医疗机构管理档案

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医疗机构管理档案

医疗机构管理档案

医疗机构名称:

档案编号:

内蒙古自治区卫生厅医政处制

设置医疗机构申请书

设置单位(人):(章)

年月日

设置医疗机构批准书

批准文号:字()第号

经核准同意按照下列事项设置医疗机构:

类别:

名称:

选址:

床位(牙椅):

服务对象:

诊疗科目:

投资总额:

注册资金(资本):

其他:

本批准书有效期:至年月日止。

批准机关:(章)

年月日

资信证明

注:无上级主管部门的设置单位或者个人应当提交银行出具的资信证明。

医疗机构法定代表人任职证明

卫生厅(局):

兹证明同志具备完全民事行为能力,符合《医疗机构管理条例实施细则》规定的条件,经正式任命(选举,选聘)拟在担任职务,是该医疗机构的法定代表人,按照规定代表医疗机构行使职权。该同志不属(属)党和国家机关、事业单位、社会团体干部或离退休干部兼职。

该同志兼任其他职务情况:

特此证明

人事主管部门(章) 上级主管部门(章)

年月日

注:另附法定代表人的任职文件和原任职务的免职文件。

医疗机构法定代表人签字表

医疗机构分类登记审检书

医疗机构名称:

设置单位(人):

法定代表人(主要负责人):

申请日期:

医疗机构分类登记审批表编号:

政府机关、事业单位、企业、社会团体和其他社会组织及个人。资金性质指财政投入、法人和个人投资、社会捐赠、贷款等。

医疗机构申请执业登记注册书

设置单位(人)(章)

组建负责人(章)

登记号

(医疗机构代码)

申请日期

批准文号

中华人民共和国卫生部制

填表说明

附表5—1—1

1.此表为医疗机构向登记机关申请《医疗机构执业许可证》时专用。

2.医疗机构代码按照卫统发(1991)第6号文件《卫生单位名称代码及数据库管理办法(暂行)》和补充规定的有关规定填写。

3.附表5—2隶属关系;在后面的括号中填写应选项目的号码,只能填一个。

4.附表5—2所有制形式;在后面的括号中填写项目的号码,只能填一个。

5.附表5—2服务对象;填写要求同4。

6.附表5—2法定代理人;医疗机构拥有法人地位者;只填写其法定代理人的姓名;医疗机构若无法人地位,则填写具有法人地位的主管单位的法定代理人姓名及本医疗机构主要负责人情况。

7.附表5—3在诊疗科日代码前的口内用划“√”方式填报。

8.附表5—3医疗机构凡在某一级科目下设置二级学科(专业组)的,应填报到所列日;未划分二级学科(专业组)的,只填报到一级诊疗科目。在某科目下只开展门诊服务的,应在备注栏注明“门诊”字样。

9.附表5—3只开展专科病诊疗的机构,应填报专科病诊疗所属的科目,并在备注栏注明专科病名称,如颈椎病专科诊疗机构填写“骨科”并于备注栏注明“颈椎病专科”。

10.附表5—4在每项空格中填写相应项目的人数。

11.附表5—4—1职工总数:按支付工资的职工(固定工、合同丁)统计。包括医院等卫生机构中的幼儿园、托儿所、药厂等附属机构的职工。不包括临时工,计划外用工,离、退休人员:也不包括独立核算、自负盈亏的服务公司的职工。“职工总数”应为“卫生技术人员数”,“其他技术人员数”和“行政后勤人员数”

之和。

12.附表5—4—1人员分类;医疗机构的人员按现任职务划分(通过考核及晋升,技术职称与职务应一致,如有不一致的情况应以职务为准),不按所学的专业划分。医疗机构的负责人和主要从事管理工作的卫生技术人员计入“行政后勤人员”中。

13.附表5—4—1第一行卫生技术人员数应为“中医医生”,“西医医生”、“中药人员”、“西药人员”、“检验人员”、“护理人员”、“放射技术人员”、”口腔技术人员“及”其他卫技人员“之和。附表5—4—1第一行”其他技术人员“与”行政后勤人员“之和应大于等于附表5—4—2管理人员”、“工程技术人员”、“财会人员”及“其他人员”之和。

14.附表5—4—1具有医疗、教学或科研多职称的卫生技术人员还应填写“研究人员”、“教学人员”中相应项目。“其他中医”指尚未评定技术职称的中医。“其他初级卫生技术人员”包括防疫员、检疫员、消毒员、牙科技术员、理疗、放射线技术员、营养员、妇幼保健员、接生员等初级卫生技术人员和中医学徒。

15.附表5—4—2管理人员;医疗机构的负责人和职能科室的各级管理人员按职称分类计入“管理人员”的各项中,财会人员除外。

16.附表5—4其他人员;指原在大专院校,中专学过数学、物理、化学等非卫生专业、现从事科研、教学、医疗器械修配、卫生宣传等技术工作人员,不包括原学这些专业,现从事管理工作的人员。

附表5—1—2

17.附表5—4康复治疗人员指从事运动治疗、作业治疗、言语治疗、物理因子治疗和传统康复治疗的人员。18.附表5—5普通设备按医疗机构基本标准中的医疗设备标准逐项填写。

