敦煌网分享开发客户邮件沟通技巧
敦煌网分享开发客户邮件技巧
目录
一、外贸开发邮件要怎么写的基本注意点 (1)
二、怎样让外贸开发邮件更有效 (2)
三、二十条外贸邮件注意事项 (9)
一、外贸开发邮件要怎么写的基本注意点
与外贸新人谈谈外贸开发邮件要怎么写的基本注意点。
1. 有关邮件的主题其实很多人都讨论过，用产品关键词，在主题前加re,或者是quotation+产品关键词，low price+产品关键词，等等，这些其实都是要自己去试验的，或者你直接去找这样的文章去看看前辈们的用于也可以。关键就是能吸引收信人的注意，在你的邮件没有当垃圾邮件被过滤掉的情况下让人想点进去看而不是看都不看就删除了。
2. 邮件开头很重要。尽量以亲切的语气去展开问候。
例如：Have a good day !
Good day!
Have a nice day!
以比较亲切的语气去问候的恶化可以拉近彼此陌生人的关系，感觉更像朋友。
3. 多介绍你的公司情况。很多人喜欢在第一段罗列一堆自己公司的介绍，特别是获的什么什么奖项这类的内容，其实这些内容不用太多，我认为，如果是一家老企业，可以强调你们做这行的时间或者公司成立的时间，人员数，就Ok了其他就不必赘述了。所以内容可以大概这样写：This is XXX from XXX company which is set up in 2007,we have 8 years experience on manufacturing XXX.这个部分可以多参考一下其他前辈的经验。
4. 列出你能吸引客人的最大亮点!一般客人打开了你的邮件，前面的三段式最重要的，在问候和告诉了别人你是谁(WHO)之后就是要说明你这个邮件的内容(WHAT) 和拼什么客人要舍弃，或者在有现成的供应商的情况下选择你的产品(WHY).这个部分就要根据每个公司不同的请款去展开，有价格优势的，有产品质量优势的，性价比高的等等。最后是能给出一个实际的QUOTATION ，挑一款比较通用的或者这个客人网站上有的或者类似的产品，给出你的最有吸引力的报价。
5. 吸引到了客人之后才是怎样让客人联系到你(HOW)。这里就是给出to know more about our company and view our newest products , welcome to visit our website www.XXXX
6. 表达你希望跟对方建立友好的，共赢合作关系的意愿。这里切忌不要太低姿态，我们是找生意合作伙伴，不是去仰望买家。平等的友好的语气也能赢得对方的尊重。Looking forward to your soonest reply and wish we can have friendly win-win cooperation in the future.
7. 问候结束语
8. 最后最关键的一点就是详细你的名字，公司名称，手机，电话，传真，网址，如果有MSN, SKYPE 也加上去。这些就是客人能找到你的途径。
二、怎样让外贸开发邮件更有效
例如昨天我刚刚从EC21收到了三封有效询盘，我拿着他们的邮箱去搜索，有一个没有结果，这个就根据他自身提供的信息进行发送就可以了;另外两个结果较多。
A，询盘很简单，I wanna purchase **(产品名称)，please offer your best rate CIF to **.于是google，yahoo,bing,当地搜索引擎搜索
其邮箱，出现了n多搜索结果，很多求购信息，而且都是求购我的产品，很多销售信息，也是这个邮箱，还找到了他注册的两个论坛的信息，2013年1月1日：i hope that all the bicycle funs will enjoy your new year holiday.Nowdays i busy with my company affairs.But I will come back soon.落款，your elder friend (邮箱);另外一个是管理论坛，他的等级很高，发言次数很多。
整合分析，所有的上述信息，得出什么结论呢?
1.这是公司老板，负责采购，销售，所有的公司事务
2.爱好自行车
3.年龄偏大
4.一定需要我们的产品，而且很频繁的购买
5.喜欢管理学
那么我这样回复：
1.直接报价，不罗嗦，我们的最低价格为(因为确定其是确切需求，而且频繁需求，所以价格相当较低)。
2.付款方式，货期，包装，集装箱容量，有效期。这是报价的因素，具体请见帖子：
3.经营一个公司不容易，我也正在研究管理学，您是行家，多向您请教，中国的很多管理学经典，我也乐于跟你交流，我的skype是：
4.春天到了，要经常去户外运动，我爱好自行车运动，我们组织了月底去yellow river，有兴趣来参加吗?
半个小时左右，我的skype有添加信息，是他!
他上来就问，你是谁?why are you so familiar with me?
