采购人员培训教材

采购人员培训资料

第一章采购人员的标准

一、才能方面：

1、价值分析能力。采购人员必须具有“成本价值”观念，精打细算，随时将投入与产出加以比较；此外，采购人员还必须能够对报价单的内容逐项进行剖析、评判。

2、预测能力。采购人员应能够依据各种资料，研究、判断资源是否充裕；从物品原材料价格的涨跌，能够推断采购成本受影响的幅度；能对物品未来的供应趋势作出预测。

3、表达能力。采购人员必须能正确、清晰地表达所欲采购物品的各种条件，如规格、数量、交货期等；具备“长话短说、言简意赅”的表达能力，以免浪费时间；具有“晓之以理，动之以情”的争取优惠采购条件的表达技巧。

4、专业知识。采购人员必须具有原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等方面的专业知识，能主动开发新来源或替代品。

二、品德方面：

1、公正与诚实。采购人员必须以公平、公正、公开的方式来评价供应商，不可心存偏见，厚此薄彼；以实事求是的态度与供应商来往，不可又欺瞒行为，造成不道德的采购。

2、临财不苟。采购人员对供应商的威逼或利诱必须保持“平常心”，不能因贪图私利损害公司利益。

3、敬业精神。采购人员必须抱有“我主管、我负责”的态度，负责调度项目所需物料，绝不能使项目出现“停工断料”事件。

4、虚心与耐心。采购人员对供应商必须公平礼貌，不可傲慢无理，与供应商谈判过程中需有忍耐、等待的修养。

第二章如何制定订货计划

一、制定订货计划的步骤：制定订货计划应当综合考虑各方面的因素，如市场要货计划、生产加工计划、实际采购能力等。通常订货计划的制定，需要通过以下几个步骤：

订货计划→分析市场需求→分析生产需求→确定订货需求→订货需求

一、分析订货需求：市场需求和生产需求是分析订货需求的两个重要方面。生产需求的大小直接决定了订货需求的大小，同时，我们制定订货计划还得兼顾公司的市场战略及潜在的市场需求量。

1、分析市场需求。即对市场需求计划或市场销售计划进行分析，兼顾市场的潜在需求。包括分析市场要货计划的可信度，市场签订合同的数量、合同剩余量（包括延时交货的合同），并参照相关的历史要货数据，预测其变化趋势，最终得出市场需求结果。

2、分析生产需求。由于我们项目的毛需求量和入库量随着时间的变化，因而需要对项目不同时期的不同生产需求进行分析，以此来确定生产需求。

3、确定订货需求。确定订货需求是根据对市场需求和对生产需求的分析结果，通过一定的订货操作手段，在未来制定的时间内，将指定数量的合格物品采购入库。

二、计算订货容量：

步骤：

采购环境、订货需求、订货信息→计算总体订货容量→计算承接订货量→确定剩余订货容量→订货容量

1、计算总体订货容量。计算供应商的总体订货容量，需要考虑两个方面的因素，即可供给的物料数量和到货时间。例如甲供应商在本月30日前可供应100万匹砖（标砖70万匹，配砖30万匹），乙供应商在本月30日之前可供应80万匹砖（标砖40万匹，配砖40万匹），那么本月30日之前标砖和配砖的总体订货容量未180万匹，标砖110万匹，配砖70万匹。

2、计算承接订货量。承接订货量是指该物料供应商在制定的时间内签下的订货量。其计算过程如下例所示：甲供应商在本月30日之前可供应商在本月30日前可供应100万匹砖（标砖70万匹，配砖30万匹），若已经承接标砖30万匹，配砖40万匹，那么对于标砖和配砖两种砖已承接的订货容量未70万匹。

3、确定剩余订货容量。对某物料的所有供应商的剩余订货容量进行汇总可得剩余订单容量。也可以通过计算总体订货容量和承接订货量之间的差额来确定剩余订货容量。其计算公式为：

物料剩余订货容量=物料供应商总体订货容量-已承接订货量

三、制定订货计划：

步骤：

订货需求、订货容量→对比需求容量→综合平衡→制定订货计划→订货计划

1、对比需求容量。将项目物料需求与供应容量比较，如果物料需求小于供应商容量，这时需求无论多达

都能满足，则项目只要根据物料需求来制定订货计划即可；如果物料需求大于供应商容量，这时就需要进行物料平衡，要求项目根据现有的容量制定合适的物料需求计划，对于不能满足的剩余物料需求则需要从新需求新的处理方案。