19.附表5—6凡是在1994年9月1日以前开业的医疗机构要填写此项,在1994年9月1日以后中请新开业的医疗机构可不填写。

20.附表5—6出院人数;指所有住院后出院的人数。包括正常分娩及未产出院的产奸、住院经检查无病出院、未治出院及健康人进行人工流产或绝育手术后正常出院等非病人数。

21.附表5—6平均开放病床数,以及实际开放总床日数“被本年日历日数(365天或366天)除所得的商数。22.附表5—6实际占用的总床日数;指各院各科每日夜晚12点钟实际占用病床数(即每日夜晚12点钟的住院人数)的总和。包括实际占用的1临时床在内。病人入院后于当晚12点钟以前死亡或因故出院的病人,亦应作为”实际占用总床日数“一天进行统计,同时亦应统计”出元者占用总床日数“一天,入院及出院人数各一人。

23.附表5—6实际开放总床日数:指本年内各科每日夜晚12点钟开放病床数总和,不论该床是否被病人占用,都应计算在内。包括因故(如消毒、小修理等)暂时件用的病床,不包括因医院病房扩建、大修理或粉刷而停用的病床,以及临时增设的病床。

24.附表5—6出院者占用总床日数;指出院者(包括正常分娩、未产出院,住院检查无病出院、未治疗出院及健康人进行人工流产或绝育手术后正常出院者)住院日数的总和。

25.附表5—6出院者平均住院日计算公式:

出院者占用总床日数

出院人数

26.附表5—6床位周转次数计算公式:

出院人数

平均开放病床数

附表5—6床位使用率计算公式

实际占用总床日数

实际开放总床日数

28.附表5—6平均每一门诊诊疗人次医疗费(元)计算公式:

上一年全年门诊医疗费用总数(元)

上一年全年门诊诊疗人次总数

门诊医疗费用包括:挂号费、药费、检查治疗费等门诊收入。

29.附表5—6平均每一出院者住院医疗费(元)计算公式:

上一年全年出院者住院医疗费用总数(元)

上一年全年出院总人数

住院医疗费用包括:床位费、药费、手术费、检查费等费用。

30.附表5—6山院者平均每天住院医疗费(元)计算公式:

平均每一出院者住院医疗费(元)

住院者平均住院日

附表5-2

医疗机构简况

附表5-3-1 诊疗机构诊疗科目申请表请在划“√”

附表5-3-2诊疗机构诊疗科目申请表请在口中划“√”

附表5-3-2诊疗机构诊疗科目申请表请在口中划“√”

人员情况(二)

附表5-5 仪器设备情况

文书工作与档案管理考试题

《文书工作与档案管理》试题A卷 一、填空(每空1分,共16分) 1.公文的秘密等级通常分 为、、 三种。 2.纵观文书工作的全过程,文书工作的作用归纳起来主要有以下几个方 面:、、 、。 3.收文处理程序中的“收进阶段”,包 括、、、 、、 六个环节。 4.信访文书的特点 是:、 、 。 二、选择(为每题选出一个正确答案,将其序号填在该题的横线处。每题1分,共8分) 1.上级机关向所属的下级机关、单位一次性行文称。 (1)逐级行文(2)多级行文(3)直达行文 2.撰写公文的原始稿本称为。(1)定稿(2)草稿(3)修改稿 3.收文登记的作用是。 (1)管理和保护作用、查找和检查作用、统计和催办作用、责任和凭证作用 (2)有利于发挥文书部门的助手作用、有利于提高办文质量 (3)使文书处理开始进入实质阶段、有利于加强对文书处理工作的领导 4.1954年全国第一次档案工作会议通过并经中共中央批准,我国实行由。(1)档案部门立卷的制度 (2)文书部门立卷的制度 (3)档案与文书部门共同立卷的制度 5.是文书工作“四化”的核心。 (1)规划化(2)科学化(3)自动化 6.立卷机关的年度工作总结应立在卷内。 (1)永久(2)长期(3)短期 7.收文处理工作的关键性环节是。 (1)拆封(2)催办(3)办复 8.存档工作的关键性环节是。 (1)平时归卷(2)年末集中归卷(3)定期归卷 三、名词解释(每个4分,共16分) 1.分发 2.签发

3.收文登记 4.组合案卷 四、简答题(每题10分,共30分) 1.文书工作的性质: 2.核稿的任务: 3.文书管理的原则: 五、将下列文件组成两卷,说明各卷是按什么特征组成的,并分别给每卷拟一个案卷标题(共30分) 1.辽宁省进出口公司关于沈阳经济开发区对外贸易情况的调查报告; 2.日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳市金属材料总公司的函; 3.辽宁省进出口公司关于大连经济开发区对外贸易情况的调查报告; 4.辽宁省进出口公司关于营口经济开发区对外贸易情况的调查报告; 5.沈阳市金属材料总公司关于罗纹钢定货问题给日本株式会社的复函; 6.日本株式会社关于罗纹钢定货问题给沈阳金属材料总公司的复函 《文书工作与档案管理》试题B卷 一、填空题(每空1分,共15分) 1、秘密等级通常分为、、三种。 2、从行文方向来看,下行文可采取、、等方式。 3、我国党政机关现行的文书工作组织形式,主要分为和两种。 4、收文处理总程序的阅办阶段包括阅文、、、、、办复、注办和暂存八个环节。 5、文书管理,就是对文书工作的、和。 二、选择题(只有一个正确答案,每题1分,共15分) 1、以下文种中不属于下行文的是。 A、命令B、报告C、决定 2、是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 A、文书B、公务文书C、通用公文 3、文书工作的安全原则,一是指上的安全,二是指上的安全。 A、经济;法律B、政治;物质C、物质;法律 4、制定是建立岗位责任制的中心环节。 A、职务内容B、职位标准C、责任制度 5、拆封的任务不包括。 A、清点和核对B、核查和签字C、检查和处置