我回复，this is jacky from Shandong jac.we are producing ……you need.其实我知道他问我是谁并不是要这些信息，我还是故意强调一遍.i got all your information from google,yahoo and so on.
客户大吃一惊，说，我感觉就如同被剥光了站在你面前，感觉好恐怖。
我回答，没有其他的意思啦，中国孙子兵法说，知己知彼，百战百胜，In order to win,know yourself and the enemy,of course you are not my enemy.Why i did this is to make both of us to win,to get the chance to cooprate.
对方回答，yes，you are right.I like your strategy .you are very intelligent.I would like to cooperate with intelligent person.Let's turn to business.
昨晚上跟客户聊到一点多，虽然还没有最终下订单，我可以确认，他对我绝对印象深刻，这不就是我们的目的吗?
B，客户，搜索其邮箱，信息量不大，只有零星的几个采购信息，采购的产品很杂，看其网站，应该是个杂货铺性质的经营商，里面并没有我们的产品，但是有众多化工品，而他的邮箱是助剂类化工的销售邮箱。
进行分析，
1.这是贸易公司，或者采购公司，替客户进行各类产品的采购。
2.不了解这个产品，不专业，估计只会对价格敏感
3.有可能是个人订单。
基于以上考虑，价格要稍微放低，因为他对产品不了解，你跟他强调再多质量也白搭，但是不能太低，太低他会不敢购买，怕质量出问题，这就要求报价掌握一个度，就要看个人对行业的了解了;
告知对方这几个月的趋势，以免产生误解，可能他从网上查询信息查到了某些价格，因为刚刚涨了价，网上信息更新不及时，还是低价，他不了解行情，必须告知对方涨价了。
最后加了一句，我们采购多种方式跟客户合作，公司或者个人，佣金方式或者差价方式
我们有自己的贸易公司为众多客户进行各类产品的采购，欢迎询价。
客户还没有回复，到现在为止，但是我认为我做到了极致了，不回复也无遗憾了
我还分析过一个客户，是同行套价，估计是疏忽一个同行发了一个邮件给我，说自己是印度客户，问某产品价格，我搜索其邮箱，居然找到了一条他的消息，很明确的写着他是什么公司，是同行，我就假装不知道，故意发了一个极低的价格，确保这个价格他作为业务员肯定拿不到。
特意在下面加了一句话，我们欢迎各方询价，包括我们的竞争对手调货，我们保密，提供佣金，请联系!
结果他成了我的客户，走了很多私单!
这些就是对客户的分析，分析不是瞎猜，是基于某些信息，而这些信息哪里来呢，就是来自于网络!而这一步是精发邮件之前必不可少的，老祖宗的话是对的，知己知彼百战不殆，你对客户越了解，你说的话就越让他舒服，你给的条件就越符合他的心意。
精发开发信也是如此分析，例如我通过邮箱找到了对方的姓名，获知了大体的身份，获知了一定的其他信息，就会让你的邮件与众不同，发开发信的最大原则就是出类拔萃，与众不同，让客户从众多的邮件中一眼看到你，选中你，回复你!
以上是发邮件的准备工作，现在我们进入第二个话题，如何写一封让客户印象深刻的邮件?
先说一下我的信箱发信的格式，无论是开发信还是回复都是这个格式：
信头：公司的logo必须要有，设置为左右结果，logo居左，右边是公司名称，主营产品然后用分割线分隔开，下面是正文
信尾：姓名，职位，联系电话，个人电话，网上联系方式，然后分割线。
加上一句提示：Important NOTE:If there is anything about the important information(payment,account and so on)to be changed,I will confirm with you by phone and fax.If there is only email,but no phone or fax,Please dont make any reaction
这样显得大气正规!
开发信：
这个话题太热了，热到你随便一搜就会有n位大神的开发信展示出来，其实无非就是要点明确，简明扼要。其实很容易理解，发信的目的是让客户知道你要干嘛，要推销，要推销什么产品，足够了。
以上观点是大神的观点，可惜，我非要跟他们不一致：对于小公司，我会简单阐述就好;对于上规模的我会稍微的加点吹嘘的色彩
区别对待之!
