常用软件使用技巧

常用软件使用技巧

一、Outlook

1、通讯录的备份

（1）打开outlook Exrpess 点击通讯录，然后点击“文件”菜单，点击“导出”，选择通讯薄（WAB）（A）…

（2）在弹出的保存文件对话框的文件名框中输入要保存的文件名，并选择相应的盘符和目录，点击“保存”，点击“确定”通讯录即可导出成功

（3）您可以将导出的通讯录文件安全备份到光盘，U盘或移动硬盘上，保存在安全的地方，当重新安装系统或者更换电脑后，只要打开新的OE，点击通讯薄——文件夹——导入，找到光盘或U盘上的通讯薄（wab）文件导入即可。

2、收发邮件账号的保存

（1）首先打开Outlook Express，点击“工具”，点击“账户”，点击“邮件”选中已经建立好的账号，点击“导出”；

（2）在弹出的对话框中输入要保存的账号名，并选择相应的保存路径，点击“保存”即可成功。将保存在硬盘上的这个文件保存在U盘，光盘或移动硬盘上，妥善保存。按这种方法可以吧所有的账号全部导出。当更换电脑或者重装系统后，打开OE——工具——账号——邮件，点击“导入”找到U盘上的文件，导入即可。

3、邮件的备份

（1）首先打开outlook express，点击“工具”，“选项”，点击“维护”标签；

（2）点击“存储文件夹”，能看到邮件文件夹存储的目录：您会在弹出的对话框中看到：

D：\My Document\outlook express，系统默认的是在C:盘。

（3）然后点击我的电脑——打开相应的盘符——找到分支的目录：outlook express。将这个目录复制到D盘保存，然后将这个文件保存在移动硬盘上，U盘由于容量小，不适宜保存OUTLOOK EXPRESS大量的邮件文件夹。

4、邮件恢复

（1）当由于意外情况邮件丢失时，可以用备份的邮件恢复到当前的OUTLOOK EXPRESS 系统中。打开OUTLOOK EXPRESS——文件——导入：选择“邮件”：

（2）在弹出的对话框中选择Microsoft Outlook Express 6,点击“下一步”：

（3）从“OE6”存储目录中导入：

（4）点击“确定”后，“浏览”找到光盘或者存在D盘的备份邮件文件夹：outlook express.。点击下一步，选择导入所有文件夹，点击导入，几分钟后邮件就可以全部导入新的OUTLOOK EXPRESS中了。

5、邮件服务器的设置

（1）首先打开OUTLOOK EXPRESS，然后点击“工具”菜单，点击“账户”。

（2）进入账户页面，点击“邮件”。

（3）点击“界面”右边的“属性”按钮。在菜单栏中点击“服务器”。

（4）设置服务器信息中的接收和发送邮件地址为：https://www.360docs.net/doc/508337406.html, 至此邮件服务器的配置就完成了。

（5）我们如果遇到邮件发送不出的情况，我们要确认上图中的“发送邮件服务器”，是否已经勾上。如不没有，如图勾上“我的服务器要求身份认证”即可成功发送邮件。

二、Word

1、某些情况下出现字符间距过大无法调整的情况

由于Word默认不允许在单词中断开换行，这个默认设置会造成包含英文单词、数字和一些英文符号的整个句子自动跳到下一行，致使前面的文字自动分散、字符间距拉大，无法调整。

解决方法：在“段落”选项卡中，选择“允许西文在中间换行”。

2、如何在段首第一行开始输入下划线

很多时候同一段落的自动换行处不能添加空格，也就导致以这些空格为基础加下划线输入类似“年月日”失败。

解决方法：使用Ctrl+Tab组合键，插入一个个制作符，然后再选中输入的制作符加下划线。

3、如何在自动换行的行首输入空格

有时在文字中会有这样的情况：输入“共计万元”、“约平方米””，本意是让其醒目的显示出来，待数字出来后再将下划线处改成数字，但恰好“共计”和“约”处于自动换行的行尾，当在下行行首加空格时均没有任何反映，因为所加空格，都会自动地返回到上一行的末尾处。