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段,将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档,通过系统建立与各类相关信息的索引,使得办理事务时,可以非常方便的调用各种资料,提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块,实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来,艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中,这给档案管理、应用带来很多难题:首先,实物档案资料随着档案资料数量的增大,安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力;其次,档案资料的实物形式限制了流通效率,存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

气象档案有关管理规章制度

气象档案有关管理 规章制度

阿左旗气象局气象记录档案移交管理办法 气象记录档案和原始气象记录资料是气象台站长年积累起来的历史数据,是国家重要的信息资源和宝贵财富,是日常气象业务和科研不可缺少的依据。为进一步做好气象记录档案的汇交工作,确保移交过程中的安全,特制订本办法。 一、气象记录档案的移交管理工作,主要领导亲自抓,分管领导具体抓,任务落实到人,责任落实到人。 二、气象档案移交、各负其责。 三、移交的档案必须按规定进行整理组成案卷并填写《档案移交目录清单》1式3份,移交方案经局长批准后报盟气象局业务科,盟气象局业务科批准后方可移交。

阿左旗气象局气象档案保管环境要求和防护措施 一、档案库周边的基本要求 档案库要远离有易燃、易暴物的场所和有害气体污染源的地方。 应选择地势较高、场地干燥、排水畅通、空气流通的地方。 交通方便,便于档案运送、装卸和消防疏散。 二、档案库安全要求 库房门窗应紧密、牢固、防火、并有防盗门窗等防护措施。 档案库外应设水消防系统,配备3-5个灭火器。给、排水管道不应穿越档案库。 档案库电源开关应设于库外,并有防止漏电的安全保护装置。 档案库应设有防雷设施。 三、档案库防护基本要求 档案库温湿度要求为:温度14-24℃,相对湿度45%-60%。温湿度昼夜波动幅度为:温度±2℃,相对湿度±5%。 “六防”设施 防潮:档案库周围应有通畅的排水系统,防止积水。夏季应控制库内的温度和湿度,可采用空调、机械通风。 防火:档案库内应设有安全防火及消防系统设备,有条件的应设置安全防火自动报警装置。建立严格的安全防火制度,库内严禁明火装置和使用电炉、及存放易燃物品,严禁吸烟,安全使

企事业单位档案管理基础-测试1

试卷提交时间:2014-06-07 14:53:37.78 试卷得分:40.0 1、题型:判断题分值:2 档案移出登记以移入档案次数为单位编号登记的,每一次移出档案,无论数量多少,都只占有一个顺序号。 正确 错误 答案错误 2、题型:判断题分值:2 不同行业、系统的企事业单位形成不同专业内容的文件材料和档案。 正确 错误 答案正确 3、题型:判断题分值:2 档案登记就是以簿、册、表、单等形式,记载企事业单位档案的有关事项,以揭示其过程、现状和变化的档案统计调查方法。 正确 错误 答案正确 4、题型:判断题分值:2 重点保管的档案要单独排放,并采取相应的重点保护措施。 正确 错误 答案正确 5、题型:判断题分值:2 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合价值排列。 正确

错误 答案错误 6、题型:判断题分值:2 首次鉴定是归档后对文件材料进行初步的筛选,区分其不同的价值,为档案的整理、保管、利用打下了基础。 正确 错误 答案错误 7、题型:判断题分值:2 维护企事业单位档案安全的具体要求就是保证档案实体的安全。 正确 错误 答案错误 8、题型:判断题分值:2 档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件。 正确 错误 答案正确 9、题型:判断题分值:2 企事业单位档案分类编号方案的主要内容包括档案分类的原则和方法。 正确 错误 答案错误 10、题型:判断题分值:2 “帐内”文件材料是指不经过收发文登记环节处理的文件材料。 正确

错误 答案错误 11、题型:判断题分值:2 档号唯一性意即一个档号只能对应一件档案。 正确 错误 答案正确 12、题型:判断题分值:2 文字式编研成果是以书面叙述为主要表达方式,详尽地叙述反映档案信息的编研成果。 正确 错误 答案错误 13、题型:判断题分值:2 组织机构分类法即按本单位内部的组织机构设置类别,对档案进行分类。 正确 错误 答案正确 14、题型:判断题分值:2 档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档,进入“保存阶段”后所发挥的作用。 正确 错误 答案正确 15、题型:判断题分值:2 企事业单位档案工作的管理性之一是指档案工作是企事业单位各项职能管理和基础管理工作的基础和条件。 正确

文书档案工作心得体会范文_心得体会.doc

2012年8月文书档案工作心得体会范文_心 得体会 是由转化而来的,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。档案是单位各项的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作,实现文书档案的规范化、科学化,是新时期文书和档案管理人 员的历史责任。笔者从事文书和档案管理工作多年,结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。 一、争取领导重视是做好工作的前提 1、爱岗敬业,争取领导的重视。领导是否重视文档工作,在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此,要想使单位的文书档案工作有起色,首先要争取领导重视,文档工作人员还要注重完善自我,热爱本职工作,忠于职守,忠实肯干,发挥主观能动性,干出业绩,干出水平,让领导满意,更好地为单位的发展服务。 2、加强宣传,增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视,大多都是因为缺乏档案意识,认为文书和档案工作不是主要的部门,可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先,要勤向领导汇报文书和档案工作情况,使领导受触动、受启发;其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。 二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路

