文件签批流程及管理规定

一、目的：

为规范公司各类文件审核流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化，提高签批效率和质量，特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。

二、适用范围：

公司各类文件签批流程及签批时间。

三、定义

1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等。

2、签批仅指副总级以上级别领导对各项申请内容意见的签署。

3、文件发起人为文件报告的申请人、编制人，文件审核部门为公司内部相关职能部门。

4、文件性质（急件在文件右上角标注“急件”，紧急文件标注“紧急”字样）

1）普通文件：公司正常管理情况所有需签批的文件

2）急件：因客观突发情况，需加快处理的文件

3）紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件。

四、签批流程及要求

一）签批流程

1、制度规范类：

文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→总经办

2、事务类：

文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→事务处理部门

3、财务类：

文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→财务人员→总经理→执行董事→财务负责人

4、采购类：

文件制定人→部门负责人→采购员报价→部门负责人选择→部门直属副总/总监→总经理→执行董事→采购员采购→领取人签名→财务入账

5、考勤类：

一天以内（含一天）：出差（请假）人→部门负责人→人力资源部

一天以上三天以内（含三天）：出差（请假）人→部门负责人→部门直属副总/总监→人力资源部

三天天以上：出差（请假）人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→人力资源部

6、其它类文件

其它未做规定的文件，依实际情况进行签批。

二）签批要求

1、签批时间：

普通文件：各部门必须在两个工作日内完成签批（不包括须现场核实资料文件，如决算文件，计量文件等）；

急件：各部门必须在半个工作日内完成内部签批，公司必须在2个工作日内完成；

紧急文件：须立即办理，当天完成全部签批。

2、各部门应设定专职递交人负责文件的接收、呈递、流转、催办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪。

3、所有文件必须按签批流程逐级签批，不得跳级审批；如遇急件，前一级签批人请假不在岗，可先电话请示，并把相关意见告知下一级签批人，由下一级签批人签批，前一级签批人返回后须进行补签；紧急文件可直接向分管领导汇报，由分管领导签批后立即报总经理及执行董事审批。

4、对需要签批办理的文件，文件发起人需要提供完整真实的审批资料，文件审批部门应积极主动办理，对有疑问部分应主动与文件发起人联系，文件发起人应及时补充相关资料。特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见及时告知该文件发起人。

5、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时，递交人必须把该文件逐级返回各级领导审阅。

五、其他

1、各部门对文件签批应认真审理，及时办理，及时呈递，不得无故拖延。文件签批准确性及时性，纳入部门和个人绩效考核，若主观原因延迟文件造成损失的，按公司相关纪律处理。

2、文件发起人应认真提供文件及附件，并对资料的真实准确性负责，若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文件发起人须承担相应责任。

3、急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式，正常条件下所有文件均为普通文件。文件发起人不得夸大事件程度，随意起草急件或紧急文件，若经查实，将按照公司相关纪律处理。

4、本规定由总经办负责解释。

5、本制度从发布之日起生效，如有修改另行签批发布。

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