法务管理制度
法务管理制度
为打造企业“依法治企、依法经营、依法维权”的合规文化，构建企业全员参与的法律风险防范体系，提高企业法律风险的识别、防范和处置能力，建立完善“事前预防，事中监督为主，事后救济为辅”的法务工作机制，现根据国家有关法律规定和公司管理制度，制定本法律事务管理规定。
第一部分工作职责
第一条集团法务管理中心（含地产建设集团内设法务部）统一监督和管理全公司范围内法律事务工作。
第二条集团法务管理中心负责：
1.组织学习、贯彻、执行国家法律法规，依法维护公司合法权益。
2.建立、健全公司合规文化培育机制。结合公司业务需求，定期组织实施业务人员法律知识培训。定期开展公司案例自查自纠活动。
3.参与公司重大经营活动（投资、融资、并购、重组）的前期调研，为项目决策提供专业性法律意见支持，参与后期合同的谈判、起草、签订工作。
4.制定、修订公司合同管理制度、合同范本，定期检查合同签订、履行、管理情况。
5.代表公司处理商事、刑事案件。
6.参与公司日常经营合同的审核。
7.聘请和管理外部律师。
第二部分法律事务上报
第三条各产业集团（门店、分公司）在发生涉法纠纷事件时，须在事件发生之日起3日内将所涉及事件按法律事务联络人—店长（分公司负责人）—区域负责人—集团法务管理中心的流程，以签呈单的形式，通过OA办公平台上报。
第四条上报的公文内容主要包括：所涉法律事务的基本事实情况、相关材料、目前进展、初步解决方案。
第五条集团法务管理中心接收后由负责人指派具体承办人，承办人在接案后1日内填写收案登记表并统一分配案号。
第六条案件结案后由承办人将结案报告及法律文书归档，并将结案报告抄报产业集团分管常委。
第三部分法律事务联络人、责任人及责任考核
第七条各门店（分公司）办公室负责人为本单位的法律事务联络人，负责本单位的日常法律事务与法务人员工作对接，配合法务人员开展案件证据收集和纠纷处理谈判。
第八条各门店（分公司）负责人为本单位法律事务责任人，对日常经营中出现的纠纷负责牵头处理，处理过程中负责人要有明确处理意见。
第九条各单位案件的发生率与处理结果定期由集团法务中心进行统计，抄报产业板块分管领导和集团考核办，进行经济和责任考核。因管理失误出现的损失要追责到底。
第四部分合同管理
第十条合同分类
集团范围内合同主要分为：营销类、采购类、工程类、财务类、人事类、法务类、IT类、标准类（百货\家居零售专用）、其他类等九类合同：
1.营销类：媒体广告发布合同、短信群发、文娱赞助合同、营销策划合同、展会合同、年度媒体广告发布框架合同等。
2.采购类：买卖合同（含设备、物料、服装、办公用品、劳保用品、节日福利、促销礼品）、制作物定制合同等。
3.工程类：建设工程施工合同、建设工程设计合同、建设工程安装合同、建设工程监理合同、建设工程审计合同、消防施工（检测）合同、劳务分包合同、专业分包合同、电梯采购合同、电梯安装合同、水电燃气网络施工合同、工程物资采购合同等。
4.财务类：企业年度财务审计合同、税务咨询合同等。
5.人事类：员工培训合同、会务承办合同、委托招聘合同、劳务派遣合同等。
6.法务类：常年法律顾问合同、案件委托代理合同等。
类：软件开发服务合同、财务软件采购合同等。
8.标准类：摊位租赁合同、百货零售联营合同、写字楼租赁合同等。
9.其他类：保洁合同、垃圾清运合同、房屋（设备）维修保养合同、花卉租赁合同、内部承包经营合同、房产抵帐合同、房屋租赁合同等不包括在上述八类合同中的其他合同。
第十一条合同审核流程
1.门店（分公司）发起的非工程类合同：
发起人→部门负责人→门店（分公司）财务负责人→店长（分公司负责人）→区域财务负责人→法务经理（虚拟帐号）→法务管理中心负责人→区域总经理→产业集团负责人（根据权限决定）→董事局副主席（根据权限决定）
2.门店（分公司）发起的工程类合同：
发起人→部门负责人→门店（分公司）财务负责人→工程监察和成本控制中心经理（虚拟帐号）→工程监察和成本控制中心负责人→店长（分公司负责人）→区域财务负责人→法务经理（虚拟帐号）→法务管理中心负责人→区域总经理→产业集团负责人（根据权限决定）→董事局副主席（根据权限决定）
3.地产建设集团发起的合同：
（1）工程类：
发起人→项目公司财务负责人→项目公司负责人→招标采购管理中心负责人（陈铁）→规划设计中心负责人→成本控制中心负责人→地产建设集团法务部合同审核专员（虚拟帐号）→行政人事中心负责人→工程监察和成本控制中心经理（虚拟帐号）→工程监察和成本控制中心负责人→产业集团负责人→董事局副主席（根据权限决定）
（2）采购类：
发起人→项目公司财务负责人→项目公司负责人→招标采购管理中心（蒋艳秋）→成本控制中心负责人→地产建设集团法务部合同审核专员（虚拟帐号）→行政人事中心负责人→工程监察和成本控制中心经理（虚拟帐号）→工程监察和成本控制中心负责人→产业集团负责人→董事局副主席（根据权限决定）
4.控股集团职能中心发起的合同：
发起人→本中心负责人→财务管理中心负责人→法务经理（虚拟帐号）→法
务管理中心负责人→集团分管副总裁或常委→董事局副主席
注：（1）发起人无权对上述合同审核流程进行更改。董事局副主席认为合同
金额巨大或涉及重大事项的，可自主决定增加董事局主席作为合同终审人。
（2）合同审核流程中“法务经理”、“工程监察和成本控制中心经理”、“地
产建设集团法务部合同审核专员”均为虚拟帐号，分别由控股集团法务管理中心、