解决方法：依次选择：工具—→选项—→兼容性，找到“将尾部空格移入下一行”，选上它再点“确定”。

4、如何保留修改痕迹

你把文档传给另一个人征求他的修改意见，当他把文档回传给你的时候，你需要确切知道他在什么地方作了修改，以便最后由你决定采纳与否从而完成最终定稿。

解决方法：依次选择：“工具—→修订”，也就是进入审阅模式即可。此后所有的修改（删除、插入、移动等等）都将被标示出来。

接受文档中所有修订：依次点击“菜单—视图—工具栏—审阅”，调出并找到审阅工具按钮，然后点击“接受所选修订”按钮右边下拉箭头，选中“接受对文档所做的所有修订”。

接受某一个修订：通过选中一个修订然后点击“接受所选修订”或者在按钮右边下拉箭头中选中“接受修订”，可以针对某一个修订进行操作，决定接受或保留该修订。

退出审阅修订模式：再次点击“工具”菜单下的“修订”，取消该项原来被选中状态，即退出审阅修订模式，回到正常文档状态。

5、如何在版心右侧添加类似于“旁注”的文字

类似于在看一篇东西的时候在旁边加上自己的心得、体会、说明；或者在提交给领导的材料中，在不同的段落适时的加上相关说明、来源、出处等供领导参考。

解决方法：依次选择“插入—→批注”，然后在“批注”框中输入批注文本——你的旁注。默认是在右侧，如果想改为左侧，可依次点击“工具—→选项—→修订”，在“修订”选项卡的下方的“批注框”的“边距”一栏选择“靠左”即可。删除批注：要快速删除单个批注，右键单击该批注，然后单击“删除批注”。

6、如何使用通配符批量加空格、改字体。

例如文章中“第一章×××”、“第二章×××”、“第三章×××”……，“第一条×××”、“第二条×××”“第三条×××”……，这些内容的“章”、“条”后无空格，字体跟其他正文一样。如果想批量将其中所有的“章”、“条”后面都加一空格并改变所有“第×章”、“第×章”的字体（如加粗、黑体等），有什么办法？

解决方法：依次选择“编辑—→替换”，在“查找内容”中输入“第*[条章]”（输入时不加引号），在“替换为”中输入“^&^s”（均不加引号），同时选中“^&”（即抹黑）后点击“高

级”按钮，再点“格式”选“字体”，按自己需要选择“加粗、倾斜……”或者“黑体、楷体……”，接着别忘了选择“使用通配符”（否则不灵），然后点“全部替换”，OK。

解释：*——表示任意多个字符；[]——表示查找括号中指定字符中的任意一个；^&——表示“查找内容”；^s——表示不间断空格。

7、如何退出或取消电子邮件编辑状态

曾经有很多次，在编辑文档时因为误操作进入电子邮件编辑状态而找不到取消或退出办法，并且保存后再打开时依然保持电子邮件编辑状态。虽然不影响文档的使用和编辑，但是看着这个不是自己需要的界面，总是感觉不舒服、不习惯，甚至很烦。某天，为了解决这个问题，曾花了将近一上午时间去网上求解，最终也没找到解决之道。

解决方法：点击工具栏上“保存”按钮右边、紧靠“打印”按钮左边的一个叫做“电子邮件”的按钮，就可以在正常文档和电子邮件两种编辑状态间自由切换。如时工具栏上找不到“电子邮件”按钮，则可以依次点击窗口右侧、工具栏上的“工具栏选项”——“添加或删除按钮”——“常用”，在展开的菜单中将“邮件收件人”前面打上钩，“电子邮件按钮”就会出现在工具栏上。

8、如何显示和退出多页显示？

因为误操作，编辑窗口出理多页显示，可以切换到普通视图状态，但一时找不到切换到页面视图状态的方法，并且下次打开该文档后依然如此。

解决办法：按住CTRL键然后滚动鼠标滚轮，退出多页显示回到页面视图状态时保存文档。

9、如何解决Word文档打开时默认是普通视图问题？

某篇文档每次打开默认是普通视图，将其设置成页面视图模式，保存并关闭后再打开Word 还是普通视图。

解决方法：打开文档，随便编辑一下比如加个空格或回个车后再恢复原样，然后设置成视图模式，再保存文档。退出后再重新打开文档，你会发现视图模式已经变成默认的了。因为如果只改变视图方式之后保存，而没有对文档进行“实质性”的编辑，视图方式是不会被保存的。