小公司我会这样写：
某人您好：(客户的具体名称最好知道，如果不知道用公司名称，以显示我是单独发的)
我是某某公司某某，我们专业生产或者经营**，已经10年了。我们跟你们国家或者你们行业的的**公司一直在合作。(这叫做样板工程，找一个这个行业里面都知道的公司作为标杆，证明我们的质量好，一定是真正合作过的，不然客户到时候真的一调查，你就惨了)
现在本产品CIF to**的价格为：
供您参考，有需要请联系。
(这部分加入你获知的他的信息，套套近乎)
我们公司有自己的贸易公司，同时经营……有需要请联系。
大公司我会这样写：
某某您好(带着职位，我一般写副总，VP **，大公司对职位比较看重)
我是某公司的某某，我们专业生产某产品已经十年。远销n个地区，跟n个客户建立了合作联系。
我们的新工厂已竣工，日产**吨，我们有专业技术*名，精密设备!
能够保证低价，高质量，稳定供应。
如果您对我们的产品感兴趣，我们愿意提供免费样品供您检测。
也欢迎您来我们工厂参观考察!
(这部分加入你获知的他的信息，套套近乎)
落款
为什么要不同呢，因为对于某些大公司而言，你的信件一定要显得正事儿专业，几句话能说明白了也要稍微的显示一下你们的实力，因为我曾经收到了不是一个客户的回复，大体意思为：你这样发邮件是不行的，我们是大公司，不会跟不正规的小公司合作的!
其实他说的很有道理，门当户对，虽然是陋习，但是现在在商场还是很明显!
回复：
这个不需要多说，我写过，请见帖子：
写完这个回复之后，还是要加入一些信息，你对客户的了解，分析，让客户对你产生兴趣。
以上是这个文章的前两个内容，开发信也好，回复也好，一单一个回合拿下来的不多，很多都不了了之，就会进入了跟踪阶段，跟踪客户是个永恒话题，我们前一阶段那么多资源不能轻易浪费掉。
总之，我们发邮件的目的不是为了发邮件，是为了拿订单，那么就要知道如何发邮件才能更有可能拿到订单，不分析，低头去发去碰，也完全有可能，就如同新人，走的就是这步，但是碰的几率很随机，运气好了有一个，运气不好就比较惨，所以我们要学会培养客户。
三、二十条外贸邮件注意事项
外贸邮件的标题首当其冲，一个好的标题就是成功的一半。外贸邮件标题或者叫主题，是整封邮件的灵魂，一个好的标题会起到事半功倍的效果，特别是未与客户建立任何业务往来之前。那么，我们该如何来写外贸邮件标题呢?
1)标题一定要简洁鲜明，尽量避免类似于推销信的主题。比如客户的询盘要求我们发电脑包的价格单，一般人会写成“Price list of laptop bag”。如果客户长期采购或者进口，他的邮件地址一定会被很多公司搜索到，每天会收到很多类似邮件。如果我们把标题改成“The/Your required price list of laptop bag”，效果肯定要稍好。
2)标题不要全部用大写，这样很容易进入垃圾邮箱。
3)标题尽量不要出现标点符号。
邮件正文。外贸邮件几乎体现了我们作为一个业务员的所有专业、技术水平，业务水平。甚至我们自己的性格，修养等等。所以要尽量严格要求自己，不断提升。
1.针对性。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
2.邮件正文字体大小，颜色要统一。且尽量使用国际上比较通用的字体。想要突出的重点部分可用粗体、斜体、鲜明颜色等标示出来。邮件不要全部用大写字母。不要为了显示个
性，或者美观，选一些不常用字体。因为你无法判断客户是否也使用相同的操作系统或者软件，如果客户电脑无此字体，一般会乱码。
3.邮件要简洁朴实，不需要华丽。几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万别写两句，省掉一切能省的废话(不包括适当礼貌性用语)。邮件中尽量不要出现生僻的单词。
4.少用第一人称，少用主动语态，多用被动语态，多用虚拟语气，目的是陈述事件，而不是一看到邮件就我/我们怎么怎么样。多用短句，少用长句，一句话最好只出现一个从句，尽量不要从句里面含着从句，英语毕竟不是我们的母语，句子太长，读起来不顺口，而且还容易产生歧义。尽量用“WE”，“OUR”而不是“I”, “MY”因为业务员代表的是公司，而不仅仅是个人。举个特殊的例子，比如我们要写“经与老板协商后做的决定”，“As discussed with my boss……”，这样写在很多国家都不会有问题，但有些国家理解My boss 是顶头上司的意思，而不一定是老板，客户会觉得这个决定是不是不靠谱，或者还有回旋余地。如果写成“As discussed with our boss…..”，就不会有任何问题。
5.语气不要过于生硬。比如我们经常催客户付款，“Did you make the payment?”，面对面，或者在电话中我们应该这样讲。但如果在邮件中，如果写成“When can we expect to get your payment?”这样不管有没有付，客户会比较好回答。
6.用词。有些词尽量不要全篇都一样，比如“如果”，如果全篇都是“If”，影响不大，但读起来会有些生硬，可以用其它的，如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些词必须全部统一，比如说电脑内胆包，如果我们开始用了“Laptop sleeve”，在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之类的。虽然意思一样，但有可能客户会觉得我们是不是再说两种不同的产品。
7.如果客户的邮件长篇大论，问了很多问题，回复时最好直接在客户问的每个问题下面直接作答，字体和颜色要区分出来，因为这样客户看起来会非常方便。如果全部写在邮件上方，可能客户要一条一条先看下面问题，再看上面答复。
8.精确。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
9.外贸邮件不要写的过长。人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长?