1、综合平衡。综合考虑市场、生产、订货容量等要素的影响，分析物料订货需求所能被满足的程度，并确认供应商能否按照规定的时间及数量交货。

2、制定订货计划。制定订货计划主要指确定订货数量和订货时间两个方面。

订货数量=市场需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量

订货时间=要求到货时间-订货周期-缓冲时间

制定订货计划是开展采购工作的基础，是采购工作得以及时、有序进行的有力保证，因此我们应当充分重视。

第三章如何保证采购计划的准确性

由于影响采购计划的因素很多，所以采购人员在拟订好采购计划以后，还必须与项目部或工程部经常保持联系，并随实际情况的改变做出必要的调整与修订，以保证企业正常的生产活动，协助财务部妥善规划资金支付。制定准确的采购计划需要考虑以下几个因素：

一、年度产值计划

在一般的市场状况下，即在供求平衡和供过于求的市场状况下，企业的年度经营计划通常是以产值计划为起点的，产值计划的拟订受到外部不可控因素和内部可控因素的影响。具体而言，外部部可控因素包括国内外政治、经济、文化以及社会环境、竞争者状况等；内部可控因素包括企业的技术水平、原材料供应情况、人力资源和财务状况等。因此要想制定准确的采购计划，必须准确预测产值因素并准确制定产值计划。

二、年度生产计划

一般而言，生产计划是依据产值计划来制定的，而原材料的采购数量又是依据生产计划来定的。因此，如果采购计划制定得过于保守，采购数量少于生产所需数量，就会影响产值；反之，如果采购数量制定得过于乐观，采购数量超过生产所需而产生存货，就会给企业增加财务上的负担。因此，要想制定准确的采购计划必须对需求量进行准确估算，并制定准确的生产计划。

三、用料清单

从生产计划中，只能直接知道所要完成的生产目标，而无法知道某一产品所用的物料数量。因此，确定采购数量还要借助物料清单。在科技含量较高的企业中，产品的变更非常频

繁，用料清单很难随之及时调整，使得以此计算出来的所需物料与实际使用的物料数量货规格方面不相符合，造成采购数量过剩货不足，物料规格过时货无法及时获得。因此，要相制定准确额采购计划，必须依赖于最新最准确的用料清单。

一、存量管制卡

存量管制卡可以用来表明某一材料目前的库存状况，包括账目和物料数量是否一致、物料存量是否全部符合要求。若账目上的数量与实际存量不符，货存量中某些物料的规格不符合要求，将使存量中实际可取用的物料的数量降低。所以，准确的存量管制卡是采购计划准确性的重要保证。

二、物料标准成本的设定

以过去的采购资料未依据，通过对原材料、人工、制造费用等组合货生产总成本的精密计算，设定物料的标准成本。精确设定物料的标准成本，可以缩小计划支出与实际购入价格的差额，保证采购计划的制定更切合实际。

三、生产效率

生产效率的波动，将使物料需求量与实际耗用量之间产生误差。如果企业的生产效率降低，将会提高物料的单位耗用量，使得计划采购数量无法满足生产需要。所以，当生产效率又降低趋势时，采购计划需将此额外的耗用率计算进去以保证它的准确性。反之，当生产效率提高时，也需考虑它所降低的耗用率，以免浪费。因此，要想制定准确的采购计划，还需关注企业生产效率的变化。

通过全面考虑生产、产值计划、用料清单、存量管制卡、标准成本和生产效率，能够最达限度地减少失误，保证所制定的采购计划的准确性。

第四章如何选择招标采购方式

不同的招标采购模式具有不同的特点和运作方式，我们在具体操作过程中应根据自身特点进行选择。在实际运作过程中，一般有如下三种招标采购方式：

一、公开招标采购：

公开招标采购是指采购方以招标公告的方式邀请不特定的供应商来进行投标的一种采购方式。

对招标者而言，公开招标又较大的选择范围，可在众多的投标人之间选择报价合理、交货期短、服务周到、信誉良好的供应商。采用该种招标方式，有利于开展竞争，打破垄断，促使供应商提高工作质量，降低供应成本。但是，对于大型采购项目，审查投标者资格及投标文件的工作量较大，费用较高；另一方面，对投标者而言，从获得招标信息到着手准备竞标，需做大量的工作。参加的竞争者越多，中标的几率就越小，对投标费用的风险考虑

就越大，标价就越高，加大了招标企业和投标企业的经济负担。

二、邀请招标采购

邀请招标采购是指采购方以投标邀请书的形式邀请五个以上特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标对招标者而言，简化了投标者的资格审查及投标文件评审的工作量，提高了工作效率；对投标者而言，提高了中标的几率，减少了投标的风险性。因此，对于技术含量高、技术支持及后续服务又特殊要求，且限于有限供应商能够满足供货条件的项目，多采用邀请招标采购方式。但是，邀请招标限制了投标的范围，又可能排斥一些具有优势的投标竞争者。