随着改革的深入发展,文档管理面临着许多亟待解决的问题,诸如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决。 1、掌握现代化管理技能,提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与造化办公相衔接,系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,这种现代化管理技术,迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求,也是文档工作者的努力方向。所以,文档管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文档管理人才。 2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解铪同,对同一个文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的现象,影响案卷的质量,给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,不仅省时省力,而且利用计算机检索达到方便快捷,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机管理优势,提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。 三、加强在职教育,提高文书档案管理人员的整体素质 文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应工作的需要,要充分发挥档

关于医疗保险档案管理的重要性思考

关于医疗保险档案管理的重要性思考 医疗保险档案是医疗保险工作的真实记载,也是我国社会主义保证体系的重要组成部分,医疗保险档案管理的有效性与高效性直接关系着在保居民的切身利益,本文主要分析医疗保险档案管理的重要性,希望能为相关人员带来一些帮助。 标签:医疗保险;档案管理;对策 医疗保险制度是我国特色社会保证体系的重要组成部分,随着我国医疗保险改革的不断深化和建设,以取得很大的成就,但是仍然需要不断的进行完善,目前医疗保险档案管理队伍素质普遍较低,流动性人员方面还没有形成很好的管理机制,本文主要研究医疗保险档案管理的重要性。 1 医疗保险档案管理的重要性 医疗保险制度是我国社会保证体系的重要组成部分,是对未来不确定的一种赔偿制度,医疗保险制度的建设需要依照国家以及单位的力量才能完成。医疗保险档案是医疗保险经办机构在医疗保险工作中形成的文字、电子文档等具有保存机制的原始记录既是医疗保险事业的真实记录,同时也是个人直接使用的原始资源。在相关规定中指出办理社会保险过程中形成的记录证据等都需要进行收集、整理等,不得存在篡改伪造等。社会保险业务档案的保管分为定期保管和永久保管两种,社会保险业务保管定期保管期限为最低保管期限,对于永久包干中需要登记材料,保管期限为100年等。 2 加强医疗保险档案管理的措施 随着我国保险改革的不断推进,医疗保险档案管理水平得到很大的提高。但是仍然存在不少的问题。 2.1 医疗保险档案管理存在的问题: 医疗保险档案管理人员专业素质不强,由于医疗保险档案管理存在种类多专业性强的特点,因此一些管理人员就存在心理上的反感,没有太高的学习性,造成在工作中服务意识不强,办事流程不熟练等,严重影响了工业人员在参保民众中的形象。在医疗保险档案管理中还存在档案资料不完善的地方,这些档案不仅存在电子形式,同时也与很多纸质档案,为档案的收集和整理带来很多的麻烦。针对一些流动性人员目前还没有形成成熟的机制,存在很多不流畅的办事流程以及一些人为的障碍。 2.2 加强医疗保险檔案管理的措施: 针对医疗保险档案管理存在的不足,本文建议从以下几方面进行完善。随着