10.公司介绍不要太多，最好一笔带过。客人一般不会有太大兴趣去看的。只有等他对你的产品，价格各方面都有兴趣，他才会要了解一下我们是什么样的公司，什么规模之类的。当然也有客户先要从公司基本信息了解开始，这样就越详细越好了。
11.如果样板单或订单经过了很长时间的谈判，来往邮件也很多，尤其是前前后后改了很多细节，最后确认的时候，写一封总结邮件，详细列出所有细节。同样，与客户电话沟通或者面对面谈的东西先记下来，事后马上写一封总结邮件过去。千万别让客户自己写过来。这样既可以避免以后不必要的纠纷，也让客户觉得我们服务做得好。如一美国客户确认订单的时候写的，
Here I would like to sum up the details of your order as below,
1. Overall size is as per your sample.
2. Color is from #11 in K38.
3. Woven label and washing label are as per your sample.,
4. No HS iron logo.
5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.
6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 3
7.5”
7. A poly bag with printing mentioned.
Please correct me if any point wrong or missed.
12.价格问题。客户一般会一轮一轮砍价，为自己争取最大利益。“It is too expensive”，或者“Your price is too high”很多客户会这样写。回复时不妨这样写，“I think that's a little expensive, but...” 先同意客户的观点，表示价格的确有那么一点点贵，但是……。客户说too，我们说a little，这样一来，先同意客户的观点，气氛不会那么紧张。也留有谈判余地。就算以后再降价，也不至于降太多。然后等转折以后，再解释给客户听，我们的产品为什么要卖这个价钱，差别在哪里，优势在哪里。如果还嫌贵，可以在改动某些材料、配件等把价格降下来。也可以调整一些细节，比如延长出货期，改包装等等，要给客户一种现在的价格是作了改动才有的感觉。价格谈判的核心就是双方都能接受。当然这只是一个大概处理办法，很多情况可能要具体去分析。
13.为了缩短样板或订单整个周期，在往来邮件中，主动帮客户去解决问题。有疑问的，尽量给不同建议让客户选择，而不是简简单单再问客户该如何处理。这样既可以节省时间，也让客户觉得我们专业，服务也好。
14.邮件回复一般当天完成。如果当天无法回复，特别是老客户邮件，最好能给个反馈信息，什么时候能给予答复，比如“We are checking, and will get reply to you by......”。询盘最好能当天回复，尤其是在工作时间收到的询盘，如果即该回复，越快越好，客户一般会反馈。
15.我们可能经常碰到无理的客户邮件写得很Aggressive, 回复邮件时，我们最好保持我们的风度，显示出我们是来自大公司的高素质的销售人员。不管单成与不成，尽量去营造一个和谐的气氛。
16.如果某个业务员与客户处于比较焦灼状态，可以让其它业务员，或者经理以上司或者老板名义暂时协调一下，能取得不错效果。
17.邮件写完后一定要再花几分钟反复检查，是否有语法错误、拼写错误，是否有遗漏内容或者附件，甚至本身的一些人为错误，如价格，出货期等。
18.平时多琢磨客人的邮件，尤其是那些写得比较好的。有意识去模仿他们的行文方式和遣词用句。
19.邮件签名。签名一般显示个人与公司的基本信息，包括地址与联系方式等。还有一些能显示公司实力的认证等信息。
20.信头。就如同信纸，很多公司有自己的信纸，有信头。这个很少有人加，尤其是开发信，因为大多数人崇尚简单，开发信越简单越好。我不这么认为，当客户有询盘进来，你回复的时候，加入信头，会显示出你公司比较正规;发开发信的时候，加入信头，会让你的公司显得正规有实力。