一、竞争性谈判采购

竞争性谈判采购，是指谈判小组从符合资格的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判的采购方式。

当采购方公开招标后，如果出现没有供应商投标或没有合格标的的情况，或者是无法按公开招标方式得到，或者碰到不可预见的急需采购情况，可以采用竞争性谈判采购方式；此外，当投标文件的准备和制作需要较长时间才能完成货需要高额费用时，也往往采用竞争性谈判采购方式。

采购方式运用得正确与否，直接影响到企业的采购质量和采购成本。因此，根据所采购项目的具体特点选取相应的模式，对企业降低成本、提高经济效益会起到很大的作用。

第五章如何成功开展招标采购

实践证明，实施招标采购可以大大降低企业的采购成本，同时提高企业的采购商品质量。但是，在实践工作中，进行招标是一件繁杂而又琐碎的工作，容易出现失误，使企业采购工作不能顺利进行，严重影响企业的生产工作。

那么，如何成功地开展招标工作呢？

一、进行资格预审

对供应商资格预审通常包括两个部分，分别是对供应商的合法地位和信誉等进行审查的基本资格预审以及对已具备资格供应商的履行采购项目能力的专业资格预审。

其中，对供应商的专业资格预审主要包括：

1、对经验和以往承担类似合同的业绩及信誉的审查；

2、对履行合同人员情况的审查；

3、对为履行合同任务而配备的机械、设备等硬件设施的审查；

4、对公司售后维修服务网点分布、人员结构的审查；

5、对公司财务状况的审查等。

6、采购单位在规定的时间内，按照资格预审文件中规定的标准和方法，对提交增加预审申请书的供应商进行上述方面的审查，以确定参加投标的供应商名单。

一、编制招标文件

招标文件是供应商准备投标和参加投标的依据，也是采购单位实行评标的重要依据。招标文件的大部分内容都要列入合同之中，这些文件是采购合同签订所遵循的依据。准备招标文件是一个重要环节，它直接影响到采购的质量和进度。招标文件主要包括以下内容：1投标人需知。他是具体的投标规则，也是投标商在投标中所应遵循的重要依据。只要内容包括：

（1）投标保证金的要求；

（2）评标的标准和程序；

（3）投标的程序、资金来源；

（4）货物原产地要求；

（5）招标文件和投标文件的澄清程序；

（6）投标文件的内容要求，投标语言要求；

（7）投标价格和货币规定，修改和撤销投标的规定；

（8）标书格式；

（9）投标有效期、截止日期；

（10）开标时间、地点等。

2、合同条款，包括一般合同条款和特殊合同条款。

一般合同条款包括：

（1）买卖双方的权利和义务；

（2）运输、保险和验收程序；

（3）价格调整程序；

（4）付款条件、程序以及支付货币的规定；

（5）履约保证金数量、货币及支付方式；

（6）不可抗力因素；

（7）延误赔偿和处罚程序；

（8）合同终止程序；

（9）解决争端的程序和方法；

（10）合同适用法律、税收的规定等。

特殊合同条款包括：

（1）一般合同条款的增减；

（2）保险的要求，交货条件；

（1）履约保证金的具体金额和提交方式，付款方式和货币要求；

（2）解决争端的具体规定；

（3）零配件和售后服务的具体要求等。

3、技术规格。它规定了所购货物、设备的性能和标准，是招标文件和合同文件的重要组成部分。货物技术规格一般采用国际货国内公认的标准，除不能准确货清楚地什么你招标项目的特点外，招标文件中规定的各项技术规格、不得要求或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地货生产厂家，不得又倾向偏袒货排斥某一有兴趣投标的法人或者其它组织的内容。

