施工投标文档、施工评标文档、施工合同协

议、施工组织设计、施工安全技术资料等；

②工程交工技术资料：按单项或单位工程立卷；按土建，设备安装，管道安装、电气、仪表等

专业分类（包括施工记录、检验记录、交工验收记录等）；竣工图按设计文档分类、立卷。 f) 试运行文档和资料控制要点

①试运行计划；

②试车方案；

③操作手册；

④培训计划；

⑤生产考核；

⑥验收报告。

g) 涉外文档和资料控制要点

①合同、合同附件；

②协议、谈判记录；

③设计文档和资料；

④标准、规范；

⑤信函。

4.3.3.2 项目文档控制要求

a) 文控管理工程师根据公司QHSE关于文档和资料控制要素的要求，建立并保持项目文档和资料

控制的程序，包括项目文档和资料的接受、评审、传递、发布、更改、有效版本的控制、失效和/或作废文档的控制、有效标准、规范的控制等；

b) 文控管理工程师负责项目文档资料管理相关规定的编制和监督检查，负责编制项目文档和资

料的编码规定，负责接受项目文档和资料的归档、入库、保管；

c) 项目文控管理工程师负责日常的项目文档和资料的接收、分类、登记、传递、发放、保管工

作；项目结束后负责立卷、移交归档；

d) 项目文档和资料的管理和控制，涉及到项目实施过程中的每一个岗位和每一个成员，参与项

目实施的每一个成员，均应按照分子公司和项目的有关规定管理和控制本人接收、产生和发放的文档和资料；

e) 各供方负责收集、整理本单位范围内的档案资料，按分包合同约定移交文控管理工程师，由

文控管理工程师汇总、整理。竣工时由项目经理部根据相关规定向分子公司相关部门提交完整、准确的项目档案资料。

4.4 电子版文档的管理

电子版文档的管理和使用，由文控管理工程师采用和文本资料一样的管理方式进行严格的管控，项目成员需要使用文控管理工程师保管的电子文档时，应填写项目电子文档使用单，由分项经理签字批准方可使用。

4.4.1 阶段文档管理

每个版次的电子版文档需随文本资料一同交文控管理工程师保存。

4.4.2 竣工文档管理

a) 电子版文档需存档2份,其中一份供借阅；

b) 文控管理工程师负责竣工文档电子档案的建立,项目竣工后随文本档案移交分子公司档案管

理部门。