浅谈气象观测装备档案电子标准化管理

浅谈气象观测装备档案电子标准化管理 发表时间:2018-09-04T14:24:49.280Z 来源:《防护工程》2018年第9期作者:胡滨 [导读] 材质特殊、不易保存管理等特点,如何做好气象观测档案资料的长期完好保存已成为档案管理部门不得不认真对待且要妥善解决的问题。因此,有必要建立一套气象观测装备档案电子标准化管理系统。 胡滨 深圳市博普工程技术有限公司广东深圳 518000 摘要:气象观测档案作为气象行业的专业档案,是气象档案馆的主要馆藏内容,具有数量巨大、材质特殊、不易保存管理等特点,如何做好气象观测档案资料的长期完好保存已成为档案管理部门不得不认真对待且要妥善解决的问题。因此,有必要建立一套气象观测装备档案电子标准化管理系统。 关键词:气象观测;装备;电子;标准化管理 导言:随着综合气象观测系统的不断完善,已初步建成了包括多普勒雷达、国家级自动站、区域自动站、土壤站、交通站、水汽站等多种综合气象观测装备。并且随着山洪地质灾害气象防治保障工程的建设,各类综合气象观测装备还在不断增加。该系统已初步实现了气象观测装备档案的检索、借阅等的电子化管理,大大节省人力和时间。 1观测档案环境管控依据 具体依据如下:国家《档案法》、《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)、《档案安全保护技术管理暂行规定》及国家气象专业档案管理相关技术规范。就气象观测档案而言,由于大量的自记纸材质和迹线材质与普通档案纸张存在一定差异,因此对档案库房温湿度的要求也更加严格,以确保档案库房内保持科学合理的温湿度范围,以有利于观测资料的长期完好保存。按照一般档案管理经验,多数蛀虫和霉菌的生存温度在10℃以上,低于这个温度,害虫即丧失活动能力和停止繁殖,而湿度在65%以下,多数霉菌就不能正常发育。 2气象观测装备档案管理存在的问题 长期以来,气象观测装备档案管理处于传统手工模式管理阶段,气象观测装备档案频繁的借阅、检索、查询等易造成部分纸质档案的毁损及丢失。目前主要存在以下问题: (1)气象观测装备档案管理仍处于传统手工模式管理阶段,仍停留在只重视纸质文件的保存与管理,使得气象观测装备档案的查询仍依托于纸质原件的检索且原件易损毁丢失。 (2)气象观测装备档案的保存与管理未能标准化。气象观测装备档案的有效利用可为后期气象观测装备建设规划提供重要依据,促进气象观测装备有效、合理、可持续发展。而目前气象观测装备档案的保存与管理比较混乱,其原因中之一是因为未能明确气象观测装备档案管理的统一标准,造成盲目收集资料,归类较杂乱,缺乏系统性。 (3)气象观测装备档案的保存未能实现统一。譬如,气象观测装备可研报告、批复文件、采购合同原件、气象观测装备入库单、调拨单、固定资产调拨单、培训文件等不同科室保管,其设备安装等相关资料由具体承建单位保管。档案管理人员一般均都为非专职且不固定,这样使得同一个项目的档案分散于各个单位,不利于档案管理工作的规范、高效开展。同时随着档案管理人员工作岗位的调整与调动,容易出现原始档案查找困难的现象。 3气象观测装备档案电子标准化管理 3.1电子文件损坏时的修复 由于纯文本文件中只包含数据元,没有结构信息和控制信息,所以损坏区域只能发生在文件的数据区内或存贮介质的文件系统控制信息区内这两种情况。下面对该两种情况分别进行分析: (1)损坏发生在某一文件的数据区内时。这种情况如果是物理性损坏,则不管采用何种方法都不能直接修复被损坏的数据,除非使用备份数据进行修复,但未损坏部分的数据可全部修复。如果是逻辑性损坏,并且损坏了数据元,该种情况同物理性损坏一样;如果是逻辑性损坏,但没有损坏数据元,只增加了无效信息(病毒攻击往往是这种情况),则可全部修复。 (2)损坏发生在存贮介质的文件系统控制信息区内时。这种情况发生时文件中的数据并没有被损坏,只是文件定位信息被破坏,如果在一个存贮体内的所有文件都是以复制追加的方式进行保存,中间不进行删除、覆盖、编辑的操作,则所有文件的物理存贮区域都是按顺序进行的,如果文件的首行和尾行都带有标识内容(中国气象局制定的地面气象模式资料格式文件就属于该类型的文件),则所有文件都可修复,并且也很容易;否则修复难度较大,并且不能保证所有文件的修复。 3.2气象观测装备档案电子标准化管理系统主要功能 气象观测装备档案标准化管理是各个单位将纸质文件形成电子文件后,对电子文件按照统一标准进行分类整理归档,该系统通过后台即可实现同一项目资料的汇总,实现了气象观测装备档案电子标准化统一管理。通过气象观测装备档案电子标准化管理系统,从前期气象装备建设立项依据,到中期政府采购合同的签订与实施,到各类气象装备的出入库调拨信息,到后期各类综合气象观测装备的安装、使用等各类相关纸质文件均能够与电子文件实现无缝挂接。 3.3环境监控设计 (1)温湿度调控。温湿自动调控系统主要由温湿度主控微机、综合智能控制器、温湿度传感器和空调、除湿机、加湿机等外围设备组成。综合控制器负责实时采集各库房内的温度、湿度数据,将数据上传到控制微机,并接收控制微机下达的各种控制指令,自动打开或关闭空调、除湿机、加湿机等外围设备,实现对各库房内的温度、湿度自动调控。在铺设传感器采集环境信息时需要注意,尽管监测点越多,越能真实反映此区域的温湿度状况,但这是以增加投入为代价的,所以作为档案管理部门应从多方面综合考虑,结合自身实际情况,客观、科学、合理地确定监测点数与监测面积。 (2)库房火灾管理。受档案库房环境制约,完善的气体自动灭火设施是火灾防控的重中之重,常用的灭火方式有超细干粉、七氟丙烷、二氧化碳等几种,综合考虑灭火效率、毒性、储存安装方式及场所要求、造价成本、使用周期成本等指标,运用适合的灭火装置,可以有效对库房火险进行风险防控管理。 (3)库房水浸检测。自来水等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况也是在档案库房管理过程中常常遇到的问题,尤其是对于北

关于加强档案管理基础工作的思考

关于加强档案管理基础工作的思考 提要:档案是从现行的各种原始记录材料有条件地转化来的,它既是单位或个人在社会活动中出于需要自然形成的产物,又是人们有目的、有意识选择和保留的结果。档案管理基础工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用、统计八个工作环节。本文主要针对档案管理基础工作存在的问题进行探讨,并提出了实行标准化、规范化的工作程序和方法,以提高档案管理基础工作水平,适应档案管理工作现代化发展进程。 关键词:档案管理;基础工作;现代化 随着社会的不断进步和发展,社会各项事业对档案的依赖性越来越强,档案在社会各项事务中的作用也显得越来越重要。这样就对档案管理工作提出了更高的要求,档案工作的现代化成为适应形势的必然结果,而档案工作的规范化、标准化也成为实现档案管理现代化的重要中间环节,实现档案工作的规范化和标准化除了搞好硬件建设的同时,做好档案管理的基础工作就尤为重要。 一、档案管理基础工作存在的问题 众所周知,计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据,信息必须是准确和科学的,否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。 目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面: 1.档号不规范没有目录号一卷多册现象较多 2.案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍 3.大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用 4.许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现 5.组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的 6.案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。 从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。 二、实行标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平 从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 1.全面普查案卷,去糟取精 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性

