浅谈人力资源在办公室管理中的应用

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丨经营管理J 浅谈人力资源在办公室管理中的应用

翟超群

（陕西省公路局?陕西西安?710068）

【摘?要】?本文结合办公室人力资源的实际，提出了一些切实可行的建议和措施：坚持人本管理，尊重员工价值，通过发

展人来发展团队；打造一支坚强有力的办公室人才队伍；建立公平公正的激励机制；拓展办公室服务领导、信息服务等重要职

能。

【关键词】?人力资源；办公室管理

办公室要想管理好，最重要的是人力资源的管理。办公室应该充分发挥人力资源的优势和潜力，加强团队管理，形成和谐友好、凝心聚力的办公氛围，员工工作的积极性、创造性得到最好发挥，办公室各项职能得到完善、拓展。本文在此着重谈谈人力资源在办公室管理中的应用，具体阐述如何采用科学的人力资源管理方法，最大化地发挥办公室作用，从而推动单位整体运转更加高效。

一、坚持人本管理，尊重员工价值，通过发展人来发展团队

以人为本，是科学发展观的核心。“以人为本”的管理重视人的需要，以实现人的全面发展为目标。在管理过程中，管理者以人为出发点和中心，围绕着如何激发和调动人的积极性、主动性、创造性，鼓励、培养员工，实现人与单位共同发展。办公室是一个单位内外沟通、上下衔接、左右联结的“桥梁”和“纽带”，办公室工作是与人打交道、服务于他人、服务于整个单位的。因而，“以人为本”的管理理念非常适合办公室工作特点。对于办公室员工来说，只有以人为本，充分尊重人、理解人，才能做好沟通协调工作，统筹兼顾部门、单位之间的关系，平衡意见分歧。对于办公室管理者来说，只有尊重每个人的人格，重视每个人的能力，鼓励每个人积极提升业务水平及综合素质，才能实现办公室整体工作效率和工作质量的较大突破。

以人为本，要关注人的需求，凝聚人的智慧，激发人的潜能，提升人的技能，促进人的发展。管理者要帮助员工实现职业愿景，增强员工的集体归属感。管理者应当鼓励员工将自我价值的实现与单位的发展目标相融合，将个人才智与办公室团队发展结合起来，群策群力做好办公室工作。办公室的发展以人的发展为基础，依赖于人的发展。因此，办公室的管理活动应该以发展人为根本目的，以发展办公室、进而推动单位整体长远发展为终极目标。管理者可以为员工提供多方面的发展机会，比如晋升职位、增加福利、岗位历练、外出培训等等，这些都有助于单位和员工获得较好的发展。

二、打造一支坚强有力的办公室人才队伍

拥有一支政治素质强、业务能力精的办公室干部队伍，是做好办公室工作的根本前提。办公室每个工作人员素质和能力的高低，责任心的强弱，直接关系到办公室工作质量的优劣和效率的高低，关系着办公室的团队建设，进而影响到一个单位的整体运转。因此，如何吸引、培养、留住、储备一批有用之才，发展一支训练有素、精干上进、来之能战、战之能胜的办公室人才队伍，对单位和办公室管理者来说都具有十分重要的现实意义。

首先要在选人用人上科学设岗，按岗选人。办公室的各个岗位都有与之相适应的素质、能力要求，这就必须根据岗位需求选用合适的人才，做到扬长避短、人尽其用。办公室工作内容繁多，岗位之间的职能有一定的交叉重叠，每个岗位的工作有主有次，要抓住主要职能来划分岗位，不要把职能区分过细，界限过严。可设可不设的岗位尽量不设，有利于各个岗位之间形成互补关系，减少工作中因推诿扯皮产生的阻力。选用人才时要兼顾学历、专业、实践技能和品德素养等各方面的因素，要重视真才实学，重视解决实际问题的能力。

二是要做好“留进”的加法，“留出”的减法。办公室工作接触领导多，工作机遇多，所以具有较强的吸引力。与此同时，办公室工作十分艰巨难干、繁杂单调、琐碎枯燥，常常要处理头绪多、时间紧、任务重的工作，往往是一件工作还没结束，新的工作又接踵而至，加班加点是家常便饭。所以办公室工作并不容易长久地留住人才，员工一旦遇到更好的工作机会便会离开。因此，办公室管理者要在“留住人才”上出真招，从发展前景的规划，再到情感归属的营造，旨在让人才更好地“留住”与“留下”。办公室管理者要带头吃苦带头干，指导督促办公室人员不断提高业务水平，积极主动地帮助他们解决工资、职称、福利待遇、个人发展等方面的困难和问题，为办公室人员各方面的发展提供较好的平台。

三是提高办公室工作人员的能力。人事部门要帮助办公室配齐配强工作班子，特别是秘书等关键岗位，一定要选配政治立场坚定、具备较强政治鉴别力和敏锐性、文字驾驭能力好、善于处理矛盾的人选担任。办公室工作很杂，头绪也多，要做好办公室工作，必须结合办公室工作实际加强学习。要不断提高文字驾驭能力，保证文件材料质量。提高组织协调能力，善于与人相处，与部门协调，善于处理各种矛盾。时时处处从工作大局出发，坚持工作原则，坚持是非标准，敢于把关、严于把关，维护各项政策措施、规章制度的严肃性。

三、建立公平公正的激励机制

办公室工作点多、线长、面广，事无巨细，必须杜绝纰漏、精益求精，工作标准很高。所以，在办公室管理中，科学设置适合的激励机制和奖励措施是最为有效的管理手段之一。要建立公平公正的激励约束机制，对于优秀员工，应该给予充分激励，有效促进员工不断提高工作效率和质量，提升员工忠诚度，实现员工与部门、单位共赢的目标。同时要严格执行处罚制度，用制度管事，用责任管人。落实处罚制度时，要注意不能“雷声大雨点小”、搞变通、讲人情，这样会使制度形同虚设，组织涣散，比没有制度的危害还要大。

管理者要充分认识办公室的地位和作用，经常性地与员工谈心，目的是为了帮助每一位同志改正缺点，发挥长处，不断取得更大的进步。要多看到员工的优点和对工作的辛苦付出，领导的表扬和肯定是激励员工工作的不二法宝。只有在领导的不断激励下，才能让员工产生成就感和自信心，才能源源不断地激发其内在的工作积极性。相反，批评多了，就会有挫折感，丧失信心，对工作失去兴趣，甚至产生抵触情绪。此外，管理者还要真正关怀每一名员工及其家庭，让员工切实感受到组织的关心，才能让员工有归属感，对组织产生认同感，才会真正把工作当作自己的一（下转第82页）

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新西部 NEW WEST 2019年08月中旬刊