4、投标书的编制要求。这是招标单位对投标供应商投标内容的书面声明的一种规定。其内容主要包括：

（1）投标文件的构成；

（2）投标保证金的数量；

（3）总投标价，应分别以数字和文字形式表示；

（4）投标书的有效期等。

5、供货一览表、报价表和工程量清单。

供货一览表应包括采购商品品名、数量、交货时间和地点等。

一、发布招标通告

标书编制完成后，就要选择一定的媒体进行招标通告的发布。招标通告的内容因项目而异，一般包括：

（1）采购实体的名称和地址；

（2）资金来源；

（3）采购内容简介；

（4）获取招标文件的办法和地点；

（5）希望货要求供应货物、工程竣工或提供服务的时间表；

（6）采购实体对招标文件收取的费用及支付方式；

（7）提交投标书的截止日期；

（8）投标保证金的金额要求和支付方式；

（9）开标日期、时间等。

通过以上三步工作，招标程序完成，接下来就等供应商进行投标了。

第六章如何进行评标

招标方在招标工作完成后，就要对投标文件进行评审，以确定最后中标的供应商。主要有以下几个步骤：

一、初步评标

初步评标报价简单，单却是非常重要的一步。其内容包括：

1、审查投标文件是否完整；是否按规定提交了投标保证金；文件签署是否合格；投标书是否大体编排有序且基本符合招标文件要求。

2、审查投标书是否实质性响应了招标文件的要求。实质性响应的投标应该是招标文件

的全部条款、条件和规格相符，没有重大偏离或保留。如果投标书实质上没有响应招标文件的要求，评委会将予以拒绝。投标人不得通过对招标文件修改或撤销不合要求的部分而使其投标具有响应性。

3、看其是否有计算上的算术错误。修正错误的原则如下：当单价予数量的乘积和总价

不一致时，一般以单价未准修改总价。只有评委会认为单价又明显的小数点错误时，才能以标出的总价为准，并修改单价。

4、评委会可以修改投标中不构成重大偏离的、微小的、非正规的、不一致或不规则的

地方，但这些修改不能影响任何投标人的名次排列。

5、当价格缺乏竞争力时，视为废标。

二、详细评标

在完成初步评标以后，就进入下一步的详细评定阶段。只有在初步评标中合格的投标，才有资格进入下一阶段。一般情况下，详细评标分商务评审和技术评审两个方面，当然，也不排除评审资质信誉及售后服务等。

1、商务评审主要考察成本、财务及经济方面的内容，主要内容如下：

（1）投标报价的可靠性；

（2）报价结构或分项报价的合理性；

（3）经营成果、财务状况及银行资信；

（4）优惠条件，如商业折扣等。

2、技术评审主要考察投标人的技术实力、方案的科学性、方案的可靠性及项目的实施能力等，主要内容如下：

（1）对招标文件中质量、技术说明或要求（包括图纸）的理解深度及响应深度；

（2）进度计划或交货期限的有效性、科学性及严谨性；

（3）项目实施能力、经验及质量的控制与保障措施的合理性与可行性（包括分包单

位）；在技术方面建议的可行性和有效（效益）性等。

三、编写并上报评标报告

按照我国《招标投标法》第四十条的规定，评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。招标人在根据评标委员会的推荐直接确定中标人。

评标报告是评标委员会评标结束后提交给招标人的一份重要文件。在评标报告中，评标委员会不仅要推荐中标候选人，而且要说明这种推荐的具体理由。评标报告作为中标人定标的重要依据，一般应包括以下内容：

1、对投标人的技术方案的评价、对技术、经济风险的分析；

2、对投标人技术力量、实施条件的评价；

3、对满足评标标准的投标进行排序；

4、需要进一步协商的问题及协商应达到的要求。

四、资格后审

进行资格预审的，一般不再进行资格后审，单招标文件另有规定的除外。

资格后审是指在投标前没有进行资格预审，在开标后对投标人进行的资格审查。采取资格后审的，招标人应当在招标文件中注明对投标人的资格要求。招标人不得随意改变资格条件或者以没有注明的资格条件对潜在投标人或者投标人进行资格审查。经资格后审不合格的投标人的投标应作废标处理。

资格审查主要审查潜在投标人或者投标人是否符合下列条件：

1、具有独立订立合同的权利；

2、具有履行合同的能力，包括专业技术资格，资金、设备和其他物质设施状况，管理能力和经验信誉；

3、没有处于被责令停业，投标资格被取消，财产被接管、冻结、破产状态；

4、在最近三年内没有骗取中标和严重违约及重大工程质量问题；

5、法律、行政法规规定的其他资格条件。

五、授标与合同签订

1、授标。评标结束后，招标方开始授标。评标委员会会选定授标公司后，发给该公司临时授标通知书，书面告之将招标项目临时授给中标的公司。得到临时授标通知书的投标人不一定就是合同的最终签约人。一般来说只要临时授标的公司在授标后不出现重大经营问题，被授标的公司就能得到手表的项目。

2、签订合同。授标确认后，投标方所投的投标书中标，进入签订合同阶段。双方联系

合同事宜，就合同的有关内容进行协商，达成一致意见后，招标方将合同送交有关部门进行审批，得到同意后双方即可签署合同。