浅谈文书工作对文书档案管理的重要性 摘要:文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要 工作,它对于提升机关、企事业管理实效,对内提高文秘工作效率,对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度,既体现一个单位的工作面貌和工作作风,又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作,而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此,本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。 关键词:文书工作;文书档案管理;重要性 文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的 水平联系到单位档案资料的质量,只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理 的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、 文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在 公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作,它通过文书的制发、处理与 管理等一系列相互衔接的程序和环节,构成机关信息转运与处理的流程。文书工 作可以有效地推进机关工作,沟通对内对外联系,为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系 文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程,是密不可分的两个环节。正确处理二者关系,使之有机结合,规范衔接,对于做好文书处理工作和档 案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础 是在企业生产经营过程中,发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件 材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文,档 案来源于公文,公文质量的高低直接影响着档案的质量,因而,我们在实际工作 中把各种文书办理完毕之后,通过立卷、归档工作,把其中有利用价值的文件变 成档案保存起来,对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都 起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续 简单的讲,文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、 鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中,首要的程序是收集,而收集工 作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高,那么档案材料的收 集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进 文书工作质量直接影响着档案质量,没有完整齐全的文件,也不可能有完整 齐全的档案,文书处理工作做好了,就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说,档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要 审查归档文件是否齐全,组卷工作是否合理,保管期限是否准确,实际上是对文 书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否 完整、分类组卷是否规范等,对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通 一是在归档中,经常会存在文件收集不够完整,比如有的只有底稿缺正文,

医保档案管理存在的问题及建议

龙源期刊网 https://www.360docs.net/doc/519802857.html, 医保档案管理存在的问题及建议 作者:杨亚伟 来源:《卷宗》2016年第03期 摘要:随着社会科学的进一步发展,对医保档案管理提出了更高的要求。本文针对现阶 段医保档案管理存在的问题进行分析研究,认为现阶段存在的主要问题有:缺乏专业档案管理人才,缺乏先进档案管理专业设备,缺乏科学合理的管理方法。并认为,医保档案管理需要各部门全力配合,通过加强档案管理人才的培养以及引入先进科学设施、方法等措施才能推动医保档案管理步入现代化进程。 关键字:医保;档案;管理 1 序言 档案事业是一项崇高的事业,是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案管理,可以更快捷便利地查阅信息,大大提高了各项工作的效率。医保档案是医保管理及各项医疗卫生活动形成的历史资料,为医保管理提供大量的参考信息,对提高医保服务决策的准确化和科学化信息化医保建设极为重要。伴随医保改革的不断深入发展,医保服务模式的不断改变,医保档案管理存在的问题显现出来,如何实现医保档案信息的科学规范化管理,提高医保档案管理的工作效率,日益受到更多人的关注。 2 医保档案管理存在的问题 2.1 医保管理机制不健全 随着社会的进步发展,使得档案管理工作形式多样化,档案范畴也逐渐扩大,但目前看来,医保管理模式仍不健全,制约了医保档案管理现代化进程。医保大量档案管理材料分散管理,缺乏相关规章制度制约,没有严格的考核,管理体制不够健全,或有相关管理体制,但是缺乏监管制约机制,执行不力,形同虚设等大大浪费了档案管理的人力物力,严总影响医保档案管理的现代化建设。同时缺乏相关档案管理技术,网络技术的发展已覆盖各行各业,当档案管理技术没有跟上时代发展。 2.2 专业档案管理人才缺乏 档案管理专业研究人才的缺乏是制约医保档案管理发展的重要因素之一,随着社会科学技术的发展,档案管理专业的研究进一步深入,不断涌现出大量专业从事档案研究的人才,各大高校的档案学专业学生也日益壮大起来,但通过调查发现,大批量的档案管理专业人才从事的职业往往倾向于专业研究机构馆员或是图书馆馆员一类更具专业性岗位,医保档案管理往往由其他专业人员负责。这在很大程度上限制了医保档案管理的现代化进程及进一步发展,缺乏相

气象档案管理优化发展探讨

气象档案管理优化发展探讨 进入21世纪以来,包括自动气象站、L波段探空系统和新一代风云气象卫星在内的综合气象观测系统取得了飞速发展,气象信息系统的通信和存储能力大幅度提升。对于档案的管理也由传统的管理模式向现代化管理的方式逐渐过渡,现代化管理很大程度提升了档案管理的准确性及效率,被越来越多的单位采用。本文结合德阳市气象局气象档案信息化过程中的工作经验,论述了气象档案信息化过程中档案管理方面的主要职责、分析气象档案信息化中亟待解决的问题。 标签:档案管理应用信息化 一、档案管理现代化必要性 1.时代发展的必然产物 信息化时代的到来给整个社会上人们的无论是工作模式还是生活方式都带来了极大的变化,它缩短了人和人之间的距离,也很大程度的提升了人们的工作效率。信息化时代的深入是一种必然,现代化技术在事业单位档案管理中的应用也是这个时代发展的产物。档案管理现代化脱离了过去陈旧的、工作量大且效率低下的管理模式,让档案管理工作能够借助现代化手段更轻松同时也更高效的得以落实,这无疑是时代发展的馈赠。 2.事业单位成长的需要 伴随着事业单位的成长壮大,必然会产生越来越多的档案资料,这些资料都是事业单位需要留存的重要信息,帮助事业单位能够良好的顺应现代化的发展,维护事业单位正当的权益,同时,也是事业单位文化的重要形成依据。随着事业单位的发展,产生的档案资料会不断积累,庞杂的资料如果不能借助有效的途径进行梳理及整理,很可能会影响事业单位前进的步伐。档案的现代化管理无疑能够很好的满足这种需求,它让档案管理更高效,再多再庞杂的资料只要借助合适的技术操作手段都能够很好的得到管理。 3.档案管理事业自身发展的需要 檔案的现代化管理是档案管理事业自身发展的需要。档案管理工作在各个事业单位都存在,其管理模式也在不断的发展与革新。随着信息技术对于这个时代的垄断,它对于档案管理技术的革新也发挥了重要作用。借助信息技术的不断发展与完善,让档案管理的现代化程度不断加深,这对于档案管理事业的发展起到了很好的推动作用,它结束了传统管理过程中人工耗费大但效率低下的时代,让档案管理事业能够更先进、更科学同时也更高效的进行。 二、气象档案管理工作存在的问题