控股集团工程监察和成本控制中心、地产建设集团法务部控制，根据合同内容安
排分流至具体人员进行审核，审核后，由本中心负责人复审。
第十二条合同审批权限划分
1.各产业集团下属各门店（分公司）发起的合同，以合同金额和类型为标准
进行逐级审核，各终审人的审核权限（金额）如下：
终审人营销类采购类工程类其他类董事局副主席超过5万超过5万超过5万超过5万产业集团负责
人（董事局常
委）5万≥权限>1万5万≥权限>1万5万≥权限>1万
5万≥权限>1
万
区域总经理
（地产板块负
责人）
权限≤1万权限≤1万权限≤1万权限≤1万
2.财务类、人事类、法务类、IT类、南京地区年度营销媒体框架合同，统一
由集团职能中心发起报审，此类合同终审人为控股集团董事局副主席。
3.南京区域以外的营销类年度媒体广告发布框架合同，由所在区域发起报审，均需报控股集团董事局副主席终审。
4.摊位租赁合同、百货联营合同、写字楼租赁合同等标准化合同可不需报审，按要求将合同内容填写完整并经门店店长（分公司负责人）同意后，直接盖章。
第十三条合同审批注意事项
1.合同审核流程每个层级审批时间最长不得超过24小时。
2.每个审核人如有修改意见应清晰注明并直接退回发起人，经发起人修改后，发给退回人重新审核，同意后方可进入下一审核人。未修改完成的，不得进入下一审核人。
第十四条合同签订
1.公司对外签订合同，应由法定代表人或公司授权的代理人进行。未经特别授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。
2.合同应当采用书面形式订立，对于常用合同，应当采用集团法务管理中心发布的合同示范文本。
3.合同及其有关的书面材料，应当字迹清晰，条款完整，用语准确、无歧义。合同条款应包括当事人的名称、住所，标的，数量、质量标准，价款和支付方式、履约期限地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
4.合同标的物没有国家标准、行业标准，又难以用书面确切描述的，应当封存样品，加盖公章或合同章，交责任人保管。
5.订立对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
6.签订合同，须明确约定纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
7.法定代表人或经授权签约人应当亲自在合同文本上签名盖章。
8.签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。
第十五条合同履行、变更和解除
1.各门店店长（分公司负责人）全面负责本单位合同的履行跟踪。
2.履行合同过程中，应当对对方当事人的履约能力和履约进度保持持续监督。发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向法务部报告。
3.接收标的物必须经过严格的验收程序。对不符合合同约定的标的物应在法定期限内及时提出书面异议（批注或退回）。
4.合同结算必须通过本单位财务部门进行。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
5.凡与合同有关的来往文书、电邮、信函、电话记录都应作为履约证据留存。我方的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。
6.收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。
7.对方当事人要求变更款物接收人时，必须有书面变更指示。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
8.我方因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方，说明变更或解
除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
9.发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人和公司法务人员报告。
第十六条合同资料管理
1.合同履行单位对于下列资料应当纳入合同档案管理：
（1）合同正本、副本、补充协议及变更、解除合同的书面协议；
（2）对方当事人的营业执照、资质证书复印件；
（3）对方当事人履约能力证明资料；
（4）对方当事人的法定代表人或承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书；
（5）对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料；
（6）双方签订或履行合同的往来电报、电邮、信函、电话记录等；
（7）登记、鉴证、公证等文书资料；
（8）谈判记录、可行性研究报告和报审、批准文件；
（9）标的物验收记录；
（10）收付标的物、款项的原始凭证。
2.合同资料归档、统计与管理
（1）公司所有合同统一编号，由发起人所在单位妥善保管或在集团OA系统留存。
（2）合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后10日内，应将合同及与合同相关资料归档编号。