10、如何解决WORD出现安全模式问题？

WORD安全模式问题的现象是：双击WORD文档时，程序弹出出错对话框，显示“正在处理的信息有可能丢失，Microsoft Office Word可以尝试为您恢复……”并询问用户是否发送错误报告，如果这个时候用户点击了“不发送”，WORD将会开始恢复当前文档。恢复完毕后，程序又会弹出对话框，显示用户上次启动失败，是否以安全模式启动WORD。这个时候如果选择不进入安全模式，则WORD又会弹出“正在处理的信息有可能丢失，Microsoft Office Word可以尝试为您恢复……”对话框，这个时候就陷入了死循环。如果选择以安全模式启动WORD，WORD将不会显示刚刚正在编辑的文档，而只显示空白窗口，需要手动打开才行。虽然说进入安全模式并不会影响到文档的编辑，但是终归会影响工作效率的。

解决办法：其实很简单，删除公用模板文件“Normal.dot”即可，而这个文件是在“C:Doc uments and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates”目录中，删除之后再重新启动WORD即可解决WORD安全模式错误问题。

11、如何删除每行行尾的硬回车？

首先在每一段正确的段尾都加上文章中没有的标记，如“&&&&”。然后打开“查找和替换”对话框，把光标插入“查找内容”框，逐一点击“高级→特殊字符→段落标记”，再把光标插入“替换为”框中，依次点击“特殊字符→不间断空格”，“^s”出现在“替换为”框中，接着按“全部替换”，所有硬回车都没有了。随后，再打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框键入“&&&&”，再把光标插入“替换为”框，点击“特殊字符→段落标记”，最后按“全部替换”，至此文章就整理完毕了。

12、如何解决反复出现“你正试图运行的函数包含有宏或需要宏语言支持”，让人不甚其烦的提示？

解决办法：同10，即删除公用模板文件“Normal.dot”即可，这个文件在“C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates”目录中，删除之后再重新启动WORD即可解决WORD安全模式错误问题。

三、Excel

1、在Excel中不能进行求和运算

由于在操作中更改了字段的数值后，求和字段的所有单元格中的数值没有随之变化，造成不能正常运算。可以单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“重新计算”选项卡。在“计算”选项区中选中“自动重算”单选按钮，单击“确定”按钮，就可以进行自动计算并更新单元格的值了。

2、在Excel中打开多个工作表时提示“内存不足，不能执行显示”

这时首先关闭所有的应用程序，在桌面上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”选项，在打开的“显示属性”对话框中单击“设置”选项卡，将“颜色”下拉列表框设置为256色，即可解决问题。

3、在Excel中出现启动慢且自动打开多个文件

进入Excel中后，单击“工具→选项”命令，在打开的“选项”对话框中单击“常规”选项卡，删除“替补启动目录”文本框中的内容，单击“确定”按钮即可。

4、在Excel中出现“＃DIV/0！”错误信息

若输入的公式中的除数为0，或在公式中除数使用了空白单元格(当运算对象是空白单元格，Excel将此空值解释为零值)，或包含零值单元格的单无格引用，就会出现错误信息“#DIV/0！”。只要修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值即可解决问题。

5、在Excel中出现“＃V ALUE！”错误信息

此情况可能有以下四个方面的原因之一造成：一是参数使用不正确；二是运算符使用不正确；三是执行“自动更正”命令时不能更正错误；四是当在需要输入数字或逻辑值时输入了文本，由于Excel不能将文本转换为正确的数据类型，也会出现该提示。这时应确认公式或函数所需的运算符或参数是否正确，并且在公式引用的单元格中包含有效的数值。

6、在Excel中出现“＃NAME？”错误信息

出现此情况一般是在公式中使用了Excel所不能识别的文本，比如：使用了不存在的名称。解决的方法是：单击“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框。如果所需名称没有被列出，在“在当前工作薄的名称”文本框中输入相应的名称，单击“添加”按钮将其添加，再单击“确定”按钮即可。

7、在Excel中出现“＃NUM！”错误信息

当函数或公式中使用了不正确的数字时将出现错误信息“#NUM!”。这时应确认函数中使用的参数类型的正确性，然后修改公式，使其结果在-10307到+10307范围内即可。