档案管理专业基础知识

档案管理专业基础知识 档案管理专业基础知识一: 一、立档单位 形成全宗的单位,称为立档单位,又称“全宗构成者”。构成立档单位的主要条件有: 1、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文; 2、是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划; 3、设有专门管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。 二、国家档案全宗的含义 国家档案全宗是指归档国家所有的,由国家统一管理的一切档案财富的总和。国家档案全宗(国家全部档案)这个概念,主要包括两个问题:一是它的实质,二是它的构成。 国家档案全宗的实质,是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。国家档案全宗的构成有以下三部分: 1、中华人民共和国时期的档案 2、革命历史档案 3、旧政权时期的档案 中华人民共和国时期的档案,包括建国以来党和国家的各个机关、部门、团体、企事业单位的档案,以及由国家征集或个人捐赠的某些著名人物形成的档案。革命历史档案,主要是从1919

年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前,整个新民主主义革命时期内,中国共产党及其领导下的人民政权、军队、企事业单位、社会组织、革命活动家所形成的档案。旧政权时期的档案,包括历代王朝、中华民国、北洋军伐和日伪时期所有机关、部门、企业、事业单位、反动党、团、会道门的档案,以及社会组织、私营企业、私立学校、官僚资本企业和国家所接收的外国在华的侵略性机关、团体、企业单位的档案。 三、档案工作的内容 档案工作,简单地说就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。它的基本内容包括:档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。这是关于档案工作的传统的划分法,通常称为档案工作“七个环节”。档案业务六项工作解释: 1、档案收集工作,就是把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料,按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾,它是档案工作的起点,是档案工作的第一个环节,也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。 2、档案整理工作,是为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目,使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。 3、档案鉴定工作,是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。就是根据档案对今后各方面可能起的作用,通过

《文书工作与档案管理》期末试卷A卷

广东外语艺术职业学院成人高等教育 2012学年第 一 学期 三年 制2012级 初等教育专业 文书工作与档案管理课程 期末 考试试题 试卷类型:A 考试形式:闭卷 本试题共 六 大题, 3 页,满分 100 分,考试时间为 120 分钟,答案请写在答卷上,否则无效 一、填空题(每空1分,共1分×15空=15分) 1.文书,包含有私人文书和__公务文书_两大门类。 2.周朝注意文书的保管利用,重要的送__宗庙 _保存,并作为教化子弟的教材。 3.从行文方向的角度划分,文件可分为上行文、下行文和__平行文__三类。 4.向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问,应当使用___报告___这一文种。 5.文件名称指的是具体公文种类的名称,“文件名称的用法”实指__公文种类___的用法。 6.公文标题一般应标明机关名称、___公文主题___、文种三部分。 7.根据《发文稿纸格式》,联合行文的公文,非主要承办的各有关单位负责人应在____会签___栏内签署核准意见及姓名与日期。 8.会计文书的会计凭证,应包括原始凭证和__记账凭证__两种。 9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_ 技术性 _ 等多重性质。 10.文书工作的具体内容有:文件的制作,___文件的处理__,文件的管理,处理人民来信,为领导人准备参考材料。 11.做好文书工作的意义重大:(1)是机关工作的____纽带 ___,(2)是机关领导工作的助手,(3)是保守党和国家机密的一个重要环节,(4)为档案工作打好基础。 12.公文稿在送领导人签发之前应当由办公厅(室)审核把关,其意义在于:(1)可为领导人节省时间,(2)可使本机关各部门所起草的公文稿避免矛盾、重复和脱节现象,(3)可以__提高文件质量_,有利于文件的贯彻。 13. 根据行文规则,有双重领导关系的机关单位,在下发重要文件给下级机关单位时,应当抄送给__另一个上级__机关单位。 14.拟文核稿要把“五关”,指的是:程序关、政策关、__事实关____、数字关、文字关。 15.案卷标题是对卷内文件的概括,标题的结构一般由作者、___内容__、名称(文种)组成。 … … … … … … … … … … … ………密………………………………………………封………………………………………注意:密封线内不要答 题 密 封 线 外 不 要 写 姓 名 学 号 班 级 违 者 试 卷 作零

医疗保险档案分类大纲和保管期限表

医疗保险档案分类大纲和保管期限表 12、本处组织沿革、大事记 13、本处处理来信来访的有领导重要批示和处理结果的文件材料 14、下级机关报送的重大问题的专题报告工作总结、报告等 1、中央、省、市有关部门召开的关于医疗保险工作会议其它一般文件材 2、中央、省、市等上级机关颁发属本处主管业务的一般的文件材料 4、本处制发的(包括与有关机关联合发文)一般业务问题的文件材料 附件2 : A13 3、本处召开的医疗保险工作会议和专业会议的典型材料、代表发言、简 30 档案 类别 归档 类别码 归档分类范围 保管 期限 归档 方法 整档 科室 A11 党支部党务通知、议程、报告、发言、会议记录、决定、会议讨论通过 的文件、重要照片、录音等文件材料 永久 1、中央、省、市有关部门召开的关于医疗保险工作会议主要文件材料 2、中央、省、市等上级机关颁发属本处主管业务的重要的文件材料 3、上级机关视察、检查本处工作形成的重要文件材料 4、本处召开的医疗保险工作会议和专业会议的文件材料,包括通知、日 程、报告、讲话、纪要、重要的声像材料 5、本处制发的(包括与有关机关联合发文)重要业务、政策法规性的文 件材料 6、本处重要的专题调查调研报告、典型调查调研报告 7、本处重要问题、方针政策性的请示和上级机关的批复、批示 A 医 保 文 书 档 案 A12 8、本处主要职责活动年度或年度以上的、重要专题的工作总结、报告 9、本处年度和年度以上的工作计划、规划等 10、本处机关设置、撤并、更名、组织简则、人员编制、启用印章等文 件材料 11、本处受市(含)级以上表彰、奖励的劳动模范、先进工作者等的文 件材料 以时 间为 序按 年度 归档 装盒

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示:

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构,根据文档管理工作的分工不同分为:信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容,实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接,完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作,同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式,为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性,使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具,可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构,无论是从眼前,还是从长远考虑,都将比

档案管理的基本日常管理

档案管理的基本日常管理 一、档案资料的整理、分类、编号、保管、利用; 一)、整理 档案的整理,档案整理工作,简单的说就是对零散的或者是需要整理的档案进行分类,排列编目,使之系统化,为了管理需要和日后查找方便,逐步条理化,这就是档案的整理工作。 档案整理工作的步骤: (1)、区分全宗 对我们来说就是区分是哪个公司或者是哪个部门所归档来的文件等 (2)、全宗内档案的分类 把全部的档案,按照来源、时间、内容等方面的联系,进行分类、排列。 (3)初步立卷 立卷就是组卷的意思 (4)卷内文件的整理编目 把卷内文件排列顺序确定下来以后,编写页号,填写卷内目录。 (5)类内案卷初步排列 同一类的案卷的排列。 (6)案卷的加工整理 主要做备考表、填写案卷封面等其他项目 (7)案卷调整与编号 确定每一盒档案排列顺序后,逐卷编上案卷号。 (8)编写案卷目录 将每一个案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记,形成为一册。 卷内文件排列先后顺序后依次填写的序号, 2责任者 对档案内容进行或负责任的团体和个人,也就是文件的署名者 3文号 文件制发机关的发文字号 4题名 也就是文件的标题,一般照实抄录。 5日期 就是文件形成时间 6页号 一卷档案内排列好的文件,逐面依次编写。 7保管期限

根据保管期限表填写,一般短期、长期、永久,长期一般存放10-15年 短期为1-10年。 8备注 如果前面没有写到的又比较重要的特征,就可以写在备注里面。 二)、档案的分类与编号, 1、档案的分原则;是要以重庆力帆实业(集团)有限公司的全部档案为以象,结合档案内容及其形成特征,保持档的有机联系,便于科学管理与开发利用。简单地说档案的分类就是把全部的档案,按照来源、时间、内容等方面的联系,进行分类排列。、 2、档案的分类与设置 2.1 档案有一级分类与二级分类,这里主要讲一下一级分类 档案的一级分类主要分为:党群工作类、行政工作类、经营管一类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工类等10个大类。 部档案资料进行区分。 2.2分类过程中要按全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发 2.3分类方法及其分类结果应反应全部档案的客观现状,维护档案的历史本来面貌 2.4分类方法及其分类结果应具有逻辑性,以便于管理和实际操作。 3、档案的编号 3.1、公司档案分类编号主要采用纯编号划分,即档案分类类目代号全部采用阿拉伯数字,一、二、三级类目采用“十进位制”编号号,即各大类代号分别为0、1、2、3、4、5、6、7、8、9四级类目采用自然顺充号。 也就是说档案案卷内的编号全部使用简单明了的阿拉伯数字流水号编制, 三)、档案的保管与利用 档案的保管工作 1、档案保管的基本物质条件 档案库房的选址或存放档案地点 2、档案包装材料---卷皮 3、档案的安全检查包括对库藏档案的检查和对借阅后归还的检查。 档案的利用工作 1、利用工作的意义 (1)档案利用工作体现档案工作的根本目的 (2)档案利用工作是衡量档案部门成绩大小的主要标志 (3)档案利用工作是对档案与档案工作最有效的宣传。 2、如何才能做好利用工作 (1)明确服务方向,坚定服务思想

文书档案管理论文

文书档案管理 ——对文书整理归档现实意义的若干思考 “归档”,虽然作为档案专业术语,无论是在教科书,还是在档案学词典里,都有明确定义。而我对“归档”的认识,却与我接触到的基层档案工作实践密切相关,文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展,如何提高文书档案管理水平,及时、准确、系统、完整地提供档案信息,以满足各方面的需求,适应日趋发展的新形势,这是文书档案工作的新课题,从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,电子文件波及了档案工作实践,丰富了档案工作内容,但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理,还是对电子文件的管理,客观的事实是:“归档”,使文件转化为档案,“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而办公自动化,是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备,迅速、准确地处理各种信息,提高办公效率。应用计算机后,电子文件

取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代,改变传统的办公手段与方式,收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段,同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊,就其对现代档案工作的贡献来说,利是远远大于弊的。 一、应用办公自动化的文书档案管理的优点 1、办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。 2、文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查

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